Tienes un catálogo de productos, un conjunto de fichas técnicas o un lote de folletos que necesitan salir en 8 o más idiomas, y no hay un departamento de localización al que puedas pasárselo. Te toca a ti, junto con el resto de tu trabajo de marketing. Esta guía está pensada para esa situación: qué hace realmente el software de traducción de documentos, qué tipo encaja con un equipo como el tuyo y cómo traducir los archivos concretos con los que probablemente trabajas —InDesign, Word, PowerPoint y Excel— sin tener que rehacer el diseño al final.
En esta guía
- ¿Qué es el software de traducción de documentos?
- Para quién está realmente diseñado este software
- Funcionalidades clave en las que fijarte
- Qué cambia cuando lo usas
- Software de escritorio o en la nube: ¿cuál encaja con un equipo de marketing pequeño?
- Cómo traducir archivos de InDesign, Word, PowerPoint y Excel
- Preguntas frecuentes
¿Qué es el software de traducción de documentos?
El software de traducción de documentos es una plataforma que gestiona la traducción completa de un archivo —páginas de un catálogo, una ficha técnica o una presentación— y te lo devuelve en el mismo formato con el que empezaste, en vez de un bloque de texto traducido que tengas que volver a pegar y formatear tú mismo.
Antes de que existieran herramientas como esta, la mayoría de los equipos de marketing gestionaban las traducciones con una hoja de cálculo, un hilo de correo electrónico con un traductor autónomo o copiando el texto a una herramienta de traducción automática y volviéndolo a pegar en el documento. Eso funciona para un único documento breve. Esto deja de funcionar enseguida cuando gestionas 8 o más idiomas, varios tipos de archivo y más de un traductor, porque no hay nada que mantenga la coherencia de la terminología, el formato y el estado del proyecto en todo el proceso.
Las mejores plataformas actuales están centralizadas: un solo lugar para subir un archivo, invitar a los traductores, ver en qué estado está cada idioma y recibir el documento terminado en su formato original. Para un equipo de marketing sin experiencia en localización, el verdadero valor está en esa centralización, no en una lista más larga de funcionalidades.
Para quién está realmente diseñado este software
Esta guía está pensada para el gerente de marketing o el responsable de exportación de una empresa mediana del sector industrial que se hace cargo de la traducción porque nadie más lo hace. Si este es tu caso, probablemente traduzcas catálogos de productos, fichas técnicas y folletos a 8 o más idiomas de destino al año, des instrucciones a los diseñadores sobre los archivos de InDesign y lo hagas sin un equipo dedicado a la localización. La traducción se suma al resto de tus responsabilidades. No tiene su propia partida presupuestaria ni un especialista dedicado.
El software creado para esta situación es diferente al que está pensado para traductores profesionales o grandes departamentos de localización. La herramienta principal de un traductor suele ser una herramienta TAO (traducción asistida por ordenador), orientada a la precisión lingüística y al uso de bases de datos terminológicas específicas del sector. Una plataforma empresarial de localización se centra en la gestión de proveedores, la automatización del flujo de trabajo y las integraciones por API, y está pensada para equipos con ingenieros dedicados a la localización.
Ninguna de estas opciones está pensada para tu situación: un equipo pequeño, una necesidad de traducción irregular pero recurrente y ningún plan de contratar a un especialista en localización. Lo que necesitas es un software lo bastante sencillo como para usarlo sin formación, pero que aun así ofrezca a tus traductores un espacio de trabajo compartido adecuado en vez de una cadena de correos.
Funcionalidades clave en las que fijarte
Sea cual sea la plataforma que estés evaluando, estas son las funcionalidades que realmente cambian cómo se desarrolla un proyecto para un equipo como el tuyo.
1. Gestión de proyectos. Un solo lugar donde ver todos los proyectos actuales y pasados, organizados por mercado, documento o estado, y con control sobre quién puede acceder a qué. En vez de hacer un seguimiento de las versiones alemana, francesa e italiana de un catálogo en tres hilos de correo electrónico distintos, ves las tres en un solo proyecto.
2. Memoria de traducción. Cada traducción confirmada se guarda automáticamente y se reutiliza la próxima vez que aparezca la misma frase o una frase similar. Si actualizas un catálogo de 60 páginas tras un cambio en la línea de productos, no tendrás que volver a traducir las frases que no hayan cambiado. Esto es lo que hace que tu quinto proyecto sea más rápido que el primero, con un efecto que se acumula en todos los proyectos futuros y no se limita a un proyecto aislado.
3. IA y traducción automática, usadas como punto de partida. La mayoría de las plataformas se conectan a un motor de traducción con IA o de traducción automática —DeepL, Google Translate, ChatGPT u otros similares— para generar un primer borrador que después revisa y corrige un traductor humano. Esto no sustituye al traductor: le ofrece un punto de partida en lugar de una página en blanco, y de ahí procede realmente la mayor parte del ahorro de tiempo.
4. Un editor de traducción compartido. Una interfaz web que reúne en una sola pantalla un corrector ortográfico, la sugerencia de traducción automática y la Memoria de traducción que has ido acumulando, para que el traductor trabaje en el software en lugar de alternar entre cinco herramientas distintas y una hoja de cálculo de referencia.
5. Un Glosario. Una lista compartida de términos aprobados para cada idioma, para que el nombre de tu producto, las especificaciones técnicas y la terminología de tu marca se mantengan idénticos, tanto si quien trabaja en el catálogo alemán es la misma persona que tradujo el francés el año pasado como si es alguien nuevo.
Qué cambia cuando lo usas
Menos coordinación manual. Con la Memoria de traducción y un editor compartido, tus traductores solo ven lo que es nuevo o ha cambiado en una actualización, no todo el documento otra vez. No pagas por traducir la misma frase dos veces ni tienes que volver a copiar manualmente el texto terminado en un archivo de diseño.
El documento terminado, en menos tiempo. Como el software se encarga del formato, organiza el archivo en segmentos traducibles y recupera automáticamente las coincidencias de la Memoria de traducción, desaparece la mayor parte del trabajo manual que requiere un proceso basado en hojas de cálculo: volver a escribir, copiar y pegar y dar formato de nuevo.
Resultados más coherentes, proyecto tras proyecto. Con un Glosario y una Memoria de traducción encargándose de la coherencia, tus traductores dedican su tiempo a las frases que realmente son nuevas, no a volver a decidir cómo decir algo que ya se tradujo bien hace seis meses.
Software de escritorio o en la nube: ¿cuál encaja con un equipo de marketing pequeño?
El software de traducción de escritorio se ejecuta localmente en un solo ordenador. Funciona sin conexión a internet y no se ve afectado por problemas en los servidores del proveedor de servicios, lo cual es importante en algunos entornos técnicos o regulados. Los inconvenientes: ocupa espacio de almacenamiento, el rendimiento depende del equipo donde esté instalado, normalmente necesitas una licencia por dispositivo y las actualizaciones son manuales en vez de automáticas. Algunos ejemplos son SDL Trados Studio, OmegaT y memoQ.
El software de traducción en la nube funciona en el navegador, sin necesidad de instalar nada. Las actualizaciones y las copias de seguridad se hacen automáticamente y cualquier persona a la que invites —un traductor, un colega o un diseñador— accede iniciando sesión, en lugar de usar una clave de licencia en su ordenador. El principal inconveniente es que necesita conexión a internet y hay que considerar los mismos aspectos generales de seguridad de los datos que con cualquier herramienta en la nube. Algunos ejemplos son Redokun, Smartcat y Smartling.
Para un equipo de marketing sin departamento de localización ni soporte informático interno, la opción en la nube suele ser la más práctica: no hay nada que instalar ni nada que otra persona deba mantener, y un nuevo miembro del equipo o traductor ya trabaja en la plataforma en lugar de esperar a que se despliegue el software. La mayoría de los equipos empieza a traducir su primer proyecto en la primera hora tras registrarse.
Para una comparativa más completa entre herramientas concretas de cada categoría que te ayude a elegir, consulta nuestra guía de software de traducción.
Cómo traducir los archivos específicos con los que realmente trabajas
La mayoría de las guías de software de traducción se quedan en la comparativa general anterior. Lo que realmente determina si un proyecto va bien es el tipo de archivo, porque un catálogo en InDesign, una ficha técnica en Word, una presentación comercial en PowerPoint y una lista de precios en Excel presentan problemas distintos si el software no los gestiona correctamente.
InDesign
InDesign es donde fallan la mayoría de los proyectos de traducción de los equipos de marketing del sector industrial, y es el tipo de archivo que conviene gestionar bien antes que cualquier otro. Un catálogo o folleto creado en InDesign tiene estilos de párrafo, imágenes vinculadas, variables de texto y reglas de maquetación que una herramienta de traducción genérica no puede conservar. Si copias el texto a una hoja de cálculo o a una herramienta de traducción automática, recuperas las palabras sin nada de lo demás: estilos desconfigurados, imágenes desalineadas y texto que desborda su cuadro en cuanto la traducción al alemán o al finlandés es un 20% más larga que el original en inglés.
Redokun es socio tecnológico de Adobe y su compatibilidad con InDesign es su principal diferencia técnica frente a una herramienta de traducción genérica: los estilos de párrafo y de carácter se mantienen intactos, los archivos vinculados siguen vinculados y el documento se devuelve como un archivo IDML listo para volver a abrirse en InDesign, con la maquetación intacta y sin necesidad de rediseñarlo antes. Creé Redokun para resolver precisamente ese problema. Soy experto en InDesign y empecé a crear Redokun después de enfrentarme a un catálogo de 60 páginas que había que traducir a 35 idiomas a mano.
Si preparas por primera vez un archivo de InDesign para traducirlo, consulta nuestra guía sobre cómo traducir un archivo de InDesign, que explica los estilos de párrafo, los archivos vinculados y las formas más habituales en que se desconfigura la maquetación durante la traducción, además de cómo evitarlo antes de empezar el proyecto en lugar de corregirlo después.
Word
El traductor integrado de Word funciona razonablemente bien con el texto sin formato, pero no siempre conserva correctamente los estilos de texto, los diagramas de SmartArt ni la maquetación de una ficha técnica con varias columnas. El formato es el punto en el que se producen fallos recurrentes: los encabezados pierden su estilo, una tabla se descoloca o el pie de una imagen termina en un lugar incorrecto tras la traducción.
En una ficha técnica o un documento técnico, una plataforma de traducción de documentos conserva intacta la estructura original —estilos, tablas y objetos incrustados—, de modo que el archivo de Word traducido tiene el mismo aspecto que el original al abrirlo, sin tener que retocar el formato antes de enviarlo a un distribuidor. Consulta nuestra guía completa sobre cómo traducir un documento de Word y cómo optimizar documentos de Word antes de empezar un proyecto.
PowerPoint
Traducir una presentación de PowerPoint a mano supone ir diapositiva por diapositiva, y el proceso se ralentiza rápidamente cuando hay más de unas pocas diapositivas con gráficos, diagramas o imágenes incrustadas que contienen su propio texto. Los cuadros de texto también imponen límites estrictos de longitud: una frase en francés o alemán más larga que el original en inglés puede hacer que el texto se salga del cuadro o se superponga a otro elemento de la diapositiva.
La solución sigue el mismo principio que en InDesign: el software debe extraer el texto traducible de cada diapositiva, mantener todos los elementos visuales exactamente donde estaban y devolver la presentación lista para exponerla, no para volver a darle formato. Consulta nuestra guía sobre cómo traducir un archivo de PowerPoint.
Excel
Las hojas de cálculo plantean otro problema: las fórmulas y funciones no siempre se conservan al pasar por una herramienta de traducción, y copiar y pegar sin más no preserva el formato de las celdas. En una lista de precios o una tabla de especificaciones, los números, las fórmulas y la estructura deben mantenerse exactamente como estaban; solo debe traducirse el texto de las etiquetas.
Consulta nuestra guía sobre cómo traducir un archivo de Excel para saber cómo preparar una hoja de cálculo antes de empezar un proyecto y que las fórmulas y el formato sobrevivan al proceso.
Otros formatos que vale la pena conocer
Además de los cuatro tipos de documentos anteriores, la mayoría de las plataformas, incluida Redokun, también gestionan archivos de subtítulos SRT (para llegar a una audiencia más allá de tu mercado principal con contenido en vídeo), archivos XML y HTML (contenido estructurado donde solo se debe traducir el texto específico, no el marcado que lo rodea) y archivos de Adobe FrameMaker (para manuales técnicos más largos). Un equipo típico de marketing del sector industrial utiliza estos formatos con menos frecuencia que InDesign, Word, PowerPoint y Excel, pero se aplica el mismo principio: la estructura debe conservarse en la traducción, no solo las palabras.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el software de traducción?
El software de traducción es una plataforma que gestiona un proyecto de traducción de documentos de principio a fin, conserva intacto el formato del archivo original, guarda las traducciones anteriores para reutilizarlas y ofrece a los traductores un espacio de trabajo compartido en vez de un hilo de correo electrónico.
¿La traducción con IA es suficiente por sí sola para un catálogo de productos o una ficha técnica?
Por sí sola, no. La traducción automática ofrece un primer borrador rápido, pero los nombres de productos, las especificaciones técnicas y la terminología de marca de un catálogo del sector industrial requieren que un traductor humano los contraste con un Glosario para mantener la precisión y la coherencia. El papel correcto de la IA es acelerar la primera pasada, no sustituir la revisión.
¿Necesito un equipo de localización para usar un software de traducción?
No. El software de traducción de documentos diseñado para equipos de marketing, como Redokun, está pensado precisamente para la situación contraria: un equipo pequeño que gestiona la traducción junto con otras responsabilidades, sin un área dedicada a la localización ni planes de crearla.
¿Cuál es la diferencia entre un software de traducción y una agencia de traducción?
Una agencia realiza por ti el trabajo de traducción humana, normalmente en un plazo de 3 a 4 semanas para un proyecto del tamaño de un catálogo, y añade su margen al precio. El software de traducción pone a tu disposición y a la de los traductores con los que ya trabajas —una agencia, traductores autónomos o un revisor interno— una plataforma compartida para trabajar más rápido y con mayor coherencia entre proyectos. Ambas opciones no son excluyentes: muchos equipos usan software para gestionar a los traductores con los que ya trabajan.
¿El software de traducción puede gestionar archivos de InDesign sin desconfigurar la maquetación?
Las mejores herramientas específicas para InDesign sí pueden. Busca una plataforma que sea socio tecnológico de Adobe o que ofrezca compatibilidad documentada y probada específicamente con estilos de párrafo y archivos vinculados, ya que el software de traducción genérico sin esa compatibilidad suele devolver el texto con la maquetación desconfigurada.
Primeros pasos
Si tienes un solo proyecto entre manos —una actualización de catálogo o una ficha técnica para un solo mercado—, Project Pass cubre hasta 5 documentos, incluidos archivos de InDesign, con traducción con IA incluida, por un precio fijo y sin suscripción.
Si la traducción es una parte recurrente de tu trabajo —varios proyectos al año en distintos mercados—, una prueba gratuita del plan Workspace es un punto de partida más adecuado: el plan está pensado para un uso continuo, y todo lo que configures durante la prueba —tu Glosario, tu Memoria de traducción y las cuentas de tus traductores— se conserva si decides continuar.
Para más información sobre cómo gestionar el proyecto de principio a fin una vez que tus archivos estén listos, consulta cómo es un proyecto de traducción bien gestionado para un pequeño equipo de marketing. Y, para mantener la coherencia de la terminología en todos los mercados, consulta nuestra guía para crear un glosario multilingüe.
