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Chi è Carlisle Fluid Technologies
Carlisle Fluid Technologies (CFT) è un produttore leader di materiali per applicazioni — pensa a vernici, polveri, rivestimenti, adesivi, schiume e simili. Se lavori nell'industria manifatturiera, probabilmente conosci già alcuni dei marchi presenti nel portafoglio prodotti di Carlisle, come DeVilbiss, Ransburg, Binks e Hosco.
Con le vendite concentrate sui mercati di Europa, Asia, Oceania e Nord America, l'azienda conta più di 1.000 colleghi che lavorano in 27 filiali in 9 paesi. Per un'azienda così globale, la necessità di localizzazione era ovvia.
Quello che mancava a CFT era un processo di traduzione veloce e preciso che potesse aiutarli a portare i prodotti sul mercato rapidamente. Per fortuna, il team di Carlisle ha trovato Redokun.
Il problema
Non si va molto lontano nei mercati internazionali senza la traduzione. Soprattutto quando ogni singolo prodotto che spedisci in un porto doganale ha bisogno di documentazione disponibile nelle lingue locali.
I soldi sono in gioco quando devi passare mesi a tradurre un manuale utente per portare il prodotto sul mercato.
E quando devi spendere tempo e risorse aziendali per correggere errori nei manuali che sono già nei mercati? C'è ancora di più in gioco.
Abbiamo incontrato James Bauer, redattore tecnico, che ha guidato il processo iniziale di traduzione dei manuali utente e delle interfacce uomo-macchina (HMI) in CFT.
Ci ha spiegato alcune delle difficoltà iniziali del suo team nel portare avanti i progetti di traduzione.
Flusso di lavoro complicato e soggetto a errori
Gestire progetti di traduzione globali è difficile quando ti affidi alle email per comunicare e scambiare file in 16 lingue diverse con colleghi e partner in tutto il mondo.
Per dirla con le parole di James:
"Hai mai provato a gestire un disastro totale? Era più o meno così. Fai qualcosa, lo mandi e ti torna indietro una correzione o una riga rossa da qualcuno ed è una catena di email. È solo una catena infinita di email una dopo l'altra e tu stai lì a cercare di trovare le informazioni."
Tempi di consegna lenti e ritardi nella distribuzione dei prodotti
All'inizio Carlisle si affidava a un fornitore di servizi linguistici per tradurre i propri contenuti, ma il tempo necessario per ricevere le prime traduzioni era frustrante.
"Non possiamo aspettare [l'agenzia di traduzione] tre o quattro settimane perché la quantità di soldi che perdiamo quando non possiamo spedire un prodotto, i magazzini si riempiono di questa roba oppure la merce resta ferma in dogana perché non viene accettata nel paese né rilasciata dalla dogana finché non ha la documentazione conforme allo standard ISO."
Processo di revisione noioso in InDesign
Carlisle crea la maggior parte della documentazione con Adobe InDesign, noto per il suo formato di file particolarmente complicato da tradurre — sia nella preparazione dei file per la traduzione sia nella revisione dei file tradotti in seguito agli aggiornamenti dei prodotti.
Chiunque abbia mai lavorato con InDesign capirà le difficoltà legate al testo in eccesso. (Lo sappiamo bene — è uno dei motivi per cui è nato Redokun!)
Per Carlisle, problemi dovuti a un'impostazione non corretta del flusso dei riquadri di testo hanno avuto conseguenze molto costose. Il testo usciva dalla pagina e, una volta ricevuto il lavoro, si accorgevano che mancavano migliaia di parole nelle traduzioni. Dato che il contesto delle traduzioni spesso cambia in base a ciò che viene prima e dopo, spesso finivano per rifare tutta la traduzione — triplicando i costi.
"Dovevamo rifare tutto, e a volte si trattava di interi capitoli di un libro. A volte era proprio tutto il libro. Sì, era davvero costoso quando un libro che doveva costare 20.000 dollari per la traduzione finiva per costarne 60.000."
Costi elevati di outsourcing
Anche senza problemi con i riquadri di testo di InDesign, i distributori nei vari mercati spesso dovevano correggere errori di terminologia una volta ricevute le copie fisiche.
James ha capito che serviva una nuova soluzione quando ha visto i costi crescenti di pagare 25.000 dollari o più per la traduzione di un solo manuale—per poi dover riscrivere tutto da zero internamente in ogni lingua.
"Per i manuali, solo una prima traduzione — diciamo un manuale di 100 pagine — costa circa 25.000 dollari per farlo tradurre in 10 lingue diverse. Le HMI costano circa 40.000-45.000 dollari, fino a 60.000 dollari ciascuna per realizzare un'HMI. Ora queste HMI, sembra che vengano riviste circa ogni sei mesi. Quindi solo due linee di prodotto, due HMI, si parla di 100.000-110.000 dollari."
Alla fine, i costi elevati dell'outsourcing stavano diventando difficili da giustificare per James e il suo team.
"Quello che ha davvero spinto il cambiamento è successo dopo che avevamo creato un manuale. E dopo averlo inviato, è tornato indietro e subito, nel giro di una settimana, abbiamo dovuto rivedere quel manuale."
La soluzione
Una volta scoperto Redokun grazie a una ricerca su Google, ci è voluto poco perché sia James che gli altri responsabili in azienda si convincessero del valore dello strumento.
"È bastato vedermi fare un manuale e subito, davvero, alcune persone sono venute a guardarmi da sopra la spalla per vedere quanto fosse veloce e semplice."
In appena qualche settimana di test, James ha ottenuto l'approvazione dei suoi direttori per un abbonamento annuale, dopo aver dimostrato un ROI 3x già solo con la traduzione del primo manuale.
Ci racconta che il fattore più importante nella ricerca di una nuova soluzione era il tempo di consegna, seguito da qualità e costi — e Redokun ha soddisfatto tutte le loro esigenze.
Traduzione semplice, plug-and-play
Quando gli chiediamo di descrivere come Redokun lo sta aiutando oggi, James spiega:
"Traduzione plug and play. È plug and play. Fai l'abbonamento, apri il documento, carica il tuo IDML, traduci e scarica. La semplicità, la velocità, la potenza, è come passare da una vecchia Chevy del 1955 a una bellissima BMW, Ferrari, Lamborghini, non importa quale. È una differenza enorme."
Con un flusso di lavoro snello che ha ridotto a pochi semplici passaggi tutto il noioso lavoro manuale di tradurre un file in molte lingue, James e il suo team sono riusciti a liberare tempo per altri lavori più importanti.
"Non riesco a spiegare la differenza che ha fatto nel nostro flusso di lavoro e come ci ha permesso di dedicarci ad altro, aumentando davvero la nostra produttività sui manuali e permettendoci di crearne di più."
Assegnazione dei compiti, collaborazione e gestione dei materiali semplificate
Con Redokun, tutto avviene online in un'unica interfaccia. Per James, questo significava poter assegnare compiti ai distributori nelle filiali, farli accedere per revisionare le traduzioni generate automaticamente e correggerle se necessario.
Una volta corrette le traduzioni generate dall'IA, potevano scaricare i manuali operativi e distribuirli sul mercato direttamente dalla loro sede.
"Il loro lavoro è diventato molto più semplice con la possibilità di entrare, revisionare e correggere. E potevano stampare quello che serviva. Da lì erano in grado di stampare i manuali completi — operativi, di installazione e di programmazione."
Visto che Redokun era così facile da usare, non hanno avuto problemi a presentare lo strumento ai distributori, coinvolgendoli come traduttori.
"È un programma davvero intuitivo. Direi che a un utente principiante bastano 30 minuti e già ci lavora senza problemi. Non ho mai visto una curva di apprendimento così bassa per un programma. Abbiamo avuto persone nuove che venivano a guardare e dicevano: 'Wow, quindi devo solo fare questo.' 'Esatto. Basta premere quel pulsante.' Boom."
Aggiunge:
"È uno strumento così potente eppure lo fate sembrare così facile e semplice. E questa è la bellezza del design."
Flusso di traduzione più rapido con gli strumenti di IA
Oltre a usare la traduzione automatica per generare le prime bozze dei testi tradotti, a James e al suo team piaceva il fatto che Redokun salvasse automaticamente le traduzioni approvate in un database (quello che noi chiamiamo memoria di traduzione.)
Questo significava che non dovevano perdere tempo a tradurre parole o frasi già tradotte in precedenza, perché potevano applicarle in automatico a tutti i contenuti ripetitivi.
Un processo di revisione e controllo qualità semplice e diretto
Dato che il ciclo di prodotto in Carlisle è veloce, il team si ritrova spesso a dover rivedere i propri manuali. Quando le traduzioni venivano affidate alle agenzie, James ci racconta che servivano tre settimane ogni volta che qualcosa andava fatto o rivisto.
A questo, ovviamente, si aggiungeva il tempo necessario per revisionare e correggere gli errori terminologici nella documentazione.
"Ora lo facciamo in pochi minuti."
Con Redokun basta caricare la nuova versione del documento: lo strumento evidenzia solo il testo nuovo da tradurre, lasciando intatte le traduzioni delle parti rimaste invariate.
Questo ha eliminato del tutto la dipendenza dalle agenzie di traduzione, con un netto miglioramento anche della qualità.
Poter contare su distributori e altri madrelingua interni, che conoscono bene l'azienda e il settore, per una revisione rapida dei contenuti tradotti significava arrivare sul mercato in pochi giorni anziché settimane — senza il timore di trovare errori nella documentazione tradotta.
James racconta:
"Finora non abbiamo mai ricevuto lamentele sulle traduzioni, e lo usiamo da quasi un anno. Quando quella libreria ha iniziato a raccogliere frasi e periodi molto ricorrenti, il problema si è praticamente risolto da solo."
I risultati
Grazie a Redokun, il flusso di traduzione migliorato ha permesso a Carlisle di ottenere risultati notevoli.
Riduzione a 1/10 dei tempi di consegna delle traduzioni
"In termini di tempo, siamo passati da settimane o mesi a pochi giorni," dice James. Aggiunge che ora, in realtà, dedicano più tempo a correggere il testo in eccesso generato dalle traduzioni che alla traduzione vera e propria.
Secondo le stime di James, "ci vuole circa un decimo del tempo per fare le traduzioni, correzioni del testo in eccesso comprese," rispetto alla soluzione precedente.
200.000 $ di risparmio sui costi di traduzione
La stima prudente di James sul risparmio si aggira intorno ai 200.000 dollari, ma lui ci dice che probabilmente è anche di più: "sono risparmi assurdi."
28x ROI
Considerando che Carlisle ha speso appena 7.000 dollari per un abbonamento annuale premium a Redokun, l'investimento iniziale si è ripagato almeno 28 volte nel giro di un solo anno.
Niente male per uno strumento semplice e autofinanziato. Forse è l'italiano che c'è in noi?
Verso la fine, James scherza: "Non so cosa ci sia in voi italiani, ma ragazzi, avete dei programmi fantastici."
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