Ecco la buona notizia: Che tu voglia gestire tutte le traduzioni internamente o seguire un modello ibrido, c'è un modo per mantenere il controllo ottimizzando tempi, qualità e costi.
Abbiamo fatto due chiacchiere con Barbara Stivan, esperta di marketing globale con 13 anni di esperienza, per raccogliere i suoi migliori consigli su come impostare un flusso di lavoro efficace per tradurre materiali di marketing in più lingue.
Continua a leggere per scoprire come ha ridotto i tempi di consegna delle traduzioni da due settimane a soli 30 minuti usando Redokun in due aziende diverse.
In più, con il nostro pacchetto di modelli dedicato, potrai avviare subito il tuo processo. Scarica ora per migliorare il tuo approccio multilingue.
Panoramica
- I problemi più grandi nella gestione delle traduzioni su larga scala
- Perché dovresti creare un flusso di lavoro di traduzione interno
- Esempio di come un flusso di lavoro interno efficiente può farti passare dal caos al controllo
- Sette passi per impostare un flusso di lavoro di traduzione interno efficiente
- Fai il prossimo passo per ottimizzare il tuo flusso di lavoro di traduzione interno
I problemi più grandi nella gestione delle traduzioni su larga scala
“La crescita è bella. Ma sappiamo che crescere porta con sé anche i suoi dolori. Le persone devono davvero capire cosa fare e come farlo.”
Immagina: la tua azienda si sta espandendo all’estero. Fantastico!
Ma poi ti ritrovi a dover coordinare le traduzioni dei materiali di marketing e vendita in più di 20 mercati e lingue diverse.
Senza un processo di traduzione chiaro, passi ore a inviare email e aggiornare manualmente fogli Excel.
Ti affidi alle agenzie, ma i risultati spesso sono pieni di errori e costosi, e richiedono altro tempo per le correzioni.
Ci vogliono settimane per tradurre anche solo un documento.
E se ti senti sopraffatto da queste sfide, sappi che non sei di certo l’unico.
Barbara dice:
“Nella mia esperienza in due aziende diverse, ho notato gli stessi tipi di problemi che le persone incontrano nel creare contenuti in tante lingue diverse e nel rivolgersi a mercati differenti.”
Ci racconta che i problemi più grandi che ha affrontato sono stati:
- Rispettare le tempistiche. Come puoi allineare la creazione dei contenuti con scadenze strette, soprattutto per i lanci di prodotto?
- Produrre contenuti di alta qualità. Come puoi assicurarti che le traduzioni siano davvero adatte al pubblico? Come mantieni precisione e coerenza in tutto il processo?
- Gestire i flussi di lavoro. Quali sono i passi fondamentali dall’inizio della traduzione fino alla pubblicazione sul mercato?
- Assegnare ruoli chiari. Chi si occupa di cosa? E quando?
Ora che abbiamo evidenziato queste sfide, vediamo come un flusso di lavoro di traduzione interno può aiutare.
Perché dovresti creare un flusso di lavoro di traduzione interno
Prima di tutto: cosa intendiamo esattamente per “flusso di lavoro di traduzione interno”?
Un flusso di lavoro di traduzione interno è il processo sistematico, organizzato internamente, che la tua azienda usa per gestire le traduzioni. Snellisce tutti i passi: dall’assegnazione della traduzione e ricezione del risultato, fino alla revisione, controllo qualità e pubblicazione finale.
Un flusso di lavoro efficiente dovrebbe favorire la collaborazione tra team interni ed esterni, assicurando che tutti siano allineati.
Quindi, perché crearne uno?
- Ti dà più visibilità e controllo. Con una supervisione chiara, puoi assicurarti che i contenuti restino di alta qualità in tutte le lingue.
- È più conveniente dal punto di vista dei costi. Col tempo, le traduzioni interne possono portare a risparmi, soprattutto su larga scala.
- Riduci i tempi di consegna. C’è meno attesa per ricevere risultati costosi dalle agenzie esterne. Mantieni il controllo del tuo budget e del tuo tempo.
- Puoi migliorare il tuo processo e i risultati quando vuoi. I cicli di feedback diretti permettono iterazioni rapide e miglioramenti continui.
Con un sistema interno chiaro, puoi sfruttare al meglio tutte le risorse disponibili per ottenere risultati costanti e di qualità—e allo stesso tempo mantenere la visibilità su tutto il processo.
Questo significa che non dovresti mai esternalizzare le traduzioni?
No. Affidarsi ad agenzie di traduzione o freelance ha i suoi vantaggi, soprattutto quando si tratta di lingue meno comuni. Dopotutto, solo il 13% dei traduttori professionisti lavora internamente, mentre ben il 75% rimane autonomo.
Ma ecco il punto: con una pipeline interna chiara, anche chi nel tuo team non è traduttore può facilmente contribuire alle traduzioni senza togliere tempo agli altri compiti.
E far gestire le traduzioni al tuo team interno porta vantaggi inestimabili. Non è solo perché conoscono già bene il tuo settore e sanno quali sono gli obiettivi dell’azienda. Ma soprattutto, è perché hanno un interesse personale nel successo del contenuto.
Barbara ci racconta:
"Se il contenuto è molto emotivo, cerco di farmi aiutare dai team interni nei vari mercati. Se sono coinvolti nel processo di traduzione di quegli strumenti, li tradurranno in modo diverso perché credono nello strumento. Se invece il contenuto è più tecnico, diciamo che non tocca punti psicologici o emotivi particolari, di solito lo affido a traduttori esterni."
Alla fine, creare una pipeline di traduzione interna efficiente ti permette di mantenere il controllo e la supervisione su tutto il processo—che tu esternalizzi le traduzioni, le gestisca internamente o entrambe le cose.
Esempio di come una pipeline interna efficiente ti aiuta a passare dal caos al controllo
In definitiva, non conta solo chi traduce, ma anche come le traduzioni vengono gestite, consultate e integrate nelle tue attività aziendali.
Per esempio, diciamo che vuoi garantire precisione e coerenza nella terminologia in tutti i tuoi progetti di traduzione.
Questo significa che avrai bisogno di un modo per dare ai tuoi traduttori accesso alle traduzioni approvate in passato. Ma come fai senza dover scavare continuamente tra vecchie email o cartelle? C’è un limite a quante volte puoi usare Ctrl+F prima che diventi una noia.
È anche difficile per i traduttori passare continuamente da una scheda all’altra per confrontare le vecchie traduzioni con i nuovi contenuti.
Ecco perché gli strumenti di gestione delle traduzioni come Redokun integrano le memorie di traduzione (TM). Pensalo come un archivio di tutte le traduzioni approvate in precedenza per la tua azienda.
Preferisci guardare un video invece? Ecco come funzionano le memorie di traduzione in Redokun:
Man mano che il tuo team—sia esterno che interno—lavora sui contenuti, la TM suggerisce automaticamente traduzioni rilevanti prese dai tuoi lavori già approvati. Così non devi tradurre più volte lo stesso contenuto.
Integrando strumenti come la Memoria di traduzione nei tuoi progetti di localizzazione, puoi creare un flusso di lavoro interno solido per ottimizzare qualità e tempi.
Vuoi sfruttare traduzioni già fatte da fornitori o con un altro strumento? Scopri come importare le tue memorie di traduzione in Redokun qui.
Ma ovviamente, questa è solo una parte. Vediamo insieme i passi per costruire una pipeline di traduzione interna efficace, dalla creazione dei contenuti fino alla pubblicazione finale.
Sette passi per creare un flusso di lavoro di traduzione interno efficiente
1. Identifica i colli di bottiglia nel tuo processo attuale
Barbara è molto chiara su questo punto:
“Ho dovuto davvero capire a fondo il problema perché se non ti concentri esattamente sul problema, non trovi nessuna soluzione.”
Inizia mappando il tuo attuale flusso di lavoro. Dove si bloccano le cose? Quali parti richiedono più tempo? Una checklist del flusso di lavoro di traduzione può aiutarti a vedere ogni passo e individuare i problemi.
Usando la nostra checklist, puoi analizzare il tuo processo passo dopo passo e capire dove le cose potrebbero andare storte o rallentare.
📥 Scarica la nostra Checklist del Flusso di Lavoro di Traduzione Interna qui per avere un quadro più chiaro.
2. Trova le risorse disponibili per il tuo team di traduzione
Una volta individuato il tuo flusso di lavoro, puoi iniziare a mettere insieme il tuo team. Che tu stia assumendo nuovi talenti o sfruttando le competenze multilingue già presenti nella tua organizzazione, assicurati di avere un mix di traduttori, revisori e project manager.
Avere ruoli ben definiti è fondamentale. Ogni membro del team dovrebbe conoscere perfettamente le proprie responsabilità.
In base alle esigenze della tua azienda, potresti voler assumere o assegnare i seguenti ruoli:
- I traduttori si occupano della conversione iniziale dei contenuti.
- I revisori garantiscono accuratezza e contesto, confrontando le traduzioni con l'originale.
- I Project Manager supervisionano il flusso di lavoro, assicurandosi che le scadenze vengano rispettate e che la qualità sia mantenuta.
- I responsabili linguistici sono responsabili di supervisionare e garantire la qualità e la coerenza delle traduzioni per una lingua specifica.
Hai bisogno di cercare nuovi talenti? Dai un'occhiata alla tua lista di oltre 40 posti dove trovare traduttori qui.
3. Velocizza le attività ripetitive con l'automazione
Gestire le traduzioni manualmente porta spesso a inefficienze ed errori dovuti alle attività ripetitive. Introducendo l'automazione nel tuo flusso di lavoro interno, puoi snellire il processo, risparmiare tempo e ridurre gli errori facilmente evitabili.
Secondo Barbara, l'automazione non porta solo benefici concreti; offre anche un sollievo psicologico alleggerendo il peso di affrontare un compito importante.
Nel mondo del marketing, questa percezione è condivisa da molti. Un report di Zapier del 2022 ha rilevato che quasi la metà (48,8%) dei marketer soffre meno di burnout al lavoro grazie all'automazione.
“[Con Redokun], puoi vedere l’impaginazione degli opuscoli che stai traducendo in tempo reale sulla sinistra, il che è molto utile perché sai su cosa stai lavorando. Direi che l’aspetto psicologico nell’affrontare questo compito, e anche il problema dei tempi, sono stati completamente risolti.”
Questo è proprio uno degli aspetti di Redokun che Barbara apprezza di più. Quando carichi un file, il Web Editor organizza automaticamente i segmenti di testo per la traduzione. In più, offre anteprime delle pagine dai file InDesign e PowerPoint, garantendo ai traduttori tutto il contesto di cui hanno bisogno.
L’automazione in Redokun aiuta anche con altre attività ripetitive, come:
- Preparare i file per la traduzione. Il copia-incolla da InDesign ai fogli Excel diventa noioso. Una volta che carichi un file, Redokun estrae automaticamente il testo da tradurre e offre anteprime contestuali.
- Assegnare i compiti. Gestire le traduzioni spesso significa inviare decine di email o perdersi tra fogli di calcolo complessi per trovare la persona giusta. Con Redokun, puoi delegare i compiti ai traduttori in più lingue con pochi clic.
- Ricreare i documenti tradotti nelle nuove lingue. Quando i tuoi traduttori hanno finito di lavorare su un documento, puoi scaricare un file già formattato automaticamente—così mantieni il design coerente tra le diverse versioni linguistiche senza lavoro extra.
- Inseguire le persone per avere aggiornamenti. Un dashboard centralizzato offre una panoramica completa sullo stato delle traduzioni in tutte le lingue, garantendo maggiore controllo e visibilità. Con le notifiche automatiche, Redokun assicura anche che i membri del tuo team restino aggiornati sui compiti in sospeso.
📹 Per una panoramica dettagliata su come creare un flusso di traduzione interno efficiente con l’automazione in Redokun, guarda il nostro video demo on-demand di 15 minuti.
4. Ottimizza i tuoi canali di comunicazione
Nelle aziende globali, i team di traduzione sono spesso sparsi in diversi paesi, il che rende ancora più importante una comunicazione chiara.
Come dice Barbara:
“Quando lavori con un team che non è fisicamente presente nell’ambiente aziendale, devi essere davvero sicuro che abbiano capito bene i concetti.”
Se la tua azienda usa strumenti come Slack o Microsoft Teams, è utile avere un canale dedicato per semplificare la comunicazione del progetto in un unico posto.
Per domande e commenti relativi a progetti di traduzione specifici, puoi usare gli strumenti di traduzione collaborativa di Redokun per facilitare la comunicazione tra i membri del team.
Dopo aver assegnato un compito di traduzione a un membro del team in Redokun, puoi inserire brevi istruzioni in cima al Web Editor. A loro volta, i tuoi traduttori possono aggiungere commenti o domande su specifici segmenti di traduzione.
Parlando di punti essenziali della comunicazione, Barbara dice:
“Prima di tutto, condivido con loro lo scopo del progetto e perché è così utile per loro. Così di solito mi aiutano molto di più, perché si sentono coinvolti. E questo incide tantissimo sui tempi di consegna del progetto.”
Quando scrivi un brief di traduzione per i tuoi traduttori, assicurati di includere abbastanza informazioni per guidare il loro lavoro. Ecco un formato suggerito per assicurarti che abbiano tutti i dettagli necessari per il compito. Fai copia-incolla e inserisci le tue informazioni dove serve!
Modello di brief di traduzione
- Scopo del documento: Promuovere le nostre soluzioni software aziendali a potenziali clienti francofoni.
- Tono desiderato: Professionale e informativo.
- Pubblico target: Dirigenti C-level e IT manager in aziende di medie e grandi dimensioni.
- Scadenza: Entro la fine della giornata lavorativa del 30 settembre.
Potresti anche includere link a glossari o guide di stile per le tue coppie linguistiche. Se non li hai ancora preparati, dai un'occhiata ai nostri modelli nella prossima sezione!
5. Imposta standard di qualità con glossari e guide di stile
Per garantire una voce unificata in più lingue, includere glossari e guide di stile fa davvero la differenza.
Con una guida di stile puoi mantenere il tono e l'approccio unici dei tuoi contenuti in tutte le lingue. Un glossario, invece, è un riferimento affidabile per termini specifici del settore e dell'azienda, garantendo una traduzione coerente.
Ecco un consiglio utile: puoi semplificare ancora di più questo processo.
La funzione glossario di Redokun ti permette di definire i termini chiave e le loro traduzioni corrette. Una volta impostati questi termini, il sistema evidenzia automaticamente la parola e ricorda ai traduttori la traduzione corretta mentre lavorano nel Web Editor.
Questo crea una base solida per qualsiasi traduttore, che faccia parte del tuo team o che sia un fornitore esterno, garantendo standard di alta qualità fin dall'inizio.
Preferisci guardare un video invece? Ecco come funzionano i glossari in Redokun:
Con una guida centrale a disposizione—e un modo semplice per accedervi—ogni contenuto che passa attraverso il flusso di traduzione sarà chiaro e preciso.
📥 È il momento dei modelli!
- Modello di Guida di Stile
- Modello di Glossario (Consiglio: puoi caricare questo glossario direttamente su Redokun!)
6. Sfrutta la traduzione automatica per ridurre il carico sul tuo team
Barbara dice:
"La maggior parte delle volte, i membri del team a cui chiedo aiuto fanno un altro lavoro. Vendono oppure si occupano di altri compiti. Quindi la traduzione è solo un'altra cosa che si aggiunge alla lista di cose da fare."
Con documenti grandi, la sfida non è solo la traduzione in sé, ma anche l'idea scoraggiante di partire da zero—soprattutto se i membri del team hanno già altro da fare. La mole di lavoro, da sola, può allungare i tempi di consegna e persino far esitare a iniziare il processo.
Con i motori di traduzione automatica integrati in Redokun, come Google Translate e DeepL, puoi pre-tradurre interi documenti per ridurre la mole scoraggiante del lavoro.
I membri del tuo team possono restare concentrati, lavorando solo per perfezionare il risultato della macchina e adattarlo al tono e alla voce del brand.
⭐ Scopri di più sulla traduzione automatica in Redokun qui oppure guarda questo breve video su come funziona la traduzione automatica in Redokun:
7. Raccogli feedback continuo e migliora sempre
Creare un flusso di lavoro interno efficiente è un impegno costante. Ecco alcuni consigli che puoi seguire per essere sempre sulla strada giusta:
- Organizza dei check-in mensili. Incontra il tuo team una volta al mese (o anche più spesso!) Discutete di eventuali problemi riscontrati e trovate soluzioni insieme.
- Fai dei sondaggi di feedback ogni trimestre. Invia sondaggi ai consumatori dei contenuti, sia interni che esterni. Questo aiuta a valutare l'efficacia e la chiarezza delle traduzioni. Le domande possono essere semplici, tipo "Il contenuto era facile da capire?" oppure "C'erano parti poco chiare?"
- Fai una revisione della strategia due volte l'anno. Due volte all'anno, analizza i feedback raccolti in una sessione strategica. Individua tendenze, problemi ricorrenti e aree di miglioramento. Adatta il processo di traduzione, gli strumenti o le linee guida in base a questi risultati.
- Migliora e metti in pratica. Agisci in base ai feedback e agli spunti emersi. Questo può voler dire migliorare i tuoi glossari, rivedere le guide di stile o anche introdurre nuovi strumenti o tecnologie.
Ricorda, l'obiettivo finale è che le traduzioni siano sempre efficaci, chiare e in linea con gli obiettivi aziendali. Check-in regolari, raccolta di feedback e azioni concrete di miglioramento sono fondamentali per mantenere il tuo flusso interno ottimizzato per il successo.
Affrontiamo il nodo più spinoso: come ottenere il supporto degli stakeholder?
Ottenere il supporto dai decisori chiave è spesso il passo più difficile quando si introduce un nuovo processo o strumento.
Questa è stata una sfida anche per Barbara, soprattutto quando ha dovuto ottenere il supporto non una ma due volte: prima nella sua vecchia azienda (DEASystem) e poi nella nuova (Tokuyama Dental).
Vediamo più da vicino la sua strategia e i passi che ha fatto per promuovere Redokun ai suoi superiori.
- Definisci chiaramente il problema. Prima di cercare una soluzione, si è presa il tempo di spiegare bene i problemi incontrati nel processo di traduzione. Capire e comunicare il problema è fondamentale per ottenere il coinvolgimento di tutti.
- Studia e comprendi bene la soluzione. Ha dedicato molto tempo a capire a fondo la piattaforma, credendo nei suoi potenziali benefici prima di proporla agli altri.
- Punta su una visione condivisa. Coinvolgendo i membri del team fin dall'inizio e promuovendo una visione condivisa, si è assicurata di non essere l'unica a sostenere il cambiamento. Questo approccio collettivo non solo ha velocizzato l'adozione, ma ha anche reso la risoluzione dei problemi più collaborativa.
- Spiega con le dimostrazioni. Barbara ha sottolineato il valore di una presentazione completa per coinvolgere tutti – dai membri del team alle varie sedi. Le dimostrazioni aiutano a chiarire l'utilità del prodotto e a sciogliere eventuali dubbi sull'adozione di un nuovo strumento.
"Ho davvero cercato di capire a fondo la filosofia dietro il prodotto, come funziona e come ci avrebbe aiutato a essere super veloci nella produzione dei nostri contenuti. Ho coinvolto altri membri del team nel progetto perché più persone sono d'accordo con te e condividono la tua visione, meglio si lavora insieme."
Risultati ottenuti usando Redokun per creare un processo di traduzione interno
Dopo aver ricevuto il via libera per implementare il nuovo flusso di lavoro interno, Barbara ha evidenziato diversi vantaggi chiave.
1. Tempo di consegna della traduzione ridotto a 30 minuti
"Il tempo di lavoro non è mai stato così breve. Stiamo traducendo un opuscolo di 8 pagine in mezz'ora. Prima ci volevano circa 2 settimane."
Snellendo il processo di traduzione interno della sua organizzazione con Redokun, Barbara e il suo team sono riusciti a ridurre drasticamente il tempo necessario per completare la traduzione di un documento. Quello che prima richiedeva due settimane ora richiede solo 30 minuti.
2. Qualità della traduzione migliorata
"La quantità di errori che stiamo evitando adesso è enorme. Ora le cose sono molto diverse perché hai un'impaginazione precisa, sai dove posizionare ogni cosa e l'errore umano è molto limitato."
Con processi migliori e feedback visivo in tempo reale, gli errori sono diventati molto meno frequenti. Questo ha aumentato l'affidabilità e la fiducia nei risultati.
3. Esperienza lavorativa migliorata
"Quando le persone si divertono a fare le cose, le fanno meglio e in meno tempo. C'è anche meno frustrazione per tutti. Tutti sanno cosa fare, come farlo e quali sono le tempistiche richieste."
Il flusso di lavoro più chiaro non solo ha semplificato le attività, ma ha anche ridotto le frustrazioni sul lavoro. Questo ha contribuito a creare un ambiente di lavoro più positivo per il team.
Come ha imparato Barbara: quando i compiti sono più chiari e piacevoli, la produttività cresce naturalmente.
Curioso di vedere Redokun in azione? Guarda la nostra demo interattiva e prova direttamente l'app senza alcun impegno:
Fai il prossimo passo per ottimizzare il tuo flusso di lavoro di traduzione interno
Se sei arrivato fin qui, hai letto tutto sul potere trasformativo di un flusso di traduzione interno ben ottimizzato.
Le strategie, le sfumature, i possibili risultati – tutto molto interessante sulla carta.
Ma come si traduce (è proprio il caso di dirlo) questa conoscenza in un cambiamento concreto nel mondo reale?
Ed è qui che entra in gioco il nostro webinar live.
Si tiene tre volte al giorno, così puoi scegliere la sessione live più adatta alle tue esigenze, e:
- scoprire tutti i consigli pratici e le strategie concrete per sviluppare un flusso di lavoro interno efficiente;
- fare tutte le domande che vuoi;
- ricevere consigli personalizzati su come adattare le best practice al tuo contesto specifico.
Con gli strumenti e le conoscenze giuste, efficienza e qualità nella traduzione possono andare di pari passo. Quindi non lasciare passare un altro mese senza ottenere il supporto che meriti.
FAQ
Quali sono i cinque passi per creare buone traduzioni?
I cinque passi per creare buone traduzioni sono: dare tempo sufficiente al tuo team interno o al traduttore, creare un Glossario di traduzione per mantenere la qualità, evitare di coinvolgere diversi linguisti, fornire tutti i dettagli del progetto in anticipo e usare strumenti di Memoria di traduzione per velocizzare il flusso di lavoro di traduzione.
Come si calcola il costo della traduzione?
I servizi di traduzione di solito fanno pagare a parola, con tariffe che vanno da $0,08 a $0,30 per parola.
Come ridurre i costi di traduzione?
Ridurre i costi di traduzione è complicato. Esistono però alcune strategie per incidere sui costi di traduzione:
- ottimizza i contenuti di partenza
- fai tradurre i contenuti dai dipendenti interni e poi ricontrolla le traduzioni
- traduci i contenuti con la traduzione automatica e falli ricontrollare da un dipendente nel mercato di destinazione
- usa le memorie di traduzione per salvare le parole già tradotte, così non devi pagare due volte per le stesse parole
