Letzte Woche habe ich mich mit Dennis Refsgaard, Creative Designer bei BOGBALLE A/S, darüber unterhalten, wie sie gedrucktes Material für fast 100 verschiedene Länder produzieren.
BOGBALLE A/S ist einer der weltweit führenden Hersteller von Düngerstreuern. Sie verkaufen Produkte auf der ganzen Welt, und Dennis muss dafür sorgen, dass alle Unterlagen rechtzeitig übersetzt und fertig sind.
Aufbau einer internen Kreativabteilung
Zunächst erzählt mir Dennis, wie das Unternehmen die komplette Auslagerung aller Printmaterialien hinter sich gelassen und eine kleine interne Kreativabteilung aufgebaut hat.
Am 1. November dieses Jahres arbeite ich seit 20 Jahren bei BOGBALLE.
Als ich anfing, setzten wir auf eine externe Werbeagentur, die sich um alle unsere Printmaterialien, Anzeigen usw. kümmerte.
Nach ein paar Jahren haben wir/ich das geändert und ich habe angefangen, all unsere Drucksachen, Anzeigen usw. zu erstellen.
Ich muss sagen, Dennis hat einfach ein Händchen dafür, immer die richtigen Tools zu wählen (Wortspiel beabsichtigt).
Zum Glück habe ich mich für InDesign entschieden, obwohl Quark damals ein großer Konkurrent war – das habe ich nie bereut!
Wenn wir bei BOGBALLE das Gefühl haben, die Dinge besser machen zu können, dann machen wir sie selbst und scheuen uns auch nicht davor, in die dafür notwendige Ausstattung zu investieren.
Also haben wir angefangen, all unsere Flyer, Handbücher usw. selbst zu erstellen. Einige Jahre später kamen dann Produktfotos und -videos dazu. Seit 2012 haben wir sogar eine eigene Druckerei, in der alle Flyer, Handbücher usw. gedruckt werden – auch Großformate und Aufkleber.
Und ja, das alles gehört auch zu meinen Aufgaben.
Dokumente für fast 100 verschiedene Märkte
Wer schon einmal Dokumente für eine große Vielfalt an Produkten erstellen musste – wie es in mittelständischen Unternehmen häufig vorkommt –, weiß genau, wie schwer es ist, den Überblick zu behalten.
Sicherzustellen, dass alle Dokumente fertig sind, in allen Sprachen vorliegen und es keine Probleme gibt – das ist nahezu unmöglich.
Wir sind eine relativ kleine Organisation, das heißt, wir haben alle viele verschiedene Aufgaben.
Insgesamt arbeiten wir alle als Team, aber in meiner kleinen Abteilung bin ich so gut wie allein. Da wir in rund 95 verschiedene Märkte verkaufen, brauchen wir eine Vielzahl an Materialien in vielen Sprachen – da den Überblick zu behalten, kann schon eine Herausforderung sein.
Die größte Herausforderung
Wir erstellen viele verschiedene Materialien wie Flyer, Präsentationen und anspruchsvollere Handbücher.
Die Handbücher sind definitiv die größte Herausforderung für uns, weil sie komplex sind und in viele Sprachen übersetzt werden.
Ein Hinweis für alle, die Word nutzen
„Früher" erstellten wir all unsere Handbücher in Word, was Aktualisierungen mit neuen Texten oder Grafiken sehr schwierig machte – bei Änderungen mussten wir pro Handbuch 20 verschiedene Word-Dokumente anpassen (bei insgesamt 10 verschiedenen Handbüchern).
Wenn auch nur ein einziger Absatz geändert wurde, schickten wir den Text zur Übersetzung an unsere Importeure.
Bei vielen Änderungen mussten wir das gesamte Word-Dokument mit markierten Änderungen verschicken – ein Riesenaufwand!
Dennis überführte sämtliche Dokumente nach InDesign, um effizienter arbeiten zu können.
Dateien zur Übersetzung verschicken
Wie viele verteilte Teams setzte auch Dennis' Team auf Word-Dokumente, die rund um die Welt verschickt wurden.
Vor Redokun lief die Übersetzung so: Wir kopierten den englischen Text aus InDesign in ein Word-Dokument und verschickten es dann zur Übersetzung rund um die Welt.
Wenn die Übersetzung zurückkam, musste ich alles wieder aus Word nach InDesign kopieren – und dann ein PDF zum Korrekturlesen verschicken.
Diese Art der Übersetzungsarbeit ist sehr zeitaufwendig. Und eines der größten Probleme: Den Überblick über das Projekt zu behalten, ist nahezu unmöglich.
Ein großes Problem war auch, dass ich nicht wusste, ob sie schon mit dem Übersetzen angefangen hatten oder meine Anfrage seelenruhig vergessen hatten.
Es ist auf jeden Fall ein Vorteil, dass ich den Prozess über Redokun verfolgen kann.
Den Workflow mit Software verbessern
Dennis informierte sich über verschiedene Lösungen, bevor er sich für Redokun entschied.
Das stimmt. Ich hatte ein paar andere Tools getestet, die auch ganz in Ordnung waren. Alles hätte bestimmt wunderbar funktioniert, wenn nur ich sie hätte nutzen müssen. Natürlich bin ich das nicht und es ist super wichtig, dass die Leute, die für uns übersetzen, das System benutzerfreundlich finden und eine gute Erfahrung machen.
Dann fiel seine Wahl auf Redokun, da es so angenehm in der Bedienung ist und das Nutzungserlebnis so viel besser war.
Es war total einfach, mit dem System loszulegen.
Ich weiß noch, dass ich zu Beginn ein paar Fragen hatte, aber ihr habt mir immer sehr schnell geantwortet. Ich habe Redokun ziemlich schnell verstanden – und meinen Kolleg:innen, die das System auch ausprobiert haben, ging es genauso.
Auch einige unserer Importeure haben das Tool getestet und fanden die Handhabung sehr intuitiv. Vor fast genau einem Jahr haben wir all unsere Importeure zu einer Produktvorstellung eingeladen. Dabei haben wir ihnen auch Redokun vorgestellt, um ihnen die Vorteile näherzubringen und sie mit ins Boot zu holen.”
Dennis’ Fazit zu Redokun
Am Ende unserer Unterhaltung fragte ich Dennis noch, wie wahrscheinlich es sei, dass er Redokun einem anderen Unternehmen empfehlen würde – auf einer Skala von 1 bis 10, wobei 10 der Höchstwert ist.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass ich Redokun einem anderen Unternehmen empfehlen würde – das ist auf jeden Fall eine glatte 10.
Auch wenn es ein paar Features gibt, die ich gerne verbessern oder hinzufügen würde, kann ich keine bessere Lösung als Redokun empfehlen.
Das spricht laut Bogballe für Redokun
Auf meine letzte Frage nach den wesentlichen Vorteilen von Redokun gab mir Dennis die folgende Auflistung:
- Das benutzerfreundliche Frontend von Redokun (wesentlich besser als bei anderen Systemen),
- Kontext und grafische Elemente, damit Übersetzer:innen bei technisch anspruchsvollen Texten sofort verstehen, wo die Übersetzung am Ende auftaucht,
- die Übersetzungsvorschläge aus vergangenen Projekten für einheitliche Texte,
- das Feature zur Aktualisierung von Dokumenten,
- die Möglichkeit, den Übersetzungsstatus zu verfolgen,
- die Möglichkeit, XLIFF-Dateien zu exportieren, übersetzen zu lassen und sie dann wieder zu importieren,
- der sehr schnelle Support.
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