So spart Carlisle Fluid Technologies mit Redokun pro Jahr 200.000 US-Dollar an Übersetzungskosten

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Früher dauerte es etwa drei Wochen, bis eine Übersetzung fertig war. Jedes Mal, wenn etwas anstand oder überarbeitet werden musste, dauerte es drei Wochen. Jetzt bringen wir alles in wenigen Minuten über die Bühne.

James Bauer

Technical Writer

Über Carlisle Fluid Technologies

Carlisle Fluid Technologies (CFT) ist ein führender Hersteller für Beschichtungsmaterialien,darunter Farben, Pulver, Lacke, Klebstoffe, Schaumstoffe und Ähnliches. Wenn duin der Fertigungsindustrie tätig bist, kennst du vielleicht bereits einige derMarken aus dem Produktportfolio von Carlisle, darunter DeVilbiss, Ransburg,Binks und Hosco.

Mit Vertriebskanälen in Märkten wie Europa, Asien, Ozeanienund Nordamerika beschäftigt das Unternehmen mehr als 1 000 Mitarbeitende in 27Niederlassungen in 9 Ländern. Für ein derartiges Unternehmen mitinternationaler Reichweite stand Lokalisierung außer Frage.

CFT fehlte es an einem schnellen, präzisen Übersetzungsworkflow, der ihnen helfen würde, Produkte zeitnah auf den Markt zubringen. Doch zum Glück wurde das Carlisle Team auf Redokun aufmerksam.

Das Problem

Ohne Übersetzung kommt man auf dem internationalen Markt nicht weit. Vor allem nicht, wenn jedes einzelne Produkt für die Lieferung aneinen Zollhafen mit Unterlagen in den heimischen Sprachen versehen sein muss.

Und wenn die Übersetzung einer Gebrauchsanweisung Monate dauert, macht sich das auch finanziell bemerkbar.

Und wenn du dann noch Zeit und Ressourcen dafür auf wenden musst, Fehler in Handbüchern zu korrigieren, die bereits auf dem Markt sind?Dann steht noch mehr auf dem Spiel.

Wir haben mit James Bauer, (technischerTexter) gesprochen, der anfangs die Übersetzung von Handbüchern undMensch-Maschine-Schnittstellen (Human Machine Interfaces, HMI) bei CFT leitete.

Er erzählte uns von den anfänglichen Schwierigkeiten seinesTeams beim Abschluss von Übersetzungsprojekten.

Komplizierter und fehleranfälliger Workflow

Das Übersetzungsmanagement gestaltet sich schnell als schwierig, wenn du dich auf E-Mails verlässt, um mit Teammitgliedern undPartnern auf der ganzen Welt in 16 verschiedenen Sprachen zu kommunizieren undDateien auszutauschen.

In James’ eigenen Worten:

Hast du jemals versucht, eine Katastrophe zu verhindern? So fühlte sich das Ganze nämlich an. Du überlegst dir etwas, schickst es weg, bekommst Korrekturen oder Änderungswünsche zurück und schon bricht das E-Mail-Chaos aus. Ein endloser Verlauf, den man durchforsten muss, um die richtigen Informationen zu finden.

Langsame Abgaben und verzögerter Produktvertrieb

Carlisle setzte für die Übersetzung der Inhalte zu Beginn auf einen Sprachdienstleister, doch es war frustrierend zu sehen, wie lange es dauerte, bis die Übersetzungen fertig waren.

Wir können nicht drei oder vier Wochen auf [Übersetzungsagentur] warten, denn wir machen Verluste, wenn wir ein Produkt nicht versenden können. Unsere Lager sind voll mit dem Zeug oder es hängt beim Zoll fest, weil es weder in das Land eingeführt werden kann noch vom Zoll freigegeben wird, solange es keine Dokumentation gemäß ISO-Standard gibt.

Mühsames Korrekturlesen in InDesign

Carlisle erstellt den Großteil seiner Dokumentation mitAdobe InDesign, das für sein kompliziertes Dateiformat bekannt ist – sowohlhinsichtlich der Vorbereitung der Dateien für die Übersetzung als auch in Bezugauf die spätere Überarbeitung der übersetzten Dateien beiProduktaktualisierungen.

Jeder, der schon einmal mit InDesign gearbeitet hat, kenntdie Probleme mit überstehendem Text (Das ist einer der Gründe, warum Redokunentstanden ist!).

Für Carlisle hatten die Probleme beim ordnungsgemäßenEinrichten der Textrahmen sehr kostspielige Folgen. Der Text stand oft über undsobald sie die Übersetzungen zurückbekamen, stellten sie fest, dass mehrere tausende Wörter einfach fehlten. Da Wörter stets im Kontext übersetzt werden, mussten sie einige Passagen oft komplett von vorn übersetzen, wodurch sich dieKosten verdreifachten.

Wir mussten es dann noch einmal machen. Manchmal mehrere Kapitel, andere Male das ganze Buch. Ja, das kann ganz schön teuer werden, wenn ein Buch, das eigentlich 20.000 Dollar kosten sollte, plötzlich 60.000 Dollar kostet.

Hohe Kosten für Outsourcing

Selbst ohne Probleme mit InDesign-Textrahmen mussten dieHändler häufig Terminologiefehler korrigieren, sobald sie die physischenExemplare erhalten hatten.

AlsJames sah, dass die Kosten für eine einzige manuelle Übersetzung 25.000US-Dollar oder mehr betrugen – und dann noch Zeit aufgewendet werden musste, umalles intern in jeder Sprache von Grund auf neu zu schreiben –, wusste er, dass eine neue Lösung her musste.

Allein die Übersetzung eines Handbuchs von, sagen wir, 100 Seiten kostet etwa 25.000 Dollar, wenn wir es in 10 verschiedene Sprachen übertragen. Die HMI kosten zwischen 40.000 und 45.000 Dollar und bis zu 60.000 Dollar, wenn sie dann letztendlich fertiggestellt sind. Diese HMI werden offenbar etwa alle sechs Monate überarbeitet. Also alleine für zwei Produktlinien, zwei HMI, ist man schon bei 100.000 bis 110.000 Dollar.

Irgendwann wurde es für James und sein Team immer schwieriger, die hohen Kosten für dasOutsourcing zu rechtfertigen.

Was uns letztendlich zum Wechsel bewegt hat, war ein Handbuch. Wir hatten es weggeschickt und schon nach einer Woche mussten wir es wieder überarbeiten.

Die Lösung

In den Suchergebnissen auf Google tauchte dann Redokun auf.Es dauerte nicht lange, bis James und andere Interessenvertreter desUnternehmens von dem Mehrwert des Tools überzeugt waren.

Es reichte schon, ein Handbuch zu testen. Manche kamen zu mir, sahen sich das Ganze an und stellten fest, wie schnell und einfach alles war.

Nach einigen Probewochen, in denen er alleine für die erste Handbuchübersetzung einen dreifachen ROI erzielte, erhielt James von seinenVorgesetzten grünes Licht und entschied sich für das Jahresabo.

Er gab an, seine Suche nach einer neuen Lösung sei am meisten von der Zeitersparnis beeinflusst worden, gefolgt von Qualität und Kosten. Redokun habe allegewünschten Kriterien erfüllt.

Einfache Plug-and-Play-Lösung

Alswir ihn fragten, wie Redokun ihm aktuell hilft, antwortete James:

Als Plug-and-Play-Lösung. Es geht sofort los. Man holt sich das Abo, öffnet das Dokument, lädt die IDML-Datei hoch, übersetzt und lädt sich das Ganze dann herunter. Simpel, schnell und einfach unglaublich. So als ob man von einem alten 1955 Chevrolet auf einen modernen BMW, Ferrari, Lamborghini oder was auch immer umsteigt. Ein Unterschied, den man spürt.

Dank eines gestrafften Workflows, der die mühsame manuelleDateiübersetzung in mehrere Sprachen in wenigen Schritten vereinfacht, konntenJames und sein Team wertvolle Zeit für wichtige Aufgaben sparen.

Ich kann gar nicht beschreiben, wie stark es unseren Arbeitsablauf verbessert und uns mehr Zeit für andere Dinge verschafft hat, damit wir produktiv noch mehr Handbücher erstellen können.

Aufgabenmanagement und Teamarbeit leicht gemacht

Mit Redokun läuft alles online auf einer einzigen Plattform ab. Für James bedeutete das Ganze, dass er Vertriebspartner:innen in denNiederlassungen damit beauftragen konnte, die automatisch generierten maschinellen Übersetzungen zu überprüfen und bei Bedarf zu korrigieren.

Sobald sie die KI-generierten Übersetzungen angepasst hatten, konnten sie die Dokumente herunterladen und den Produktlaunch für dieeinzelnen Märkte vorantreiben.

Die Möglichkeit, Dateien direkt selbst zu korrigieren, hat ihre Arbeit um einiges erleichtert. Und sie konnten einfach ausdrucken, was sie brauchten: die vollständigen Betriebs-, Installations- und Programmierhandbücher.

Da Redokun so leicht zu bedienen ist, war es kein Problem, die Vertriebspartner im Tool für die Übersetzung einzuteilen.

Es ist eine sehr intuitive Software. Man braucht vielleicht eine halbe Stunde, um sich mit der Nutzung vertraut zu machen, und schon kann es losgehen. Ich habe bisher bei noch keinem Programm einen so geringen Schulungsbedarf festgestellt. Neue Leute schauten sich das Ganze einfach an und waren überrascht von dem geringen Arbeitsaufwand. Einfach auf den Button klicken und fertig.

Er fügte hinzu:

Das Tool kann so unglaublich viel und trotzdem lässt es den ganzen Workflow so einfach und unkompliziert erscheinen. Und genau das ist das Tolle an dem Design.

Schnellere Übersetzungen dank KI-Tools

Nebender maschinellen Übersetzung zur Erstellung automatischer Erstentwürfe übersetzter Texte schätzten James und sein Team, dass Redokun genehmigteÜbersetzungen automatisch in einer Datenbank speichert (im sogenannten translation memory.)

So mussten sie keine Zeit mehr damit verbringen, bereits übersetzte Wörter oder Ausdrücke erneut zu übersetzen, da sie diese einfachautomatisch für sich wiederholende Inhalte in all ihren Texten verwenden konnten.

Unkomplizierte Überprüfung und Qualitätssicherung

Da die Produktion bei Carlisle nie still steht, muss dasTeam die Handbücher oft aktualisieren. Als sie noch externe Agenturen mit derÜbersetzung beauftragten, dauerte es jedes Mal drei ganze Wochen, bis einProjekt fertig war.

Hinzu kamen dann noch interne Überprüfungen und dasKorrigieren terminologischer Fehler in der Dokumentation.

Jetzt bringen wir alles in wenigen Minuten über die Bühne.

Mit Redokun konnten sie einfach eine neue Version desDokuments hochladen. Das Tool analysierte dann, welche Textpassagen neu waren,wobei unveränderte Absätze gleich blieben.

Ab sofort waren sie nicht mehr auf Übersetzungsagenturen angewiesen, was auch die Qualität erheblich verbessert hat.

Die Möglichkeit, die übersetzten Inhalte schnell vonVertriebspartnern und internen Muttersprachler:innen überprüfen zu lassen, bot einen großen Vorteil: Die eigenen Leute kennen nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Branche in- und auswendig. So waren Texte innerhalb von Tagen statt Wochen marktfertig – ohne dass sich das Team um mögliche Fehler in den übersetzten Dokumenten sorgen musste.

James sagte:

Bisher hat sich keiner über die Übersetzungen beschwert und wir nutzen das Tool jetzt fast seit einem Jahr. Sobald wir eine Datenbank mit häufigen Sätzen aufgebaut hatten, war das Problem gelöst.

Das Ergebnis

Nach der Optimierung des Workflows mit Redokun zog Carlisle Bilanz – mit Ergebnissen, die für sich selbst sprechen.

Verkürzung der Übersetzungszeit um 1/10

„Zeitlich gesehen hat sich der Zeitraum von Wochen oderMonaten auf Tage verkürzt“, so James. Er fügte hinzu, dass sie mehr Zeit damitverbringen können, überstehende Texte in den Übersetzungen zu korrigieren,anstatt die Texte inhaltlich auszubessern.

James schätzte, dass „die Zeit für die Übersetzungen undKorrekturen von überstehendem Text im Vergleich zur vorherigen Lösung auf etwaein Zehntel reduziert wurde“.

200.000 US-Dollar an Übersetzungskosten gespart

James schätzte die Kosteneinsparungen grob auf rund 200.000US-Dollar, meinte aber, es seien wahrscheinlich mehr, und sagte: „Das sindunglaubliche Einsparungen“.

28-facher ROI

Da Carlisle für die Jahresversion des Premiumabos nur 7.000US-Dollar aufbringen musste, hatte sich die Erstinvestition innerhalb einesJahres 28 Mal bezahlt gemacht.

Nicht schlecht für ein simples, improvisiertes Tool.Vielleicht liegt es an unserem italienischen Savoir-faire?

Zum Ende scherzte James nämlich: „Ich weiß nicht, was miteuch Italienern los ist, aber ihr entwickelt echt tolle Programme.“

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