La settimana scorsa ho fatto una chiacchierata con Dennis Refsgaard, grafico creativo presso BOGBALLE A/S, su come producono materiale stampato per quasi 100 paesi diversi.
BOGBALLE A/S è uno dei principali produttori di spandiconcime al mondo. Vendono prodotti in tutto il mondo e Dennis deve assicurarsi che tutti i documenti siano tradotti e pronti in tempo.
Costruire un reparto creativo interno
Dennis inizia raccontandomi come l'azienda sia passata dall'esternalizzare completamente la creazione dei materiali stampati a costruire un piccolo reparto creativo interno.
Il 1° novembre di quest'anno saranno 20 anni che lavoro per BOGBALLE.
Quando ho iniziato ci affidavamo a un'agenzia pubblicitaria esterna che si occupava di tutti i nostri materiali stampati, pubblicità ecc.
Dopo qualche anno abbiamo/ho cambiato le cose e ho iniziato a creare tutti i nostri materiali stampati, pubblicità ecc.
Devo dire che Dennis ha un vero fiuto per scegliere sempre gli strumenti giusti (gioco di parole voluto).
Per fortuna ho scelto di lavorare con InDesign, anche se Quark all'epoca era un grande concorrente—non me ne sono mai pentito!
In BOGBALLE, se pensiamo di poter fare le cose meglio, allora le facciamo noi stessi e non abbiamo paura di investire nell'attrezzatura necessaria.
Quindi abbiamo iniziato a creare tutti i nostri volantini, manuali, ecc. Pochi anni dopo abbiamo iniziato anche con foto e video dei prodotti—dal 2012 abbiamo persino una tipografia interna dove stampiamo tutti i volantini, manuali, ecc.—lo stesso vale per i grandi formati e gli adesivi.
E sì, tutto quello che ho detto sopra fa parte anche dei miei compiti.
Gestire documenti per quasi 100 mercati diversi
Chiunque si sia trovato a produrre documenti per una grande varietà di prodotti—come spesso succede nelle organizzazioni di medie dimensioni—sa benissimo quanto sia difficile tenere tutto sotto controllo.
Assicurarsi che tutti i documenti siano pronti, prodotti in tutte le lingue e senza problemi è quasi impossibile.
Siamo un'organizzazione relativamente piccola, il che significa che tutti abbiamo tanti compiti diversi.
In generale lavoriamo tutti come una squadra, ma nel mio piccolo reparto sono più o meno da solo. Vendere in circa 95 mercati diversi richiede una varietà di materiali in molte lingue, quindi può essere una bella sfida tenere traccia di tutto.
La sfida più grande
Creiamo tanti materiali diversi come volantini, presentazioni e manuali che sono ancora più impegnativi.
I manuali sono chiaramente la sfida più grande per noi, perché sono complessi e tradotti in tante lingue.
Una nota per chi usa Word
“Ai vecchi tempi”, tutti i nostri manuali erano fatti in Word, il che rendeva tutto molto difficile quando dovevamo aggiornarli con nuovo testo o elementi grafici—dovevamo modificare 20 diversi documenti Word per ogni manuale (10 manuali diversi) ogni volta che c'erano cambiamenti.
Se cambiava anche solo un paragrafo, mandavamo quel testo ai nostri importatori per la traduzione.
Se c'erano tanti cambiamenti dovevamo inviare l'intero documento Word con le modifiche evidenziate—era un lavoro enorme!
Dennis ha trasferito tutti i documenti su InDesign per migliorare l'efficienza.
Inviare i file in traduzione
Come fanno spesso tanti team distribuiti, il team di Dennis si affidava a documenti Word che venivano inviati in tutto il mondo.
Prima di Redokun, le traduzioni venivano fatte copiando il testo inglese da InDesign a un documento Word, che poi veniva inviato in giro per il mondo per la traduzione.
Quando la traduzione tornava, dovevo copiare da Word di nuovo su InDesign—e poi inviare un PDF per la revisione.
Gestire le traduzioni in questo modo richiede un sacco di tempo. E uno dei problemi più grandi è che tenere traccia del progetto è quasi impossibile.
Era anche un grosso problema che non sapevo se avessero iniziato a tradurre o se si fossero bellamente dimenticati della mia richiesta.
È sicuramente un vantaggio poter seguire il processo tramite Redokun.
Migliorare il flusso di lavoro usando un software
Dennis si è informato su diverse soluzioni prima di scegliere Redokun.
Esatto. Ho provato anche altri sistemi, che funzionavano abbastanza bene, e sono sicuro che avrei potuto avere ottimi risultati se fossi stato l'unico a usarli. Però ovviamente non sono l'unico e è molto importante che le persone che traducono per noi trovino il sistema facile da usare e abbiano una buona esperienza.
Alla fine ha deciso di usare Redokun perché è davvero facile da usare e l'esperienza utente era molto migliore.
È stato facilissimo iniziare a usare il sistema.
Mi ricordo che all'inizio avevo qualche domanda, ma come sempre mi avete risposto subito quando vi ho scritto. Non ci ho messo molto a capire Redokun e lo stesso vale per i miei colleghi che hanno provato il sistema.
Anche alcuni dei nostri importatori hanno testato il software e l'hanno trovato facile da usare. Quasi esattamente un anno fa abbiamo invitato tutti i nostri importatori per presentare i nostri nuovi prodotti—durante la presentazione abbiamo mostrato anche Redokun—questo li ha aiutati a capire i vantaggi del sistema e li ha convinti ad adottarlo.
Dennis consiglierebbe di usare Redokun?
Alla fine della nostra conversazione, ho chiesto a Dennis quanto fosse probabile che consigliasse Redokun a un'altra azienda (da 1 a 10, dove 10 è il massimo)?
Consiglierei molto probabilmente Redokun a un'altra azienda—deve essere un 10.
Anche se ci sono alcune funzionalità che vorrei migliorare o aggiungere, non posso consigliare una soluzione migliore di Redokun.
Perché Bogballe ha scelto Redokun
La mia ultima domanda è stata chiedergli di elencare i principali vantaggi che, secondo lui, ha Redokun. Ecco la lista che mi ha dato Dennis:
- Redokun ha un frontend molto più intuitivo rispetto ad altri sistemi che ho visto
- Alcuni dei nostri testi possono essere molto tecnici, quindi è molto importante per il traduttore vedere dove si trovano i vari elementi nel documento e confrontare il testo con gli elementi grafici per ottenere una traduzione sensata
- È più facile ottenere uniformità nei testi, grazie ai suggerimenti dai testi già tradotti
- La possibilità di caricare una nuova versione è fondamentale
- La possibilità di monitorare lo stato della traduzione
- La possibilità di esportare file XLIFF, farli tradurre e poi importarli di nuovo
- Supporto molto veloce
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