Du hast einen Produktkatalog, eine Reihe technischer Datenblätter oder mehrere Broschüren, die in acht oder mehr Sprachen veröffentlicht werden müssen, und es gibt keine Lokalisierungsabteilung, an die du sie weiterleiten könntest. Es bleibt an dir hängen, genau wie der Rest der Marketingarbeit. Dieser Leitfaden beschäftigt sich mit den folgenden Fragen: Was leistet Dokumentübersetzungssoftware, welche Art von Software passt zu einem Team wie deinem und wie lassen sich die spezifischen Dateiformate, mit denen du arbeitest (InDesign, Word, PowerPoint und Excel) übersetzen, ohne dass am Ende eine Neugestaltung erforderlich ist?
Inhaltsverzeichnis
- Dokumentübersetzungssoftware erklärt
- Zielgruppe und Anwendungsfälle
- Wichtige Features, auf die du achten solltest
- Vorteile der Nutzung
- Desktop oder cloudbasiert: die richtige Wahl für kleine Marketingteams
- So übersetzt du InDesign-, Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien
- Häufig gestellte Fragen
Dokumentübersetzungssoftware erklärt
Dokumentübersetzungssoftware bietet eine Plattform, die die vollständige Übersetzung von Dateien, Katalogseiten, Datenblättern oder Präsentationen übernimmt und das Ergebnis im ursprünglichen Format zurückliefert – nicht als übersetzten Textblock, den du selbst wieder einfügen und neu formatieren musst.
Bevor es solche Tools gab, wickelten die meisten Marketingteams Übersetzungen über ein Spreadsheet, per E-Mail an Freiberufler:innen oder durch Copy and Paste in einem maschinellen Übersetzungstool ab. Das funktioniert für einzelne kurze Dokumente. Sobald du mehr als acht Sprachen, verschiedene Dateiformate und mehrere Übersetzer:innen verwaltest, entsteht das Chaos. Einheitliche Terminologie, gleiche Formatierung und den Projektstatus über alle Bereiche hinweg im Blick? Unmöglich.
Die derzeit besten Plattformen sind wie eine zentrale Verwaltungsstelle aufgebaut: An einem Ort kann man eine Datei hochladen, Übersetzer:innen einladen, den Fortschritt der einzelnen Sprachen verfolgen und das fertige Dokument im Originalformat herunterladen. Für ein Marketingteam ohne Erfahrung im Bereich Lokalisierung bildet diese Zentralisierung den eigentlichen Mehrwert. Es geht nicht darum, das Tool mit den meisten Features zu finden.
Zielgruppe und Anwendungsfälle
Dieser Leitfaden richtet sich an Marketing- oder Exportmanager:innen in mittelständischen Fertigungsunternehmen, die sich um Übersetzungen kümmern müssen, weil sonst niemand dafür zuständig ist. Das trifft auf dich zu? Dann übersetzt du wahrscheinlich jährlich Produktkataloge, technische Datenblätter und Broschüren in acht oder mehr Zielsprachen, gibst Designer:innen Anweisungen zu InDesign-Dateien und erledigst all das ohne ein eigenes Lokalisierungsteam. Dabei kommt das Übersetzen zu deinen anderen geschäftlichen To-dos hinzu. Ohne eigenes Budget oder Fachleute.
Software, die speziell für diese Situation entwickelt wurde, unterscheidet sich von Software, die für professionelle Übersetzer:innen oder große Lokalisierungsabteilungen konzipiert ist. Das wichtigste Werkzeug eines Übersetzers ist in der Regel ein computerunterstütztes Übersetzungstool, das auf sprachliche Präzision und branchenspezifische Terminologiedatenbanken setzt. Eine Lokalisierungsplattform für Unternehmen basiert auf Lieferantenmanagement, Workflowautomatisierung und API-Integrationen und richtet sich an Lokalisierungsexpertenteams.
Beides ist nicht auf deine Situation zugeschnitten: ein kleines Team, ein unregelmäßiger, aber wiederkehrender Übersetzungsbedarf und keine geplante Stellen für einen Lokalisierungsspezialisten. Was du brauchst, ist eine Software, die ohne Schulung ganz einfach zu bedienen ist und Übersetzer:innen dennoch einen gemeinsamen Workspace bietet – keine E-Mail-Verläufe.
Wichtige Features, auf die du achten solltest
Unabhängig davon, welche Plattform du in Betracht ziehst, sind das hier die Features, die den Projektablauf für ein Team wie deines tatsächlich verändern.
1. Projektmanagement. Ein Ort, an dem du alle aktuellen und vergangenen Projekte einsehen kannst – sortiert nach Markt, Dokument oder Status – und dabei festlegen kannst, wer auf welche Daten zugreifen darf. Anstatt die deutsche, französische und italienische Version eines Katalogs in drei verschiedenen E-Mail-Verläufen nachzuverfolgen, siehst du alle drei in einem Projekt.
2. Translation Memory. Jede genehmigte Übersetzung wird automatisch gespeichert und wiederverwendet, sobald derselbe oder ein ähnlicher Satz erneut auftaucht. Wenn du einen 60-seitigen Katalog nach einer Änderung des Produktsortiments aktualisierst, müssen die Sätze, die sich nicht geändert haben, nicht erneut übersetzt werden. Genau das macht dein fünftes Projekt schneller als das erste – kein einmaliger Vorteil, der zunehmend mit jedem Projekt wächst.
3. KI und maschinelle Übersetzung für den Anfang. Die meisten Plattformen sind mit einer KI- oder maschinellen Übersetzungs-Engine wie DeepL, Google Translate, ChatGPT oder ähnlichen Diensten verbunden, um einen ersten Entwurf zu erstellen, den menschliche Übersetzer:innen anschließend überprüfen und korrigieren. Das ist kein Ersatz für Übersetzer:innen. Sie bietet ihnen vielmehr einen Ausgangspunkt, worin tatsächlich der größte Teil der Zeitersparnis besteht.
4. Ein gemeinsamer Übersetzungseditor. Eine webbasierte Benutzeroberfläche, die eine Rechtschreibprüfung, Vorschläge zur maschinellen Übersetzung und das gesammelte Translation Memory auf einem Bildschirm vereint, sodass Übersetzer:innen direkt in der Software arbeiten können, anstatt zwischen fünf verschiedenen Übersetzungstools und einem Spreadsheet hin- und herzuwechseln.
5. Glossar. Eine gemeinsame, sprachspezifische Liste genehmigter Begriffe, damit Produktnamen, technische Spezifikationen und die Markenterminologie einheitlich bleiben – ganz egal, ob die gleiche Person, die den deutschen Katalog bearbeitet, im letzten Jahr den französischen Katalog übersetzt hat, oder ob es sich um jemand anderes handelt.
Vorteile der Nutzung
Weniger manuelle Koordination. Dank der Translation Memorys und eines gemeinsamen Editors sehen Übersetzer:innen bei einem Update nur die neuen oder geänderten Inhalte und müssen nicht erneut das gesamte Dokument durchgehen. Du zahlst nicht dafür, denselben Satz zweimal zu übersetzen, und kopierst den fertigen Text auch nicht manuell zurück in eine Designdatei.
Schneller zum fertigen Dokument. Da die Software die Formatierung übernimmt, die Datei in übersetzbare Segmente unterteilt und automatisch passende Einträge aus dem Translation Memory einfügt, entfällt der Großteil der manuellen Arbeit (Copy and Paste und Neuformatierung), die bei einem Spreadsheet notwendig ist.
Projekt für Projekt mehr Einheitlichkeit. Da ein Glossar und ein Translation Memory für einheitliche Übersetzungen sorgen, kann sich dein Team auf neue Passagen konzentrieren, anstatt erneut darüber nachdenken zu müssen, wie etwas formuliert werden soll, das bereits vor sechs Monaten übersetzt wurde.
Desktop oder cloudbasiert: die richtige Wahl für kleine Marketingteams
Desktop-Übersetzungssoftware wird lokal auf einem Computer ausgeführt. Sie funktioniert ohne Internetverbindung und ist unabhängig von Serverproblemen des Dienstanbieters, was in bestimmten technischen oder regulierten Umgebungen von Bedeutung ist. Nachteil: Es beansprucht Speicherplatz, die Leistung hängt von dem Rechner ab, auf dem sie installiert ist, man benötigt in der Regel eine separate Lizenz pro Gerät und Updates müssen manuell durchgeführt werden. Beispiele sind SDL Trados Studio, OmegaT und memoQ.
Cloudbasierte Übersetzungssoftware läuft über den Browser, ohne dass eine Installation erforderlich ist. Aktualisierungen und Back-ups erfolgen automatisch. Alle, die du einlädst – sei es ein Übersetzer, eine Teamkollegin oder das Designteam – erhalten Zugriff über ein Login und nicht über einen Lizenzschlüssel auf dem Rechner. Der größte Nachteil ist, dass eine Internetverbindung erforderlich ist und dass dabei dieselben allgemeinen Aspekte zur Datensicherheit zu berücksichtigen sind, die für jedes andere cloudbasierte Tool gelten. Beispiele hierfür sind Redokun, Smartcat und Smartling.
Für ein Marketingteam ohne eigene Lokalisierungsabteilung oder internen IT-Support ist eine cloudbasierte Lösung in der Regel die praktischste Wahl. Keine Installation, keine Wartung durch Dritte. Neue Teammitglieder oder Übersetzer:innen können sofort auf der Plattform arbeiten, ohne auf die Einführung einer Software warten zu müssen. Die meisten Teams beginnen bereits innerhalb einer Stunde nach der Anmeldung mit der Übersetzung ihres ersten Projekts.
Einen umfassenden Vergleich einzelner Übersetzungstools nach Kategorien findest du in unserem Leitfaden zur Übersetzungssoftware.
So übersetzt du spezifische Dateiformate
Die meisten Leitfäden zum Thema Übersetzungssoftware beschränken sich auf den oben genannten allgemeinen Vergleich. Entscheidend dafür, ob ein Projekt reibungslos verläuft, ist der Dateityp selbst, denn ein Katalog in InDesign, ein Datenblatt in Word, eine Verkaufspräsentation in PowerPoint und eine Preisliste in Excel bergen jeweils ein unterschiedliches Fehlerrisiko, wenn die Software sie nicht ordnungsgemäß verarbeitet.
InDesign
InDesign bietet das größte Fehlerpotenzial, an dem die meisten Übersetzungsprojekte für Marketingteams scheitern. Gerade hierfür ist die richtige Wahl besonders wichtig. Ein in InDesign erstellter Katalog oder eine Broschüre enthält Absatzformate, verknüpfte Bilder, Textvariablen und Layoutregeln, die ein allgemeines Übersetzungstool unmöglich beibehalten kann. Wenn man den Text in ein Spreadsheet oder ein Übersetzungstool kopiert, erhält man die Wörter zwar zurück, aber auch: eine fehlerhafte Formatierung, Bilder, die nicht mehr richtig ausgerichtet sind, und Text, der über den Rahmen hinausläuft, sobald die deutsche oder finnische Version 20 % länger ist als das englische Original.
Redokun ist ein Adobe Technology Partner. Die InDesign-Unterstützung ist der größte technische Unterschied des Produkts zu einem herkömmlichen Übersetzungstool: Absatzformate und Zeichenformate bleiben unverändert, verknüpfte Dateien sind weiterhin verknüpft und das Dokument wird als IDML-Datei zurückgegeben, die sich direkt in InDesign wieder öffnen lässt – mit unverändertem Layout. Keine erneute Gestaltung erforderlich. Genau dieses Problem wollte ich mit Redokun lösen. Ich bin InDesign-Experte und habe mit der Entwicklung von Redokun begonnen, nachdem ich vor einem 60-seitigen Katalog stand, der manuell in 35 Sprachen übersetzt werden musste.
Wenn du zum ersten Mal eine InDesign-Datei für die Übersetzung vorbereitest, wirf gerne einen Blick auf unseren Leitfaden zur Übersetzung von InDesign-Dateien. Darin werden Absatzformate, verknüpfte Dateien sowie die häufigsten Ursachen für Layoutfehler bei der Übersetzung behandelt. Du erfährst, wie du sie bereits vor Projektbeginn vermeiden kannst, anstatt sie erst im Nachhinein zu beheben.
Word
Die in Word integrierte Übersetzungsfunktion kommt mit reinem Text recht gut zurecht, berücksichtigt jedoch Textformate, SmartArt-Diagramme oder das Layout eines mehrspaltigen technischen Datenblatts nicht zuverlässig. Die Formatierung ist die häufigste Fehlerquelle. Überschriften verlieren ihre Formatierung, eine Tabelle verschiebt sich oder eine Bildunterschrift landet nach der Übersetzung an der falschen Stelle.
Bei Datenblättern oder technischen Dokumenten bewahrt eine Übersetzungsplattform für Dokumente die ursprüngliche Struktur, Formatierung, Tabellen und eingebettete Elemente bei, sodass das übersetzte Word-Dokument beim Öffnen genauso aussieht wie das Original und nicht erst neu formatiert werden muss, bevor es an einen Vertriebspartner gesendet werden kann. Lies dir unseren umfassenden Leitfaden zur Übersetzung von Word-Dokumenten und zur Optimierung von Word-Dokumenten vor Projektbeginn durch.
PowerPoint
Eine PowerPoint-Präsentation von Hand zu übersetzen bedeutet, Folie für Folie durchzugehen, was schnell mühsam wird, sobald man Folien mit Tabellen, Diagrammen oder eingebetteten Bildern erreicht, die eigenen Text enthalten. Auch bei der Länge lassen Textfelder keine Kompromisse zu. Eine französische oder deutsche Formulierung, die länger ist als das englische Original, kann dazu führen, dass der Text über den Rahmen hinausragt oder ein anderes Element auf der Folie überlappt.
Die Lösung basiert auf dem gleichen Prinzip wie bei InDesign: Die Software sollte den übersetzbaren Text aus jeder Folie extrahieren, alle visuellen Elemente genau an ihrer ursprünglichen Position belassen und die Präsentation so zurückgeben, dass sie direkt vorgeführt werden kann – ohne Neuformatierung. In unserem Leitfaden erfährst du mehr über die Übersetzung von PowerPoint-Dateien.
Excel
Spreadsheets bringen ein anderes Problem mit sich: Formeln und Funktionen, die bei der Verarbeitung durch ein Übersetzungstool nicht immer erhalten bleiben, sowie eine Zellformatierung, die durch einfaches Copy and Paste nicht gleich bleibt. In einer Preisliste oder technischen Tabelle müssen die Zahlen, Formeln und die Struktur genau so wiedergegeben werden, wie sie eingegeben wurden, wobei lediglich der beschriftete Text übersetzt wird.
In unserem Leitfaden zur Übersetzung einer Excel-Datei erfährst du, wie du ein Spreadsheet vor Projektbeginn vorbereitest, damit Formeln und Formatierungen den Transfer unbeschadet überstehen.
Sonstige Formate, die du kennen solltest
Neben den vier oben genannten Dokumenttypen unterstützen die meisten Plattformen, darunter auch Redokun, zudem SRT-Untertiteldateien (um mit Videoinhalten ein Publikum außerhalb des Hauptmarktes zu erreichen), XML- und HTML-Dateien (strukturierte Inhalte, bei denen nur bestimmter Text übersetzt werden soll, nicht das umgebende Markup) sowie Adobe FrameMaker-Dateien (für längere technische Handbücher). Diese Programme kommen in einem typischen Marketingteam der Fertigungsindustrie zwar seltener zum Einsatz als InDesign, Word, PowerPoint und Excel, doch hier gilt dasselbe Prinzip: nicht nur die Wörter, sondern auch die Struktur sollte die Übersetzung überstehen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Übersetzungssoftware?
Übersetzungssoftware ist eine Plattform, die ein Dokumentübersetzungsprojekt von Anfang bis Ende verwaltet, dabei die Dokumentformatierung der Originaldatei beibehält, frühere Übersetzungen zur Wiederverwendung speichert und den Übersetzer:innen einen gemeinsamen Workspace zur Verfügung stellt, damit sie nicht alles per E-Mail regeln müssen.
Reicht eine KI-Übersetzung allein für einen Produktkatalog oder ein Datenblatt aus?
Bei alleiniger Nutzung nicht. Maschinelle Übersetzung liefert zwar schnell einen ersten Entwurf, doch die Produktnamen, technischen Spezifikationen und Markenterminologie eines Katalogs für die Fertigungsindustrie müssen von einem menschlichen Augenpaar anhand eines Glossars überprüft werden, um die Genauigkeit und Einheitlichkeit zu gewährleisten. Die Aufgabe der KI besteht eher darin, die erste Bearbeitung zu beschleunigen, und nicht darin, die Überprüfung zu ersetzen.
Brauche ich ein Lokalisierungsteam, um Übersetzungssoftware zu nutzen?
Nein. Dokumentübersetzungssoftware für Marketingteams – darunter auch Redokun – ist für das gegenteilige Szenario konzipiert: ein kleines Team, das die Übersetzung neben anderen Aufgaben bewältigt und aktuell keine eigene Lokalisierungsabteilung hat und auch in naher Zukunft nicht aufbauen möchte.
Was ist der Unterschied zwischen einer Übersetzungssoftware und einer Übersetzungsagentur?
Eine Übersetzungsagentur übernimmt für dich die Übersetzungsarbeit durch menschliche Übersetzer:innen, was bei einem Projekt in Kataloggröße in der Regel drei bis vier Wochen dauert, wobei die Agentur einen Aufschlag berechnet. Übersetzungssoftware bietet dir und deinem Übersetzungsteam – sei es eine Übersetzungsagentur, Freiberufler:innen oder ein internes Team – eine gemeinsame Plattform, um projektübergreifend schneller und einheitlicher zu arbeiten. Beides schließt sich nicht gegenseitig aus: Viele Teams nutzen Software, um die Übersetzer:innen zu managen, mit denen sie bereits zusammenarbeiten.
Kann Übersetzungssoftware InDesign-Dateien verarbeiten, ohne das Layout zu verschieben?
Die besten InDesign-spezifischen Tools können das. Suche nach einer Plattform, die Adobe-Technologiepartner ist oder über nachgewiesene, getestete Unterstützung speziell für Absatzformate und verknüpfte Dateien verfügt, da generische Übersetzungssoftware ohne diese Unterstützung in der Regel Texte mit fehlerhaftem Layout liefert.
Erste Schritte
Wenn du ein Projekt hast – sei es eine Katalogaktualisierung oder ein Datenblatt für einen einzelnen Markt –, deckt der Project Pass bis zu fünf Dokumente einschließlich InDesign-Dateien ab, inklusive KI-Übersetzung. Zum Pauschalpreis und ohne Abonnement.
Übersetzungen sind ein fester Bestandteil deiner Arbeit? Du übersetzt mehrere Projekte im Jahr für verschiedene Märkte? Dann ist eine kostenlose Testversion des Workspace-Tarifs der bessere Einstieg. Er ist für die dauerhafte Nutzung konzipiert, und alles, was du während der Testphase einrichtest – Glossar, Translation Memory, Übersetzerkonten –, bleibt erhalten, wenn du das Abo weiter nutzt.
Für weitere Informationen zum Projektmanagement, sobald deine Dateien fertig sind, lies dir unseren Artikel durch und erfahre, wie ein gut durchgeführtes Übersetzungsprojekt für ein kleines Marketingteam aussieht. Tipps zur Gewährleistung einer einheitlichen Terminologie in allen Märkten findest du in unserem Leitfaden zur Erstellung eines mehrsprachigen Glossars.
