Ho recentemente avuto una conversazione con Allen Venables, Head of Studio presso EC English Language Centres (EC), su come vengono prodotti i materiali di marketing della scuola.
Fondata nel 1991 con la sua prima scuola a Malta, EC è una delle più grandi scuole di lingue internazionali al mondo, con scuole situate in destinazioni come Stati Uniti, Regno Unito, Irlanda, Canada, Malta e Sud Africa.
La scuola offre corsi per studenti che vogliono imparare l'inglese per proseguire la loro formazione accademica, avanzare nella loro carriera o semplicemente migliorare la loro conoscenza della lingua.
Con uno staff di oltre 1000 persone, EC viene costantemente premiata per i suoi programmi e servizi e accoglie ogni anno oltre 45.000 studenti provenienti da più di 140 paesi. Se vuoi imparare l'inglese (o affinare la tua conoscenza), è probabile che tu abbia già sentito parlare di EC.
Il team marketing di EC
Il team marketing di EC è composto da cinque unità: studio/design, contenuti, marketing digitale, marketing B2B e marketing B2C.
Il nostro team si trova presso la sede centrale di EC a Malta. Il team studio/design include due designer, un videomaker/fotografo e me stesso. Il resto del team marketing è composto da altri 14 membri, tra cui creatori di contenuti, specialisti di Google e AdWords, editor di contenuti web ed esperti di social media.
Insieme siamo responsabili della produzione di materiali di marketing per tutte le scuole di EC nel mondo (otto negli Stati Uniti, sette nel Regno Unito, quattro in Canada, due a Malta, due in Irlanda e una in Sud Africa). Questo include siti web, campagne email, canali social media, materiali stampati, fotografia, produzione video e ottimizzazione.
Gestiamo anche le esigenze di marketing per le subdivisioni di EC che si occupano di programmi di percorso verso l’istruzione superiore negli Stati Uniti e programmi su misura per entità aziendali e governi. Utilizziamo freelance e terze parti in tutto il mondo secondo necessità.
Allen ha una vasta esperienza nel settore del design, avendo lavorato per agenzie di design e pubblicazione.
È molto consapevole delle problematiche coinvolte nella gestione e ottimizzazione dei flussi di lavoro per team di design interni e remoti.
Lavorare in un team con molteplici compiti
Allen è entrato a far parte di EC nel 2016 e ha presto capito che il team studio doveva introdurre gli strumenti giusti nel proprio flusso di lavoro.
Quando sono entrato in azienda, una delle prime cose che ho notato è stata che tutto nello studio di design era fatto manualmente.
Le brochure venivano inviate ai traduttori e restituite in formato Word. I designer poi dovevano fare tutto manualmente, il che significava copiare e incollare il testo da un programma all'altro, per poi inviare il nuovo documento per la revisione.
Una volta che quel documento tornava indietro, eventuali nuove modifiche dovevano essere fatte di nuovo manualmente, il che comportava un altro giro di copia e incolla.
Con un team molto ridotto che serviva un così grande numero di clienti interni, il modo in cui utilizziamo il nostro tempo è estremamente importante.
Sapevo per esperienza che l'automazione era un modo più efficiente e meno stressante per gestire i compiti e risparmiare molto tempo e denaro per l'azienda. Sapevo anche che automatizzare questo processo avrebbe permesso ai designer di dedicare più tempo alla creazione – cosa che dovrebbero fare – piuttosto che al copia e incolla.
L'automazione è diventata una delle nostre principali priorità, in modo da poter risparmiare tempo e denaro, eliminare la frustrazione e creare un flusso di lavoro migliore per il team.
Scegliere gli strumenti giusti
Allen conosceva già InCopy, quindi pensava che potesse essere lo strumento giusto per il suo team.
Inizialmente pensavamo che il flusso di lavoro di InCopy fosse una buona soluzione per il team, ma hanno trovato il programma difficile da usare. Hanno trascorso più tempo cercando di farlo funzionare correttamente che non a fare tutto manualmente. Sapevamo che dovevamo trovare un’altra soluzione.”
Il nostro team è piccolo e, con la crescita continua di EC, sapevamo che il nostro carico di lavoro sarebbe aumentato. Con il nostro vecchio sistema manuale, l’unico modo per far fronte a un carico di lavoro aumentato sarebbe stato assumere più persone. Questa non era un’opzione, quindi abbiamo cercato risposte alternative.
È allora che ho scoperto Redokun e tutto quello che posso dire è wow! È stato facile da configurare e usare, e ci ha fatto risparmiare così tanto tempo e denaro. Ne è valsa davvero ogni centesimo dell’investimento.
Ora i nostri designer hanno più tempo per lavorare su progetti creativi piuttosto che essere impegnati con il compito noioso di copiare e incollare tra file.
L’implementazione
l tuo team ha incontrato le stesse difficoltà che aveva con InCopy?
L’implementazione non potrebbe essere stata più semplice. I passaggi erano chiaramente descritti sul sito web di Redokun e facili da seguire. Siamo stati operativi in pochi minuti!
I vantaggi
Quali sono i vantaggi dell'uso di Redokun?
I vantaggi sono facili da identificare: meno tempo speso in compiti manuali, il che significa più tempo per lavorare su progetti creativi, con conseguente risparmio di costi per l'azienda. Poiché ora abbiamo più tempo per fare lavoro di design, non dobbiamo utilizzare così tanto freelance o terze parti.
Quel tempo aggiuntivo per creare e progettare significa anche che i membri del nostro team possono sviluppare ulteriormente le loro competenze, fare il lavoro che amano e crescere come creatori.
Inoltre, la piattaforma Redokun mantiene tutte le nostre traduzioni, quindi se abbiamo bisogno di ritraslare un progetto in seguito o anche l'anno prossimo, abbiamo già la base di dati su cui i traduttori possono fare riferimento.
Con il nostro vecchio sistema, le traduzioni a volte dovevano essere completamente rifatte, creando un costo aggiuntivo per l'azienda – senza contare il tempo aggiuntivo necessario per tradurre da zero. Questo talvolta portava a ritardi nella produzione.
La possibilità di mantenere le nostre traduzioni ci fa risparmiare tempo e denaro.
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