EMS, ou Electromedical Systems, est un fabricant mondial de dispositifs médicaux. Depuis leur siège social de Nyon, en Suisse, et plusieurs autres sites dans le monde, une équipe de plus de 1 000 personnes travaille à améliorer l'expérience de traitement des patients et des cliniciens dans les domaines de la prévention dentaire, de l'urologie et du traitement de la douleur.
Grâce à la volonté d'innovation et à la recherche de la perfection de l'entreprise, tu peux maintenant trouver des produits EMS partout où il y a un dentiste ou un hôpital — bref, quasiment partout dans le monde.
Étendre ses efforts marketing B2B à 27 langues
L'expansion internationale d'EMS ne s'est pas faite du jour au lendemain. Ce succès s'explique en grande partie par l'alliance d'une expertise technique et d'une compréhension profonde des besoins de leurs clients.
Et bien sûr, en leur communiquant le bon message dans leur langue.
Pia Andresen, coordinatrice marketing chez EMS, nous explique qu'ils traduisent leurs supports marketing en 27 langues dans le cadre de leur stratégie internationale.
Ces supports incluent :
- des documents imprimés comme des brochures, dépliants, affiches et rollups ;
- des documents numériques comme des ebooks ;
- des publications sur les réseaux sociaux ;
- le contenu du site web ;
- des manuels d'utilisation ;
- des vidéos.
En règle générale, les traductions sont gérées par les équipes marketing locales d'EMS, avec l'aide d'agences de traduction si nécessaire.
Mais gérer les traductions pour autant de types de documents et de langues s'est avéré complexe.
Pour atteindre leurs objectifs de croissance, il était essentiel pour Pia et son équipe de trouver une solution efficace pour faciliter la collaboration entre les équipes et parties prenantes réparties sur plusieurs sites.
Tu as probablement deviné quelle solution ils ont fini par choisir.
Le problème
Un temps précieux perdu en copier-coller manuel
Pia a pris conscience de la complexité de la tâche quand elle s'est retrouvée à passer des jours entiers à copier-coller du texte entre des fichiers InDesign et Excel. Elle a vite compris que s'appuyer sur un processus de traduction manuel n'était pas tenable à long terme.
Elle nous raconte :
« On mettait à jour notre brochure principale. Elle compte environ 60 pages et nous devions la traduire en 15 langues pour couvrir nos principaux marchés. Je me suis mise à copier-coller tout le texte de cette brochure de 60 pages dans un fichier Excel. Et je me suis dit : c'est tellement chronophage, ça va me prendre des jours rien que pour copier-coller tout le texte dans Excel. »
Lorsque Pia avait terminé, elle transmettait le texte aux équipes des marchés locaux pour qu'ils le traduisent.
Venait ensuite le passage de relais aux graphistes, qui devaient eux aussi copier-coller manuellement le texte pour recréer le design original de la brochure, et ce 15 fois.
« On savait qu'il fallait trouver une meilleure solution, parce que j'aurais pu faire tellement de choses plus utiles pendant tout ce temps. Et le pire, c'est qu'ensuite, notre graphiste devait copier-coller du texte dans la brochure à partir de 15 feuilles Excel différentes. »
Des erreurs humaines
Pia nous dit aussi que les traductions via des fichiers Excel ouvraient la porte à des erreurs à différentes étapes du workflow.
Entrées mal placées, cellules supprimées, utilisation de versions obsolètes du fichier : autant d'incidents courants qui consommaient du temps et des ressources, soulignant le besoin d'une solution plus fluide et à l'épreuve des erreurs.
« Nous nous contentions de partager des fichiers Excel dans lesquels chacun pouvait entrer ses traductions, ce qui entraînait de nombreuses erreurs et fautes. Ce n'est pas que les gens le faisaient exprès, mais par accident, des cellules étaient supprimées, quelqu'un écrivait dans la mauvaise cellule, le fichier Excel se perdait, ou on se retrouvait avec une ancienne version. Nous devions traiter tellement de sources d'erreurs. »
Manque de visibilité et de transparence dans le processus de gestion de la traduction
Pia nous raconte qu'au début, chez EMS, il n'y avait pas de poste dédié à la gestion de projets de traduction.
Cette lacune est devenue évidente quand ils ont commencé à s'échanger les fichiers par e-mail, rendant le suivi de l'avancement des traductions très difficile. Sans un système centralisé, il était presque impossible de déterminer qui avait commencé telle traduction, qui avait achevé telle autre ou qui n'avait rien commencé.
« Quand j'ai commencé à travailler chez EMS, il n'existait pas de poste de responsable de la traduction. Tout passait par des fichiers Excel ; chacun envoyait simplement les siens. C'était toujours un peu compliqué, alors on a voulu centraliser et rendre le processus plus efficace et plus clair. »
Un workflow de traduction InDesign complexe
EMS s'appuie largement sur Adobe InDesign pour créer ses supports marketing print. En cherchant une solution de gestion de traduction, il leur fallait absolument en trouver une capable de gérer les fichiers IDML.
« On s'appuie beaucoup sur les supports print comme les dépliants et les brochures, parce que ça fonctionne très bien sur le marché dentaire. Il nous fallait donc absolument un outil compatible avec les fichiers InDesign, car c'est notre format principal. »
Mais trouver un outil avec une vraie prise en charge d'InDesign s'est avéré difficile.
EMS a testé d'autres outils de gestion des traductions, mais ses équipes ont été déçues de constater que certains des plus grands noms du marché ne répondaient pas à leurs besoins.
Jusqu'à ce qu'elles découvrent Redokun.
La solution
Mise en page automatique des fichiers traduits
En testant Redokun, le déclic pour Pia et son équipe chez EMS s'est produit quand ils ont découvert la fonctionnalité de mise en page automatique de Redokun sur l'un de leurs propres documents.
Après avoir traduit le document test dans leur langue maternelle, ils pouvaient télécharger un document correctement formaté dans chaque langue d'un simple clic.
« On a fait ce test, on s'est inscrits comme traducteurs et on l'a tout simplement traduit dans nos langues maternelles. Et quand on l'a téléchargé, on a récupéré le dépliant correctement mis en page dans la bonne langue. On était vraiment là, et on s'est dit : wow, c'est vraiment cool. Ça va énormément nous aider. »
Une vue d'ensemble claire du workflow
L'une des fonctionnalités les plus marquantes de Redokun, comme le souligne Pia, est sa capacité à fournir une vue d'ensemble claire du processus de traduction. Grâce à la visibilité sur l'avancement à chaque étape du workflow, elle n'a plus jamais besoin d'envoyer un e-mail pour relancer les gens et savoir quand la traduction sera terminée.
« Avec Redokun, on garde la vue d'ensemble : où on en est, quels pays ont déjà commencé, qui est en train de traduire, qui non, et qui a terminé. C'est incroyable de pouvoir garder cette vue d'ensemble. »
Un meilleur contrôle de l'identité visuelle et du design
Pour EMS, garder une identité visuelle et un design cohérents sur tous les documents, c'est essentiel.
Redokun leur permet de réviser chaque document avant qu'il ne soit finalisé, garantissant que le design reste intact et aligné sur leur stratégie de marque.
« Ce qu'on essaie aussi de faire avec Redokun, c'est de garder la main sur l'identité visuelle de l'entreprise. On veut voir le document avant qu'il ne soit diffusé, pour s'assurer que tout est conforme et que la mise en page n'a pas été modifiée. Et c'est ce que Redokun nous permet de faire, ce qui est cool. »
Ce qui a également marqué Pia chez Redokun, c'est l'intégration avec DeepL et Google Translate, ainsi que la capacité de l'outil à mémoriser et suggérer des traductions récurrentes issues de projets antérieurs.
« Redokun retient aussi les slogans. Nous en avons beaucoup que nous réutilisons sans cesse, bien sûr — des slogans récurrents qui sont toujours traduits de la même façon. Au final, c'est aussi un gain de temps pour nos collègues, qui n'ont plus à retraduire encore et encore les mêmes slogans ou les mêmes phrases. On a tout simplement trouvé que c'était une fonctionnalité formidable. »
Une solution facile à utiliser
La prise en main intuitive de Redokun a constitué un atout majeur pour EMS. Pour Pia, ajouter des traducteurs et leur attribuer des tâches dans Redokun est simple et intuitif. Cette facilité d'utilisation, alliée à l'efficacité de l'outil, a fait de Redokun un choix évident pour EMS.
« Redokun est également très intuitif à utiliser. De l'ajout d'un traducteur à l'attribution de tâches à un collaborateur, tout est simple à apprendre. C'est très facile à faire. Il n'y a pratiquement jamais eu de moment où nous étions perdus ou ne savions pas comment faire. « Je pense donc que quand l'outil est aussi simple à utiliser et donne d'aussi bons résultats, la décision est vite prise. »
Les résultats
Des missions de traduction internationales attribuées en 5 minutes
Grâce à Redokun, ce qui prenait auparavant beaucoup de temps et de travail manuel peut désormais être réalisé en cinq minutes environ. Cette efficacité a permis à EMS de distribuer des projets de traduction dans le monde entier à une échelle bien plus importante qu'auparavant.
« Je pense que le plus important, c'est qu'en, disons, cinq minutes, je peux envoyer la traduction à tous, partout dans le monde. Avant, je ne pouvais pas le faire en me contentant d'importer un document et d'assigner toujours les mêmes personnes. Maintenant, en cinq minutes maximum, c'est fait. Ouais, ce n'était vraiment pas possible avant. »
Une augmentation de 300 % des campagnes marketing internationales
Grâce à la facilité et à la rapidité avec lesquelles ses équipes peuvent traduire les ressources marketing dans Redokun, EMS a constaté une augmentation spectaculaire de sa capacité à lancer des campagnes marketing.
« Nous faisions environ 4 à 5 campagnes en 2021, et ce nombre est passé à 15-16 campagnes cette année. Cela n'a été possible que grâce à l'amélioration de notre processus de traduction avec Redokun. »
Pia souligne que le temps gagné grâce à Redokun leur a permis de passer de 4-5 campagnes en 2021 à 15-16 par an en 2023, ce qui témoigne une fois de plus des gains d'efficacité apportés par l'outil.
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