Hai un catalogo di prodotti, un set di schede tecniche o un lotto di opuscoli che devono essere tradotti in 8 o più lingue, e non c'è nessun reparto di localizzazione a cui passarli. Rimane tutto sulle tue spalle, insieme al resto del tuo lavoro di marketing. Questa guida è pensata proprio per questa situazione: cosa fa davvero il software di traduzione dei documenti, quale tipo si adatta a un team come il tuo e come tradurre i file specifici con cui probabilmente lavori, come InDesign, Word, PowerPoint ed Excel, senza dover rifare tutto il design alla fine.
In questa guida
- Cos'è il software di traduzione dei documenti?
- Per chi è stato davvero pensato questo software
- Funzionalità principali da cercare
- Cosa cambia quando lo usi
- Desktop o cloud: quale si adatta meglio a un piccolo team marketing
- Come tradurre file InDesign, Word, PowerPoint ed Excel
- Domande frequenti
Cos'è il software di traduzione dei documenti?
Il software di traduzione dei documenti è una piattaforma che gestisce la traduzione completa di un file, pagine di catalogo, una scheda tecnica, una presentazione PowerPoint, e te li restituisce nello stesso formato con cui hai iniziato, invece di darti solo un blocco di testo tradotto che poi dovresti incollare e riformattare da solo.
Prima che esistessero strumenti così, la maggior parte dei team marketing gestiva la traduzione con un foglio Excel, una serie di email con un freelance, oppure facendo copia-incolla avanti e indietro su uno strumento di traduzione automatica. Funziona per un singolo documento breve. Ma va tutto in crisi appena devi gestire 8 o più lingue, diversi tipi di file e più di un traduttore, perché niente tiene la terminologia, la formattazione o lo stato del progetto coerenti su tutto.
Le migliori piattaforme di oggi sono centralizzate: un unico posto dove caricare un file, invitare i traduttori, vedere a che punto è ogni lingua e ricevere il documento finito nel formato originale. Per un team marketing senza esperienza nella localizzazione, quella centralizzazione è il vero valore aggiunto, non una lista di funzionalità infinita.
Per chi è stato davvero pensato questo software
Questa guida è pensata per il marketing manager o il responsabile export di un'azienda manifatturiera di medie dimensioni che si ritrova a gestire la traduzione perché nessun altro lo fa. Se sei tu: probabilmente traduci cataloghi di prodotti, schede tecniche e opuscoli in 8 o più lingue di destinazione all'anno, dai briefing ai grafici sui file InDesign e fai tutto questo senza un team di localizzazione dedicato. La traduzione si aggiunge alle tue altre responsabilità. Non ha una voce di budget dedicata né uno specialista dedicato.
Il software pensato per questa situazione è diverso da quello creato per traduttori professionisti o grandi reparti di localizzazione. Lo strumento principale di un traduttore è di solito uno strumento CAT (traduzione assistita dal computer) costruito attorno alla precisione linguistica e a database di terminologia specifici per settore. Una piattaforma di localizzazione aziendale è costruita attorno alla gestione dei fornitori, all'automazione del flusso di lavoro e alle integrazioni API per team con ingegneri di localizzazione dedicati.
Nessuno dei due è pensato per te: un piccolo team, una necessità di traduzione irregolare ma ricorrente e nessuna intenzione di assumere uno specialista di localizzazione. Quello che ti serve è un software abbastanza semplice da usare senza formazione, che però offra ai tuoi traduttori uno spazio di lavoro condiviso vero, invece di una catena di email.
Funzionalità principali da cercare
Qualunque piattaforma tu stia valutando, queste sono le funzionalità che cambiano davvero il modo in cui va un progetto per un team come il tuo.
1. Gestione dei progetti. Un unico posto dove vedere tutti i progetti attuali e passati, organizzati per mercato, documento o stato, con il controllo su chi può accedere a cosa. Invece di seguire le versioni tedesca, francese e italiana di un catalogo su tre thread di email diversi, le vedi tutte in un unico progetto.
2. Memoria di traduzione. Ogni traduzione confermata viene salvata automaticamente e riutilizzata la prossima volta che compare la stessa frase o una simile. Aggiorna un catalogo di 60 pagine dopo una modifica alla linea di prodotti, e le frasi che non sono cambiate non vanno ritradotte. Questo è ciò che rende il tuo quinto progetto più veloce del primo, non solo singolarmente ma come effetto cumulativo su tutti i progetti futuri.
3. IA e traduzione automatica, usate come punto di partenza. La maggior parte delle piattaforme si collega a un motore di traduzione con l'IA o traduzione automatica, come DeepL, Google Translate, ChatGPT o simili, per precompilare una prima bozza che poi un traduttore umano rivede e corregge. Non è un sostituto del traduttore; gli dà solo un punto di partenza invece di una pagina bianca, ed è proprio lì che si risparmia più tempo.
4. Un editor di traduzione condiviso. Un'interfaccia web che unisce correttore ortografico, suggerimenti di traduzione automatica e la tua Memoria di traduzione accumulata in un'unica schermata, così il traduttore lavora direttamente nel software invece di saltare tra cinque strumenti diversi e un foglio di riferimento.
5. Un Glossario. Una lista condivisa, per lingua, di termini approvati, così il nome del prodotto, le specifiche tecniche e la terminologia del brand restano identici sia che il traduttore che lavora sul catalogo tedesco sia lo stesso che ha fatto quello francese l'anno scorso, sia che sia una persona nuova.
Cosa cambia quando lo usi
Meno coordinamento manuale. Con la Memoria di traduzione e un editor condiviso, i tuoi traduttori vedono solo ciò che è nuovo o cambiato in un aggiornamento, non tutto il documento da capo. Non paghi per tradurre la stessa frase due volte e non devi copiare manualmente il testo finito dentro un file di design.
Un percorso più veloce verso un documento finito. Dato che il software gestisce la formattazione, organizza il file in segmenti traducibili e recupera automaticamente le corrispondenze dalla Memoria di traduzione, la maggior parte del lavoro manuale di riscrittura, copia-incolla e riformattazione richiesto da un processo basato su fogli di calcolo sparisce.
Risultati più coerenti, progetto dopo progetto. Con un Glossario e una Memoria di traduzione che si occupano della coerenza, i tuoi traduttori possono concentrarsi solo sulle frasi davvero nuove, senza dover ripensare ogni volta a come tradurre qualcosa che era già stato tradotto correttamente sei mesi fa.
Desktop o cloud: quale si adatta meglio a un piccolo team marketing
Il software di traduzione desktop funziona localmente su un solo computer. Funziona senza connessione internet e non è influenzato da eventuali problemi ai server del provider di servizi, cosa importante in certi ambienti tecnici o regolamentati. I compromessi: occupa spazio di archiviazione, le prestazioni dipendono dal computer su cui è installato, di solito serve una licenza separata per ogni dispositivo e gli aggiornamenti sono manuali invece che automatici. Esempi sono SDL Trados Studio, OmegaT e memoQ.
Il software di traduzione basato su cloud funziona direttamente nel browser, senza bisogno di installazione. Gli aggiornamenti e i backup sono automatici, e chiunque tu inviti—un traduttore, un collega, un grafico—accede tramite login invece che con una chiave di licenza sul proprio computer. Il principale compromesso è che serve una connessione internet, e ci sono le stesse considerazioni generali sulla sicurezza dei dati di qualsiasi strumento cloud. Esempi sono Redokun, Smartcat e Smartling.
Per un team marketing senza reparto di localizzazione o supporto IT interno, il cloud è di solito la scelta più pratica: niente da installare, niente che qualcun altro debba gestire, e un nuovo membro del team o traduttore lavora subito sulla piattaforma, senza aspettare il rollout di un software. La maggior parte dei team inizia a tradurre il primo progetto entro un'ora dall'iscrizione.
Per una guida all'acquisto più completa con il confronto tra strumenti specifici per categoria, dai un'occhiata alla nostra guida al software di traduzione.
Come tradurre i file specifici con cui stai davvero lavorando
La maggior parte delle guide al software di traduzione si ferma al confronto generale qui sopra. La parte che davvero fa la differenza in un progetto è il tipo di file, perché un catalogo in InDesign, una scheda tecnica in Word, una presentazione PowerPoint e un listino prezzi in Excel si “rompono” in modi diversi se il software non li gestisce come si deve.
InDesign
InDesign è dove la maggior parte dei progetti di traduzione per il team marketing del settore manifatturiero va in crisi, ed è il tipo di file che vale la pena imparare a gestire bene prima di tutto il resto. Un catalogo o un opuscolo creato in InDesign contiene stili di paragrafo, immagini collegate, variabili di testo e regole di layout che uno strumento di traduzione generico non può preservare. Se copi il testo in un foglio di calcolo o in uno strumento di traduzione automatica, ti ritrovi solo le parole: stili compromessi, immagini che non sono più allineate e testo che esce fuori dal box appena il tedesco o il finlandese diventano il 20% più lunghi dell’inglese originale.
Redokun è un partner tecnologico Adobe, e il supporto a InDesign è la differenza tecnica più forte rispetto a uno strumento di traduzione generico: gli stili di paragrafo e di carattere rimangono intatti, i file collegati restano collegati e il documento torna come file IDML pronto da riaprire in InDesign, con il layout intatto invece che da rifare da zero. È proprio questo il problema specifico che ho creato Redokun per risolvere. Sono un esperto di InDesign e ho iniziato a sviluppare Redokun dopo aver affrontato un catalogo di 60 pagine da tradurre a mano in 35 lingue.
Se stai preparando un file InDesign per la traduzione per la prima volta, dai un'occhiata alla nostra guida su come tradurre un file InDesign, dove trovi tutto su stili di paragrafo, file collegati e i modi più comuni in cui il layout si rompe durante la traduzione, e come evitarlo prima di iniziare il progetto invece che doverlo sistemare dopo.
Word
Il traduttore integrato di Word gestisce abbastanza bene il testo semplice, ma non tiene conto in modo affidabile degli stili di testo, dei diagrammi SmartArt o del layout di una scheda tecnica a più colonne. La formattazione è il punto debole ricorrente: le intestazioni perdono il loro stile, una tabella si sposta o una didascalia finisce nel posto sbagliato dopo la traduzione.
Per una scheda tecnica o un documento tecnico, una piattaforma di traduzione documentale mantiene intatta la struttura originale, gli stili, le tabelle e gli oggetti incorporati, così il file Word tradotto si apre uguale all’originale, senza bisogno di sistemare la formattazione prima di inviarlo a un distributore. Dai un'occhiata alla nostra guida completa su come tradurre un documento Word e ottimizzare i documenti Word prima di iniziare un progetto.
PowerPoint
Tradurre una presentazione PowerPoint a mano vuol dire andare slide per slide, e diventa subito lento appena hai più di qualche slide con grafici, diagrammi o immagini incorporate con testo. Le caselle di testo non perdonano la lunghezza: una frase in francese o tedesco più lunga dell’inglese può far uscire il testo dal box o sovrapporsi ad altri elementi sulla slide.
La soluzione è la stessa di InDesign: il software dovrebbe estrarre il testo traducibile da ogni slide, lasciare ogni elemento visivo al suo posto e restituire la presentazione pronta da mostrare, non da riformattare. Dai un'occhiata alla nostra guida su come tradurre un file PowerPoint.
Excel
I fogli di calcolo portano un altro tipo di problema: formule e funzioni che non sempre sopravvivono al passaggio in uno strumento di traduzione, e la formattazione delle celle che un semplice copia-incolla non mantiene. Un listino prezzi o una tabella delle specifiche deve tornare con numeri, formule e struttura esattamente come erano, con solo il testo delle etichette tradotto.
Dai un'occhiata alla nostra guida su come tradurre un file Excel per scoprire come preparare un foglio di calcolo prima di iniziare un progetto, così formule e formattazione sopravvivono al viaggio di andata e ritorno.
Altri formati che vale la pena conoscere
Oltre ai quattro tipi di documenti sopra, la maggior parte delle piattaforme, Redokun compreso, gestisce anche file di sottotitoli SRT (per raggiungere un pubblico oltre il tuo mercato principale con contenuti video), file XML e HTML (contenuti strutturati dove solo il testo specifico va tradotto, non il markup intorno) e file Adobe FrameMaker (per manuali tecnici più lunghi). Questi formati capitano meno spesso a un team marketing del settore manifatturiero rispetto a InDesign, Word, PowerPoint ed Excel, ma il principio è lo stesso: la struttura deve sopravvivere alla traduzione, non solo le parole.
Domande frequenti
Cos'è un software di traduzione?
Un software di traduzione è una piattaforma che gestisce un progetto di traduzione di documenti dall’inizio alla fine, mantiene intatta la formattazione del file originale, salva le traduzioni passate per il riutilizzo e offre ai traduttori uno spazio di lavoro condiviso invece di una catena di email.
La traduzione con l'IA è abbastanza buona da sola per un catalogo di prodotti o una scheda tecnica?
Da sola, no. La traduzione automatica ti dà una prima bozza veloce, ma i nomi dei prodotti, le specifiche tecniche e la terminologia di un catalogo del settore manifatturiero hanno bisogno di un traduttore umano che controlli tutto con il Glossario per restare precisi e coerenti. Il ruolo giusto per l'IA è velocizzare la prima bozza, non sostituire la revisione.
Mi serve un team di localizzazione per usare un software di traduzione?
No. I software di traduzione documentale pensati per i team marketing, Redokun compreso, sono fatti proprio per la situazione opposta: un piccolo team che gestisce la traduzione insieme ad altre attività, senza una funzione di localizzazione dedicata e senza intenzione di crearne una.
Qual è la differenza tra un software di traduzione e un'agenzia di traduzione?
Un'agenzia si occupa della traduzione umana per te, di solito in 3 o 4 settimane per un progetto tipo catalogo, con il ricarico dell’agenzia. Il software di traduzione ti offre, insieme ai tuoi traduttori già presenti, che siano un'agenzia, dei freelance o un revisore interno, uno spazio di lavoro condiviso per lavorare più velocemente e in modo più coerente su tutti i progetti. Le due cose non si escludono a vicenda: molti team usano il software per gestire i traduttori con cui lavorano già.
Il software di traduzione riesce a gestire i file InDesign senza rovinare l'impaginazione?
I migliori strumenti specifici per InDesign sì. Cerca una piattaforma che sia un partner tecnologico Adobe o che abbia un supporto documentato e testato per gli stili di paragrafo e i file collegati, perché il software di traduzione generico senza quel supporto di solito restituisce il testo con l'impaginazione rovinata.
Come iniziare
Se hai un solo progetto da fare, un aggiornamento del catalogo, una scheda tecnica per un solo mercato, Project Pass copre fino a 10 documenti, inclusi i file InDesign, con 50.000 parole, 3 manager, 10 traduttori e 30 giorni di accesso, per un pagamento unico di 120 € / 156 $. La traduzione con l’IA è inclusa (30.000 parole).
Se la traduzione fa parte del tuo lavoro in modo ricorrente, con diversi progetti all'anno su più mercati, una prova gratuita del piano Workspace è il punto di partenza migliore: è pensato per l'uso continuativo e tutto quello che imposti durante la prova, il tuo Glossario, la tua Memoria di traduzione, gli account dei tuoi traduttori, rimane se decidi di continuare.
Per saperne di più su come gestire l'intero progetto una volta che i tuoi file sono pronti, guarda come dovrebbe essere un progetto di traduzione ben gestito per un piccolo team marketing, e per mantenere la terminologia coerente in ogni mercato, dai un'occhiata alla nostra guida su come creare un glossario multilingue.
