Comment Moore Global a augmenté sa capacité de traduction grâce à Redokun

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"Traduire des ressources avec Redokun est beaucoup plus rapide et facile que les autres solutions que nous avons essayées, surtout avec l’éditeur web collaboratif."

Korena Xie

Head of Assurance Methodology

Fondé à Londres il y a plus de 110 ans, Moore Global est devenu l'un des plus grands réseaux de comptabilité au monde. Aujourd'hui, le réseau compte plus de 37 000 professionnels qui travaillent ensemble dans 228 cabinets indépendants répartis à travers 114 pays.

Avec un réseau mondial aussi vaste, il est important pour le réseau Moore Global et ses clients de se positionner comme une organisation capable de fournir des services de haute qualité dans de nombreuses langues. Moore Global a donc pris l’initiative de s’assurer que ses ressources et sa formation soient accessibles au plus grand nombre de membres de sa communauté mondiale.

Mais cette initiative s'est accompagnée de son lot de défis pour établir un processus de traduction efficace - en particulier pour la traduction depuis l'outil favori de tout comptable, Microsoft Excel.

Le problème

Un manque de ressources linguistiques

Korena Xie, Head of Assurance Methodology, explique que Moore Global traduisait déjà ses ressources dans d'autres langues que l'anglais avec une certaine régularité.

Bien que les supports de formation soient principalement créés à l’aide de fichiers PowerPoint et Word, bon nombre de leurs modèles et boîtes à outils sont au format Excel. Ces ressources, produites à l'origine en anglais, permettent aux collègues des entreprises locales de les utiliser pour la formation interne et les activités d'audit quotidiennes dans leur langue maternelle.

« C’est particulièrement important dans les pays où la maîtrise de l'anglais n’est pas élevée », nous explique Korena. « Mais, compte tenu des ressources disponibles, nous ne pouvions pas tout produire dans toutes les langues différentes, notre équipe au siège ne disposant pas de toutes ces capacités linguistiques. »

Faire appel à des prestataires en traduction pour résoudre le problème n’était pas non plus toujours une solution viable.

« Si nous faisons appel à des traducteurs externes, il nous faudra quand même procéder à la vérification finale. J'ai participé à différents projets dans lesquels je devais encore consacrer du temps à la révision du travail du traducteur externe. Je relevais donc les éléments qui avaient besoin d'être corrigés car les traducteurs n'étaient probablement pas comptables ou auditeurs, et certains termes peuvent référer à quelque chose de très spécifique relativement aux normes comptables ou aux normes d’audit. »

Un workflow de traduction manuelle

Moore Global a initialement résolu le problème en utilisant DeepL pour traduire son contenu texte. Ils sollicitaient ensuite des collègues locuteurs natifs pour relire le résultat

Cependant, ce processus manuel obligeait les membres de l’équipe à passer des jours à copier-coller toutes les traductions dans Excel.

« Dans nos ressources, nous disposons de nombreux modèles et boîtes à outils développés sous Excel. À l'époque, nous n'avions pas de solution pour traduire les documents Excel, ce qui signifiait que nous devions copier manuellement chaque ligne, la traduire et la réinsérer dans Excel ensuite. »

Selon Korena, cette situation a incité Moore Global à rechercher un outil capable de traduire des feuilles Excel entières en préservant toutes les formules et la mise en page, ce qui lui a permis de se concentrer sur la révision et l'affinage du contenu.

Cette recherche les a conduit à Redokun.

La solution

Traduction et mise en forme automatique de documents

Lorsque Moore Global a essayé Redokun pour la première fois, l'équipe a été impressionnée par l'éditeur Web en ligne, qui extrait des segments de texte des documents et permet une traduction impeccable dans la langue cible. Korena décrit l'interface comme « claire et facile à utiliser ».

Cependant, ce que l'équipe a trouvé encore plus utile était la fonction de pré-traduction, qui lui permettait de générer automatiquement des brouillons de traduction pour l'ensemble du document à l'aide de moteurs de traduction automatique, dont DeepL. Une fois qu’elle avait terminé de réviser les brouillons de traduction et d’apporter les modifications nécessaires dans l’éditeur Web, elle pouvait simplement télécharger le document traduit.

« J'ai réussi à télécharger le document de sortie Excel, sur lequel tout semblait vraiment bien traduit, y compris les formules ainsi que l'onglet de données. « J’ai pensé que c’était quelque chose que nous pourrions réellement utiliser pour nous aider dans ce processus et nous faire gagner du temps en évitant de tout copier-coller manuellement dans Excel, car c’était ainsi que cela se faisait auparavant. »

Réutilisation de traductions précédentes

Une autre fonctionnalité de Redokun que Moore Global a trouvé particulièrement utile était la mémoire de traduction, une base de données qui enregistre automatiquement les traductions approuvées lors de projets précédents.

Auparavant, ils extrayaient les traductions d’Excel, les collaient dans un document Word, les exécutaient via DeepL et révisaient les traductions dans Word. Bien sûr, il fallait ensuite tout recoller dans Excel, ligne par ligne. Une tâche fastidieuse.

Comme la révision se faisait toujours sur des plateformes différentes, ce processus obligeait le traducteur à appliquer à plusieurs reprises les mêmes modifications à des instances de contenu répétitif dans l'ensemble des documents.

« L'une des fonctionnalités intéressantes de Redokun est que la plateforme récupère tous les segments. Ainsi, s'il y en a, les répétitions, seront détectées. Ainsi, lorsque vous apportez une modification à un segment, vous pouvez appliquer la même modification aux autres segments. Cela vous fait gagner du temps, car si vous modifiez un document Word, vous devez apporter les mêmes modifications ou effectuer un rechercher et remplacer.»

Moore Global a également apprécié le fait que Redokun propose un glossaire intégré pour éviter que les termes ne soient traduits de manière incohérente - le glossaire rappelle automatiquement aux traducteurs et aux correcteurs la traduction adéquate du terme dans leur langue.

« Je pense que ces fonctionnalités sont très intuitives et qu'elles vous évitent d'avoir à parcourir et vérifier, appliquer les nouvelles phrases ou réviser la traduction encore et encore », explique Korena.

Traduction collaborative

Korena nous explique que l'utilisation de Redokun a donné à Moore Global la possibilité de collaborer directement avec les succursales du réseau concernant les traductions en les ajoutant à la plateforme en tant que collaborateurs. Une fois les prétraductions terminées pour eux, il leur suffit de « se connecter à la plateforme, de réviser la traduction et d'apporter des modifications si quelque chose n'est pas traduit correctement dans un contexte technique ».

Comme Redokun permet à plusieurs collaborateurs de travailler sur un même document en même temps, cela a permis à plusieurs succursales de travailler activement ensemble à la révision d'un document. Korena explique que cela a permis de répartir le temps passé par chaque filiale pour obtenir les ressources dont elle avait besoin.

« En fin de compte, ils étaient demandeurs d'une ressource unique, pourquoi donc ne pas les amener à la réviser ensemble afin de réduire le temps qu'ils y consacrent. En ce sens, cela permet à l’entreprise de gagner du temps et tout le monde peut alors travailler ensemble pour obtenir un même résultat. »

Les résultats

Une capacité accrue à fournir des ressources traduites

Moore Global s’est initialement concentré sur les ressources techniques et la formation, et après avoir constaté des résultats positifs avec Redokun, la solution a été mise en œuvre dans d’autres divisions de leur organisation.

Le temps gagné grâce à l’utilisation de Redokun pour la pré-traduction et la révision des documents a aidé l’entreprise à étendre considérablement ses efforts de traduction.

« Certaines de nos autres divisions utilisent désormais Redokun pour traduire leurs ressources. Cette année, nous souhaitons exploiter davantage la plateforme et travailler en étroite collaboration avec nos filiales pour délivrer davantage de ressources traduites dans différentes langues. »

Auparavant, lorsque Moore Global s’appuyait uniquement sur DeepL, ses choix de langages étaient limités. La prise en charge par Redokun de plusieurs moteurs de traduction automatique a permis à l'entreprise d'étendre davantage ses capacités linguistiques.

« Votre plateforme offre en fait un plus grand choix de langues. Certaines langues n'étaient pas disponibles sur DeepL à l'époque, mais l'étaient déjà sur votre plateforme car vous obtenez des langues à partir de deux sources.»

Un processus de traduction efficace pour Word, Excel et PPT

Au-delà de leur format de fichier principal, Excel, Redokun a également aidé Moore Global à mettre en place un processus de traduction interne efficace pour d'autres ressources produites sous Word et PowerPoint.

« Nous utilisons Redokun pour traduire des documents Word, Excel et également des slides Powerpoint. Je pense que toutes ces traductions de documents fonctionnent correctement sur votre plateforme. […] Nous passerons beaucoup moins de temps à traduire nos ressources, par rapport à d’autres solutions. La plateforme rend ce processus très simple.»

Une intégration plus rapide et une collaboration améliorée sur les projets de traduction

Korena explique qu'en simplifiant le processus de traduction, Redokun a permis à Moore Global de rationaliser son workflow. Cela leur a permis de collaborer plus facilement avec leurs filiales et obtenir des traductions cohérentes et de haute qualité.

« Je pense que c'est parce que votre plateforme est très user-friendly et qu'il s'agit d'une interface très simple et claire. Les personnes sans expérience préalable peuvent tout comprendre immédiatement, car vous pouvez pratiquement tout regarder par vous-même et comprendre comment cela fonctionne. »

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Traduire des ressources avec Redokun est beaucoup plus rapide et facile que les autres solutions que nous avons essayées, surtout avec l’éditeur web collaboratif qui permet à plusieurs personnes de réviser les mêmes documents et la fonctionnalité de mémoire de traduction.