La scorsa settimana ho parlato con Dennis Refsgaard, Creative Designer di BOGBALLE A/S, su come producono materiale stampato per quasi 100 paesi
BOGBALLE A/S è uno dei principali produttori mondiali di spandiconcime. Vendono prodotti in tutto il mondo, e Dennis deve assicurarsi che tutti i documenti siano tradotti e pronti in tempo.
La creazione di un reparto creativo interno
Dennis inizia raccontando come l’azienda sia passata dall’esternalizzare completamente la creazione del materiale stampato a costruire un piccolo reparto creativo interno.
Il 1° novembre di quest'anno segnerà i miei 20 anni di lavoro presso BOGBALLE.
Quando ho iniziato, ci affidavamo a un’agenzia pubblicitaria esterna che si occupava di tutto il nostro materiale stampato e delle pubblicità.
Dopo alcuni anni, abbiamo cambiato approccio, e ho cominciato a occuparmi personalmente della creazione di tutto il materiale stampato e delle pubblicità.
Devo dire che Dennis ha sempre avuto il talento di scegliere gli strumenti giusti (gioco di parole voluto).
Fortunatamente, ho scelto di lavorare con InDesign, anche se all'epoca Quark era un grande concorrente — e non me ne sono mai pentito!
In BOGBALLE, se pensiamo di poter fare qualcosa meglio, lo facciamo da soli e non abbiamo paura di investire nell'attrezzatura necessaria. Abbiamo quindi iniziato a creare volantini, manuali, ecc.
Qualche anno dopo, abbiamo avviato la produzione di foto e video di prodotto, e dal 2012 abbiamo anche una tipografia interna per stampe e adesivi.
Sì, tutto questo fa parte delle mie mansioni.
Gestire documenti per quasi 100 mercati diversi
Chiunque si sia trovato a produrre documenti per una vasta gamma di prodotti—come spesso accade nelle organizzazioni di medie dimensioni—capisce bene quanto sia difficile tenere tutto sotto controllo.
Assicurarsi che tutti i documenti siano pronti, tradotti in tutte le lingue e senza problemi è quasi impossibile.
Siamo un’organizzazione relativamente piccola, quindi ognuno di noi ha molti compiti diversi. Anche se lavoriamo come team, nel mio piccolo dipartimento sono praticamente da solo. Vendere in circa 95 mercati richiede materiali in molte lingue, ed è una sfida seguirli tutti.
Siamo un’organizzazione relativamente piccola, quindi ognuno di noi ha molti compiti diversi. Anche se lavoriamo come team, nel mio piccolo dipartimento sono praticamente da solo. Vendere in circa 95 mercati richiede materiali in molte lingue, ed è una sfida seguirli tutti.
La sfida più grande
Creiamo molti materiali diversi, come volantini, presentazioni e manuali più complessi.
I manuali rappresentano chiaramente la sfida più grande per noi, essendo complessi e tradotti in molte lingue.
Una nota per chi utilizza Word
"In the old days," all our manuals were made in Word, which made it very difficult when updated with new text or graphics—we had to adjust 20 different Word documents per manual (10 different manuals) when there were changes.
If a single paragraph had been changed, we would send that text to our importers for translation.
If there were many changes we had to send the entire Word document with marked changes—it was an enormous job!
Dennis migrated every document to InDesign in order to improve efficiency.
Sending files to translation
“Una volta”, tutti i nostri manuali erano creati in Word, il che rendeva molto difficile aggiornare testi o grafiche. Dovevamo modificare 20 documenti Word per ogni manuale (10 manuali diversi) in caso di cambiamenti.
Prima di Redokun, le traduzioni venivano eseguite copiando il testo in inglese da InDesign a Word, per poi inviare il documento Word per la traduzione in tutto il mondo.
Quando la traduzione tornava, dovevo ricopiare da Word a InDesign e poi inviare un PDF per la revisione
Questo modo di gestire le traduzioni è estremamente dispendioso in termini di tempo. Uno dei problemi principali è che è quasi impossibile tenere traccia del progetto.
Era anche un grosso problema non sapere se avessero iniziato a tradurre o se avessero semplicemente dimenticato la mia richiesta.
È sicuramente un vantaggio poter seguire l’avanzamento del processo tramite Redokun.
Migliorare il flusso di lavoro utilizzando un software
Dennis ha esaminato diverse soluzioni prima di scegliere Redokun.
È vero. Ho provato altri sistemi, che funzionavano bene, e sono sicuro che avrei avuto successo se fossi stato l’unico utilizzatore. Tuttavia, non lo sono, ed è importante che chi traduce per noi trovi il sistema facile da usare.
Poi ha deciso di usare Redokun per la sua facilità d’uso.
It was very easy to start using the system.
È stato facile iniziare. Avevo alcune domande all’inizio, ma hai risposto velocemente. Anche i nostri importatori l’hanno trovato facile da usare.
Ricordo di aver avuto alcune domande all’inizio, ma, come sempre, hai risposto molto velocemente. Non ci è voluto molto per capire come funzionasse Redokun, e lo stesso vale per i miei colleghi che hanno provato il sistema.
Anche alcuni dei nostri importatori hanno testato il software e l’hanno trovato facile da usare. Circa un anno fa abbiamo invitato tutti i nostri importatori per la presentazione dei nuovi prodotti e, durante l’evento, abbiamo introdotto anche Redokun. Questo li ha aiutati a comprendere i vantaggi del sistema e ad “adottarlo”.
Dennis suggerirebbe Redokun?
Alla fine della nostra conversazione, ho chiesto a Dennis quanto fosse probabile che consigliasse Redokun a un’altra azienda (da 1 a 10, dove 10 è il massimo).
È molto probabile che consiglierei Redokun a un’altra azienda — deve essere un 10.
Anche se ci sono alcune funzionalità che mi piacerebbe migliorare o aggiungere, non posso raccomandare una soluzione migliore di Redokun.
Perché Bogballe ha scelto Redokun
Alla mia ultima domanda, Dennis ha elencato i principali vantaggi di Redokun:
- Interfaccia più intuitiva rispetto ad altri sistemi
- Alcuni dei nostri testi possono essere molto tecnici, quindi è fondamentale che il traduttore possa vedere dove si trovano i vari elementi nel documento e confrontare il testo con le grafiche per ottenere una traduzione precisa e coerente.
- Facilita l’uniformità dei testi con suggerimenti da traduzioni precedenti
- Possibilità di caricare nuove versioni e tracciare lo stato della traduzione
- Esportazione/importazione di file XLIFF
- Supporto rapido
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