Les petites équipes internes sont constamment pressées par le temps.
J'ai récemment discuté avec Allen Venables, responsable du studio chez EC English Language Centres (EC), de la manière dont l'école produit ses supports marketing.
Fondée en 1991 avec sa première école à Malte, EC est aujourd'hui l'un des plus grands réseaux internationaux d'écoles de langues au monde, avec des écoles implantées notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Irlande, au Canada, à Malte et en Afrique du Sud.
L'école propose des cours aux étudiants qui souhaitent apprendre l'anglais pour approfondir leurs études universitaires, progresser dans leur carrière, ou tout simplement mieux connaître la langue.
Avec plus de 1 000 collaborateurs, EC est régulièrement récompensée pour ses programmes et ses services, et accueille chaque année plus de 45 000 étudiants venus de plus de 140 pays. Si tu veux apprendre l'anglais (ou perfectionner tes connaissances), tu as probablement déjà entendu parler d'EC.
À propos de l'équipe marketing d'EC
L'équipe marketing d'EC comprend cinq unités : studio/conception, contenu, marketing numérique, marketing B2B et marketing B2C.
Notre équipe est basée au siège d'EC à Malte. L'équipe studio/design comprend deux designers, un vidéaste/photographe et moi-même. Le reste de l'équipe marketing se compose de 14 autres membres, parmi lesquels des créateurs de contenu, des spécialistes Google et AdWords, des rédacteurs de contenu web et des experts en réseaux sociaux.
Ensemble, nous sommes responsables de la production de supports marketing pour toutes les écoles d'EC à travers le monde (huit aux États-Unis, sept au Royaume-Uni, quatre au Canada, deux à Malte, deux en Irlande et une en Afrique du Sud). Cela comprend les sites web, les campagnes par e-mail, les réseaux sociaux, le print, la photographie, la production vidéo et l'optimisation.
Nous gérons également les besoins marketing des subdivisions d'EC qui pilotent les programmes d'accès à l'enseignement supérieur aux États-Unis, ainsi que les programmes sur mesure pour les entreprises et les gouvernements. On fait appel à des freelances et des prestataires partout dans le monde quand on en a besoin.
Allen a une solide expérience dans le secteur du design : il a notamment travaillé pour des agences de design et d'édition.
Il connaît parfaitement les enjeux liés à la gestion et à l'optimisation des workflows, aussi bien pour les équipes de design internes que pour celles à distance.
Travailler en équipe avec de nombreuses tâches
Allen a rejoint EC en 2016 et s'est rapidement rendu compte que l'équipe du studio avait besoin d'introduire les bons outils dans son workflow.
Quand j'ai rejoint l'entreprise, une des premières choses que j'ai remarquées, c'est que tout dans le studio de design se faisait à la main.
Les brochures étaient envoyées aux traducteurs, qui les renvoyaient au format Word. Les designers devaient alors tout faire à la main, ce qui voulait dire copier-coller du texte d'un programme à l'autre, puis renvoyer le nouveau document pour relecture.
Quand ce document revenait, toutes les nouvelles modifications devaient encore être faites à la main, et c'était reparti pour un tour de copier-coller.
Avec une très petite équipe au service d'un si grand nombre de clients internes, la gestion de notre temps est cruciale.
Je savais d'expérience que l'automatisation permettait de gérer les tâches plus efficacement, avec moins de stress, tout en faisant gagner beaucoup de temps et d'argent à l'entreprise. Je savais aussi qu'automatiser ce processus permettrait aux designers de passer plus de temps à créer – ce qu'ils devraient vraiment faire – plutôt que de faire du copier-coller.
L'automatisation est devenue l'une de nos priorités principales pour qu'on puisse gagner du temps et de l'argent, éviter la frustration et créer un meilleur workflow pour l'équipe.
Choisir les bons outils
Allen connaissait déjà InCopy et a donc pensé que ça pourrait être le bon outil pour son équipe.
Au début, on pensait que le workflow InCopy serait une bonne solution pour l'équipe, mais ils ont trouvé le programme compliqué. Ils passaient plus de temps à essayer de le faire fonctionner correctement qu'à tout faire à la main. On savait qu'il fallait trouver une autre solution.
Notre équipe est petite, et comme EC continuait de grandir, on savait que notre charge de travail allait augmenter. Avec notre ancien système manuel, la seule façon de faire face à une charge de travail accrue aurait été d'employer plus de personnes. Cette option n'étant pas envisageable, on a cherché d'autres solutions.
C'est là que j'ai découvert Redokun et tout ce que je peux dire c'est waouh ! C'était un jeu d'enfant à mettre en place et à utiliser, et ça nous a fait gagner énormément de temps et d'argent. Ça vaut chaque centime investi.
Nos designers ont maintenant plus de temps pour bosser sur des projets créatifs plutôt que d'être coincés à faire du copier-coller abrutissant entre les fichiers.
La mise en œuvre
Votre équipe a-t-elle rencontré le même type de difficultés qu'avec InCopy ?
La mise en place n'aurait pas pu être plus simple. Les étapes étaient clairement décrites sur le site de Redokun et faciles à suivre. On était opérationnels en quelques minutes !
Les avantages
Quels sont, selon vous, les avantages d'utiliser Redokun ?
Les avantages sont faciles à voir : moins de temps passé sur des tâches manuelles, donc plus de temps pour bosser sur des projets créatifs, ce qui veut dire des économies pour l'entreprise. Comme on a maintenant plus de temps pour le design, on n'a plus autant besoin de faire appel à des freelances ou des prestataires.
Ce temps en plus pour créer et concevoir permet aussi aux membres de l'équipe de développer davantage leurs compétences, de faire le travail qu'ils aiment et d'évoluer en tant que créateurs.
De plus, la plateforme Redokun conserve toutes nos traductions, donc si nous devons retraduire un projet plus tard ou même l'année prochaine, nous disposons déjà de la bibliothèque de base à laquelle les traducteurs peuvent se référer.
Avec notre ancien système, les traductions devaient parfois être entièrement refaites, ce qui générait un coût supplémentaire pour l'entreprise – sans compter le temps nécessaire pour tout retraduire depuis le début. Cela entraînait parfois des retards de production.
Pouvoir conserver nos traductions nous fait gagner à la fois du temps et de l'argent au final.
Adopte les bons outils pour tes projets multilingues. Teste Redokun gratuitement pendant 14 jours.
