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Sobre Carlisle Fluid Technologies
Carlisle Fluid Technologies (CFT) es un fabricante líder de materiales de aplicación — piensa en pinturas, polvos, recubrimientos, adhesivos, espumas y cosas así. Si trabajas en la industria manufacturera, quizá ya conozcas algunas de las marcas del portafolio de productos de Carlisle, como DeVilbiss, Ransburg, Binks y Hosco.
Con su actividad comercial centrada en los mercados de Europa, Asia, Oceanía y Norteamérica, la empresa cuenta con más de 1.000 colaboradores que trabajan en 27 sucursales de 9 países. Para una empresa tan global, la necesidad de localización era obvia.
Lo que le faltaba a CFT era un proceso de traducción rápido y preciso que pudiera ayudarle a llevar los productos al mercado rápidamente. Por suerte para el equipo de Carlisle, encontraron Redokun.
El problema
No llegas muy lejos en los mercados internacionales sin traducción. Menos aún cuando cada producto que envías a un puerto aduanero necesita documentación disponible en los idiomas locales.
Hay dinero en juego cuando tienes que pasar meses traduciendo una guía de usuario para sacar el producto al mercado.
¿Y cuando tienes que gastar tiempo y recursos de la empresa para corregir errores en manuales que ya están en los mercados? Hay aún más en juego.
Nos reunimos con James Bauer, redactor técnico, quien lideró el proceso inicial de traducción de manuales de usuario e interfaces hombre-máquina (HMI) en CFT.
Él nos explicó algunos de los retos iniciales que tuvo su equipo para avanzar con los proyectos de traducción.
Flujo de trabajo complicado y propenso a errores
Gestionar proyectos de traducción globales es complicado cuando dependes del correo electrónico para comunicarte e intercambiar archivos en 16 idiomas diferentes con miembros del equipo y socios en todo el mundo.
En palabras del propio James:
"¿Alguna vez has intentado manejar un desastre total? Pues así era más o menos. Haces algo, lo envías y alguien te devuelve una anotación o una corrección, y todo se convierte en una cadena de correos. Son cadenas interminables de correos, uno tras otro, y tú rebuscando entre todos para encontrar la información."
Plazos de entrega largos y retrasos en la distribución de productos
Aunque Carlisle al principio dependía de un proveedor de servicios lingüísticos para traducir su contenido, el tiempo que tardaban en recibir las traducciones iniciales era frustrante.
"No podemos esperar tres o cuatro semanas a [la agencia de traducción] por la cantidad de dinero que perdemos cuando no podemos enviar un producto: nuestros muelles se van llenando de mercancía, o esta se queda retenida en la aduana porque no se acepta en el país ni se libera de la aduana hasta que tenga documentación conforme a la norma ISO."
Proceso de revisión tedioso en InDesign
Carlisle crea la mayor parte de su documentación con Adobe InDesign, cuyo formato de archivo tiene fama de ser complicado de traducir, tanto al preparar los archivos para la traducción como al revisar después los archivos traducidos por actualizaciones de los productos.
Cualquiera que haya trabajado con InDesign entenderá los problemas del texto desbordado. (¡Nosotros lo sabemos bien: esa es una de las razones por las que nació Redokun!)
Para Carlisle, no configurar correctamente el flujo de texto entre los marcos tuvo consecuencias muy costosas. El texto se salía de la página y, cuando recibían el trabajo de vuelta, se daban cuenta de que faltaban miles de palabras en las traducciones. Como el contexto de las traducciones suele cambiar según lo que viene antes y después, muchas veces terminaban rehaciendo toda la traducción, lo que triplicaba los costes.
"Teníamos que volver a hacerlo, y a veces eran capítulos enteros de un libro. A veces era el libro completo. Sí, salía muy caro cuando un libro cuya traducción debería haber costado $20,000 terminaba costando $60,000."
Altos costes de externalización
Aun sin los problemas de los marcos de texto en InDesign, los distribuidores en los mercados muchas veces tenían que corregir errores de terminología cuando recibían las copias físicas.
James supo que necesitaban una nueva solución cuando vio cómo se acumulaban los costes al pagar $25,000 o más por traducir un solo manual, para luego tener que dedicar tiempo a reescribirlo todo desde cero dentro de la empresa en cada idioma.
"En el caso de los manuales, una primera traducción de un manual de, digamos, 100 páginas cuesta aproximadamente $25,000 para los 10 idiomas diferentes. El coste de completar una HMI ronda los $40,000-$45,000, y puede llegar a $60,000 por cada una. Ahora estas HMI, parece que se revisan cada seis meses más o menos. Así que solo dos líneas de productos, dos HMI, ya estás hablando de $100,000-$110,000."
Al final, los altos costes de externalización se estaban volviendo difíciles de justificar para James y los miembros de su equipo.
"Lo que realmente impulsó el cambio fue lo que ocurrió después de que creáramos un manual. Lo enviamos y nos lo devolvieron, y enseguida, en el plazo de una semana, tuvimos que revisarlo de nuevo."
La solución
Una búsqueda en Google lo llevó a Redokun y, poco después, tanto James como otras partes interesadas de la empresa se convencieron del valor de la herramienta.
"Bastó con que me vieran trabajar con un manual. Literalmente, algunas personas se acercaban y miraban por encima de mi hombro para ver lo rápido y sencillo que era."
Después de solo unas semanas probando la herramienta, James consiguió la aceptación de sus directores para contratar una suscripción anual una vez que pudo demostrar un ROI de 3x solo con la primera traducción de un manual.
Nos cuenta que el factor más importante al buscar una nueva solución era el plazo de entrega, seguido de la calidad y el coste — y Redokun cumplía con todo lo que necesitaban.
Traducción simple, plug and play
Al preguntarle cómo le está ayudando Redokun hoy en día, James explica:
"Traducción plug and play. Es plug and play. Consigue tu suscripción, abre el documento, sube tu IDML, traduce y descarga. La sencillez, la velocidad, la potencia... es como pasar de un viejo Chevy de 1955 a un precioso BMW, Ferrari o Lamborghini, da igual cuál. Es una diferencia enorme."
Con un flujo de trabajo optimizado que condensó todo el trabajo manual tedioso de traducir un archivo a muchos idiomas en unos pocos pasos simples, James y su equipo pudieron liberar tiempo para otras tareas más importantes.
"No puedo explicar la diferencia que marcó en nuestro flujo de trabajo y cómo nos permitió dedicarnos a otras cosas, aumentar de verdad nuestra productividad al elaborar manuales y crear más."
Asignación de tareas, colaboración y gestión de recursos más fáciles
Con Redokun, todo sucede online en una sola interfaz. Para James, esto significaba que podía asignar tareas a los distribuidores de las sucursales para que entraran, revisaran las traducciones automáticas y las corrigieran si era necesario.
Una vez que terminaban de corregir las traducciones generadas por IA, podían descargar los manuales de operación y lanzarlos al mercado directamente por su cuenta.
"Les facilitó mucho el trabajo tener la posibilidad de entrar, revisar y corregir. Y podían imprimir lo que necesitaban. Pudieron imprimir los manuales completos de operación, instalación y programación allí."
Como Redokun era tan fácil de usar, no tuvieron problemas para que los distribuidores empezaran a utilizar la herramienta como traductores.
"Es un programa muy intuitivo. Diría que un usuario novato tarda 30 minutos en ponerse a trabajar con él. Nunca había visto una curva de aprendizaje tan baja en un programa antes. Teníamos gente nueva que venía, lo miraba y decía: 'Guau, ¿entonces solo hago esto?' 'Sí. Solo pulsa ese botón.' ¡Bum!"
Añade:
"Es una herramienta tan potente y, aun así, hacéis que parezca tan fácil y sencilla. Y eso es lo bonito del diseño."
Flujo de trabajo de traducción más rápido con herramientas de IA
Además de usar la traducción automática para generar automáticamente los primeros borradores del texto traducido, James y su equipo valoraron que Redokun guardara las traducciones aprobadas de forma automática en una base de datos (lo que nos gusta llamar memoria de traducción).
Esto significaba que no tenían que perder tiempo traduciendo palabras o frases que ya habían traducido antes, ya que bastaba con aplicarlas automáticamente a los pasajes repetidos de todos sus contenidos.
Proceso sencillo de revisión y aseguramiento de la calidad
Como el ciclo de los productos avanza rápido en Carlisle, el equipo tiene que revisar sus manuales a menudo. James nos cuenta que, cuando subcontrataban traducciones a agencias de traducción, el proceso llevaba tres semanas cada vez que había que hacer o revisar algo.
Por supuesto, a eso se sumaba el tiempo que luego hacía falta para revisar y corregir errores de terminología en la documentación.
"Ahora, lo estamos haciendo en minutos."
Con Redokun, simplemente pueden subir la nueva versión de su documento y la herramienta resaltará solo el texto nuevo para traducir, dejando intactas las traducciones de las secciones que no han cambiado.
Esto eliminó por completo su dependencia de las agencias de traducción, lo que también llevó a un aumento drástico en la calidad.
La posibilidad de que los distribuidores y otros hablantes nativos de la empresa, que conocen bien la organización y el sector, revisaran rápidamente el contenido traducido les permitía salir al mercado en días, en lugar de semanas, sin tener que preocuparse por posibles errores en la documentación traducida.
James dice:
"No hemos tenido quejas con las traducciones hasta ahora y lo hemos usado durante casi un año. Una vez que esa biblioteca empezó a acumular de verdad frases y oraciones que se podían reutilizar muchas veces, prácticamente resolvió el problema.”
Los resultados
El flujo de trabajo de traducción mejorado de Carlisle con Redokun permitió a la empresa lograr resultados impresionantes.
Reducción del plazo de entrega de la traducción a una décima parte
"En cuanto al tiempo, pasamos de semanas o meses a solo días", dice James. Añade que ahora, de hecho, dedican más tiempo a corregir el texto desbordado de las traducciones que a hacer las traducciones en sí.
James estima que "ahora se tarda aproximadamente una décima parte del tiempo en hacer las traducciones, incluidas las correcciones del texto desbordado" en comparación con su solución anterior.
$200K de ahorro en costes de traducción
James calcula de forma conservadora un ahorro de costes de unos $200K, pero él nos dice que probablemente sea mayor y añade: "es un ahorro increíble."
ROI de 28x
Como Carlisle solo gastó $7,000 en una suscripción anual premium a Redokun, la inversión inicial se ha recuperado al menos 28 veces en solo un año.
No está nada mal para una herramienta sencilla y autofinanciada. ¿Será nuestro lado italiano?
Al final, James bromea diciendo: "No sé qué tienen ustedes, los italianos, pero, de verdad, tienen unos programas geniales por ahí."
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