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Über Carlisle Fluid Technologies
Carlisle Fluid Technologies (CFT) ist ein führender Hersteller von Applikationsmaterialien – also Farben, Pulver, Beschichtungen, Klebstoffe, Schäume und so weiter. Wenn du in der Fertigungsindustrie tätig bist, kennst du vielleicht bereits einige der Marken aus dem Produktportfolio von Carlisle, darunter DeVilbiss, Ransburg, Binks und Hosco.
Mit Vertriebsaktivitäten in Europa, Asien, Ozeanien und Nordamerika beschäftigt das Unternehmen mehr als 1 000 Mitarbeitende in 27 Niederlassungen in 9 Ländern. Für ein so global aufgestelltes Unternehmen stand der Bedarf an Lokalisierung außer Frage.
CFT fehlte ein schneller und präziser Übersetzungsprozess, der ihnen helfen könnte, Produkte zeitnah auf den Markt zu bringen. Zum Glück hat das Team bei Carlisle Redokun gefunden.
Das Problem
Ohne Übersetzung kommt man auf dem internationalen Markt nicht weit. Vor allem nicht, wenn jedes einzelne Produkt, das du in einen Zollhafen verschickst, eine Dokumentation in den jeweiligen Landessprachen braucht.
Da steht viel Geld auf dem Spiel, wenn die Übersetzung einer Gebrauchsanweisung Monate dauert, bevor das Produkt überhaupt auf den Markt kommt.
Und wenn du dann auch noch Zeit und Ressourcen der Firma aufwenden musst, um Fehler in Handbüchern zu beheben, die schon in den Märkten sind? Dann steht noch mehr auf dem Spiel.
Wir haben uns mit James Bauer getroffen, Technischer Redakteur, der bei CFT den anfänglichen Prozess zur Übersetzung von Benutzerhandbüchern und Human-Machine-Interfaces (HMI) geleitet hat.
Er erzählte uns von den anfänglichen Schwierigkeiten seines Teams, Übersetzungsprojekte voranzubringen.
Komplizierter und fehleranfälliger Workflow
Globale Übersetzungsprojekte zu managen wird schnell schwierig, wenn du dich auf E-Mails verlässt, um mit Teammitgliedern und Partnern auf der ganzen Welt in 16 verschiedenen Sprachen zu kommunizieren und Dateien auszutauschen.
In James' eigenen Worten:
"Hast du jemals versucht, ein komplettes Chaos zu managen? So ungefähr war das. Du überlegst dir etwas, schickst es weg, bekommst Korrekturen oder Änderungswünsche zurück und schon bricht das E-Mail-Chaos aus. Ein endloser Verlauf, den man durchforsten muss, um die richtigen Informationen zu finden.”
Lange Bearbeitungszeiten und Verzögerungen im Produktvertrieb
Carlisle setzte für die Übersetzung der Inhalte anfangs auf einen Sprachdienstleister, doch die Wartezeit auf die ersten Übersetzungen war frustrierend.
"Wir können nicht drei oder vier Wochen auf [die Übersetzungsagentur] warten, weil wir so viel Geld verlieren, wenn wir ein Produkt nicht verschicken können, sich unsere Unterlagen stapeln oder die Ware beim Zoll festsitzt, weil sie ohne Dokumentation nach ISO-Standard weder ins Land gelassen noch freigegeben wird."
Mühsamer Überarbeitungsprozess in InDesign
Carlisle erstellt den Großteil seiner Dokumentation mit Adobe InDesign, dessen Dateiformat als besonders schwierig zu übersetzen berüchtigt ist – sowohl was die Vorbereitung der Dateien als auch die spätere Überarbeitung bei Produktaktualisierungen betrifft.
Jeder, der schon einmal mit InDesign gearbeitet hat, kennt die Probleme mit überstehendem Text. (Das können wir gut nachvollziehen – das ist einer der Gründe, warum Redokun entstanden ist!)
Für Carlisle hatten Fehler beim Einrichten der Textrahmen sehr kostspielige Folgen. Der Text lief über den Seitenrand hinaus, und sobald sie die Arbeit zurückbekamen, stellten sie fest, dass Tausende von Wörtern in den Übersetzungen fehlten. Da sich der Kontext einer Übersetzung durch das ändert, was davor und danach steht, mussten sie oft die komplette Übersetzung von vorn beginnen – wodurch sich die Kosten verdreifachten.
„Wir mussten dann alles nochmal machen. Manchmal waren es ganze Kapitel, andere Male das ganze Buch. Ja, es wurde richtig teuer, wenn ein Buch, das eigentlich 20.000 Dollar kosten sollte, am Ende bei 60.000 Dollar landete.”
Hohe Kosten für Outsourcing
Selbst ohne Probleme mit InDesign-Textrahmen mussten die Händler häufig Terminologiefehler korrigieren, sobald sie die physischen Exemplare erhalten hatten.
James wusste, dass sie eine neue Lösung brauchten, als er die immer höheren Kosten sah, wenn man 25.000 $ oder mehr für eine einzige Handbuch-Übersetzung zahlt—nur um dann intern in jeder Sprache alles nochmal komplett neu schreiben zu müssen.
„Die Handbücher – allein der erste Übersetzungsdurchlauf kostet bei einem, sagen wir, 100-seitigen Handbuch in 10 Sprachen ungefähr 25.000 Dollar. Für die HMI sind es zwischen 40.000 und 45.000 Dollar, teilweise bis zu 60.000 Dollar pro Stück. Diese HMI werden offenbar etwa alle sechs Monate überarbeitet. Also alleine für zwei Produktlinien, zwei HMI, ist man schon bei 100.000 bis 110.000 Dollar.”
Irgendwann wurde es für James und sein Team immer schwieriger, die hohen Kosten für das Outsourcing zu rechtfertigen.
„Was letztendlich den Ausschlag gegeben hat: Wir hatten ein Handbuch erstellt. Wir hatten es weggeschickt, es kam zurück, und schon nach einer Woche mussten wir es wieder überarbeiten.”
Die Lösung
Bei einer Google-Suche stieß James dann auf Redokun. Es dauerte nicht lange, bis er und andere Entscheidungsträger im Unternehmen vom Mehrwert des Tools überzeugt waren.
„Es hat gereicht, mich bei einem einzigen Handbuch zu beobachten – die Leute kamen buchstäblich vorbei, schauten mir über die Schulter und sahen, wie schnell und einfach das war.”
Schon nach wenigen Wochen Testphase bekam James von seinen Vorgesetzten grünes Licht für ein Jahresabo, als er allein mit der ersten Handbuch-Übersetzung einen dreifachen ROI nachweisen konnte.
Ihm zufolge war bei der Suche nach einer neuen Lösung die Durchlaufzeit am wichtigsten, gefolgt von Qualität und Kosten – und Redokun hat in allen Punkten überzeugt.
Einfache Plug-and-Play-Lösung
Als wir ihn fragten, wie Redokun ihm aktuell hilft, antwortete James:
„Als Plug-and-Play-Lösung. Es geht sofort los. Man holt sich das Abo, öffnet das Dokument, lädt die IDML-Datei hoch, übersetzt und lädt sich das Ganze dann herunter. Simpel, schnell und unglaublich leistungsstark. Als würde man von einem alten 1955er Chevy auf einen BMW, Ferrari oder Lamborghini umsteigen – ganz egal. Ein Unterschied, den man spürt.”
Dank eines gestrafften Workflows, der die mühsame manuelle Übersetzung in viele Sprachen auf wenige einfache Schritte reduziert, konnten James und sein Team Zeit für andere, wichtigere Aufgaben freimachen.
„Ich kann gar nicht beschreiben, wie stark es unseren Arbeitsablauf verbessert und uns mehr Zeit für andere Dinge verschafft hat, damit wir produktiv noch mehr Handbücher erstellen können.”
Aufgabenvergabe, Teamarbeit und Dateiverwaltung leicht gemacht
Mit Redokun läuft alles online auf einer einzigen Plattform ab. Für James bedeutete das, dass er Vertriebspartner:innen in den Niederlassungen beauftragen konnte, die automatisch generierten maschinellen Übersetzungen zu überprüfen und bei Bedarf zu korrigieren.
Sobald sie die KI-generierten Übersetzungen korrigiert hatten, konnten sie die Betriebsanleitungen herunterladen und direkt vor Ort in den Markt bringen.
„Es hat ihre Arbeit um einiges erleichtert, dass sie einfach reingehen, prüfen und korrigieren konnten. Und sie konnten einfach ausdrucken, was sie brauchten: die vollständigen Betriebs-, Installations- und Programmierhandbücher.”
Da Redokun so leicht zu bedienen ist, konnten sie die Vertriebspartner problemlos als Übersetzer im Tool einsetzen.
„Es ist eine sehr intuitive Software. Selbst ein Anfänger braucht, würde ich sagen, eine halbe Stunde und kann dann loslegen. Ich habe bei noch keinem Programm eine so flache Lernkurve erlebt. Neue Leute kamen vorbei, schauten es sich an und meinten: ‚Wow, ich muss nur das hier machen?‘ ‚Genau. Einfach den Button drücken.‘ Zack.”
Er ergänzt:
„Das Tool ist so leistungsstark und trotzdem schafft ihr es, dass es so einfach und unkompliziert wirkt. Und genau das ist das Tolle an dem Design.”
Schnellere Übersetzungen dank KI-Tools
Neben der maschinellen Übersetzung für automatische Erstentwürfe fanden James und sein Team es super, dass Redokun freigegebene Übersetzungen automatisch in einer Datenbank speichert (was wir gerne Translation Memory nennen).
Das bedeutete, dass sie keine Zeit mehr darauf verwenden mussten, bereits übersetzte Wörter oder Phrasen erneut zu übersetzen – die gespeicherten Übersetzungen ließen sich einfach automatisch auf wiederkehrende Inhalte in sämtlichen Dokumenten anwenden.
Unkomplizierte Überprüfung und Qualitätssicherung
Da bei Carlisle die Produktzyklen kurz sind, muss das Team seine Handbücher häufig überarbeiten. Als die Übersetzungen noch an externe Agenturen gingen, dauerte es laut James jedes Mal drei Wochen – egal ob etwas neu erstellt oder überarbeitet werden musste.
Hinzu kam natürlich noch die Zeit, die es anschließend brauchte, um Terminologiefehler in der Dokumentation zu prüfen und zu korrigieren.
„Jetzt bringen wir alles in wenigen Minuten über die Bühne."
Mit Redokun können sie einfach die neue Version ihres Dokuments hochladen, und das Tool hebt nur den neuen Text zur Übersetzung hervor – die Übersetzungen unveränderter Abschnitte bleiben dabei erhalten.
Dadurch entfiel die Abhängigkeit von Übersetzungsagenturen komplett, was auch die Qualität deutlich steigerte.
Die Möglichkeit, die übersetzten Inhalte schnell von Vertriebspartnern und internen Muttersprachler:innen überprüfen zu lassen, bot einen großen Vorteil: Die eigenen Leute kennen nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Branche in- und auswendig. So waren Texte innerhalb von Tagen statt Wochen marktfertig – ohne dass sich das Team um mögliche Fehler in den übersetzten Dokumenten sorgen musste.
James sagt:
„Bisher hat sich keiner über die Übersetzungen beschwert und wir nutzen das Tool jetzt fast seit einem Jahr. Sobald die Datenbank mit wiederkehrenden Phrasen und Sätzen erst mal richtig aufgebaut war, hat sich das Problem im Grunde von selbst erledigt."
Die Ergebnisse
Nach der Optimierung des Workflows mit Redokun zog Carlisle Bilanz – mit Ergebnissen, die für sich selbst sprechen.
Übersetzungszeit auf ein Zehntel verkürzt
„Zeitlich gesehen hat sich der Zeitraum von Wochen oder Monaten auf Tage verkürzt“, sagt James. Er ergänzt, dass sie inzwischen tatsächlich mehr Zeit damit verbringen, überstehenden Text in den Übersetzungen zu korrigieren, als mit dem eigentlichen Übersetzen.
James schätzt, dass „die Zeit für die Übersetzungen und Korrekturen von überstehendem Text im Vergleich zur vorherigen Lösung auf etwa ein Zehntel reduziert wurde".
200.000 US-Dollar an Übersetzungskosten gespart
Nach James' vorsichtiger Schätzung liegen die Einsparungen bei rund 200.000 $, aber er meint, dass es wahrscheinlich noch mehr ist, und sagt: "Das sind echt verrückte Einsparungen."
28-facher ROI
Da Carlisle nur 7.000 $ für ein Premium-Jahresabo bei Redokun ausgegeben hat, hat sich die Anfangsinvestition in nur einem Jahr mindestens 28-fach ausgezahlt.
Nicht schlecht für ein einfaches, eigenfinanziertes Tool. Liegt es vielleicht am Italiener in uns?
Am Ende scherzt James: "Ich weiß nicht, was es mit euch Italienern auf sich hat, aber ihr habt echt tolle Programme am Start."
Optimiere deinen Übersetzungsworkflow mit Redokun
Hunderte Fertigungsunternehmen wie Carlisle haben mit Redokun ihren Übersetzungsworkflow optimiert – und so Zeit gespart, die Übersetzungsqualität verbessert und die Kosten gesenkt. Melde dich für ein kostenloses Konto an, lade deine Teammitglieder ein und sichere dir heute noch 10.000 Wörter!
