EMS, o Electromedical Systems, es un fabricante mundial de dispositivos médicos. Desde su sede en Nyon, Suiza, y otras ubicaciones por todo el mundo, un equipo de más de 1000 personas trabaja para mejorar la experiencia de tratamiento de pacientes y profesionales sanitarios en los campos de la prevención dental, la urología y el tratamiento del dolor.
Gracias al impulso innovador de la empresa y a su búsqueda de la perfección, hoy puedes encontrar productos EMS en cualquier lugar donde haya un dentista o un hospital; en resumen, prácticamente en cualquier parte del mundo.
Llevar las iniciativas de marketing B2B a 27 idiomas
La expansión mundial de EMS no fue un éxito de la noche a la mañana. Gran parte de ese éxito se debe a la combinación de conocimientos técnicos y una comprensión profunda de las necesidades de los clientes.
Y, por supuesto, a transmitirles el mensaje adecuado en su propio idioma.
Pia Andresen, coordinadora de marketing de EMS, nos cuenta que, como parte de su estrategia global, traducen sus recursos de marketing a 27 idiomas.
Estos recursos incluyen:
- materiales impresos como folletos, volantes, carteles y expositores enrollables;
- documentos digitales como libros electrónicos;
- publicaciones en redes sociales;
- contenido del sitio web;
- manuales de usuario;
- vídeos.
Normalmente, los equipos locales de marketing de EMS se encargan de las traducciones, con el apoyo de agencias de traducción cuando hace falta.
Sin embargo, gestionar traducciones de tantos tipos de documentos y en tantos idiomas resultó complicado.
Para alcanzar sus objetivos de crecimiento, Pia y su equipo necesitaban una solución sencilla que facilitara la colaboración entre los distintos equipos y partes interesadas repartidos por diferentes lugares.
Seguro que ya te imaginas qué solución eligieron al final.
El problema
Perder un tiempo valioso al copiar y pegar manualmente
Pia se dio cuenta de lo compleja que era la tarea cuando pasó días copiando y pegando texto entre archivos de InDesign y Excel. Enseguida vio que depender de un proceso de traducción manual no era sostenible para crecer a largo plazo.
Nos cuenta:
«Estábamos actualizando nuestro folleto principal. Tiene unas 60 páginas y necesitábamos traducirlo a 15 idiomas para cubrir nuestros principales mercados. Así que empecé a copiar y pegar todo el texto de este folleto de 60 páginas en un archivo de Excel. Y pensé: “Esto lleva muchísimo tiempo; solo copiar y pegar todo el texto en Excel me va a llevar días”».
Cuando Pia terminaba, pasaba el texto a los miembros del equipo de los mercados locales para que lo tradujeran.
Después, el trabajo pasaba a los diseñadores gráficos, que también tenían que copiar y pegar manualmente para recrear el diseño original del folleto, una vez por cada uno de los 15 idiomas.
«Sabíamos que teníamos que encontrar una solución mejor, porque podía dedicar todo ese tiempo a cosas mucho más útiles. Y lo peor es que, después, nuestro diseñador gráfico tenía que copiar y pegar el texto en el folleto desde 15 hojas de Excel diferentes».
Errores humanos
Pia también nos cuenta que usar archivos de Excel para las traducciones daba pie a errores en distintas etapas del flujo de trabajo.
Textos en celdas equivocadas, celdas eliminadas y versiones desactualizadas del archivo: problemas habituales que consumían tiempo y recursos y dejaban clara la necesidad de una solución más sencilla y menos propensa a errores.
«Compartíamos archivos de Excel en los que todo el mundo podía añadir sus traducciones, y eso provocaba muchos errores. No es que nadie lo hiciera a propósito, pero a veces se borraban celdas sin querer, alguien escribía en la celda equivocada, se perdía el archivo de Excel o se usaba una versión antigua. Había tantas posibles fuentes de error con las que teníamos que lidiar».
Falta de visibilidad y transparencia en el proceso de gestión de traducciones
Pia nos cuenta que, cuando EMS empezó a gestionar traducciones, no había nadie dedicado específicamente a la gestión de proyectos de traducción.
Esa carencia se hizo evidente cuando empezaron a compartir archivos por correo electrónico: seguir el progreso de las traducciones se volvió muy difícil. Sin un sistema centralizado, era casi imposible saber quién había empezado una traducción, quién la había terminado y quién ni siquiera se había puesto con ella.
«Cuando empecé a trabajar en EMS, no existía ningún puesto de responsable de traducciones. Y todo se gestionaba con archivos de Excel: cada uno enviaba sus archivos. Siempre era un poco complicado, así que queríamos centralizarlo todo y hacer que el proceso fuera más eficiente y claro».
Un flujo de trabajo complicado para traducir archivos de InDesign
EMS usa mucho Adobe InDesign para crear sus materiales de marketing impresos. Por eso, al buscar una solución de gestión de traducciones, era imprescindible que pudiera trabajar con archivos IDML.
«Usamos mucho materiales impresos, como volantes y folletos, porque funcionan genial en el sector dental. Por eso necesitábamos sí o sí una herramienta compatible con archivos de InDesign, porque es el formato que más usamos».
Sin embargo, encontrar una herramienta realmente compatible con InDesign no fue fácil.
EMS probó otras herramientas de gestión de traducciones, pero les decepcionó descubrir que algunas de las más conocidas del mercado no cubrían sus necesidades.
Hasta que descubrieron Redokun.
Solución
Formato automático de los archivos traducidos
Al probar Redokun, Pia y su equipo en EMS tuvieron su momento de «¡ajá!» cuando usaron la funcionalidad de formato automático de Redokun con uno de sus propios documentos.
Tras traducir el documento de prueba a sus idiomas nativos, pudieron descargar una versión con el formato correcto en cada idioma con solo hacer clic en un botón.
«Hicimos la prueba: nos registramos como traductores y lo tradujimos a nuestros idiomas nativos. Y cuando lo descargamos, recibimos el volante con el formato correcto y en el idioma adecuado. Nos quedamos ahí sentados pensando: “Guau, ¡esto es genial!”. Esto nos va a ayudar muchísimo».
Una visión clara del flujo de trabajo
Como destaca Pia, una de las funcionalidades más útiles de Redokun es que ofrece una visión clara del proceso de traducción. Como puede ver el estado de cada etapa del flujo de trabajo, ya no tiene que mandar correos para preguntar cuándo estará lista la traducción.
«Con Redokun tenemos una visión general de cómo vamos: qué países ya han empezado, cuáles están traduciendo, cuáles todavía no y cuáles ya han terminado. Es genial poder tenerlo todo a la vista».
Más control sobre la identidad corporativa y el diseño
Para EMS, es fundamental mantener una identidad corporativa y un diseño coherentes en todos sus documentos.
Redokun les permite revisar cada documento antes de finalizarlo para asegurarse de que el diseño no haya cambiado y siga en línea con la estrategia de marketing de la marca.
«Con Redokun también queremos mantener el control de nuestra identidad corporativa. Queremos echarle un vistazo al documento antes de publicarlo para asegurarnos de que todo esté bien diseñado y de que el diseño no haya cambiado. Y eso es justo lo que Redokun nos permite hacer, lo cual está genial».
Otra cosa que le llamó la atención a Pia de Redokun fue su integración con DeepL y Google Translate, además de su capacidad para recordar y sugerir traducciones repetidas de proyectos anteriores.
«Redokun también recuerda los eslóganes. Usamos muchos eslóganes recurrentes que, claro, siempre se traducen de la misma manera. Al final, nuestros compañeros también ahorran tiempo porque no tienen que traducir una y otra vez los mismos eslóganes o frases. Nos pareció una funcionalidad estupenda».
Una solución fácil de usar
Lo intuitivo que es Redokun ha sido una gran ventaja para EMS. Para Pia, añadir traductores y asignar tareas en Redokun es sencillo e intuitivo. Esa facilidad de uso, sumada a la eficacia de la herramienta, hizo que elegir Redokun fuera una decisión obvia para EMS.
«Además, Redokun es muy intuitivo. Aprender a añadir un traductor o asignarle tareas a alguien no tiene ninguna complicación. Es muy fácil hacerlo. Prácticamente nunca nos hemos sentido perdidos ni hemos dudado sobre cómo hacer algo. Así que, si es tan fácil de usar y además da muy buenos resultados, la decisión es bastante sencilla».
Resultados
Asignación de traducciones a nivel mundial en 5 minutos
Con Redokun, lo que antes requería mucho tiempo y trabajo manual ahora se puede hacer en unos cinco minutos. Gracias a esta eficiencia, EMS puede distribuir proyectos de traducción por todo el mundo a una escala mucho mayor que antes.
«Creo que lo más importante es que, en unos cinco minutos, puedo enviar el trabajo de traducción a todo el mundo. Antes no podía hacerlo simplemente subiendo un documento y asignándoselo a las mismas personas de siempre. Ahora, eso lleva como máximo cinco minutos y listo. Sí, antes eso era totalmente imposible».
Aumento del 300 % en las campañas de marketing globales
Gracias a lo fácil y rápido que es traducir recursos de marketing con Redokun, EMS ha aumentado enormemente su capacidad para lanzar campañas de marketing.
«En 2021 hacíamos unas 4 o 5 campañas, y este año hemos llegado a 15 o 16. Eso solo ha sido posible porque mejoramos nuestro proceso de traducción con Redokun».
Pia señala que el tiempo que ahorran con Redokun les ha permitido pasar de 4 o 5 campañas en 2021 a 15 o 16 al año en 2023, otra prueba de lo mucho que han ganado en eficiencia gracias a la herramienta.
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