Aquí va la buena noticia: Tanto si quieres mantener todas tus traducciones dentro de la empresa como si optas por un modelo híbrido, hay una forma de mantener el control mientras ahorras tiempo y costes y conservas la calidad.
Charlamos con Barbara Stivan, una experta en marketing global con 13 años de experiencia, para conocer sus mejores consejos para crear un flujo eficaz de traducción de materiales de marketing a varios idiomas.
Sigue leyendo para descubrir cómo redujo el plazo de entrega de sus traducciones de dos semanas a solo 30 minutos usando Redokun en dos empresas diferentes.
Además, con nuestro paquete de plantillas creado para este fin, podrás poner en marcha tu propio proceso de inmediato. Descárgalo ahora para mejorar tu enfoque multilingüe.
Resumen
- Los mayores problemas al gestionar traducciones a gran escala
- Por qué necesitas establecer un flujo de traducción interno
- Ejemplo de cómo un flujo interno eficiente puede llevarte del caos al control
- Siete pasos para crear un flujo de trabajo de traducción interno eficiente
- Da el siguiente paso para optimizar tu flujo de trabajo de traducción interno
Los mayores problemas al gestionar traducciones a gran escala
“El crecimiento está bien. Pero sabemos que crecer también trae sus dificultades. La gente tiene que entender bien qué debe hacer y cómo hacerlo.”
Imagina esto: tu empresa se está expandiendo al extranjero. ¡Genial!
Pero luego te toca coordinar la traducción de materiales de ventas y de marketing a más de 20 mercados e idiomas diferentes.
Sin un proceso de traducción claro, te pasas horas enviando correos y actualizando hojas de Excel a mano.
Recurres a agencias de traducción, pero los entregables suelen tener errores y ser caros, lo que requiere más tiempo para corregirlos.
Traducir un solo documento lleva semanas.
Y si te sientes abrumado por estos retos, créeme, no eres el único.
Barbara dice:
“En mi experiencia en dos empresas diferentes, noté los mismos patrones de problemas que tiene la gente al crear contenido en muchos idiomas y al abordar distintos mercados.”
Nos cuenta que los mayores problemas a los que se enfrentó fueron:
- Cumplir los plazos. ¿Cómo puedes ajustar la creación de contenido a unos plazos ajustados, sobre todo en los lanzamientos de productos?
- Crear contenido de alta calidad. ¿Cómo puedes asegurarte de que las traducciones conecten bien con la audiencia? ¿Cómo mantienes la precisión y la coherencia en todo el proceso?
- Gestionar los flujos de trabajo. ¿Cuáles son los pasos clave desde que inicias una traducción hasta que la lanzas al mercado?
- Asignar roles claros. ¿Quién se encarga de qué? ¿Y cuándo?
Ahora que ya hemos visto estos retos, vamos a ver cómo un flujo de traducción interno puede ayudarte.
Por qué necesitas establecer un flujo de traducción interno
Primero lo primero: ¿a qué nos referimos exactamente con “flujo de traducción interno”?
Un flujo de traducción interno es el flujo de trabajo sistemático que tu empresa utiliza internamente para gestionar las traducciones. Optimiza todos los pasos, desde asignar la traducción y recibir el entregable hasta la revisión, el control de calidad y la publicación final.
Un flujo eficiente debería fomentar la colaboración entre equipos internos y externos y garantizar que todos estén en sintonía.
Entonces, ¿por qué crear uno?
- Te da más visibilidad y control. Con una supervisión clara, puedes asegurarte de que el contenido mantenga una alta calidad en todos los idiomas.
- Es más rentable. Con el tiempo, traducir dentro de la empresa puede generar ahorros, especialmente a gran escala.
- Reduces el plazo de entrega. Pasas menos tiempo esperando a que las agencias de traducción externas te entreguen un trabajo caro. Mantienes el control de tu presupuesto y tu tiempo.
- Puedes mejorar tu proceso y tus resultados cuando lo necesites. Los bucles de retroalimentación directa permiten hacer iteraciones rápidas y mejorar continuamente.
Con un sistema interno claro, puedes aprovechar de forma óptima todos los recursos disponibles para obtener resultados coherentes y de calidad, sin perder de vista ninguna parte del proceso.
¿Eso significa que no deberías externalizar traducciones nunca?
No. Externalizar a agencias de traducción o freelancers tiene sus ventajas, especialmente cuando trabajas con idiomas menos comunes. Al fin y al cabo, solo el 13% de los traductores profesionales trabajan en plantilla, frente a un abrumador 75% que son autónomos.
Pero la clave es esta: con un flujo de traducción interno claro, incluso los miembros de tu equipo que no son traductores pueden contribuir fácilmente a las traducciones sin restar tiempo a sus otras tareas.
Y dejar que tu equipo interno se encargue de las traducciones trae beneficios invaluables. No es solo porque ya conocen muy bien tu sector y los objetivos de la empresa. Más allá de eso, es porque tienen un interés personal en el éxito del contenido.
Barbara nos cuenta:
"Si el contenido es muy emocional, intento pedir ayuda a los equipos internos en los mercados. Si participan en el proceso de traducir esas herramientas, las van a traducir de otra manera porque creen en la herramienta. Si el contenido es más técnico, digamos que no tocamos puntos psicológicos o emocionales específicos en el contenido, normalmente se lo paso a traductores externos."
Al final, tener un flujo de traducción interno eficiente te permite mantener el control y la supervisión de todo el proceso, ya sea que externalices las traducciones, las manejes internamente o ambas cosas.
Ejemplo de cómo un flujo interno eficiente te ayuda a pasar del caos al control
En definitiva, no solo importa quién traduce, sino también cómo se gestionan las traducciones, cómo se accede a ellas y cómo se integran en las operaciones de tu empresa.
Por ejemplo, supón que quieres asegurar la precisión y la coherencia terminológica en todos tus proyectos de traducción.
Eso significa que necesitarás una forma de dar a tus traductores acceso a tus traducciones anteriores ya aprobadas. Pero ¿cómo puedes hacerlo sin tener que buscar a fondo constantemente en viejos hilos de correo electrónico o carpetas? Hay un límite a las veces que puedes usar Ctrl+F antes de que resulte tedioso.
También resulta difícil para los traductores cambiar constantemente de pestaña para hacer referencias cruzadas entre las traducciones anteriores y el contenido nuevo.
Por eso, las herramientas de gestión de traducciones como Redokun incluyen memorias de traducción (MT) integradas. Puedes pensar en esto como un archivo de todas las traducciones aprobadas previamente para tu empresa.
¿Prefieres ver un video en su lugar? Así es como funcionan las memorias de traducción en Redokun:
A medida que tu equipo, ya sea externo o interno, trabaja en el contenido, la MT sugiere automáticamente traducciones pertinentes de tus trabajos aprobados anteriormente. Esto elimina la necesidad de traducir el mismo contenido más de una vez.
Al implementar herramientas como la memoria de traducción en tu trabajo de localización, puedes establecer un flujo de trabajo interno sólido para optimizar la calidad y el tiempo.
¿Quieres aprovechar traducciones anteriores de proveedores u otra herramienta? Descubre cómo importar tus memorias de traducción en Redokun aquí.
Pero claro, eso es solo una parte. Vamos a ver los pasos para construir un flujo de traducción interno efectivo, desde la creación del contenido hasta su publicación final.
Siete pasos para crear un flujo de trabajo de traducción interno eficiente
1. Identifica los cuellos de botella en tu proceso actual
Barbara lo deja claro:
"Tuve que entender el problema a fondo porque, si no te centras exactamente en el problema, no consigues encontrar una solución."
Empieza por plasmar tu flujo de trabajo actual en un esquema. ¿Dónde se atascan las cosas? ¿Qué partes tardan más? Una lista de comprobación del flujo de trabajo de traducción puede ayudarte a ver cada paso y detectar los problemas.
Con nuestra lista de comprobación, puedes revisar tu proceso paso a paso y ver dónde pueden estar los problemas o los retrasos.
📥 Descarga nuestra lista de comprobación del flujo de trabajo de traducción interno aquí para tener una visión más clara.
2. Encuentra los recursos disponibles para tu equipo de traducción
Una vez que hayas identificado tu flujo de trabajo, puedes empezar a armar tu equipo. Ya sea que contrates nuevo talento o aproveches las habilidades multilingües que ya tienes en la organización, asegúrate de contar con traductores, revisores y gestores de proyectos.
Tener roles claramente definidos es esencial. Cada miembro del equipo debería conocer a fondo sus responsabilidades.
Dependiendo de las necesidades de tu empresa, quizá quieras contratar o asignar personal para los siguientes roles:
- Los traductores se encargan de la conversión inicial del contenido.
- Los revisores garantizan la precisión y la adecuación al contexto comparando las traducciones con el original.
- Los gestores de proyectos supervisan el flujo de trabajo, asegurándose de que se cumplan los plazos y se mantenga la calidad.
- Los responsables lingüísticos se encargan de supervisar y garantizar la calidad y la coherencia de las traducciones para un idioma específico.
¿Necesitas buscar nuevo talento? Consulta tu lista de más de 40 lugares para encontrar traductores aquí.
3. Acelera las tareas repetitivas con automatización
Gestionar las traducciones de forma manual suele generar ineficiencias y errores debido a las tareas repetitivas. Al implementar automatización en tu flujo de trabajo interno, puedes agilizar el proceso para ahorrar tiempo y reducir errores fácilmente evitables.
Según Barbara, la automatización no solo aporta beneficios tangibles; también da tranquilidad al reducir la carga de afrontar una tarea de gran envergadura.
En el mundo del marketing, muchas personas comparten este sentimiento. Un informe de Zapier de 2022 concluyó que casi la mitad (48,8%) de los profesionales del marketing experimentan menos agotamiento en el trabajo gracias a la automatización.
“[Con Redokun], puedes ver la maquetación de los folletos que estás traduciendo en tiempo real en el lado izquierdo, lo cual es muy útil porque sabes en qué estás trabajando. Diría que tanto la carga psicológica de afrontar esta tarea como la cuestión del tiempo se han resuelto por completo.”
Ese es precisamente uno de los aspectos que Barbara valora de Redokun. Cuando subes un archivo, el Web Editor organiza automáticamente los segmentos de texto para la traducción. Además, ofrece vistas previas de las páginas de archivos de InDesign y PowerPoint, asegurando que los traductores tengan todo el contexto que necesitan durante las traducciones.
La automatización en Redokun también ayuda con otras tareas repetitivas, como:
- Preparar los archivos para la traducción. Copiar y pegar de InDesign en hojas de Excel se vuelve tedioso. Una vez que subes un archivo, Redokun extrae automáticamente el texto destinado a la traducción y ofrece vistas previas contextuales.
- Asignar tareas. Gestionar traducciones a menudo implica enviar numerosos correos electrónicos o recorrer hojas de cálculo complejas para encontrar a la persona adecuada para el trabajo. Con Redokun, puedes delegar tareas a traductores de distintos idiomas con solo unos clics.
- Recrear los documentos traducidos en los nuevos idiomas. Una vez que tus traductores hayan terminado de trabajar en un documento, puedes descargarlo con el formato aplicado automáticamente, lo que te ayuda a mantener un diseño uniforme entre las versiones en distintos idiomas sin trabajo adicional.
- Ir detrás de la gente para pedir información actualizada. Un panel centralizado te da una visión total del estado de las traducciones en todos los idiomas, ofreciendo mayor control y visibilidad. Con notificaciones automáticas, Redokun también asegura que los miembros de tu equipo estén al tanto de las tareas pendientes.
📹 Para ver en detalle cómo puedes establecer un flujo de traducción interno eficiente con automatización en Redokun, echa un vistazo a nuestro video de demostración de 15 minutos que puedes ver cuando quieras.
4. Optimiza tus canales de comunicación
En empresas globales, los equipos de traducción suelen estar repartidos por varios países, lo que resalta la importancia de una comunicación clara.
Como dice Barbara:
“Cuando trabajas con un equipo que no está físicamente presente en el entorno de la empresa, tienes que estar realmente muy seguro de que entienden bien los conceptos.”
Si tu empresa usa herramientas como Slack o Microsoft Teams, resulta útil contar con un canal específico para agilizar la comunicación del proyecto en un solo lugar.
Para preguntas y comentarios relacionados con proyectos de traducción específicos, puedes usar las herramientas de traducción colaborativa de Redokun para facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.
Después de asignar una tarea de traducción a un miembro de tu equipo en Redokun, puedes dar instrucciones breves en la parte superior del Web Editor. A su vez, tus traductores pueden añadir comentarios o preguntas en segmentos de traducción específicos.
En cuanto a los puntos clave de comunicación, Barbara dice:
“En primer lugar, comparto con ellos el propósito del proyecto y por qué les resulta tan útil. Así que normalmente me ayudan mucho más, porque están involucrados. Y eso influye mucho en la gestión del tiempo para terminar el proyecto.”
Cuando escribas un brief de traducción para tus traductores, asegúrate de incluir suficiente información para guiar su trabajo. Aquí tienes un formato sugerido para asegurarte de que tengan todos los detalles necesarios para la tarea. ¡Copia, pega y rellénalo con tu información según lo necesites!
Plantilla de brief de traducción
- Propósito del documento: Promocionar nuestras soluciones de software empresarial a clientes potenciales francófonos.
- Tono deseado: Profesional e informativo.
- Público objetivo: Ejecutivos de la alta dirección y responsables de TI en empresas medianas y grandes.
- Fecha límite: A más tardar al cierre de la jornada laboral del 30 de septiembre.
También podrías proporcionar enlaces a los glosarios o guías de estilo que sean relevantes para tus combinaciones de idiomas. Si aún no los tienes preparados, ¡echa un vistazo a nuestras plantillas en la siguiente sección!
5. Establece estándares de calidad con glosarios y guías de estilo
Para asegurar una voz unificada en varios idiomas, incorporar glosarios y guías de estilo marca la diferencia.
Con una guía de estilo, puedes mantener el tono y el enfoque únicos de tu contenido en los distintos mercados locales. Un glosario, por su parte, es una referencia fiable para la terminología específica de tu negocio y tu sector, y garantiza una traducción coherente.
Aquí va un consejo útil: puedes simplificarlo aún más.
La función de glosario de Redokun te permite definir términos clave y sus traducciones correctas. Una vez definidos estos términos, el sistema resalta automáticamente la palabra y recuerda a los traductores su traducción correcta mientras trabajan en el Web Editor.
Esto crea una base sólida para cualquier traductor, ya sea alguien de tu propio equipo o un proveedor externo, asegurando altos estándares de calidad desde el principio.
¿Prefieres ver un video en su lugar? Así es como funcionan los glosarios en Redokun:
Con una guía central y una forma fácil de acceder a ella, todo el contenido que pase por el flujo de traducción será claro y preciso.
📥 ¡Es la hora de las plantillas!
- Plantilla de guía de estilo
- Plantilla de glosario (Consejo: ¡Puedes subir este glosario directamente a Redokun!)
6. Aprovecha la traducción automática para reducir la sobrecarga en tu equipo
Barbara dice:
“La mayoría de las veces, los miembros del equipo a los que pido ayuda hacen otro trabajo. Venden o se encargan de otras tareas. Así que la tarea de traducción es algo más que se suma a la lista de cosas que tienen que hacer.”
Con documentos extensos, el reto no es solo la traducción en sí, sino la idea abrumadora de empezar desde cero, sobre todo si los miembros de tu equipo tienen otras cosas que hacer. El mero volumen puede alargar los plazos de entrega e incluso hacer que te cueste decidirte a iniciar el proceso.
Con los motores de traducción automática integrados en Redokun, como Google Translate y DeepL, puedes pretraducir documentos completos para reducir el volumen de la tarea y hacerla menos intimidante.
Los miembros de tu equipo pueden mantener la concentración y centrarse en pulir el resultado de la traducción automática para adaptarlo al tono de la empresa y a la voz de la marca.
⭐ Obtén más información sobre la traducción automática en Redokun aquí o mira este breve video sobre cómo funcionan las traducciones automáticas en Redokun:
7. Recoge comentarios continuamente y haz ajustes sucesivos
Establecer un flujo de trabajo interno eficiente es un esfuerzo constante. Aquí tienes algunos consejos que puedes aplicar para asegurarte de que siempre vas por buen camino:
- Organiza reuniones de seguimiento mensuales. Reúnete con tu equipo una vez al mes (¡o más!) Comenta los problemas que hayan encontrado y piensa en soluciones junto con el equipo.
- Haz encuestas trimestrales para recoger comentarios. Envía encuestas a quienes consumen el contenido, tanto dentro como fuera de la organización. Esto ayuda a medir la efectividad y claridad de las traducciones. Las preguntas pueden ser simples, como "¿Fue fácil de entender el contenido?" o "¿Hubo alguna parte confusa?"
- Haz una revisión estratégica dos veces al año. Dos veces al año, revisa los comentarios recogidos en una sesión estratégica. Identifica patrones, problemas recurrentes y áreas de mejora. Ajusta el proceso de traducción, las herramientas o las directrices según estas conclusiones.
- Haz ajustes sucesivos y aplícalos. Actúa a partir de los comentarios y las conclusiones. Esto podría significar mejorar tus glosarios, revisar las guías de estilo o incluso introducir nuevas herramientas o tecnologías.
Recuerda: el objetivo final es asegurar que las traducciones sigan siendo eficaces y claras y se mantengan alineadas con los objetivos de la empresa. Las reuniones periódicas, la recogida de comentarios y las medidas concretas de mejora son fundamentales para mantener tu flujo de traducción interno en condiciones óptimas para alcanzar el éxito.
Abordemos la cuestión incómoda: ¿cómo conseguir la aceptación de las partes interesadas?
Conseguir el apoyo de los principales responsables de la toma de decisiones suele ser el paso más difícil al introducir un nuevo proceso o herramienta.
Esto también fue un reto para Barbara, especialmente cuando tuvo que conseguir la aceptación no una, sino dos veces: primero en su antigua empresa (DEASystem) y luego en su nueva empresa (Tokuyama Dental).
Veamos con más detalle su estrategia y los pasos que siguió para defender Redokun ante sus superiores.
- Define el problema claramente. Antes de buscar una solución, se tomó el tiempo de explicar los problemas que había en el proceso de traducción. Entender y comunicar el problema es fundamental para conseguir la aceptación.
- Investiga y entiende la solución. Ella dedicó bastante tiempo a entender la plataforma a fondo, creyendo en sus posibles beneficios antes de presentarla a los demás.
- Apóyate en una visión compartida. Al involucrar a los miembros del equipo desde el principio y fomentar una visión compartida, se aseguró de no ser la única que apoyaba el cambio. Este enfoque colectivo no solo aceleró el proceso de adopción, sino que también llevó a una resolución de problemas más colaborativa.
- Enseña mediante demostraciones. Barbara destacó el valor de una presentación completa para que todos se familiaricen con la herramienta, desde los miembros del equipo hasta las sucursales. Las demostraciones ayudan a aclarar la utilidad del producto y a reducir posibles reticencias a adoptar una nueva herramienta.
“De verdad intenté entender muy a fondo la filosofía en la que se basa el producto, cómo funciona y cómo esto nos ayudaría a ser realmente rápidos en la producción de contenido. Involucré a otros miembros del equipo en el proyecto porque cuantas más personas estén de acuerdo contigo y compartan tu visión, mejor podrás trabajar en equipo.”
Resultados de usar Redokun para crear un proceso de traducción interno
Después de recibir luz verde para implementar el nuevo flujo de trabajo interno, Barbara destacó varios beneficios clave.
1. Reducción del plazo de entrega de las traducciones a 30 minutos
“El tiempo de trabajo es menor que nunca. Estamos traduciendo un folleto de 8 páginas en media hora. Antes, llevaba alrededor de 2 semanas.”
Al optimizar el proceso de traducción interno de su organización con Redokun, Barbara y su equipo lograron reducir drásticamente el tiempo que lleva completar la traducción de un documento. Lo que antes llevaba dos semanas ahora lleva solo 30 minutos.
2. Mejora de la calidad de las traducciones
“La cantidad de errores que estamos evitando ahora es enorme. Ahora las cosas son muy diferentes porque tienes maquetaciones específicas, sabes dónde poner las cosas y el error humano queda muy limitado.”
Con mejores procesos y retroalimentación visual en tiempo real, los errores se volvieron menos frecuentes. Así, los resultados fueron más fiables y aumentó la confianza en ellos.
3. Mejor experiencia laboral
“Cuando la gente se divierte haciendo las cosas, las hace mejor y en menos tiempo. También hay menos frustración para todos. Todos saben qué hay que hacer, cómo hacerlo y qué plazos se piden.”
El flujo de trabajo más claro no solo hizo las tareas más sencillas, sino que también redujo las frustraciones en el trabajo. Esto contribuyó a un ambiente laboral más positivo para el equipo.
Como aprendió Barbara: cuando las tareas son más claras y agradables, la productividad se dispara de forma natural.
¿Tienes curiosidad por ver Redokun en acción? Mira nuestra demo interactiva y prueba la app tú mismo sin ningún compromiso:
Da el siguiente paso para optimizar tu flujo de trabajo de traducción interno
Si has llegado hasta aquí, ya has leído todo sobre el poder transformador de un flujo de trabajo de traducción interno optimizado.
Las estrategias, los matices, los posibles resultados... todo suena genial sobre el papel.
Pero ¿cómo se traduce (sí, el juego de palabras es intencional) este conocimiento en cambios reales y prácticos?
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- conocer consejos prácticos y estrategias que puedas aplicar para desarrollar un flujo de trabajo interno eficiente;
- hacer todas las preguntas que quieras;
- recibir consejos personalizados sobre cómo adaptar las buenas prácticas a tu situación particular.
Con las herramientas y el conocimiento adecuados, la eficiencia y la calidad en la traducción pueden ir de la mano. Así que no dejes que pase otro mes sin recibir el apoyo que te mereces.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los cinco pasos para crear buenas traducciones?
Los cinco pasos para crear buenas traducciones son dar tiempo suficiente a tu equipo interno o a tu traductor, crear un glosario de traducción para mantener la calidad, no invitar a varios lingüistas, proporcionar de antemano todos los detalles del proyecto y usar herramientas de memoria de traducción que te ayuden a agilizar el flujo de trabajo de traducción.
¿Cómo se calcula el coste de traducción?
Los servicios de traducción normalmente cobran por palabra, con tarifas que van desde $0,08 hasta $0,30 por palabra.
¿Cómo reducir los costes de traducción?
Reducir los costes de traducción es complicado. Sin embargo, hay algunas estrategias para influir en tus costes de traducción:
- optimiza tu contenido original
- traduce el contenido con empleados de la empresa y después revisa cuidadosamente las traducciones
- traduce el contenido con traducción automática y haz que lo revise cuidadosamente un empleado que esté en el mercado al que va dirigido
- usa memorias de traducción para guardar palabras ya traducidas, así no tienes que pagar dos veces por las mismas palabras
