Les petites équipes internes sont constamment pressées par le temps.
J'ai récemment échangé avec Allen Venables, Head of Studio chez EC English Language Centres (EC), à propos de la manière dont les supports marketing de l'école sont produits.
Fondée en 1991 avec une première école à Malte, EC est aujourd'hui l'un des plus grands réseaux d'écoles de langues, avec des écoles implantées aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Irlande, au Canada, à Malte et en Afrique du Sud.
L'école propose des cours aux étudiants qui souhaitent apprendre l'anglais pour approfondir leurs études universitaires, progresser dans leur carrière ou qui souhaitent simplement mieux connaître la langue.
Avec un personnel de plus de 1 000 personnes, l'EC est régulièrement récompensée pour ses programmes et ses services et accueille chaque année plus de 45 000 étudiants de plus de 140 pays. Si vous souhaitez apprendre l'anglais (ou perfectionner vos connaissances), vous avez probablement déjà entendu parler d'EC.
À propos de l'équipe marketing d'EC
L'équipe marketing d'EC comprend cinq unités : studio/conception, contenu, marketing numérique, marketing B2B et marketing B2C.
« Notre équipe est basée au siège social d'EC à Malte. L'équipe studio/design comprend deux designers, un vidéaste/photographe et moi-même. Le reste de l'équipe marketing se compose de 14 autres membres, parmi lesquels des créateurs de contenu, des spécialistes Google et AdWords, des rédacteurs de contenu web et des experts en réseaux sociaux.
Ensemble, nous sommes responsables de la production de supports marketing pour toutes les écoles d'EC à travers le monde (huit aux États-Unis, sept au Royaume-Uni, quatre au Canada, deux à Malte, deux en Irlande et une en Afrique du Sud). Cela comprend les sites web, les campagnes par e-mail, les réseaux sociaux, le print, la photographie, la production vidéo et l'optimisation.
Nous gérons également les besoins marketing des subdivisions d'EC qui gèrent les programmes d'accès à l'enseignement supérieur aux États-Unis, ainsi que des programmes sur mesure pour les entreprises et les gouvernements. Nous faisons appel à des freelances et à des prestataires dans le monde entier, en fonction des besoins. »
Allen possède une vaste expérience dans le secteur du design, ayant précédemment travaillé pour des agences de design et d'édition.
Il est particulièrement conscient des problèmes liés à la gestion et à l’optimisation des workflows pour les équipes de conception en interne et les prestataires à distance.
Travailler en équipe avec de nombreuses tâches
Allen a rejoint EC en 2016 et s'est rapidement rendu compte que l'équipe du studio avait besoin d'introduire les bons outils dans son flux de travail.
« Lorsque j'ai rejoint l'entreprise, l'une des premières choses que j'ai remarquées, c'est que tout était fait manuellement dans le studio de design.
Des brochures étaient envoyées aux traducteurs et renvoyées au format Word. Les designers devaient alors tout faire manuellement, ce qui impliquait de copier et de coller du texte d'un programme à un autre, puis de renvoyer le nouveau document pour relecture.
Une fois le document revenu, toutes les nouvelles modifications devaient être à nouveau reportées manuellement, ce qui impliquait une nouvelle série de copier-coller.
Avec une très petite équipe au service d’un grand nombre de clients gérés en interne, la façon dont nous utilisons notre temps est extrêmement importante.
Je savais d'expérience que l’automatisation était un moyen plus efficace et moins stressant de gérer les tâches et de faire gagner beaucoup de temps et d’argent à l’entreprise. Je savais également qu’automatiser ce processus permettrait aux designers de consacrer plus de temps à la création – leur cœur de métier – plutôt qu’au copier-coller.
L'automatisation est devenue l'une de nos priorités majeures afin de gagner du temps et de l'argent, d'éliminer la frustration et de créer un meilleur workflow pour l'équipe.
Choisir les bons outils
Allen connaissait déjà InCopy, il a donc pensé qu'il pourrait être l’outil idéal pour son équipe.
Au début, nous pensions que le workflow InCopy serait une bonne solution pour l’équipe, mais ils ont trouvé le programme difficile. Essayer de le faire fonctionner correctement leur a demandé plus de temps que de tout réaliser manuellement. Nous savions que nous devions trouver une autre solution.
« Notre équipe est petite et, EC continuant de se développer, nous savions que notre charge de travail allait augmenter. Avec notre ancien système manuel, la seule façon de faire face à une charge de travail accrue aurait été d’employer plus de personnes. Cette solution n'étant pas envisageable, nous avons cherché d'autres alternatives.
C'est à ce moment-là que j'ai découvert Redokun et tout ce que je peux dire c'est wow ! Son installation et son utilisation ont été très simples et nous ont fait gagner beaucoup de temps et d’argent. Cela vaut chaque centime investi.
Nos designers ont désormais plus de temps pour travailler sur des projets créatifs plutôt que d'être accaparés par la tâche fastidieuse de faire du copier-coller entre différents fichiers.
La mise en œuvre
Votre équipe a-t-elle rencontré le même type de difficultés qu’avec InCopy ?
« La mise en œuvre n’aurait pas pu être plus simple. Les étapes à suivre étaient décrites sur le site web de Redokun et étaient faciles à suivre. Nous étions opérationnels en seulement quelques minutes ! »
Les avantages
Quels sont, selon vous, les avantages d’utiliser Redokun ?
« Les avantages sont faciles à identifier : moins de temps consacré aux tâches manuelles, ce qui signifie plus de temps pour travailler sur des projets créatifs, ce qui se traduit par des économies de coûts pour l’entreprise. Comme nous disposons désormais de plus de temps pour réaliser des travaux de design, nous n'avons plus besoin de faire appel à des freelances ou à des prestataires.
Ce temps supplémentaire consacré à la création et à la conception signifie également que les membres de notre équipe peuvent développer davantage leurs compétences, faire le travail qu’ils aiment et évoluer en tant que créateurs.
De plus, la plateforme Redokun conserve toutes nos traductions, donc si nous devons retraduire un projet plus tard ou même l'année prochaine, nous disposons déjà de la bibliothèque de base à laquelle les traducteurs peuvent se référer.
Avec notre ancien système, les traductions devaient parfois être entièrement refaites, ce qui générait un coût supplémentaire pour l’entreprise – sans compter le temps supplémentaire nécessaire pour tout retraduire depuis le début. Cela a parfois entraîné des retards de production.
La possibilité de conserver nos traductions nous permet en fin de compte d’économiser du temps et de l’argent. »
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