Moore Global, vor über 110 Jahren in London gegründet, ist zu einem der führenden Buchhaltungsnetzwerke der Welt geworden. Heute besteht das Netzwerk aus über 37.000 Fachleuten, die gemeinsam in 228 unabhängigen Firmen in 114 Ländern arbeiten.
Bei so einem großen globalen Netzwerk ist es wichtig, dass das Moore Global Netzwerk und seine Kunden als eine Organisation wahrgenommen werden, die hochwertige Dienstleistungen in vielen Sprachen anbieten kann. Deshalb hat Moore Global die Initiative ergriffen, um sicherzustellen, dass möglichst viele Mitglieder ihrer globalen Community auf ihre Ressourcen und Schulungen zugreifen können.
Aber diese Initiative brachte auch ihre eigenen Herausforderungen mit sich, wenn es darum ging, einen effizienten Übersetzungsprozess zu etablieren – besonders beim Übersetzen von Microsoft Excel, dem Lieblingswerkzeug jedes Buchhalters.
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Das Problem
Mangel an Sprachressourcen
Korena Xie, Head of Assurance Methodology, erklärt, dass Moore Global seine Ressourcen bereits mit einer gewissen Regelmäßigkeit in andere Sprachen als Englisch übersetzt hat.
Während Schulungsmaterialien hauptsächlich mit PowerPoint- und Word-Dateien erstellt werden, sind viele ihrer Vorlagen und Toolkits in Excel. Diese ursprünglich auf Englisch erstellten Ressourcen ermöglichen es Kollegen in lokalen Firmen, sie für interne Schulungen und tägliche Prüfungstätigkeiten in ihrer eigenen Sprache zu nutzen.
„Das ist besonders wichtig in Ländern, in denen die Englischkenntnisse nicht so hoch sind“, erzählt uns Korena. „Aber angesichts unserer Ressourcen können wir nicht alles in allen möglichen Sprachen produzieren, weil wir diese Sprachkenntnisse nicht alle im zentralen Team haben."
Auch die Nutzung von Übersetzungsdienstleistern war nicht immer eine praktikable Lösung für dieses Problem.
„Wenn wir externe Übersetzer beauftragen, kommt es am Ende trotzdem wieder zu uns zurück, um den finalen Check zu machen. Ich war an verschiedenen Projekten beteiligt, bei denen ich trotzdem Zeit investieren musste, um die Arbeit des externen Übersetzers zu überprüfen. Deshalb finde ich immer wieder Dinge, die korrigiert werden müssen, weil die Übersetzer vielleicht keine Buchhalter oder Prüfer sind und manche Begriffe eine spezielle Bedeutung in den Buchhaltungs- oder Prüfungsstandards haben."
Manueller Übersetzungs-Workflow
Zunächst haben sie das Problem gelöst, indem sie DeepL genutzt haben, um den Text zu übersetzen. Danach haben Muttersprachler aus dem Team die Übersetzungen überprüft.
Allerdings mussten die Teammitglieder bei diesem manuellen Prozess tagelang alle Übersetzungen per Copy and Paste in Excel einfügen.
„Für unsere Ressourcen haben wir viele Vorlagen und Toolkits, die in Excel entwickelt wurden. Damals hatten wir keine Lösung, um Excel-Dokumente zu übersetzen, was bedeutete, dass wir jede Zeile manuell kopieren, übersetzen und dann wieder einfügen mussten."
Laut Korena hat das Moore Global dazu gebracht, nach einer Lösung zu suchen, die komplette Excel-Tabellen übersetzen kann und dabei alle Formeln und die Formatierung beibehält, sodass sie sich nur noch auf das Überprüfen und Verfeinern der Inhalte konzentrieren müssen.
Diese Suche hat sie zu Redokun geführt.
Die Lösung
Automatische Dokumentübersetzung und Formatierung
Als Moore Global Redokun zum ersten Mal ausprobierte, waren sie vom Online-Webeditor beeindruckt, der Textsegmente aus Dokumenten extrahiert und eine nahtlose Übersetzung in die Zielsprache ermöglicht. Korena beschreibt die Oberfläche als „übersichtlich und einfach zu bedienen".
Noch hilfreicher fanden sie allerdings das Vorübersetzen-Feature, mit dem sie automatisch Entwurfsübersetzungen für das gesamte Dokument mit maschineller Übersetzung, einschließlich DeepL, erstellen konnten. Nachdem sie die Entwurfsübersetzungen im Webeditor überprüft und bei Bedarf angepasst hatten, konnten sie das übersetzte Dokument einfach herunterladen.
„Ich konnte das Excel-Ausgabedokument herunterladen, das wirklich super aussah – alles war übersetzt, inklusive aller Formeln, solange auch das Daten-Tab übersetzt ist. Ich dachte, das ist wirklich etwas, das wir nutzen können, um uns bei diesem Prozess zu helfen und uns die Zeit zu ersparen, alles manuell per Copy and Paste wieder in Excel einzufügen, weil das vorher immer so gemacht wurde."
Frühere Übersetzungen wiederverwenden
Ein weiteres Feature von Redokun, das Moore Global besonders hilfreich fand, war die Translation Memory, eine Datenbank, die Übersetzungen aus früheren Projekten automatisch speichert.
Früher haben sie die Übersetzungen aus Excel extrahiert, in ein Word-Dokument eingefügt, sie durch DeepL laufen lassen und die Übersetzungen dann in Word überprüft. Natürlich folgte darauf die mühsame Aufgabe, alles wieder Zeile für Zeile in Excel einzufügen.
Da das Review immer auf verschiedenen Plattformen stattfand, musste der Übersetzer dieselben Änderungen immer wieder auf wiederkehrende Inhalte in verschiedenen Dokumenten anwenden.
„Bei Redokun ist ein tolles Feature, dass die Plattform wirklich alle Segmente erfasst – wenn es also Wiederholungen gibt, erkennt sie das. Wenn du also eine Änderung an einem Segment vornimmst, kannst du die gleiche Änderung auch auf die restlichen Segmente anwenden. Das spart dir einfach Zeit, weil du in einem Word-Dokument sonst immer wieder dieselben Änderungen machen oder suchen und ersetzen musst."
Moore Global fand es auch super, dass Redokun ein integriertes Glossar bietet, das verhindert, dass Begriffe inkonsistent übersetzt werden, und Übersetzer sowie Reviewer automatisch an die richtige Übersetzung in ihrer Sprache erinnert.
„Ich finde, diese Features sind total intuitiv und ersparen es dir, alles durchzugehen und zu prüfen, neue Begriffe einzupflegen oder die Übersetzung immer wieder zu überarbeiten“, sagt Korena.
Übersetzen im Team
Korena erzählt uns, dass Redokun Moore Global die Möglichkeit gab, die Firmen des Netzwerks direkt in die Übersetzungen einzubinden – indem man sie als Mitwirkende auf der Plattform hinzufügte. Sobald die Vorübersetzungen für sie fertig sind, müssen sie nur noch „in die Plattform kommen, die Übersetzung überprüfen und Änderungen machen, falls etwas im technischen Kontext nicht richtig übersetzt wurde".
Da bei Redokun mehrere Mitwirkende gleichzeitig am selben Dokument arbeiten können, konnten mehrere Firmen aktiv gemeinsam ein Dokument überprüfen. Korena erklärt, dass das geholfen hat, den Zeitaufwand auf die einzelnen Firmen zu verteilen, damit sie die benötigten Ressourcen bekommen.
„Am Ende wollen sie einfach diese eine Ressource – und warum sollte man die nicht gemeinsam überprüfen, um den Zeitaufwand zu reduzieren? In diesem Sinne spart es der Firma tatsächlich Zeit, und alle können gemeinsam am gleichen Ergebnis arbeiten."
Ergebnisse
Mehr Möglichkeiten, übersetzte Ressourcen bereitzustellen
Anfangs lag der Fokus von Moore Global auf technischen Ressourcen und Schulungen, doch nachdem sich mit Redokun positive Ergebnisse gezeigt hatten, wurde die Lösung auch in anderen Abteilungen des Unternehmens eingeführt.
Die Zeitersparnis durch Redokun beim Vorübersetzen und Überprüfen von Dokumenten hat das Unternehmen dabei unterstützt, seine Übersetzungsarbeit erheblich auszuweiten.
„Wir haben jetzt andere Abteilungen, die Redokun nutzen, um ihre Ressourcen zu übersetzen. Jetzt, dieses Jahr, wollen wir die Plattform noch stärker nutzen und eng mit unseren Firmen zusammenarbeiten, um ihnen mehr übersetzte Ressourcen in verschiedenen Sprachen bereitzustellen."
Früher, als Moore Global nur auf DeepL setzte, waren die Sprachoptionen begrenzt. Da Redokun mehrere maschinelle Übersetzungs-Engines unterstützt, konnte das Unternehmen sein Sprachangebot weiter ausbauen.
„Eure Plattform hatte tatsächlich mehr Sprachoptionen. Einige Sprachen waren damals bei DeepL nicht verfügbar, aber auf eurer Plattform schon – weil ihr Sprachen aus zwei Quellen bezieht."
Effizienter Übersetzungsprozess für Word, Excel und PowerPoint
Neben ihrem Hauptdateiformat Excel hat Redokun Moore Global auch geholfen, einen effizienten internen Übersetzungsprozess für weitere in Word und PowerPoint erstellte Ressourcen aufzubauen.
„Wir nutzen Redokun, um Word- und Excel-Dateien und auch PowerPoint-Folien zu übersetzen. Ich finde, all diese Dokumentübersetzungen laufen reibungslos auf eurer Plattform. […] Die Zeit, die wir für das Übersetzen der Ressourcen aufwenden, ist im Vergleich zu anderen Lösungen viel kürzer und die Plattform macht den Prozess wirklich super einfach."
Schnelleres Onboarding und bessere Zusammenarbeit bei Übersetzungsprojekten
Korena erklärt, dass Redokun es Moore Global ermöglicht hat, durch die Vereinfachung des Übersetzungsprozesses seinen Workflow zu optimieren. Dadurch fiel es ihnen leichter, ihre Firmen einzubinden, um gemeinsam konsistente, hochwertige Übersetzungen zu erzielen.
„Ich glaube, das liegt daran, dass eure Plattform super benutzerfreundlich ist und ein sehr einfaches, übersichtliches Interface hat. Leute ohne Vorerfahrung können sofort alles verstehen, weil man sich einfach alles selbst anschauen kann und direkt versteht, wie es funktioniert."
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