I piccoli team interni sono sempre a corto di tempo.
Di recente ho fatto una chiacchierata con Allen Venables, responsabile dello studio grafico presso EC English Language Centres (EC), su come vengono prodotti i materiali di marketing della scuola.
Fondata nel 1991 con la sua prima scuola a Malta, EC è una delle più grandi scuole internazionali di lingue al mondo, con sedi in destinazioni come USA, UK, Irlanda, Canada, Malta e Sudafrica.
La scuola offre corsi per studenti che vogliono imparare l'inglese per proseguire gli studi, avanzare nella carriera o semplicemente migliorare la conoscenza della lingua.
Con uno staff di oltre 1000 persone, EC viene costantemente premiata per i suoi programmi e servizi e accoglie ogni anno più di 45.000 studenti da oltre 140 paesi. Se vuoi imparare l'inglese (o perfezionare le tue conoscenze), probabilmente hai già sentito parlare di EC.
Il team marketing di EC
Il team marketing di EC è composto da cinque unità: studio/design, contenuti, digital marketing, marketing B2B e marketing B2C.
Il nostro team si trova nella sede centrale di EC a Malta. Il team studio/design comprende due designer, un videomaker/fotografo e me stesso. Il resto del team marketing è composto da altri 14 membri, tra cui content creator, specialisti Google e AdWords, editor di contenuti web ed esperti di social media.
Insieme siamo responsabili della produzione dei materiali di marketing per tutte le scuole EC nel mondo (otto negli USA, sette nel Regno Unito, quattro in Canada, due a Malta, due in Irlanda e una in Sudafrica). Questo comprende siti web, campagne email, canali social, materiale stampato, fotografia, produzione video e ottimizzazione.
Gestiamo anche le esigenze di marketing delle divisioni EC che si occupano di programmi di accesso all'istruzione superiore negli USA e programmi su misura per aziende e governi. Usiamo freelance e terze parti in tutto il mondo quando necessario.
Allen ha una grande esperienza nel settore del design, avendo lavorato per agenzie di design ed editoriali.
Conosce bene le problematiche legate alla gestione e all'ottimizzazione dei flussi di lavoro per team di design interni e remoti.
Lavorare in un team con tanti compiti
Allen è entrato in EC nel 2016 e si è presto reso conto che il team studio doveva introdurre gli strumenti giusti nel proprio flusso di lavoro.
Quando sono entrato in azienda, una delle prime cose che ho notato è stata che tutto nello studio di design veniva fatto a mano.
Le brochure venivano inviate ai traduttori e restituite in formato Word. I designer poi dovevano fare tutto a mano, cioè copiare e incollare il testo da un programma all'altro, e poi rimandare il nuovo documento per la revisione.
Quando il documento tornava, le nuove modifiche andavano fatte di nuovo a mano: un altro giro di copia e incolla.
Con un team molto piccolo che serve così tanti clienti interni, il modo in cui usiamo il nostro tempo è fondamentale.
Sapevo per esperienza che l'automazione era un modo più efficiente e meno stressante per gestire i compiti e far risparmiare molto tempo e denaro all'azienda. Sapevo anche che automatizzare questo processo avrebbe permesso ai designer di dedicare più tempo alla creatività – che è quello che dovrebbero fare – invece di copiare e incollare.
L'automazione è diventata una delle nostre massime priorità così da poter risparmiare tempo e denaro, eliminare la frustrazione e creare un flusso di lavoro migliore per il team.
Scegliere gli strumenti giusti
Allen conosceva già InCopy, quindi pensava potesse essere lo strumento giusto per il suo team.
All'inizio pensavamo che il flusso di lavoro InCopy potesse essere una buona soluzione per il team, ma hanno trovato il programma difficile da usare. Hanno passato più tempo a cercare di farlo funzionare correttamente che a fare tutto a mano. Sapevamo che dovevamo trovare un'altra soluzione.
Il nostro team è piccolo e, man mano che EC continuava a crescere, sapevamo che il nostro carico di lavoro sarebbe aumentato. Con il nostro vecchio sistema manuale, l'unico modo per gestire un carico di lavoro maggiore sarebbe stato assumere più persone. Questa non era un'opzione, quindi abbiamo cercato soluzioni alternative.
È stato allora che ho scoperto Redokun, e posso solo dire: wow! È stato facilissimo da configurare e usare, e ci ha fatto risparmiare un sacco di tempo e denaro. Ne è valsa la pena fino all'ultimo centesimo.
Ora i nostri designer hanno più tempo per lavorare su progetti creativi invece di essere bloccati dal compito noioso di copiare e incollare tra i file.
L'implementazione
Il tuo team ha trovato le stesse difficoltà che aveva con InCopy?
L'implementazione non poteva essere più semplice. Sul sito di Redokun c'erano dei semplici passaggi, facili da seguire. In pochi minuti eravamo già operativi!
I vantaggi
Secondo te, quali sono i vantaggi di usare Redokun?
I vantaggi sono facili da individuare: meno tempo speso in attività manuali, il che significa più tempo per lavorare su progetti creativi, che si traduce in risparmio sui costi per l'azienda. Ora che abbiamo più tempo per dedicarci al design, non dobbiamo più ricorrere così spesso a freelance o terze parti.
Quel tempo extra per creare e progettare significa anche che i membri del nostro team possono sviluppare ancora di più le loro competenze, fare il lavoro che amano e crescere come creatori.
Inoltre, la piattaforma Redokun conserva tutte le nostre traduzioni, quindi se dobbiamo ritradurre un progetto in futuro o anche l'anno prossimo, abbiamo già la libreria di base pronta a cui i traduttori possono fare riferimento.
Con il nostro vecchio sistema, a volte le traduzioni dovevano essere rifatte da zero, creando un costo aggiuntivo per l'azienda – senza contare il tempo extra necessario per tradurre tutto dall'inizio. Questo a volte causava ritardi nella produzione.
La possibilità di mantenere le nostre traduzioni alla fine ci fa risparmiare sia tempo che denaro.
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