Übersicht
- Für wen der Leitfaden interessant ist
- Übersetzungsmanagementsystem erklärt
- Übersetzungsmanagementsystem und CAT-Tool im Vergleich
- Warum Unternehmen Übersetzungsmanagementsysteme nutzen
- Worauf du bei einem Übersetzungsmanagementsystem achten solltest
- So wählst du das passende Tool für deinen Anwendungsfall
- So erkennst du, ob dein aktuelles System für dich funktioniert
- Häufig gestellte Fragen
- Die Lösung für einzelne Projekte oder laufende Übersetzungen
Für wen der Leitfaden interessant ist
Übersetzungsmanagementsysteme erfüllen nicht alle denselben Zweck. Viele der bekanntesten Plattformen sind auf die Lokalisierung von Software, Apps oder Websites ausgelegt – also auf Entwicklerteams, Code-Repositorien und Textstrings, die aus einer Codebasis stammen.
Dieser Leitfaden beleuchtet einen anderen Fall: die Übersetzung von Dokumenten – Produktkataloge, technische Datenblätter, Broschüren, InDesign-Dateien, Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen. In der Regel wird sie von ein oder zwei Mitarbeiter:innen des Marketingteams betreut, ohne dass eine eigene Lokalisierungsabteilung oder ein Entwicklerteam daran beteiligt ist. Das klingt nach dir? Dann lies gerne weiter. Wenn du Software-Strings oder eine Codebasis lokalisieren möchtest, benötigst du stattdessen eine auf Entwickler ausgerichtete Plattform.
Übersetzungsmanagementsystem erklärt
Ein Übersetzungsmanagementsystem (TMS) ist eine Plattform, mit der sich die Übersetzung von Dokumenten zentral verwalten lässt, anstatt sie über E-Mail-Verläufe, Angebote von Übersetzungsagenturen und Copy and Paste zu verteilen.
Im Wesentlichen erfüllt ein TMS drei Aufgaben: Es pflegt dein Translation Memory (alle Segmente, die du bereits übersetzt hast und die zur Wiederverwendung bereitstehen), verwendet ein Glossar (damit „Bedienfeld“ nicht von drei Übersetzer:innen anders übersetzt wird) und liefert die übersetzten Dokumente im ursprünglichen Dateiformat: InDesign, Word, PowerPoint, Excel – mit unverändertem Layout.
Nicht jedes TMS ist gleich aufgebaut. Einige sind für die Lokalisierung von Software und Apps konzipiert: Entwickler:innen, die die Strings aus einer Codebasis beziehen. Andere sind speziell für Lokalisierungsteams in Unternehmen konzipiert und bieten Funktionen für das Lieferantenmanagement und API-Workflows. Redokun wurde speziell für Marketingteams in Fertigungsunternehmen entwickelt, die Dokumente wie Kataloge, Datenblätter und Broschüren übersetzen und über keine eigene Lokalisierungsabteilung verfügen.
Übersetzungsmanagementsystem und CAT-Tool im Vergleich
Die beiden Begriffe werden zwar synonym verwendet, beziehen sich aber nicht auf dasselbe.
Ein computerunterstütztes Übersetzungstool ist das Programm, das ein einzelner Übersetzer zum Übersetzen verwendet – der Editor, in dem er Segment für Segment arbeitet, oft mit integrierten Vorschlägen aus dem Translation Memory.
Ein Übersetzungsmanagementsystem ist die Plattform, die den gesamten Workflow verwaltet: Dateien, Übersetzer:innen, Glossar, Überarbeitungen und die Lieferung – nicht nur die Übersetzung eines einzelnen Dokuments. Die meisten modernen Übersetzungsmanagementsysteme, darunter auch Redokun, bieten einen CAT-ähnlichen Editor als Teil eines umfassenderen Workflows.
Wenn du freiberuflich tätig bist, reicht möglicherweise ein CAT-Tool aus. Wenn du die Übersetzungsarbeit für ein Team aus mehreren Übersetzer:innen koordinierst und an mehreren Dokumenten arbeitest, benötigst du die Verwaltungsfunktionen, die ein TMS bietet.
Warum Unternehmen Übersetzungsmanagementsysteme nutzen
Die meisten Teams beginnen mit der Suche nach einem TMS, nachdem sie auf dasselbe Problem gestoßen sind: Eine Katalogaktualisierung, die früher nur wenige Tage dauerte, nimmt nun drei Wochen in Anspruch, da alle Übersetzer:innen bei Null anfangen müssen und jede Datei anschließend manuell neu formatiert werden muss.
Dabei müssen deine Übersetzer:innen nicht mehr jedes Mal von vorne anfangen. Das Translation Memory speichert jede genehmigte Übersetzung und ruft sie wieder auf, wenn derselbe oder ein ähnlicher Text erneut auftaucht. Ein überarbeiteter 60-seitiger Katalog bedeutet nicht, dass 60 Seiten neu übersetzt werden müssen. Der Großteil ist bereits ausgefüllt, bevor man die Datei überhaupt öffnet.
Die Terminologie bleibt auch ohne manuelle Überprüfung einheitlich. Ein Glossar sorgt dafür, dass alle Übersetzer:innen bei jedem Dokument dieselben genehmigten Begriffe verwenden. Niemand muss sich merken, dass der Name dieser Produktreihe niemals übersetzt wird oder dass im „technischen Datenblatt“ immer von „Datenblatt“ die Rede ist und niemals von „Spezifikationsblatt“.
Die Dateien werden in dem Format zurückgesendet, in dem du sie gesendet hast. Kein Exportieren in Word, kein Weiterleiten an das Designteam und kein Warten, bis das Layout neu erstellt ist. Eine InDesign-Datei wird als InDesign-Datei hochgeladen und kommt als InDesign-Datei zurück.
Weniger E-Mails, weniger Chaos, was die einzelnen Dateiversionen angeht. Übersetzung, Lektorat und Projektmanagement finden an einem gemeinsamen Ort statt – ohne unzählige E-Mail-Anhänge und Nachrichten wie „Welche Version ist das?“.
Überarbeitungen bedeuten nicht, dass du von vorne anfangen musst. Wenn sich ein Quelldokument ändert, kannst du dank schneller Aktualisierungen nur die neuen oder bearbeiteten Segmente übersetzen. Die Übersetzer:innen sehen nur die Änderungen, nicht das gesamte Dokument.
Diese Vorteile sind spürbar. Rockfon verkürzte die Produktionszeit für die Übersetzung seines Katalogs für mehrere Märkte um 70 %. EMS steigerte die Kampagnenleistung in allen Märkten um 300 %. Carlisle Fluid Technologies sparte 200.000 US-Dollar ein, indem das Unternehmen die Übersetzungsarbeiten intern auf eine verwaltete Plattform verlagerte, anstatt Übersetzungsagenturen projektbezogene Honorare zu zahlen.
Worauf du bei einem Übersetzungsmanagementsystem achten solltest
Nicht alle Aspekte sind für jedes Team gleichermaßen wichtig. Sie sind allerdings eine Überlegung wert, bevor du dich für ein Tool entscheidest.
1. Translation Memory
Das ist das Feature, das dafür sorgt, dass dein zweites Projekt schneller fertig wird als dein erstes. Suche nach einem TMS, bei dem sich das Translation Memory während des Übersetzens automatisch aufbaut und nicht nur innerhalb eines einzelnen Dokuments, sondern auch in zukünftigen Projekten genutzt wird. Frage nach, ob vorhandene Translation Memorys importiert werden können, falls du von einem anderen Übersetzungstool oder einer anderen Übersetzungsagentur wechselst.
2. Glossar
Ein gemeinsames, verbindlich vorgeschriebenes Glossar sorgt für eine einheitliche Terminologie, wenn mehrere Übersetzer:innen in verschiedenen Märkten tätig sind. Prüfe, wie viele Einträge pro Sprachpaar enthalten sind und ob das Glossar bei der Übersetzung automatisch berücksichtigt wird oder manuell überprüft werden muss.
3. KI-Vorübersetzung
Die meisten modernen Plattformen bieten KI-Übersetzungen (DeepL, Google Translate, ChatGPT oder ähnliche Dienste) an, um Textabschnitte vorab auszufüllen, bevor ein Mensch sie überprüft. Die KI sollte in Verbindung mit dem Translation Memory und dem Glossar eingesetzt werden. Eine KI-Übersetzung allein garantiert keine einheitliche Terminologie oder Markenstimme. Sie dient Übersetzer:innen als Ausgangspunkt zur Überprüfung und Bestätigung, ist jedoch kein Ersatz für sie.
4. Unterstützung von Dateiformaten und Beibehaltung des Layouts
Prüfe die konkreten Formate, mit denen du tatsächlich arbeitest (InDesign, Word, PowerPoint, Excel, XLIFF, JSON, SRT), anstatt dich mit der vagen Aussage „unterstützt mehrere Formate“ zufriedenzugeben. Wenn InDesign Teil deines Workflows ist, vergewissere dich, dass die Plattform nicht nur einfachen Text, sondern auch Absatzformate, verknüpfte Dateien und Textvariablen korrekt verarbeitet.
5. Projekt- und Fortschrittsmanagement
Du solltest auf einen Blick erkennen können, welche Dokumente übersetzt sind, welche gerade geprüft werden und wer an welchem Dokument arbeitet – ohne per E-Mail nach Updates fragen zu müssen.
6. Benutzerfreundlichkeit für unerfahrene Nutzer:innen
Falls niemand in deinem Team über Erfahrung im Bereich Lokalisierung verfügt, muss die Plattform ohne Schulung nutzbar sein. Teste dies direkt während der Testphase. Wie lange dauert es, eine Datei hochzuladen, einen Übersetzer einzuladen und ein erstes übersetztes Segment zu sehen?
7. Support und Datensicherheit
Vergewissere dich, wie Übersetzungsdaten gespeichert und geschützt werden, insbesondere wenn du vertrauliche Daten oder Produktinformationen vor der Markteinführung übersetzt. Und prüfe, wie reaktionsschnell der Support tatsächlich ist. Eine Support-Seite, die seit längerer Zeit nicht mehr aktualisiert wurde, spricht Bände.
So wählst du das passende Tool für deinen Anwendungsfall
Du musst nicht jedes TMS auf dem Markt prüfen. Du brauchst eines, das zu deinem Projekt passt.
Fokussiere dich auf das, was du eigentlich erledigen willst. Übersetzt du ein bestimmtes Dokument mit einer Frist oder ist das Ganze das tägliche Brot deines Teams? In beiden Situationen sind unterschiedliche Hilfsmittel erforderlich. Wenn du weißt, worauf es euch ankommt, schränkt das die Auswahlmöglichkeiten sofort ein.
Finde heraus, was dein Team tatsächlich braucht, nicht, was der Markt anbietet. Es geht nicht darum, dass eine Plattform über unzählige Features verfügt, sondern darum, ob sie die Sprachpaare, die Dokumenttypen und das Volumen abdeckt. Wenn du einen Katalog pro Jahr übersetzt, benötigst du kein Lieferantenmanagement auf Enterprise-Niveau. Wenn du jeden Monat Texte für acht Märkte übersetzt, brauchst du Translation Memorys und ein Glossar, das dir die Arbeit erleichtert.
Probiere es für ein echtes Projekt aus, bevor du dich zum Kauf verpflichtest. Nur wenn man ein Tool an einem echten Beispiel einsetzt und nicht an einer Testdatei, kann man feststellen, ob es geeignet ist. Die meisten Plattformen bieten eine Testversion an. Nutze sie, um einen echten Fall durchzuspielen. Lade dein Dokument hoch, weise die Übersetzung deinem Team zu und sieh dir an, wie die Datei zurückkommt.
So erkennst du, ob dein aktuelles System für dich funktioniert
Wenn du bereits ein TMS nutzt und das Gefühl hast, dass etwas nicht optimal ist, sind das hier die häufigsten Anzeichen:
Du verbringst mehr Zeit im Hilfecenter als mit der Plattform selbst. Ein Tool, dessen Nutzung erst nach langer Einarbeitung sinnvoll ist, arbeitet eher gegen dich.
Du korrigierst ständig manuell, was die Software erstellt. Wenn übersetzte Dateien nach dem Export regelmäßig neu formatiert werden müssen, liegt das entweder daran, dass die Plattform den Dateityp nicht richtig verarbeitet, oder daran, dass die Quelldateien nicht so eingerichtet sind, dass das Übersetzungstool damit arbeiten kann.
Regelmäßige Updates sorgen für Chaos. Wenn die Aktualisierung eines Dokuments bedeutet, dass es als neues Projekt erneut hochgeladen und alle Übersetzer:innen erneut eingeladen werden müssen – selbst bei einer kleinen Änderung –, dann ist die Plattform nicht für Überarbeitungen optimiert. Ein ordentliches Feature für schnelle Aktualisierungen sollte nur die geänderten Stellen markieren und den Rest unverändert lassen.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Übersetzungsmanagementsystem dasselbe wie eine Übersetzungsagentur?
Nein. Eine Übersetzungsagentur stellt den Service menschlicher Übersetzer:innen zur Verfügung, in der Regel auf Projektbasis. Ein TMS ist eine Software, mit der dein Team (oder deine Agentur oder eine Kombination aus beidem) arbeitet. Viele Teams nutzen ein TMS zusätzlich zu einer bestehenden Zusammenarbeit mit einer Agentur oder Freiberufler:innen, ohne die Zusammenarbeit dadurch zu ersetzen.
Brauche ich ein TMS, wenn ich nur ein- oder zweimal im Jahr übersetze?
Nicht unbedingt als laufendes Abonnement. Wenn Übersetzungen eher gelegentlich anfallen, ist ein einmalig für ein einzelnes Projekt eingerichteter Workspace – wie beispielsweise Project Pass – in der Regel sinnvoller als ein wiederkehrendes Abonnement, das du monatelang nicht nutzen wirst.
Kann ein Übersetzungsmanagementsystem InDesign-Dateien verarbeiten?
Das kommt auf das Tool an. Die Übersetzung von InDesign-Dokumenten gehört zu den technisch anspruchsvollsten Bereichen der Dokumentübersetzung. Absatzformate, verknüpfte Dateien und das Layout müssen den Übersetzungsprozess unbeschadet überstehen. Wenn InDesign Teil des Workflows ist, solltest du das vor der Auswahl eines Tools genau überprüfen.
Ersetzt die KI-Übersetzung ein TMS?
Nein. KI-Übersetzung (DeepL, Google Translate, ChatGPT und andere) übersetzt zwar Texte, übernimmt jedoch weder die Projektverwaltung noch die Pflege eines Glossars und eines Translation Memorys für alle Übersetzer:innen oder behält das Layout der Dokumente bei. Ein TMS nutzt KI als Teil eines umfassenderen gesteuerten Workflows.
Wie viel kostet ein Übersetzungsmanagementsystem?
Die Preise variieren je nach Anbieter und Modell stark. Einmalige Projektpreise, monatliche Abonnements sowie Preise pro Wort oder pro Konto sind gängige Modelle. Vergleiche Preise anhand deines tatsächlichen Volumens und der Teamgröße und nicht anhand eines einzelnen Listenpreises.
Die Lösung für einzelne Projekte oder laufende Übersetzungen
Sobald du weißt, wonach du suchst, musst du dich entscheiden, womit du anfängst.
Wenn du derzeit ein Projekt hast – einen Kataloglaunch, ein behördliches Dokument, die Aktualisierung eines Datenblatts – und keinen laufenden Übersetzungsbedarf, ist Project Pass genau dafür gedacht. Ein Preis, kein Abonnement, und alles bleibt erhalten, wenn du danach zum Abo wechselst.
Wenn Übersetzungen ein fester Bestandteil der Arbeitsabläufe deines Teams sind, bietet sich eine kostenlose 14-tägige Testversion des Workspace-Abos an, um die gesamte Plattform – Translation Memory, Glossar, KI-Vorübersetzung und schnelle Aktualisierungen – zu testen, bevor du dich für ein Abonnement entscheidest.
Lade einfach eine echte Datei hoch und schau dir an, wie gut das Ganze läuft.
