Moore Global, fondé à Londres il y a plus de 110 ans, est devenu l'un des meilleurs réseaux comptables au monde. Aujourd'hui, le réseau compte plus de 37 000 professionnels qui travaillent ensemble dans 228 cabinets indépendants répartis à travers 114 pays.
Avec un réseau mondial aussi vaste, il est important pour Moore Global et ses clients de se positionner comme une organisation capable de fournir des services de haute qualité dans de nombreuses langues. Moore Global a donc pris l'initiative de rendre ses ressources et ses formations accessibles au plus grand nombre au sein de sa communauté mondiale.
Mais cette initiative a apporté son lot de défis pour mettre en place un processus de traduction efficace — surtout pour traduire l'arme préférée de tous les comptables, Microsoft Excel.
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Le problème
Un manque de ressources linguistiques
Korena Xie, responsable de la méthodologie d’audit, explique que Moore Global traduisait déjà ses ressources dans d'autres langues que l'anglais avec une certaine régularité.
Bien que les supports de formation soient principalement créés à l'aide de fichiers PowerPoint et Word, bon nombre de leurs modèles et boîtes à outils sont au format Excel. Ces ressources, produites à l'origine en anglais, permettent aux collègues des cabinets locaux de les utiliser pour la formation interne et les activités d'audit quotidiennes dans leur langue maternelle.
« C'est particulièrement important dans les pays où le niveau d'anglais est limité », nous explique Korena. « Mais vu nos ressources, on ne pourra pas tout produire dans toutes les langues parce qu'on n'a pas toutes ces compétences linguistiques dans notre équipe centrale. »
Faire appel à des prestataires de traduction pour résoudre le problème n'était pas toujours une solution viable non plus.
« Si on fait appel à des traducteurs externes, ça reviendra quand même vers nous pour la vérification finale. J'ai participé à différents projets où je devais quand même passer du temps à relire le travail du traducteur externe. Je repérais donc ce qui devait être corrigé, parce que les traducteurs n'étaient pas forcément comptables ou auditeurs, et certains termes peuvent avoir un sens très précis dans les normes comptables ou d'audit. »
Un workflow de traduction manuel
Au début, ils ont réglé le problème en utilisant DeepL pour traduire le texte. Ils sollicitaient ensuite des collègues locuteurs natifs pour relire le résultat.
Mais ce processus manuel obligeait les membres de l'équipe à passer des jours à copier-coller toutes les traductions dans Excel.
« Parmi nos ressources, nous avons de nombreux modèles et boîtes à outils développés sous Excel. À l'époque, nous n'avions pas de solution pour traduire les documents Excel : il fallait copier chaque ligne à la main, la traduire, puis la réinsérer. »
D'après Korena, c'est ce qui a poussé Moore Global à chercher une solution capable de traduire des feuilles Excel entières tout en préservant les formules et la mise en forme, pour qu'ils puissent juste se concentrer sur la relecture et l'amélioration du contenu.
Cette recherche les a conduits à Redokun.
La solution
Traduction et mise en forme automatiques des documents
Lorsque Moore Global a essayé Redokun pour la première fois, l'équipe a été impressionnée par l'éditeur Web en ligne, qui extrait les segments de texte des documents et permet une traduction fluide dans la langue cible. Korena décrit l'interface comme « claire et facile à utiliser ».
Mais ce qu'ils ont trouvé encore plus utile, c'est la pré-traduction, une fonctionnalité qui leur a permis de générer automatiquement des brouillons de traduction pour tout le document grâce à des moteurs de traduction automatique, y compris DeepL. Une fois les brouillons de traduction révisés et les modifications apportées dans l'éditeur Web, il suffisait de télécharger le document traduit.
« J'ai réussi à télécharger le document de sortie Excel, et le résultat était vraiment bien, tout était traduit, y compris les formules, du moment que l'onglet de données est traduit aussi. Je me suis dit que c'était un outil qu'on pouvait vraiment utiliser pour nous aider dans ce processus et nous éviter de tout copier-coller manuellement dans Excel, comme on le faisait avant. »
Réutilisation de traductions précédentes
Une autre fonctionnalité de Redokun que Moore Global a trouvée particulièrement utile, c'est la mémoire de traduction, une base de données qui enregistre automatiquement les traductions des projets précédents.
Auparavant, ils extrayaient les traductions d'Excel, les collaient dans un document Word, les passaient dans DeepL et révisaient les traductions dans Word. Bien sûr, il fallait ensuite tout recoller dans Excel, ligne par ligne. Une tâche fastidieuse.
Comme la révision se faisait toujours sur des plateformes différentes, le traducteur devait réappliquer les mêmes modifications à chaque occurrence de contenu récurrent d'un document à l'autre.
« Avec Redokun, l'une des fonctionnalités intéressantes, c'est que la plateforme récupère tous les segments : s'il y a des répétitions, elle les détecte. Ainsi, lorsque vous apportez une modification à un segment, vous pouvez appliquer la même modification aux autres segments. Cela vous fait gagner du temps, car si vous modifiez un document Word, vous devez sans cesse refaire les mêmes modifications ou passer par le rechercher-remplacer. »
Moore Global a aussi apprécié que Redokun propose un glossaire intégré pour éviter les incohérences de traduction : il rappelle automatiquement aux traducteurs et relecteurs la bonne traduction du terme dans leur langue.
« Je pense que ces fonctionnalités sont très intuitives et qu'elles vous évitent de devoir tout parcourir pour vérifier, appliquer les nouvelles phrases ou réviser la traduction encore et encore », explique Korena.
Traduction collaborative
Korena nous explique que Redokun a permis à Moore Global de collaborer directement avec les cabinets membres du réseau pour les traductions, en les ajoutant à la plateforme en tant que collaborateurs. Une fois les prétraductions terminées pour eux, il leur suffit de « se connecter à la plateforme, de réviser la traduction et d'apporter des modifications si quelque chose n'est pas traduit correctement dans un contexte technique ».
Comme Redokun permet à plusieurs collaborateurs de travailler sur un même document en même temps, différents cabinets membres ont pu collaborer activement à la révision d'un document. Korena explique que cela a permis de répartir le temps passé par chaque cabinet membre pour obtenir les ressources dont il avait besoin.
« En fin de compte, ils n'ont besoin que d'une seule ressource, alors pourquoi ne pas la réviser tous ensemble pour réduire le temps que chacun y consacre. En ce sens, cela fait gagner du temps à l'entreprise, et tout le monde peut travailler ensemble pour obtenir le même résultat. »
Les résultats
Une capacité accrue à fournir des ressources traduites
Moore Global s'est d'abord concentré sur les ressources techniques et la formation. Après avoir constaté des résultats positifs avec Redokun, la solution a été déployée dans d'autres divisions de l'organisation.
Le temps gagné grâce à Redokun pour la pré-traduction et la révision des documents a aidé l'entreprise à étendre considérablement ses efforts de traduction.
« D'autres de nos divisions utilisent désormais Redokun pour traduire leurs ressources. Cette année, nous souhaitons exploiter davantage la plateforme et travailler en étroite collaboration avec nos cabinets membres pour leur fournir davantage de ressources traduites dans différentes langues. »
Auparavant, quand Moore Global s'appuyait uniquement sur DeepL, le choix de langues était limité. Grâce à la prise en charge de plusieurs moteurs de traduction automatique, Redokun a permis à l'entreprise d'élargir encore ses capacités linguistiques.
« Votre plateforme offre en fait un plus grand choix de langues. Certaines langues n'étaient pas disponibles sur DeepL à l'époque, mais elles l'étaient déjà sur votre plateforme, car vous proposez des langues issues de deux sources. »
Un processus de traduction efficace pour Word, Excel et PPT
Au-delà de leur format de fichier principal, Excel, Redokun a également aidé Moore Global à mettre en place un processus de traduction interne efficace pour d'autres ressources produites sous Word et PowerPoint.
« Nous utilisons Redokun pour traduire des documents Word, Excel, mais aussi des présentations PowerPoint. Je pense que toutes ces traductions de documents se passent sans problème sur votre plateforme. […] Par rapport à d'autres solutions, nous passerons beaucoup moins de temps à traduire nos ressources, et la plateforme rend en plus le processus très simple. »
Une intégration plus rapide et une collaboration améliorée sur les projets de traduction
Korena explique qu'en simplifiant le processus de traduction, Redokun a permis à Moore Global de rationaliser son workflow. Cela leur a permis de collaborer plus facilement avec leurs cabinets membres pour obtenir des traductions cohérentes et de haute qualité.
« Je pense que c'est parce que votre plateforme est très intuitive, avec une interface simple et claire. Même sans expérience, on comprend tout de suite comment ça marche : il suffit de tout parcourir soi-même. »
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