Moore Global, fondata a Londra oltre 110 anni fa, è diventata una delle principali reti contabili al mondo. Oggi la rete è composta da oltre 37.000 professionisti che collaborano attraverso 228 aziende indipendenti in 114 paesi.
Con una rete globale così ampia, è importante che la rete Moore Global e i suoi clienti siano visti come un'organizzazione in grado di offrire servizi di alta qualità in molte lingue. Per questo Moore Global ha preso l'iniziativa di rendere le proprie risorse e la formazione accessibili al maggior numero possibile di membri della sua comunità globale.
Ma questa iniziativa ha portato con sé una serie di sfide nel creare un processo di traduzione efficiente — soprattutto per tradurre l'arma preferita di ogni contabile: Microsoft Excel.
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Il problema
Mancanza di risorse linguistiche
Korena Xie, responsabile della metodologia di assurance, spiega che Moore Global stava già traducendo le sue risorse in lingue diverse dall'inglese con una certa regolarità.
Anche se i materiali di formazione vengono creati principalmente con file PowerPoint e documenti Word, molti dei suoi modelli e toolkit sono in Excel. Queste risorse, prodotte inizialmente in inglese, permettono ai colleghi delle aziende locali di usarle per la formazione interna e le attività di audit quotidiane nella propria lingua madre.
"Questo è particolarmente importante nei paesi dove la conoscenza dell'inglese non è elevata," ci racconta Korena. "Ma, considerando le risorse disponibili, non riusciremo a produrre tutto in tutte le lingue perché non abbiamo tutte queste competenze linguistiche nel nostro team centrale."
Nemmeno affidarsi a fornitori di traduzione era sempre una soluzione praticabile.
"Se coinvolgiamo traduttori esterni, comunque il controllo finale ricade su di noi. Mi è capitato di partecipare a diversi progetti dove comunque dovevo dedicare tempo a rivedere il lavoro del traduttore esterno. Quindi mi accorgo di quelle cose che vanno corrette perché magari non sono contabili o revisori, e alcuni termini possono avere un significato specifico negli standard contabili o di revisione."
Flusso di lavoro di traduzione manuale
All'inizio hanno risolto il problema usando DeepL per tradurre il testo. Poi facevano revisionare il risultato da colleghi madrelingua.
Questo processo manuale, però, richiedeva al team di passare giorni a fare copia-incolla di tutte le traduzioni in Excel.
"Tra le nostre risorse, abbiamo molti modelli e toolkit sviluppati in Excel. All'epoca non avevamo una soluzione per tradurre i documenti Excel, quindi dovevamo copiare manualmente ogni riga, tradurla e poi rimetterla dentro."
Secondo Korena, questo ha spinto Moore Global a cercare qualcosa che potesse tradurre interi fogli Excel mantenendo tutte le formule e la formattazione, così da potersi concentrare solo sulla revisione e il perfezionamento dei contenuti.
Questa ricerca li ha portati a scoprire Redokun.
La soluzione
Traduzione e formattazione automatica dei documenti
Quando Moore Global ha provato per la prima volta Redokun, sono rimasti colpiti dal Web Editor online, che estrae i segmenti di testo dai documenti e permette una traduzione fluida nella lingua di destinazione. Korena descrive l'interfaccia come "pulita e facile da usare".
Però quello che hanno trovato ancora più utile è stata la funzione di Pre-traduzione, che permetteva di generare automaticamente bozze di traduzione per l'intero documento usando motori di traduzione automatica, incluso DeepL. Una volta terminata la revisione delle bozze di traduzione e fatte le modifiche necessarie nel Web Editor, potevano semplicemente scaricare il documento tradotto.
"Sono riuscita a scaricare il documento Excel finale, che era davvero ben fatto con tutto tradotto, comprese tutte le formule, purché anche la scheda dati sia tradotta. Ho pensato che questa è davvero una cosa che possiamo usare per aiutarci in questo processo e risparmiarci il tempo del copia-incolla manuale in Excel, perché prima si faceva proprio così."
Riutilizzo delle traduzioni precedenti
Un'altra funzionalità di Redokun che Moore Global ha trovato particolarmente utile è stata la Memoria di traduzione, un database che salva automaticamente le traduzioni dei progetti precedenti.
Prima estraevano le traduzioni da Excel, le mettevano in un documento Word, le passavano su DeepL e poi rivedevano le traduzioni in Word. Ovviamente, dopo c'era il compito noioso di incollare tutto di nuovo in Excel, riga per riga.
Poiché la revisione avveniva sempre su piattaforme diverse, questo processo costringeva il traduttore ad applicare più volte le stesse modifiche ai contenuti che si ripetevano nei vari documenti.
“Con Redokun, una cosa fantastica è che la piattaforma rileva tutti i segmenti, quindi se c’è qualcosa di ripetitivo, lo individua. Quindi quando fai una modifica a un segmento, puoi applicare la stessa modifica anche agli altri segmenti. Questo ti fa risparmiare tempo, perché se stai modificando un documento Word, devi continuare a fare le stesse modifiche o usare trova e sostituisci.”
Moore Global ha apprezzato anche il Glossario integrato di Redokun, che evita traduzioni incoerenti dei termini ricordando automaticamente a traduttori e revisori la traduzione corretta del termine nella loro lingua.
“Penso che queste funzionalità siano molto intuitive e ti evitano di dover controllare, applicare nuove frasi o rivedere la traduzione più e più volte,” dice Korena.
Traduzione collaborativa
Korena ci racconta che usare Redokun ha dato a Moore Global la possibilità di coinvolgere direttamente le aziende della rete nelle traduzioni, aggiungendole alla piattaforma come collaboratori. Una volta che le pre-traduzioni sono pronte per loro, devono solo “entrare nella piattaforma, rivedere la traduzione e fare modifiche se c’è qualcosa che non è stato tradotto correttamente dal punto di vista tecnico.”
Dato che Redokun consente a più collaboratori di accedere allo stesso documento contemporaneamente, diverse aziende hanno potuto collaborare attivamente alla revisione. Korena spiega che questo ha aiutato a distribuire il tempo che ogni azienda doveva dedicare per ottenere le risorse di cui aveva bisogno.
“Alla fine, vogliono solo quella risorsa, quindi perché non farla rivedere insieme per ridurre il tempo che ci mettono. In questo senso, fa davvero risparmiare tempo all’azienda e così tutti possono lavorare insieme per ottenere lo stesso risultato.”
Risultati
Maggiore capacità di fornire risorse tradotte
All’inizio Moore Global si concentrava sulle risorse tecniche e sulla formazione, e dopo aver visto risultati positivi con Redokun, la soluzione è stata adottata anche in altre divisioni dell’organizzazione.
Il tempo risparmiato usando Redokun per la Pre-traduzione e la revisione dei documenti ha aiutato l’azienda ad ampliare notevolmente le sue attività di traduzione.
“Abbiamo altre divisioni che ora stanno usando Redokun per tradurre le loro risorse. Ora, quest’anno, vogliamo sfruttare ancora di più la piattaforma e lavorare a stretto contatto con le nostre aziende per offrire loro più risorse tradotte in diverse lingue."
Prima, quando Moore Global si affidava solo a DeepL, le opzioni di lingua erano limitate. Il supporto di Redokun per diversi motori di traduzione automatica ha permesso all’azienda di ampliare ulteriormente le sue capacità linguistiche.
“La vostra piattaforma in realtà offriva più opzioni di lingua. Alcune lingue all’epoca non erano disponibili su DeepL, ma erano già disponibili sulla vostra piattaforma perché prendete le lingue da due fonti."
Processo di traduzione efficiente per Word, Excel e PPT
Oltre al loro formato principale, Excel, Redokun ha anche aiutato Moore Global a creare un processo interno di traduzione efficiente per altre risorse prodotte in Word e PowerPoint.
“Usiamo Redokun per tradurre documenti Word, Excel e anche le slide di PowerPoint. Penso che tutte queste traduzioni di documenti funzionino senza problemi sulla vostra piattaforma. […] Il tempo che impieghiamo per tradurre le risorse, rispetto ad altre soluzioni, sarà molto più breve e la piattaforma rende davvero il processo molto semplice.”
Onboarding più veloce e migliore collaborazione sui progetti di traduzione
Korena spiega che semplificando il processo di traduzione, Redokun ha permesso a Moore Global di ottimizzare il suo flusso di lavoro. Questo ha reso più facile coinvolgere le proprie aziende e lavorare insieme per ottenere traduzioni coerenti e di alta qualità.
“Secondo me è perché la vostra piattaforma è davvero facile da usare e ha un’interfaccia semplice e pulita, quindi anche chi non ha esperienza riesce a capire tutto subito: basta dare un’occhiata e si capisce come funziona."
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