Los pequeños equipos internos siempre andan justos de tiempo.
Hace poco hablé con Allen Venables, jefe de estudio en EC English Language Centres (EC), sobre cómo se producen los materiales de marketing de la escuela.
Fundada en 1991 con su primera escuela en Malta, EC es una de las escuelas de idiomas internacionales más grandes del mundo, con sedes en destinos como EE. UU., Reino Unido, Irlanda, Canadá, Malta y Sudáfrica.
La escuela ofrece cursos para estudiantes que quieren aprender inglés para ampliar su formación académica, progresar en su carrera o simplemente mejorar su conocimiento del idioma.
Con una plantilla de 1000 personas o más, EC recibe premios constantemente por sus programas y servicios y cada año da la bienvenida a más de 45 000 estudiantes de más de 140 países. Si quieres aprender inglés (o perfeccionar tus conocimientos), probablemente ya hayas oído hablar de EC.
Sobre el equipo de marketing de EC
El equipo de marketing de EC está formado por cinco unidades: estudio/diseño, contenido, marketing digital, marketing B2B y marketing B2C.
Nuestro equipo está en la oficina central de EC en Malta. El equipo de estudio/diseño incluye a dos diseñadores, un videógrafo/fotógrafo y a mí. El resto del equipo de marketing está formado por otros 14 miembros, incluyendo creadores de contenido, especialistas en Google y AdWords, editores de contenido web y expertos en redes sociales.
Juntos somos responsables de producir material de marketing para todas las escuelas de EC en el mundo (ocho en EE. UU., siete en Reino Unido, cuatro en Canadá, dos en Malta, dos en Irlanda y una en Sudáfrica). Esto incluye sitios web, campañas de correo electrónico, canales de redes sociales, material impreso, fotografía, producción de video y optimización.
También gestionamos las necesidades de marketing de las subdivisiones de EC que se encargan de programas de acceso a la educación superior en EE. UU. y de programas a medida para empresas y gobiernos. Recurrimos a freelancers y a terceros en todo el mundo cuando es necesario.
Allen tiene mucha experiencia en la industria del diseño, ya que ha trabajado en agencias de diseño y editoriales.
Es muy consciente de los problemas que implica gestionar y optimizar los flujos de trabajo para equipos de diseño internos y remotos.
Trabajar en un equipo con muchas tareas
Allen se unió a EC en 2016 y pronto se dio cuenta de que el equipo de estudio necesitaba introducir las herramientas adecuadas en su flujo de trabajo.
Cuando entré a la empresa, una de las primeras cosas que noté fue que en el estudio de diseño todo se hacía manualmente.
Los folletos se enviaban a los traductores y volvían en formato Word. Luego los diseñadores tenían que hacerlo todo manualmente, lo que significaba cortar y pegar texto de un programa a otro, y después volver a enviar el nuevo documento para su revisión.
Cuando ese documento regresaba, cualquier nuevo cambio tenía que hacerse de nuevo manualmente, lo que significaba otra ronda de cortar y pegar.
Con un equipo muy pequeño que atiende a tantos clientes internos, la forma en que usamos nuestro tiempo es súper importante.
Por experiencia sabía que la automatización era una forma más eficiente y menos estresante de manejar tareas y ahorrar mucho tiempo y dinero a la empresa. También sabía que automatizar este proceso permitiría a los diseñadores dedicar más tiempo a crear – que es lo que deberían estar haciendo – en vez de cortar y pegar.
La automatización se convirtió en una de nuestras principales prioridades para poder ahorrar tiempo y dinero, eliminar la frustración y crear un mejor flujo de trabajo para el equipo.
Elegir las herramientas adecuadas
Allen ya conocía InCopy, así que pensó que podría ser la herramienta adecuada para su equipo.
Al principio pensamos que el flujo de trabajo de InCopy sería una buena solución para el equipo, pero el programa les pareció complicado. Pasaban más tiempo intentando que funcionara bien que haciendo todo manualmente. Sabíamos que teníamos que encontrar otra solución.
Nuestro equipo es pequeño y, a medida que EC seguía creciendo, sabíamos que nuestra carga de trabajo iba a aumentar. Con nuestro antiguo sistema manual, solo habríamos podido hacer frente a una mayor carga de trabajo contratando a más personas. Eso no era una opción, así que buscamos alternativas.
Ahí fue cuando descubrí Redokun y solo puedo decir: ¡guau! Fue facilísimo de configurar y usar, y nos ha ahorrado muchísimo tiempo y dinero. Ha valido cada centavo invertido.
Ahora nuestros diseñadores tienen más tiempo para trabajar en proyectos creativos, en lugar de verse atrapados en la tediosa tarea de copiar y pegar entre archivos.
La implementación
¿Tu equipo se encontró con el mismo tipo de dificultades que con InCopy?
La implementación no podría haber sido más fácil. Los pasos sencillos estaban explicados en la web de Redokun y eran fáciles de seguir. ¡En cuestión de minutos ya estábamos en marcha!
Las ventajas
¿Cuáles dirías que son las ventajas de usar Redokun?
Las ventajas son fáciles de identificar: menos tiempo dedicado a tareas manuales, lo que deja más tiempo para trabajar en proyectos creativos y se traduce en ahorro de costos para la empresa. Como ahora tenemos más tiempo para diseñar, ya no tenemos que recurrir tanto a freelancers o terceros.
Ese tiempo extra para crear y diseñar también significa que los miembros de nuestro equipo pueden desarrollar aún más sus habilidades, hacer el trabajo que les encanta y crecer como creadores.
Además, la plataforma de Redokun guarda todas nuestras traducciones, así que si necesitamos retraducir un proyecto más adelante o incluso el próximo año, ya tenemos la biblioteca base lista para que los traductores la consulten.
Con nuestro sistema anterior, a veces había que rehacer las traducciones por completo, lo que generaba un costo adicional para la empresa, sin mencionar el tiempo extra necesario para traducir desde cero. Esto a veces provocaba retrasos en la producción.
Poder mantener nuestras traducciones, en definitiva, nos ahorra tanto tiempo como dinero.
Empieza a usar las herramientas adecuadas para tus proyectos multilingües. Prueba Redokun gratis por 14 días.
