La semaine dernière, j’ai eu une conversation avec Dennis Refsgaard, Creative Designer at BOGBALLE A/S sur la manière dont ils produisent du matériel print pour près de 100 pays différents.
BOGBALLE A/S est l'un des principaux fabricants mondiaux d'épandeurs d'engrais. Leurs produits sont vendus partout dans le monde et Dennis doit s'assurer que tous les documents sont traduits et prêts à temps.
Créer un département créatif interne
Dennis commence par me raconter comment l’entreprise est passée d’une externalisation complète de la création de son matériel print à la création d’un petit département créatif interne
« Ce 1er novembre, cela fait tout juste 20 ans que je travaille pour BOGBALLE.
Lorsque j'ai commencé, nous faisions appel à une agence de publicité externe qui s'occupait de tous nos supports imprimés, publicités, etc.
Après quelques années, nous/moi avons changé cela et j'ai commencé à créer moi-même tous nos supports imprimés, publicités, etc. »
Je dois dire que Dennis a l'habitude de toujours choisir les bons outils.
« Heureusement, j'ai choisi de travailler avec InDesign, même si Quark était à l'époque un très gros concurrent, je ne l'ai jamais regretté !
Chez BOGBALLE, si nous pensons pouvoir faire mieux, nous le faisons nous-mêmes et nous n'avons pas peur d'investir dans l'équipement nécessaire.
Nous avons donc commencé à créer tous nos dépliants, manuels, etc. Quelques années plus tard, nous avons commencé à réaliser des photos et des vidéos de produits. Depuis 2012, nous disposons même d'une imprimerie en interne où sont imprimés tous les dépliants, manuels, etc. Il en va de même pour les grands formats comme pour les autocollants.
Et oui, cela fait également partie de mes tâches. »
Traiter des documents pour près de 100 marchés différents
Quiconque s’est déjà retrouvé à produire des documents pour une grande variété de produits – comme c’est souvent le cas dans les organisations de taille moyenne – comprend très bien à quel point il est difficile de garder un oeil sur tout.
Il est pratiquement impossible de s'assurer que tous les documents sont prêts, qu'ils sont produits dans toutes les langues et qu'il n'y a pas de problèmes.
« Nous sommes une organisation relativement petite, ce qui signifie que nous avons tous de nombreuses tâches très différentes.
Globalement, nous travaillons tous en équipe, mais dans mon petit département, je suis plus ou moins seul. Vendre ses produits sur environ 95 marchés différents nécessite une grande variété de supports dans de nombreuses langues, il peut donc être difficile de tout suivre. »
Le plus grand défi
« Nous créons de nombreux supports différents comme des dépliants, des présentations et des manuels plus complexes.
Les manuels constituent clairement le plus grand défi pour nous, car ils sont complexes et traduits dans de nombreuses langues. »
Note pour ceux qui utilisent Word
« Autrefois », tous nos manuels étaient rédigés sous Word, ce qui rendait la mise à jour avec de nouveaux textes ou graphiques très difficile : nous devions ajuster 20 documents Word différents par manuel (10 manuels différents) lorsqu'il y avait des modifications.
Si un seul paragraphe avait été modifié, nous envoyions ce texte à nos importateurs pour traduction.
S’il y avait beaucoup de changements, nous devions envoyer le document Word entier avec les modifications indiquées : cela représentait un travail énorme !
Dennis a migré tous les documents vers InDesign afin d'améliorer son efficacité.
Envoyer des fichiers pour traduction
Comme le font souvent de nombreuses équipes distribuées, l’équipe de Dennis s’appuyait sur des documents Word envoyés dans le monde entier.
« Avant Redokun, les traductions étaient réalisées en copiant le texte anglais d'InDesign vers Word, puis en envoyant le document Word pour traduction dans le monde entier.
Lorsque la traduction revenait, je devais la copier depuis Word vers InDesign, puis envoyer un PDF pour relecture. »
Traiter les traductions requiert beaucoup de temps. Et l'un des principaux problèmes de cette méthode est qu'il est pratiquement impossible de suivre un projet.
« Le fait que je ne sache pas si les équipes avaient commencé à traduire un texte ou si elles avaient joyeusement oublié ma demande me posait également un gros problème.
Pouvoir suivre le processus via Redokun est un aventage considérable. »
Améliorer le workflow à l'aide d'un logiciel
Dennis s'est renseigné sur plusieurs solutions avant d'opter pour Redokun.
« C’est exact. J’ai essayé d’autres systèmes, qui faisaient également très bien le travail, et je suis sûr que j’aurais pu avoir un grand succès si j’avais été le seul utilisateur de ces systèmes. Mais bien sûr, ce n’est pas le cas et il est très important que les personnes qui traduisent pour nous trouvent le système user-friendly et en aient une bonne expérience. »
Il a ensuite décidé d'utiliser Redokun parce que le logiciel est très user-friendly et que l'expérience utilisateur est bien meilleure.
« Il a été très facile de commencer à utiliser le système.
Je me souviens que j'avais quelques questions au début, mais comme toujours vous y avez répondu très rapidement lorsque je vous ai écrit. Il ne m'a pas fallu longtemps pour comprendre Redokun et il en a été de même pour mes collègues qui ont essayé le système.
Certains de nos importateurs ont eux aussi testé le logiciel et l’ont trouvé facile à utiliser. Il y a presque exactement un an, nous avons invité tous nos importateurs à une présentation de nos nouveaux produits. Au cours de la présentation, ils ont également découvert Redokun, ce qui les a aidés à comprendre les avantages du système et les a « convaincus ».
Dennis recommanderait-il l'adoption de Redokun ?
À la fin de notre conversation, j'ai demandé à Dennis quelle était la probabilité qu'il recommande Redokun à une autre entreprise (sur une échelle de 1 à 10 - où 10 est le maximum).
Il est très probable que je recommanderais Redokun à une autre entreprise, ce qui équivaut donc à un 10.
Bien qu'il y ait certaines fonctionnalités que j'aimerais améliorer ou ajouter, je ne peux pas recommander une meilleure solution que Redokun.
Pourquoi Bogballe a choisi Redokun
Ma dernière question était de lui faire énumérer les principaux avantages que Redokun possède selon lui. Voici la liste que Dennis m'a livrée :
- Redokun dispose d'une interface utilisateur beaucoup plus user-friendly que les autres systèmes que j'ai rencontrés
- Certains de nos textes peuvent être très techniques, il est donc très important pour le traducteur de voir où se situent les différents éléments dans le document et de comparer le texte avec les graphiques afin d'obtenir une traduction pertinente
- Il est plus facile d'obtenir une uniformité dans les textes, avec des suggestions tirées de textes précédemment traduits
- La possibilité d'uploader une nouvelle version est essentielle
- La possibilité de suivre l'état des traductions
- La possibilité d'exporter des fichiers XLIFF, de les traduire puis de les réimporter
- Un support très rapide
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