EMS, ovvero Electromedical Systems, è un produttore globale di dispositivi medici. Dalla loro sede centrale a Nyon, in Svizzera, e da diverse altre sedi nel mondo, un team di oltre 1000 persone lavora per migliorare l'esperienza di trattamento per pazienti e clinici nei campi della prevenzione dentale, urologia e terapia del dolore.
Grazie alla spinta dell'azienda verso l'innovazione e alla ricerca della perfezione, oggi puoi trovare i prodotti EMS ovunque ci sia un dentista o un ospedale — insomma, praticamente in qualsiasi parte del mondo.
Espandere le attività di marketing B2B a 27 lingue
La storia dell'espansione globale di EMS non è un successo arrivato dall'oggi al domani. Gran parte del merito va alla combinazione tra competenza tecnica e una profonda comprensione delle esigenze dei clienti.
E, ovviamente, comunicare il messaggio giusto nella loro lingua.
Pia Andresen, Marketing Coordinator di EMS, ci racconta che traducono i loro materiali di marketing in 27 lingue nell'ambito della loro strategia globale.
Questi materiali includono:
- materiali stampati come opuscoli, volantini, poster e rollup;
- documenti digitali come ebook;
- post sui social media;
- contenuti per il sito web;
- manuali utente;
- video.
Di solito, le traduzioni vengono gestite dai team di marketing locali di EMS, con il supporto aggiuntivo di agenzie di traduzione quando serve.
Tuttavia, con così tanti tipi di documenti e lingue diverse, gestire le traduzioni si è rivelato complesso.
Per raggiungere i loro obiettivi di crescita, era fondamentale per Pia e il suo team trovare una soluzione snella per la collaborazione tra i vari team e stakeholder sparsi in diverse sedi.
Probabilmente hai già capito quale soluzione hanno scelto alla fine.
Problema
Perdita di tempo prezioso con il copia-incolla manuale
Pia si è resa conto della complessità del compito quando si è trovata a passare giorni a copiare e incollare testi tra file InDesign ed Excel. Le è stato subito chiaro che affidarsi a un processo di traduzione manuale non era sostenibile per una crescita a lungo termine.
Ci racconta:
“Stavamo aggiornando il nostro opuscolo principale. Ha circa 60 pagine e dovevamo tradurlo in 15 lingue per coprire i nostri mercati principali. Così ho iniziato a fare copia-incolla di tutto il testo di questo opuscolo di 60 pagine in un file Excel. E mi sono detta: è una cosa che porta via un sacco di tempo; mi ci vorranno giorni solo per fare copia-incolla di tutto il testo in Excel.”
Una volta finito, Pia passava il testo ai membri dei team locali per la traduzione.
Poi c'era un altro passaggio ai grafici, che dovevano anche loro occuparsi del copia-incolla manuale per ricreare il design originale dell'opuscolo, per 15 volte.
“Sapevamo che dovevamo trovare una soluzione migliore, perché in tutto questo tempo avrei potuto fare cose molto più utili. E la cosa peggiore è che poi il nostro grafico deve copiare e incollare il testo nell'opuscolo da 15 diversi file Excel.”
Errori dovuti al fattore umano
Pia ci racconta anche che tradurre usando file Excel apriva la porta a errori in diverse fasi del flusso di lavoro.
Voci fuori posto, celle cancellate e uso di versioni vecchie del file — tutte cose che succedevano spesso e che facevano perdere tempo e risorse, sottolineando la necessità di una soluzione più snella e a prova di errore.
“Condividevamo semplicemente file Excel dove tutti potevano inserire le loro traduzioni, il che portava a tanti errori e sbagli. Non è che lo facessero apposta, ma capitava che per sbaglio venissero cancellate delle celle, qualcuno scrivesse nella cella sbagliata, il file Excel andasse perso o si usasse una versione vecchia. C'erano così tante fonti di errore che dovevamo gestire.”
Mancanza di visibilità e trasparenza nel processo di gestione delle traduzioni
Pia racconta che nei primi tempi in cui EMS gestiva le traduzioni, mancava un ruolo dedicato alla gestione dei progetti di traduzione.
Questa lacuna è emersa quando hanno iniziato a condividere i file via email, rendendo molto difficile tenere traccia dell'avanzamento delle traduzioni. Senza un sistema centralizzato, era praticamente impossibile capire chi aveva iniziato una traduzione, chi l'aveva completata o chi non aveva nemmeno cominciato.
“Quando ho iniziato a lavorare per EMS, non esisteva una posizione chiamata translation manager. E il tutto veniva gestito con file Excel: ognuno inviava semplicemente i propri. Era sempre un po' una fatica, quindi volevamo centralizzare e rendere il processo più efficiente e chiaro.”
Un flusso di lavoro di traduzione InDesign complicato
EMS si affida molto ad Adobe InDesign per creare i suoi materiali di marketing stampati. Quindi, nella ricerca di uno strumento di gestione delle traduzioni, per loro era assolutamente essenziale trovarne uno in grado di gestire i file IDML.
“Ci basiamo molto su materiali stampati come volantini e opuscoli, perché queste cose funzionano davvero bene nel mercato dentale. Quindi avevamo assolutamente bisogno che lo strumento supportasse i file InDesign perché è semplicemente il formato principale che usiamo.”
Trovare però uno strumento che offrisse un supporto solido per InDesign non è stato facile.
EMS ha provato anche altri strumenti di gestione delle traduzioni, ma è rimasta delusa nello scoprire che alcuni dei nomi più grandi sul mercato non soddisfacevano le sue esigenze.
Fino a quando non hanno scoperto Redokun.
Soluzione
Formattazione automatica dei file tradotti
Nel testare Redokun, il “momento a-ha” per Pia e il suo team è arrivato quando hanno sperimentato la funzionalità di formattazione automatica con uno dei loro documenti.
Dopo aver tradotto il documento di prova nelle loro lingue, potevano scaricare un documento formattato correttamente in ogni lingua con un semplice clic.
“Abbiamo fatto questo test, ci siamo registrati come traduttori e l'abbiamo semplicemente tradotto nelle nostre lingue. E poi, quando l'abbiamo scaricato, ci siamo ritrovati il volantino formattato correttamente nella lingua giusta. Eravamo lì e ci siamo detti: wow, è davvero fantastico. Questo ci aiuterà tantissimo.”
Panoramica chiara del flusso di lavoro
Secondo Pia, una delle funzionalità di Redokun con maggior impatto è la capacità di offrire una panoramica chiara del processo di traduzione. Avendo visibilità sullo stato di avanzamento in ogni fase del flusso di lavoro, non deve mai mandare email per rincorrere le persone e chiedere aggiornamenti su quando finirà la traduzione.
“Con Redokun, teniamo sempre sotto controllo dove siamo, quali paesi hanno già iniziato, chi sta traducendo, chi no e chi ha già finito. È fantastico poter avere sempre questa panoramica.”
Maggiore controllo sull'identità aziendale e sul design
Per EMS, mantenere un'identità aziendale e un design coerenti su tutti i documenti è fondamentale.
Redokun permette loro di rivedere ogni documento prima che venga finalizzato, assicurandosi che il design resti intatto e in linea con la loro strategia di marketing del brand.
“L'idea che cerchiamo di portare avanti anche con Redokun è quella di tenere sempre sotto controllo l'identità aziendale. Vogliamo dare un'occhiata al documento prima che venga inviato per assicurarci che l'impaginazione sia corretta e che il design non sia stato modificato. E questo è proprio quello che Redokun ci permette di fare, il che è fantastico.”
Un’altra cosa che ha colpito Pia di Redokun è stata l’integrazione con DeepL e Google Translate, oltre alla capacità di ricordare e suggerire traduzioni ricorrenti dai progetti precedenti.
“Redokun ricorda anche gli slogan. Ne abbiamo tanti che usiamo sempre, ovviamente, slogan ricorrenti che vengono sempre tradotti allo stesso modo. Alla fine, è solo un risparmio di tempo anche per i nostri colleghi, perché non devono tradurre continuamente gli stessi slogan o frasi, e abbiamo pensato che fosse una funzionalità fantastica.”
Soluzione facile da usare
L’intuitività di Redokun si è rivelata un grande vantaggio per EMS. Secondo Pia, aggiungere traduttori e assegnare compiti su Redokun è semplice e intuitivo. Questa facilità d’uso, insieme all’efficacia dello strumento, ha reso Redokun una scelta ovvia per EMS.
“Redokun è davvero intuitivo da usare. Dall’aggiungere un traduttore all’assegnare compiti a qualcuno, non è difficile da imparare. È davvero facile farlo. Non c’è praticamente mai stato un momento in cui fossimo confusi o non sapessimo come fare. Quindi, secondo me, se hai questa facilità d’uso e anche ottimi risultati, allora è una decisione chiara e facile.”
Risultati
Assegnazione globale delle traduzioni in 5 minuti
Con Redokun, quello che prima richiedeva molto tempo e lavoro manuale ora si può fare in circa cinque minuti. Questa efficienza ha permesso a EMS di distribuire progetti di traduzione in tutto il mondo su una scala molto più ampia rispetto a prima.
“Secondo me la cosa principale è che, diciamo, in cinque minuti posso dare la traduzione a tutti in tutto il mondo. Prima non riuscivo a farlo semplicemente caricando un documento e assegnando sempre le stesse persone. Ora ci vogliono al massimo cinque minuti ed è fatta. Eh sì, prima non era proprio possibile.”
Aumento del 300% nelle campagne di marketing globali
Grazie alla facilità e alla velocità con cui possono tradurre i materiali di marketing con Redokun, EMS ha registrato un netto aumento nella capacità di lanciare campagne di marketing.
“Facevamo forse 4-5 campagne nel 2021, e quest’anno siamo arrivati a 15-16 campagne. Questo è stato possibile solo grazie al nostro processo di traduzione migliorato con Redokun.”
Pia sottolinea che il tempo risparmiato con Redokun ha permesso loro di passare da 4-5 campagne nel 2021 a 15-16 all’anno nel 2023, un’ulteriore conferma dei vantaggi in termini di efficienza offerti dallo strumento.
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