La semana pasada hablé con Dennis Refsgaard, diseñador creativo en BOGBALLE A/S, sobre cómo producen material impreso para casi 100 países distintos.
BOGBALLE A/S es uno de los principales fabricantes de abonadoras del mundo. Venden productos por todo el mundo, y Dennis tiene que asegurarse de que todos los documentos estén traducidos y listos a tiempo.
Crear un departamento creativo interno
Dennis empieza contándome cómo la empresa pasó de externalizar por completo la creación de su material impreso a montar un pequeño departamento creativo interno.
El 1 de noviembre de este año cumpliré 20 años trabajando en BOGBALLE.
Cuando empecé, contábamos con una agencia de publicidad externa que se encargaba de todo nuestro material impreso, los anuncios, etc.
Pasados unos años, decidimos cambiarlo y empecé a crear yo mismo todo nuestro material impreso, los anuncios, etc.
Tengo que decir que Dennis tiene talento para elegir siempre las herramientas adecuadas (nunca mejor dicho).
Por suerte, elegí trabajar con InDesign, aunque Quark era un competidor muy fuerte en aquel momento. ¡Nunca me he arrepentido!
En BOGBALLE, si creemos que podemos hacer algo mejor, lo hacemos nosotros mismos y no nos da miedo invertir en el equipo necesario.
Así que empezamos a crear todos nuestros folletos, manuales, etc. Unos años más tarde, empezamos a hacer fotos y vídeos de los productos. Desde 2012 incluso tenemos una imprenta propia donde imprimimos todos los folletos, manuales, etc., además de materiales de gran formato y pegatinas.
Y sí, todo eso también forma parte de mi trabajo.
Gestionar documentos para casi 100 mercados distintos
Cualquiera que haya tenido que producir documentos para una gran variedad de productos —algo habitual en las empresas medianas— sabe lo difícil que es llevar el control de todo.
Asegurarse de que todos los documentos estén listos, disponibles en todos los idiomas y sin errores es casi imposible.
Somos una empresa relativamente pequeña, así que todos nos ocupamos de muchas tareas distintas.
En general, trabajamos todos en equipo, pero en mi pequeño departamento estoy más o menos solo. Vender en unos 95 mercados distintos exige preparar muchos tipos de materiales en varios idiomas, así que puede ser difícil llevar el control de todo.
El mayor reto
Creamos muchos tipos de materiales, como folletos, presentaciones y, lo más complicado, manuales.
Los manuales son, sin duda, nuestro mayor reto, porque son complejos y se traducen a muchos idiomas.
Una nota para quienes usan Word
«Antes», hacíamos todos los manuales en Word, lo que complicaba mucho las actualizaciones de texto o elementos gráficos: cada vez que había cambios, teníamos que modificar 20 documentos de Word por manual (y teníamos 10 manuales distintos).
Si solo cambiaba un párrafo, enviábamos ese texto a nuestros importadores para que lo tradujeran.
Si había muchos cambios, teníamos que enviar el documento de Word entero con los cambios marcados. ¡Era muchísimo trabajo!
Para trabajar de forma más eficiente, Dennis pasó todos los documentos a InDesign.
Enviar archivos a traducir
Como suele ocurrir con muchos equipos distribuidos, el equipo de Dennis dependía de documentos de Word que se enviaban por todo el mundo.
Antes de Redokun, para hacer las traducciones copiábamos el texto en inglés de InDesign a Word y luego enviábamos el documento de Word por todo el mundo para que lo tradujeran.
Cuando recibía la traducción, tenía que copiar el texto de Word a InDesign y después enviar un PDF para que lo revisaran.
Gestionar las traducciones así lleva muchísimo tiempo. Y uno de los mayores problemas es que resulta casi imposible seguir el estado del proyecto.
También era un gran problema no saber si habían empezado a traducir o si se habían olvidado por completo de mi solicitud.
Poder seguir el proceso a través de Redokun es, sin duda, una ventaja.
Mejorar el flujo de trabajo con un programa
Dennis se informó sobre varias soluciones antes de decidirse por Redokun.
Así es. Probé otros sistemas que también funcionaban bastante bien, y estoy seguro de que me habrían ido genial si yo hubiera sido el único en usarlos. Pero, claro, no soy el único, y es muy importante que quienes traducen para nosotros encuentren el sistema fácil de usar y tengan una buena experiencia.
Al final, decidió usar Redokun porque es muy fácil de usar y la experiencia de usuario era mucho mejor.
Empezar a usar el sistema fue muy fácil.
Recuerdo que al principio tenía algunas dudas, pero, como siempre, me respondíais muy rápido cuando os escribía. No tardé mucho en entender cómo funcionaba Redokun, y a mis compañeros que también probaron el sistema les pasó lo mismo.
Algunos de nuestros importadores también probaron el programa y les pareció fácil de usar. Hace casi exactamente un año, invitamos a todos nuestros importadores a una presentación de nuestros nuevos productos. Allí también les mostramos Redokun, lo que les ayudó a entender las ventajas del sistema y a animarse a usarlo.
¿Recomendaría Dennis usar Redokun?
Al final de nuestra conversación, le pregunté a Dennis qué probabilidades había de que recomendara Redokun a otra empresa (del 1 al 10, siendo 10 la puntuación máxima).
Es muy probable que recomiende Redokun a otra empresa: le daría un 10.
Aunque hay algunas funcionalidades que me gustaría mejorar o añadir, no puedo recomendar una solución mejor que Redokun.
Por qué Bogballe eligió Redokun
Por último, le pedí que enumerara las principales ventajas que, en su opinión, tiene Redokun. Esta es la lista que me dio Dennis:
- Redokun tiene un frontend mucho más fácil de usar que otros sistemas que he probado
- Algunos de nuestros textos pueden ser muy técnicos, así que es muy importante que quien traduce pueda ver dónde va cada elemento en el documento y comparar el texto con los elementos gráficos para conseguir una traducción que tenga sentido
- Es más fácil mantener la coherencia entre los textos gracias a las sugerencias basadas en textos traducidos anteriormente
- Poder subir una nueva versión es imprescindible
- Poder hacer un seguimiento del estado de la traducción
- Poder exportar archivos XLIFF, enviarlos a traducir y volver a importarlos
- Un servicio de asistencia muy rápido
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