Kleine interne Teams stehen ständig unter Zeitdruck.
Neulich habe ich mich mit Allen Venables, dem Studioleiter bei EC English Language Centres (EC), darüber unterhalten, wie die Marketingmaterialien der Schule produziert werden.
Gegründet 1991 mit der ersten Schule auf Malta, ist EC eine der größten internationalen Sprachschulen der Welt, mit Standorten unter anderem in den USA, Großbritannien, Irland, Kanada, Malta und Südafrika.
Die Schule bietet Kurse für Lernende an, die Englisch lernen möchten, um ihre akademische Ausbildung zu erweitern, in ihrer Karriere voranzukommen oder einfach nur bessere Sprachkenntnisse zu erlangen.
Mit über 1000 Mitarbeitenden wird EC regelmäßig für seine Programme und Dienstleistungen ausgezeichnet und begrüßt jedes Jahr über 45.000 Lernende aus mehr als 140 Ländern. Wenn du Englisch lernen (oder deine Kenntnisse verbessern) willst, hast du wahrscheinlich schon von EC gehört.
Über das Marketingteam von EC
Das Marketingteam von EC besteht aus fünf Bereichen: Studio/Design, Content, Digital Marketing, B2B Marketing und B2C Marketing.
Unser Team sitzt im Hauptbüro von EC auf Malta. Zum Studio/Design-Team gehören zwei Designer, ein Videograf/Fotograf und ich selbst. Das restliche Marketingteam besteht aus weiteren 14 Mitgliedern, darunter Content Creators, Google- und AdWords-Spezialisten, Web-Content-Editoren und Social-Media-Experten.
Gemeinsam sind wir dafür verantwortlich, die Marketingmaterialien für alle EC-Schulen weltweit zu erstellen (acht in den USA, sieben in Großbritannien, vier in Kanada, zwei auf Malta, zwei in Irland und eine in Südafrika). Dazu gehören Websites, E-Mail-Kampagnen, Social-Media-Kanäle, Printmaterial, Fotografie, Videoproduktion und Optimierung.
Außerdem betreuen wir das Marketing für die Geschäftsbereiche von EC, die Pathway-Programme für den Hochschulzugang in den USA sowie maßgeschneiderte Programme für Unternehmen und Regierungen anbieten. Wir greifen weltweit auf Freelancer und externe Dienstleister zurück, wenn es nötig ist.
Allen hat viel Erfahrung in der Designbranche, da er für Design- und Verlagsagenturen gearbeitet hat.
Er kennt die Herausforderungen beim Managen und Optimieren von Workflows für interne und remote arbeitende Designteams ganz genau.
Arbeiten in einem Team mit vielen Aufgaben
Allen kam 2016 zu EC und merkte schnell, dass das Studio-Team die richtigen Tools in seinen Workflow integrieren musste.
Als ich ins Unternehmen kam, fiel mir als Erstes auf, dass alles im Designstudio manuell gemacht wurde.
Broschüren wurden an Übersetzer geschickt und kamen im Word-Format zurück. Die Designer mussten dann alles manuell machen, was bedeutete, Text von einem Programm ins andere zu kopieren und einzufügen, und das neue Dokument dann wieder zum Korrekturlesen rauszuschicken.
Sobald das Dokument zurückkam, mussten neue Änderungen wieder manuell gemacht werden, was eine weitere Runde Kopieren und Einfügen bedeutete.
Mit einem so kleinen Team, das so viele interne Kunden betreut, ist es extrem wichtig, wie wir unsere Zeit nutzen.
Aus Erfahrung wusste ich, dass Automatisierung eine effizientere und stressfreiere Methode ist, Aufgaben zu erledigen und dem Unternehmen viel Zeit und Geld zu sparen. Ich wusste auch, dass die Automatisierung dieses Prozesses den Designern mehr Zeit fürs Kreative geben würde – was sie eigentlich tun sollten – anstatt ständig zu kopieren und einzufügen.
Automatisierung wurde zu einer unserer obersten Prioritäten, damit wir Zeit und Geld sparen, Frust vermeiden und einen besseren Workflow für das Team schaffen konnten.
Die richtigen Tools auswählen
Allen kannte InCopy bereits und dachte, es könnte das richtige Tool für sein Team sein.
Anfangs dachten wir, der InCopy-Workflow wäre eine gute Lösung für das Team, aber sie fanden das Programm schwierig. Sie haben mehr Zeit damit verbracht, es richtig zum Laufen zu bringen, als alles manuell zu machen. Uns war klar, dass wir eine andere Lösung finden mussten.
Unser Team ist klein, und da EC weiter wuchs, wussten wir, dass unsere Arbeitsbelastung steigen würde. Mit unserem alten manuellen System hätte es nur einen Weg gegeben, mit einer höheren Arbeitsbelastung klarzukommen: mehr Leute einzustellen. Das kam nicht infrage, also haben wir nach Alternativen gesucht.
Da habe ich Redokun entdeckt, und ich kann nur sagen: wow! Es war super einfach einzurichten und zu benutzen und hat uns so viel Zeit und Geld gespart. Jeder Cent der Investition hat sich gelohnt.
Unsere Designer haben jetzt mehr Zeit, um an kreativen Projekten zu arbeiten, statt mit stumpfsinnigem Kopieren und Einfügen zwischen Dateien beschäftigt zu sein.
Die Umsetzung
Hatte dein Team die gleichen Schwierigkeiten wie mit InCopy?
Die Umsetzung hätte nicht einfacher sein können. Die einfachen Schritte waren auf der Redokun-Website erklärt und super leicht nachzuvollziehen. Wir waren in wenigen Minuten startklar!
Die Vorteile
Was sind deiner Meinung nach die Vorteile bei der Nutzung von Redokun?
Die Vorteile sind leicht zu erkennen: weniger Zeit für manuelle Aufgaben, also mehr Zeit für kreative Projekte, was wiederum Kosteneinsparungen für das Unternehmen bringt. Da wir jetzt mehr Zeit für Designarbeit haben, müssen wir nicht mehr so oft auf Freelancer oder Dritte zurückgreifen.
Diese zusätzliche Zeit zum Erstellen und Gestalten bedeutet auch, dass unsere Teammitglieder ihre Fähigkeiten weiterentwickeln können, die Arbeit machen, die sie lieben, und als Kreative wachsen.
Außerdem speichert die Redokun-Plattform all unsere Übersetzungen, sodass wir, falls wir ein Projekt später oder sogar im nächsten Jahr erneut übersetzen müssen, bereits die Basisbibliothek haben, auf die Übersetzer zurückgreifen können.
Mit unserem alten System mussten Übersetzungen manchmal komplett neu gemacht werden, was zusätzliche Kosten für das Unternehmen verursachte – ganz zu schweigen von der zusätzlichen Zeit, die für eine Übersetzung von Grund auf nötig war. Das führte manchmal zu Produktionsverzögerungen.
Die Möglichkeit, unsere Übersetzungen zu verwalten, spart uns letztlich Zeit und Geld.
Fang an, die richtigen Tools für deine mehrsprachigen Projekte zu nutzen. Teste Redokun kostenlos für 14 Tage.
