EMS, oder Electromedical Systems, ist ein weltweit tätiger Hersteller medizinischer Geräte. Von ihrem Hauptsitz im schweizerischen Nyon und einigen weiteren Standorten weltweit aus arbeitet ein Team von über 1 000 Mitarbeiter:innen daran, das Behandlungserlebnis für Patient:innen und medizinisches Fachpersonal in den Bereichen Zahnprophylaxe, Urologie und Schmerztherapie zu verbessern.
Dank Innovationsdrang und Perfektionsstreben findest du EMS-Produkte mittlerweile überall dort, wo es Zahnärzte oder ein Krankenhaus gibt – kurz gesagt, so gut wie überall auf der Welt.
Skalierung des B2B-Marketings auf 27 Sprachen
Die globale Expansion von EMS war kein Blitzerfolg. Vieles davon liegt daran, dass technisches Know-how mit einem tiefen Verständnis für die Bedürfnisse der Kunden kombiniert wird.
Und natürlich daran, die richtige Botschaft in der Sprache der jeweiligen Kunden zu übermitteln.
Pia Andresen, Marketing-Koordinatorin bei EMS, erzählt uns, dass sie ihre Marketingmaterialien im Rahmen ihrer globalen Strategie in 27 Sprachen übersetzen.
Zu diesen Materialien gehören:
- Printmedien wie Broschüren, Flyer, Poster und Roll-ups,
- digitale Dokumente wie E-Books,
- Social-Media-Posts,
- Website-Inhalte,
- Benutzerhandbücher und
- Videos.
In der Regel kümmern sich die marktspezifischen Marketingteams von EMS um die Übersetzungen, wobei sie bei Bedarf von Übersetzungsagenturen unterstützt werden.
Allerdings erwies sich das Übersetzungsmanagement bei so vielen verschiedenen Dokumenttypen und Sprachen als komplex.
Um ihre Wachstumsziele zu erreichen, mussten Pia und ihr Team eine effiziente Lösung für die Zusammenarbeit zwischen diversen Teams und Stakeholdern an verschiedenen Standorten finden.
Für welche Lösung sie sich entschieden haben? Du ahnst es schon …
Das Problem
Zeitverschwendung durch manuelles Copy and Paste
Pia wurde sich der Komplexität der Aufgabe bewusst, als sie tagelang Texte zwischen InDesign- und Excel-Dateien kopierte. Schnell wurde ihr klar, dass manuelle Übersetzungsworkflows auf Dauer das Wachstum hemmen würden.
Sie erzählt uns:
„Wir haben gerade unsere Hauptbroschüre aktualisiert. Rund 60 Seiten, die wir in 15 Sprachen übersetzen mussten, um unsere wichtigsten Märkte abzudecken. Also habe ich angefangen, den gesamten Text der 60-seitigen Broschüre in eine Excel-Datei zu kopieren. Und da dachte ich mir: Das ist so zeitaufwendig – allein das Kopieren des ganzen Textes in Excel wird mich Tage kosten."
Sobald Pia fertig war, schickte sie den Text in der Regel ihren Teammitgliedern in den lokalen Märkten für die Übersetzung.
Anschließend wurden die Inhalte dann an die Grafikdesigner:innen weitergeleitet, die sich ebenfalls mit manuellem Copy and Paste herumschlagen mussten, um das Originaldesign der Broschüre zu rekonstruieren. 15 Mal!
„Uns war klar, dass wir eine bessere Lösung finden mussten, denn ich hätte die Zeit wirklich besser nutzen können. Das Schlimmste war, dass unsere Grafikdesigner:innen den Text dann aus 15 verschiedenen Excel-Dateien in die Broschüre kopieren mussten."
Menschliche Fehler
Pia erzählt uns außerdem, dass Übersetzungen mit Excel-Dateien in verschiedenen Phasen des Workflows zu Fehlern geführt haben.
Falsch platzierte Einträge, gelöschte Zellen und veraltete Dateiversionen – häufige Vorkommnisse, die Zeit und Ressourcen kosteten und deutlich machten, dass eine effizientere und fehlersichere Lösung her musste.
„Wir teilten unsere Excel-Dateien einfach mit allen und jeder konnte dann seine Übersetzungen hinzufügen, was im Endeffekt zu vielen Fehlern führte. Das war keine Absicht, aber manchmal wurden Zellen aus Versehen gelöscht, jemand schrieb in die falsche Zelle, die Excel-Datei ging verloren oder man verwendete eine alte Version. Es gab so viele Fehlerquellen, die wir alle aufarbeiten mussten."
Fehlende Sichtbarkeit und Transparenz im Übersetzungsmanagement
Pia berichtet, dass es bei EMS in den Anfangszeiten der Übersetzungsarbeit noch keine eigene Rolle für das Übersetzungs-Projektmanagement gab.
Diese Lücke wurde deutlich, als sie Dateien per E-Mail austauschten, was es erheblich erschwerte, den Übersetzungsfortschritt nachzuverfolgen. Ohne ein zentrales System war es nahezu unmöglich festzustellen, wer mit einer Übersetzung begonnen hatte, wer sie abgeschlossen hatte oder wer noch gar nicht angefangen hatte.
„Als ich bei EMS anfing, gab es nie eine Stelle für das Übersetzungsmanagement. Alles wurde mit Excel-Dateien verwaltet – jeder verschickte einfach seine Excel-Dateien. Das war immer etwas mühsam, weshalb wir den Prozess zentralisieren und effizienter und übersichtlicher gestalten wollten."
Der komplizierte Übersetzungs-Workflow in InDesign
Bei der Erstellung seiner gedruckten Marketingmaterialien setzt EMS stark auf Adobe InDesign. Bei der Suche nach einem Übersetzungsmanagement-Tool war es daher unerlässlich, eines zu finden, das IDML-Dateien verarbeiten konnte.
„Wir setzen stark auf Printmedien wie Flyer und Broschüren, da so etwas im Dentalmarkt super funktioniert. Deshalb war es für uns essenziell, dass das Tool InDesign-Dateien unterstützen konnte, denn das ist einfach das Format, das wir am meisten nutzen."
Doch ein Tool zu finden, das InDesign wirklich gut unterstützte, war gar nicht so einfach.
Als EMS einige andere Übersetzungsmanagement-Tools ausprobierte, mussten sie enttäuscht feststellen, dass selbst einige der größten Namen der Branche ihren Anforderungen nicht gerecht wurden.
Bis sie auf Redokun stießen.
Die Lösung
Automatische Formatierung der übersetzten Dateien
Beim Testen von Redokun hatten Pia und ihr Team bei EMS ihren „Aha-Moment“, als sie Redokuns automatisches Formatierungs-Feature mit einem ihrer eigenen Dokumente ausprobierten.
Nachdem sie das Testdokument in ihre jeweiligen Muttersprachen übersetzt hatten, konnten sie für jede Sprache ein korrekt formatiertes Dokument herunterladen – mit nur einem Klick.
„Wir haben den Test gemacht, uns als Übersetzer:innen registriert und das Dokument einfach in unsere Muttersprachen übersetzt. Und als wir die Datei dann heruntergeladen haben, kam der Flyer korrekt formatiert und in der richtigen Sprache wieder heraus. Wir saßen echt da und dachten: ‚Wow, wie cool! Das wird uns so, so viel bringen!'"
Klarer Überblick über den Workflow
Eines der wirkungsvollsten Features von Redokun ist laut Pia die Möglichkeit, sich einen klaren Überblick über den Übersetzungsprozess zu verschaffen. Da der Fortschritt in jeder Phase des Workflows einsehbar ist, muss sie niemandem per E-Mail hinterherlaufen, um zu erfahren, wann die Übersetzung fertig wird.
„Mit Redokun wissen wir genau, wo wir stehen, welche Länder bereits angefangen haben, wer gerade übersetzt, wer noch nicht begonnen hat und wer schon fertig ist. Es ist einfach toll, dass wir so den Überblick behalten."
Bessere Kontrolle über Corporate Identity und Design
Für EMS ist es extrem wichtig, in allen Dokumenten eine einheitliche Corporate Identity und ein durchgängiges Design zu wahren.
Redokun ermöglicht es ihnen, jedes Dokument vor der Fertigstellung noch einmal zu überprüfen, um sicherzugehen, dass das Design unverändert bleibt und zur Marketingstrategie der Marke passt.
„Unser Ansatz, den wir auch mit Redokun verfolgen, ist es, bei der Corporate Identity stets am Ball zu bleiben. Wir möchten uns jedes Dokument ansehen, bevor es rausgeht, um sicherzugehen, dass designtechnisch alles stimmt und dass das Design nicht verändert wurde. Und mit Redokun geht eben genau das ganz wunderbar."
Ein weiterer Aspekt, der Pia positiv an Redokun aufgefallen ist: die Integration mit DeepL und Google Translate sowie die Möglichkeit, wiederkehrende Übersetzungen aus früheren Projekten zu speichern und vorzuschlagen.
„Redokun erinnert sich auch an Slogans. Wir verwenden oft dieselben Slogans, die dann immer auf die gleiche Weise übersetzt werden. Das spart unseren Kolleg:innen im Endeffekt viel Zeit, da sie dieselben Slogans und Sätze nicht ständig wieder neu übersetzen müssen. Das ist echt ein großartiges Feature."
Benutzerfreundliche Lösung
Das intuitive Design von Redokun ist für EMS ein großer Vorteil. Pia findet, dass das Hinzufügen von Übersetzer:innen und das Zuweisen von Aufgaben mit Redokun ein Kinderspiel sind. Die Benutzerfreundlichkeit sowie die Leistung des Tools ließen keinen Zweifel daran, dass Redokun die perfekte Wahl für EMS war.
„Redokun ist auch sehr intuitiv in der Handhabung. Sowohl das Hinzufügen der Übersetzer:innen als auch die Zuweisung von Aufgaben lassen sich im Handumdrehen erlernen. Das Ganze ist echt sehr einfach. Es gab im Grunde nie Momente, in denen wir ratlos waren oder nicht wussten, was wir tun sollten. Und wenn alles leicht zu bedienen ist und die Ergebnisse für sich sprechen, dann fällt einem die Entscheidung nicht schwer."
Ergebnisse
Übersetzungsaufträge weltweit in 5 Minuten zuweisen
Was früher viel Zeit und manuelle Arbeit gekostet hat, lässt sich mit Redokun jetzt in rund fünf Minuten erledigen. Dank dieser Effizienz kann EMS seine Übersetzungsaufträge weltweit in deutlich größerem Umfang verteilen als zuvor.
„Ich denke, was am meisten beeindruckt, ist, dass ich die Übersetzung innerhalb von fünf Minuten um die ganze Welt schicken kann. Vorher war das nicht möglich – einfach ein Dokument hochladen und es immer denselben Leuten zuweisen. Jetzt dauert das Ganze maximal fünf Minuten – und fertig! Früher wäre das undenkbar gewesen."
4x so viele globale Marketingkampagnen
Dank der unkomplizierten und zügigen Übersetzung von Marketinginhalten mit Redokun konnte EMS deutlich mehr Marketingkampagnen launchen.
„Im Jahr 2021 haben wir vielleicht 4–5 Kampagnen durchgeführt; in diesem Jahr sind es 15–16 geworden. Das Ganze war nur dank des verbesserten Übersetzungsworkflows mit Redokun möglich."
Pia berichtet, dass die Zeitersparnis durch Redokun es ihnen ermöglicht hat, von 4–5 Kampagnen im Jahr 2021 auf 15–16 pro Jahr in 2023 zu wachsen – ein weiterer Beleg für die Effizienzgewinne durch das Tool.
Optimiere deinen Übersetzungsworkflow mit Redokun
Mach es wie EMS und andere Global Player, die ihren Übersetzungsprozess mit Redokun grundlegend verändert haben. Erlebe selbst, wie einfach, schnell und präzise Redokun dein globales Marketing unterstützt.
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