Über Enbio
Im Herzen der Schweizer Innovationslandschaft gelegen, ist Enbio ein weltweit bekannter Hersteller von medizinischen Autoklaven. Das Unternehmen hat ein starkes Netzwerk von fast 200 Vertriebspartnern aufgebaut, das sich von Europa über die USA bis in den Nahen Osten und nach Ostasien erstreckt.
Aber wie wir alle wissen, bringt eine weltweite Expansion ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Gerade in der streng regulierten Medizinproduktebranche zählt jedes Detail, um die Gesundheit und Sicherheit der Menschen zu gewährleisten.
Schweizer Qualität in die Gesundheitswelt bringen
Im Zentrum von Enbios Erfolg steht das Engagement für Schweizer Präzision im Engineering – jedes Produkt ist dadurch genauso zuverlässig wie innovativ und natürlich sicher in der Anwendung.
Ein wichtiger Schritt, um die sichere Nutzung dieser Produkte für alle zu gewährleisten: Für Unternehmen in der Medizinproduktebranche ist es gesetzlich vorgeschrieben, Handbücher in die Landessprachen jedes Marktes zu übersetzen.
„Das Ganze fing mit dem großen Problem an, Handbücher zu übersetzen."
Wir haben mit Pawel Borsuk, dem Creative Director bei Enbio, darüber gesprochen, wie die Entdeckung von Redokun seinem Team geholfen hat, diese Herausforderung zu meistern.
Das Problem
Koordination der Übersetzung von Handbüchern in 30 Sprachen
Als Enbio auf den Weltmarkt ging, stellten die gesetzlichen Anforderungen für Pawel und sein Team eine große Hürde dar. Plötzlich mussten sie nicht mehr nur weniger als 10 Sprachen betreuen, sondern ihre technischen Dokumente und Handbücher in 30 Sprachen übersetzen.
Noch schwieriger wurde die Aufgabe, weil sie kein zentrales System hatten, um so komplexe Übersetzungsprojekte zu koordinieren – und das bei begrenzten Ressourcen.
Je mehr Märkte sie erschlossen, desto vielfältiger wurden die Sprachen – und die Übersetzungsarbeit wurde immer umfangreicher und zeitaufwändiger.
„Das größte Problem ist nicht die Übersetzung selbst. Ich würde sagen, es ist das Management der Übersetzungen. Das Handbuch selbst hat etwa 50 Seiten und dann gibt es mehrere, sehr unterschiedliche Sprachen. Wir hatten schon echte Probleme, selbst wenn nur 5–10 Sprachen im Spiel waren."
Abhängigkeit von ineffizienten Übersetzungstools
Pawel griff anfangs auf maschinelle Übersetzungstools zurück, um den ersten Übersetzungsschritt zu beschleunigen. Danach folgte eine menschliche Überprüfung durch externe Freelancer, Agenturen oder Mitglieder des Marketingteams in den lokalen Märkten.
Zwar boten Tools wie DeepL oder Google Translate eine schnelle Möglichkeit, Texte von einer Sprache in eine andere zu übertragen, doch es fehlte an einem effizienten Workflow, um InDesign-Dokumente in allen benötigten Sprachen zu erstellen und dabei Design und Layout beizubehalten.
Es war für ihn auch schwierig, Leute zu finden, die Übersetzungen für nicht-europäische Sprachen wie Japanisch und Koreanisch überprüfen konnten.
„Unser Team ist klein gehalten. Deshalb war es wirklich essenziell, ein Framework zu haben, mit dem wir arbeiten konnten."
Hohes Fehlerrisiko durch manuelles Copy and Paste
Da das Team klein ist, führte Enbios Ansatz, Texte manuell per Copy and Paste aus Übersetzungstools in Dateien zu übertragen und dann die Rückmeldungen hin und her zu koordinieren, zu erheblichen Verzögerungen im Projektzeitplan.
Ihr Prozess war besonders zeitaufwändig und teuer, da er mehrere Copy and Paste-Schritte sowohl für die Übersetzung als auch für die Dokumentformatierung erforderte.
„Der erste Schritt war einfach InDesign plus Google Translate, DeepL oder zertifizierte Übersetzer. Aber selbst bei recht gängigen Sprachen erwies sich das als sehr ineffizient. Wenn du Menschen für die Übersetzung einsetzt und dann noch jemanden brauchst, der nur das PDF richtig formatiert erstellt, dauert das ewig und ist richtig, richtig teuer."
Häufige Aktualisierungen der Assets
Die Ineffizienz und die Kosten wurden noch dadurch verschärft, dass die Handbücher ständig aktualisiert werden mussten – oft zwei- bis dreimal im Jahr.
Jedes Update erforderte denselben mühsamen Übersetzungs- und Formatierungsprozess, was die Arbeitsbelastung erhöhte und das Risiko schwerwiegender Fehler steigerte.
„Copy and Paste ist ziemlich fehleranfällig. Du musst sehr genau darauf achten, was du kopierst, was du einfügst und wohin du es einfügst. Die Wahrscheinlichkeit, durch das Vermischen von Zeilen einen großen Fehler zu machen, ist riesig."
Angesichts dieser Probleme war Pawel und seinem Team klar, dass sie eine effizientere Lösung finden mussten – und so sind sie schließlich auf Redokun gestoßen.
Die Lösung
Auf der Suche nach einem Übersetzungstool, um Enbios Herausforderungen zu lösen, wandte sich Pawel an Google.
Nachdem er Redokun gefunden und mit anderen Optionen online verglichen hatte, wurde ihm schnell klar, dass Redokun genau das war, was er und sein Team brauchten.
„Für die Übersetzung von gedrucktem Material oder anderen Assets, bei denen ein PDF als Ergebnis erwartet wird, ist Redokun einfach unschlagbar. Ich habe natürlich versucht, etwas Vergleichbares oder vielleicht ein Konkurrenzprodukt zu finden, aber ohne Erfolg."
Den Übersetzungsprozess optimieren – mit einer Erfolgsquote von 99 %
Nachdem er Redokun ausprobiert hatte, war er beeindruckt, wie einfach es war, Leuten Übersetzungen zuzuweisen – egal ob interne Kollegen oder Vertriebspartner – und wie viel schneller und unkomplizierter dadurch der Review-Prozess wurde.
Pawel hat das Ganze selbst in die Hand genommen, damit sein Team sich problemlos an Redokun gewöhnen konnte. Er hat ein kompaktes, einseitiges Handbuch mit Screenshots und einfachen Schritten erstellt, um sein Team mit dem Tool vertraut zu machen und einzuarbeiten. Diese Anleitung war super effektiv – sein Team hat das System sofort verstanden und konnte direkt loslegen, mit einer 99%igen Erfolgsquote bei der Einführung.
„Es ist echt genial, weil ich einfach eine Aufgabe erstellen und jemanden vom Distributor als Übersetzer zuweisen kann – und dann bitte ich sie nur noch, die maschinelle Übersetzung zu überprüfen. Das geht einfach super schnell und spart richtig viel Zeit, weil man die Abläufe so klar strukturieren kann – da kann wirklich jeder den Job übernehmen und erledigen."
Sogar bei schwierigen Sprachen wie Japanisch konnte er einfach den Redokun-Link an einen Kollegen in Tokio schicken und die Übersetzungen schnell erledigen lassen – ganz ohne ewigen E-Mail-Verkehr oder Hin und Her.
„Ich will mir gar nicht vorstellen, wie viel länger das alles ohne Redokun dauern würde – vor allem, wenn Leute aus verschiedenen Teilen der Welt für dich arbeiten. Wenn wir einfach nur eine Übersetzung brauchen, geht das jetzt richtig fix."
Qualität durch Kommunikation verbessern
Da man in Redokun kommunizieren kann, konnten Pawel und sein Team die Qualität ihrer Übersetzungen verbessern, indem sie Kontextfehler und mögliche Missverständnisse reduziert haben. Dadurch ist Redokun nicht nur ein Übersetzungstool, sondern auch eine Plattform für Qualitätsmanagement und -sicherung, damit die finalen Übersetzungen den hohen Anforderungen von Enbio entsprechen.
„Ich kann Fehler vermeiden, weil unsere Kollegen direkt im System Kommentare hinterlassen oder Fragen stellen können. Redokun ist wirklich ein super effizientes Tool, um Qualität zu managen – besonders, wenn es um mehrere Sprachen geht."
Vereinfachter Überarbeitungsprozess
Das Tool hat das Management mehrerer Sprachen für Enbio deutlich vereinfacht, vor allem wenn schnelle Updates oder Änderungen nötig waren.
Jetzt können Management und F&E-Abteilungen einfach Änderungen anfordern, die dann schnell umgesetzt werden – weil 90% der Übersetzung schon aus früheren Versionen übernommen werden können.
„Ich kann die Dokumente in Ordnern organisieren und die Versionen ganz schnell benennen, zum Beispiel Version 5, 5.1, und auch Datumsangaben hinzufügen, was das Management der Übersetzungen und den InDesign-zu-PDF-Workflow total einfach macht."
Schluss mit Handarbeit und Copy and Paste
Am wichtigsten war aber die Kompatibilität von Redokun mit InDesign – das hat für Pawel und sein Team alles verändert und ihnen die mühsame manuelle Bearbeitung von PDF-Dateien erspart.
In Redokun kann er nach Abschluss der Übersetzung die Dateien einfach herunterladen – das Originalformat und das Grafikdesign bleiben dabei komplett erhalten. So können sie ganz einfach die gleiche Markensprache und das gleiche Design in all ihren Handbüchern und Broschüren beibehalten.
„Das Wichtigste für mich war, die neueste Version von InDesign öffnen zu können, eine einfache Datei zu erstellen, sie nach Redokun zu exportieren, den Übersetzungsjob zu erledigen und dann einfach die fertige Datei herunterzuladen und in InDesign zu öffnen. Die Struktur bleibt erhalten und ich kann mir Unterstützung von verschiedenen Leuten holen, nicht nur von Übersetzern."
Integration von maschineller Übersetzung für mehr Sprachmöglichkeiten
Die Integration von Redokun mit DeepL und Google Translate hat eine flexible Lösung für die Sprachunterstützung geboten und Enbios Übersetzungsmöglichkeiten enorm erweitert.
Diese umfassende Lösung von Redokun hat die Übersetzungsprobleme von Enbio wirklich gelöst und ihren Workflow in einen effizienten, fehlerfreien und super einfach zu verwaltenden Prozess verwandelt – so sehr, dass er die ganzen Schwierigkeiten einfach vergessen hat.
„Ich habe einfach vergessen, wie anstrengend es war, 30 Sprachen zu managen. Ich habe jetzt eine Lösung und bin sicher: Wenn ich das nächste Mal etwas erledigen muss, ist das Problem schon gelöst. Ich kann mir gar nicht vorstellen, das alles ohne Redokun zu machen.”
Du könntest unsere nächste Erfolgsgeschichte sein
Redokun hilft Enbio und hunderten anderen Unternehmen, ihre Workflows zu optimieren, Zeit und Ressourcen zu sparen und hohe Standards bei Qualität und Compliance zu halten.
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