Moore Global, fundada en Londres hace más de 110 años, se ha convertido en una de las principales redes de contabilidad del mundo. Hoy en día, la red está compuesta por más de 37 000 profesionales que trabajan juntos en 228 firmas independientes en 114 países.
Con una red global tan grande, es importante que la red de Moore Global y sus clientes se posicionen como una organización capaz de ofrecer servicios de alta calidad en muchos idiomas. Por eso, Moore Global tomó la iniciativa de asegurarse de que el mayor número posible de miembros de su comunidad global pudiera acceder a sus recursos y a su capacitación.
Pero esta iniciativa planteó sus propios retos a la hora de establecer un proceso de traducción eficiente, especialmente al traducir la herramienta favorita de todo contador: Microsoft Excel.
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El problema
Falta de recursos lingüísticos
Korena Xie, directora de metodología de aseguramiento, explica que Moore Global ya estaba traduciendo sus recursos a otros idiomas además del inglés con cierta regularidad.
Aunque los materiales de capacitación se crean principalmente con archivos de PowerPoint y Word, muchos de sus kits de herramientas y plantillas están en Excel. Estos recursos, originalmente producidos en inglés, permiten que los colegas de las firmas locales los usen para capacitaciones internas y actividades diarias de auditoría en sus idiomas nativos.
“Esto es especialmente importante en países donde el dominio del inglés no es alto”, nos cuenta Korena. “Pero, dados los recursos disponibles, no podremos producir todo en todos los idiomas porque no tenemos todas esas capacidades lingüísticas en nuestro equipo central.”
Recurrir a proveedores de servicios de traducción para resolver el problema tampoco era siempre una solución viable.
“Si contratamos traductores externos, igual nos toca a nosotros hacer la revisión final. He participado en diferentes proyectos en los que, aun así, tengo que dedicar tiempo a revisar el trabajo del traductor externo. Así que detecto cosas que hay que corregir porque puede que no sean contadores o auditores, y algunos términos pueden tener un significado específico en las normas contables o de auditoría.”
Flujo de trabajo de traducción manual
Al principio resolvieron el problema usando DeepL para traducir el texto. Luego, pidieron a colegas nativos que revisaran el resultado.
Sin embargo, este proceso manual requería que los miembros del equipo pasaran días copiando y pegando todas las traducciones en Excel.
“Entre nuestros recursos, tenemos muchos kits de herramientas y plantillas desarrollados en Excel. En ese momento, no teníamos una solución para traducir documentos de Excel, lo que significaba que teníamos que copiar manualmente cada fila, traducirla y luego volver a insertarla.”
Según Korena, esto llevó a Moore Global a buscar algo que pudiera traducir hojas completas de Excel conservando todas las fórmulas y el formato y les permitiera centrarse únicamente en revisar y pulir el contenido.
Esa búsqueda los llevó a encontrar Redokun.
La solución
Traducción y formato automáticos de documentos
Cuando Moore Global probó Redokun por primera vez, le impresionó el Web Editor en línea, que extrae segmentos de texto de los documentos y permite una traducción fluida al idioma de destino. Korena describe la interfaz como “limpia y fácil de usar”.
Sin embargo, les resultó aún más útil la funcionalidad de Pretraducción, que les permitió generar automáticamente borradores de traducción de todo el documento con motores de traducción automática, incluido DeepL. Una vez que terminaban de revisar los borradores de traducción y hacían los cambios necesarios en el Web Editor, simplemente podían descargar el documento traducido.
“Pude descargar el documento de Excel traducido, que se veía muy bien con todo traducido, incluyendo todas las fórmulas, siempre y cuando la pestaña de datos también estuviera traducida. Pensé que esto es algo que realmente podemos usar para ayudarnos con este proceso y ahorrarnos el tiempo de volver a copiar y pegar todo manualmente en Excel, porque así era como lo hacíamos antes.”
Reutilización de traducciones anteriores
Otra funcionalidad de Redokun que le resultó especialmente útil a Moore Global fue la Memoria de traducción, una base de datos que guarda automáticamente las traducciones de proyectos anteriores.
Antes, extraían las traducciones de Excel, las ponían en un documento de Word, las pasaban por DeepL y revisaban las traducciones en Word. Por supuesto, después venía la tediosa tarea de volver a pegarlo todo en Excel, fila por fila.
Como la revisión siempre se hacía en diferentes plataformas, este proceso requería que el traductor aplicara los mismos cambios una y otra vez a los contenidos repetidos en los documentos.
“Con Redokun, una gran funcionalidad es que la plataforma realmente detecta todos los segmentos, así que si hay algo repetido, lo identifica. Así que cuando haces un cambio en un segmento, puedes aplicar ese mismo cambio a los demás segmentos. Eso te ahorra tiempo porque si estás editando un documento de Word, tienes que hacer los mismos cambios una y otra vez o buscar y reemplazar.”
A Moore Global también le gustó que Redokun ofreciera un Glosario integrado que recuerda automáticamente a los traductores y revisores la traducción correcta de cada término en su idioma, para evitar que los términos se traduzcan de forma incoherente.
“Creo que esas funcionalidades son muy intuitivas y realmente te ahorran tener que revisar, aplicar frases nuevas o corregir la traducción una y otra vez”, dice Korena.
Traducción colaborativa
Korena nos cuenta que usar Redokun le dio a Moore Global la oportunidad de involucrar directamente a las firmas de la red para las traducciones, agregándolas a la plataforma como colaboradoras. Una vez que se han completado sus pretraducciones, solo tienen que “entrar a la plataforma, revisar la traducción y hacer cambios si hay algo que no está bien traducido en un contexto técnico”.
Como Redokun permite que varios colaboradores trabajen en el mismo documento al mismo tiempo, varias firmas pudieron colaborar activamente en la revisión de un documento. Korena explica que esto ayudó a repartir entre las firmas el tiempo dedicado a obtener los recursos que necesitaban.
“Al final, solo quieren ese recurso, así que ¿por qué no hacer que lo revisen juntos para reducir el tiempo que dedican? En ese sentido, realmente le ahorra tiempo a la firma y todos pueden trabajar juntos para lograr el mismo resultado.”
Resultados
Mayor capacidad para ofrecer recursos traducidos
Moore Global se centró inicialmente en los recursos técnicos y la capacitación. Tras ver resultados positivos con Redokun, la solución se implementó en otras divisiones de su organización.
El tiempo que ahorró al usar Redokun para pretraducir y revisar documentos ayudó a la empresa a ampliar considerablemente su actividad de traducción.
“Tenemos otras divisiones que ahora están usando Redokun para traducir sus recursos. Ahora, este año, queremos aprovechar aún más la plataforma y trabajar en estrecha colaboración con nuestras firmas para ofrecerles más recursos traducidos a distintos idiomas.”
Antes, cuando Moore Global solo dependía de DeepL, sus opciones de idiomas eran limitadas. La compatibilidad de Redokun con varios motores de traducción automática permitió a la empresa ampliar aún más sus capacidades lingüísticas.
“Tu plataforma, de hecho, ofrecía más opciones de idiomas. Algunos idiomas no estaban disponibles en DeepL en ese momento, pero ya lo estaban en tu plataforma porque reúne los idiomas disponibles en dos fuentes.”
Proceso de traducción eficiente para Word, Excel y PPT
Más allá de su formato principal, Excel, Redokun también ayudó a Moore Global a crear un proceso interno de traducción eficiente para otros recursos producidos en Word y PowerPoint.
“Usamos Redokun para traducir documentos de Word, archivos de Excel y también diapositivas de PowerPoint. Creo que todas estas traducciones de documentos se realizan sin problemas en tu plataforma. … El tiempo que dedicamos a traducir los recursos será mucho menor que con otras soluciones y la plataforma, además, hace que el proceso sea muy fácil.”
Incorporación más rápida y mejor colaboración en proyectos de traducción
Korena explica que, al simplificar el proceso de traducción, Redokun permitió a Moore Global optimizar su flujo de trabajo. Esto les facilitó colaborar con sus firmas para lograr traducciones coherentes y de alta calidad.
“Creo que es porque tu plataforma es muy fácil de usar y tiene una interfaz muy sencilla y ordenada. Las personas sin experiencia previa podían entenderlo todo de inmediato porque básicamente puedes explorarlo todo por tu cuenta y comprender cómo funciona.”
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