Comment Carlisle Fluid Technologies a économisé 200 000 $ sur ses coûts de traduction en un an grâce à Redokun

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Avant, il fallait environ trois semaines pour terminer un projet de traduction. À chaque fois qu'il fallait faire quelque chose ou réviser, c’était trois semaines. Maintenant, on le fait en quelques minutes.

James Bauer

Technical Writer

À propos de Carlisle Fluid Technologies

Carlisle Fluid Technologies (CFT) est un fabricant de premier plan de matériaux d'application — pensez peintures, poudres, revêtements, adhésifs, mousses, etc. Si vous travaillez dans le secteur industriel, vous connaissez peut-être déjà certaines des marques du portefeuille de produits de Carlisle, notamment DeVilbiss, Ransburg, Binks et Hosco

Avec des efforts de vente concentrés sur les marchés en Europe, Asie, Océanie et Amérique du Nord, l'entreprise compte aujourd'hui plus de 1 000 employés répartis dans 27 filiales à travers 9 pays. Pour une entreprise travaillant internationalement, le besoin de localisation était une évidence.

Il manquait à CFT un processus de traduction rapide et précis pour les aider à mettre leurs produits sur le marché rapidement. Heureusement, l'équipe de Carlisle a découvert Redokun.

Le Problème

Il est difficile de percer sur les marchés internationaux sans traduction. Surtout quand chaque produit que vous exportez nécessite une documentation disponible dans les langues locales.

De l'argent est en jeu lorsque tu dois passer des mois à traduire un guide d’utilisation pour lancer un produit sur différents marchés.

Et lorsqu'il faut consacrer du temps et des ressources pour corriger des erreurs dans les manuels déjà mis sur le marché ? Les enjeux sont encore plus importants.

Nous avons rencontré James Bauer, Technical Writer, ayant dirigé le processus initial de traduction des manuels d'utilisation et des interfaces homme-machine (HMI) chez CFT.

Il nous a expliqué certains des défis initiaux rencontrés par son équipe pour faire avancer les projets de traduction

Un workflow compliqué et sujet aux erreurs

Gérer des projets de traduction à l'échelle mondiale est difficile quand on doit se fier aux e-mails pour communiquer et échanger des fichiers dans 16 langues différentes avec des équipes et des partenaires répartis à travers le monde entier.

Selon les propres mots de James :

Avez-vous déjà essayé de gérer un chaos ? C'est à peu près ce que c'était. Vous faites quelque chose, vous l'envoyez et vous recevez un commentaire ou le commentaire en rouge de quelqu'un, et cela devient une chaîne d'e-mails. Tu te retrouves face à une chaîne d'e-mails sans fin à essayer de retrouver l’information.

Temps de traitement lent et retards dans la distribution des produits

Carlisle comptait initialement sur un prestataire de services linguistiques pour traduire leur contenu mais le délai nécessaire pour recevoir les premières traductions était frustrant.

Nous ne pouvons pas attendre [l'agence de traduction] pendant trois ou quatre semaines, car nous perdons beaucoup d'argent lorsque nous ne pouvons pas expédier un produit ou le produit reste à la douane parce qu'il ne sera pas accepté dans le pays ou dédouané tant qu'il ne sera pas accompagné d'une documentation conforme à la norme ISO.

Processus de révision laborieux dans InDesign

Carlisle crée la majorité de sa documentation avec InDesign (Adobe), un format de fichier connu pour être compliqué à traduire — à la fois en termes de préparation des fichiers pour la traduction et de révision des fichiers traduits plus tard lors de la mise à jour des produits.

Quiconque a déjà travaillé avec InDesign comprendra les difficultés liées au texte en excès. (Nous le savons bien — c'est l'une des raisons pour lesquelles Redokun a vu le jour !)

Pour Carlisle, les erreurs liées à une mauvaise configuration du flux des cadres de texte ont eu des conséquences coûteuses. Le texte débordait de la page, et une fois le travail récupéré, l'équipe réalisait que des milliers de mots manquaient aux traductions. Comme le contexte des traductions change souvent en fonction de ce qui précède ou suit, ils devaient refaire toute la traduction — triplant ainsi les coûts.

Il fallait tout recommencer, et parfois, il s'agissait de chapitres entiers d'un livre. Parfois, c'était le livre entier. Cela nous revenait très cher quand un livre qui aurait dû nous coûter 20 000 $ à traduire nous revenait finalement à 60 000 $.

Coûts d'externalisation élevés

Même sans les erreurs de cadrage du texte dans InDesign, les distributeurs sur les marchés devaient souvent corriger des erreurs de terminologie une fois qu'ils recevaient leurs copies physiques.

James a compris qu'ils avaient besoin d'une nouvelle solution dès qu'il a constaté les dépenses de 25 000 $ ou plus pour une seule traduction manuelle, pour ensuite devoir passer du temps à tout réécrire à partir de zéro en interne dans toutes les langues.

Si on prend le cas des manuels, juste un premier passage pour traduire, disons, un manuel de 100 pages, cela nous coûte environ 25 000 $ pour le traduire dans les 10 langues différentes. Les HMI coûtent entre 40 000 et 45 000 dollars, jusqu'à 60 000 dollars chacun pour réaliser une HMI. Et maintenant, ces HMI semblent être révisés tous les six mois. Donc simplement pour deux gammes de produits, deux HMI, on parle de 100 000 $ à 110 000 $.

En fin de compte, les coûts élevés de la sous-traitance devenaient difficiles à justifier pour James et son équipe.

C'est après avoir créé un manuel que le changement s'est opéré. Nous l'avons envoyé, il est revenu, et ensuite immédiatement en l'espace d'une semaine, nous avons dû le parcourir et le réviser.

La Solution

Après qu'une recherche Google l'ait mené à Redokun, il n'a pas fallu longtemps à James et aux autres parties prenantes de l'entreprise pour être convaincus de la valeur de l'outil.

Il a suffi de me voir traduire un manuel. J'avais littéralement des gens qui venaient regarder par-dessus mon épaule, pour constater à quel point c'était rapide et simple.

Après seulement quelques semaines de test de l'outil, James a obtenu l'accord de sa hiérarchie pour un abonnement annuel, une fois qu'il a pu leur démontrer un retour sur investissement multiplié par 3 rien que pour la première traduction manuelle.

Il nous dit que le facteur le plus important dans la recherche d'une nouvelle solution était le délai d'exécution, suivi de la qualité et du coût - et Redokun cochait toutes les cases correspondant à leurs besoins.

Un outil simple et plug-and-play

Lorsqu'on lui demande de décrire comment Redokun l'aide aujourd'hui, James explique :

Redokun est un outil plug and play. Tout est prêt à l'emploi. Abonnez-vous, ouvrez le document, uploadez votre IDML, traduisez et téléchargez le document finalisé. Simplicité, rapidité, puissance, c'est comme passer d'une vieille Chevrolet de 1955 à une belle BMW, Ferrari, Lamborghini, peu importe. Cela fait une énorme différence.

Avec un workflow rationalisé qui a condensé tout le travail manuel fastidieux de traduction d’un fichier dans de nombreuses langues en quelques étapes simples, James et son équipe ont pu libérer du temps pour d’autres travaux plus importants.

Je ne peux pas expliquer la différence que cela a représenté dans notre workflow et comment cela nous a libérés afin que nous nous occupions d'autres choses, comment nous avons réellement pu augmenter notre productivité sur nos manuels, pour créer davantage.

Attribution des tâches, collaboration et gestion des ressources facilitées

Avec Redokun, tout se passe en ligne dans une seule interface. Pour James, cela signifie qu'il peut attribuer des tâches aux distributeurs dans les filiales, leur permettre de consulter et de réviser les traductions automatiques générées par la machine et de les corriger si nécessaire.

Une fois ce travail de correction des traductions générées par l'IA achevé, ils pouvaient télécharger et diffuser les manuels d'exploitation directement depuis leur bureau.

Leur travail a été grandement facilité avec cette possibilité d'intervenir, de réviser et de corriger. Ils peuvent imprimer ce dont ils ont besoin. Ils sont capables d'imprimer l'ensemble des manuels d'exploitation, d'installation et de programmation directement depuis là où ils se trouvent.

Redokun étant très facile à utiliser, ils n'ont eu aucun mal à initier les distributeurs à l'outil en tant que traducteurs.

C'est un programme très intuitif. Il faut, je dirais, 30 minutes à un utilisateur novice pour être opérationnel. Je n'avais jamais vu une courbe d'apprentissage aussi faible auparavant sur un programme. De nouvelles personnes sont venues, ont regardé le projet et ont dit : « Wow, alors je fais ça comme ça et c'est tout ? » « Ouais. Il suffit d'appuyer sur ce bouton. Et boum.

Il ajoute:

C'est un outil très puissant et pourtant vous le faites paraître très simple et facile. C'est la beauté du design.

Un workflow de traduction plus rapide avec des outils d'IA

En plus d'utiliser la traduction automatique pour générer automatiquement les premières ébauches de textes traduits, James et son équipe ont apprécié le fait que Redokun enregistre automatiquement les traductions approuvées dans une base de données (ce que nous aimons appeler une mémoire de traduction.)

Cela signifie qu'ils n'ont pas eu à passer du temps à traduire des mots ou des phrases qu'ils avaient déjà traduits auparavant, puisqu'ils ont simplement pu appliquer cette première traduction validée automatiquement au contenu répétitif à travers l'ensemble de leur contenu.

Processus de révision simple et assurance qualité

Le cycle de vie des produits étant rapide chez Carlisle, l’équipe se voit contrainte de réviser ses manuels régulièrement. Lorsqu'ils confiaient encore leurs traductions à des agences, James nous dit que trois semaines étaient nécessaires chaque fois qu'il y avait une tâche à faire ou à réviser.

Bien entendu, cela s’ajoutait au temps nécessaire ultérieurement pour relire et corriger les erreurs de terminologie dans la documentation.

Aujourd'hui, nous le faisons en seulement quelques minutes.

Avec Redokun, ils peuvent simplement uploader la nouvelle version de leur document, et l'outil mettra uniquement en évidence le nouveau texte à traduire, tout en laissant intactes les traductions des sections inchangées.

Cela leur a permis de ne plus dépendre des agences de traduction, ce qui s'est traduit par une amélioration considérable de la qualité de travail.

La possibilité d'avoir des distributeurs et d'autres locuteurs natifs internes, qui connaissent bien l'entreprise et le secteur, pour réviser rapidement le contenu traduit signifie qu'ils peuvent mettre leurs produits sur le marché en quelques jours, et non plus en quelques semaines — sans avoir à s'inquiéter des erreurs potentielles dans la documentation traduite.

James ajoute:

Nous n'avons eu aucune plainte concernant les traductions jusqu'à présent et nous utilisons Redokun depuis presque un an. Une fois que cette bibliothèque a vraiment commencé à générer des phrases et des phrases répétées, cela a pratiquement résolu le problème.

Les Résultats

L'amélioration du workflow de traduction de Carlisle grâce à Redokun a permis à l'entreprise d'obtenir des résultats impressionnants.

Temps de traduction divisé par 10

« En termes de délais, on est passé de semaines ou de mois à seulement quelques jours », explique James. Il ajoute qu'aujourd'hui, ils passent en fait plus de temps à corriger les dépassements de texte que sur les traductions elles-mêmes.

James estime qu'ils n'ont plus besoin que « d'environ un dixième du temps pour faire les traductions et les corrections liées aux dépassements de texte » par rapport à leur solution précédente.

200 000 $ économisés sur les coûts de traduction

L'estimation conservatrice de James sur le montant des économies réalisées est d'environ 200 000 $, mais il nous dit que c'est probablement plus, affirmant que « ce sont des économies ridicules ».

Retour sur investissement multiplié par 28

Carlisle a dépensé 7 000 $ pour un abonnement annuel premium à Redokun, son investissement initial a été amorti au moins 28 fois au cours d'une seule année d'utilisation.

Pas mal pour un outil simple et expérimental. Peut-être que c'est l'Italien qui sommeille en nous qui parle ?

À la fin de notre entretien, James plaisante en disant : « Je ne sais pas ce qu'il se passe avec vous, les Italiens, mais vous avez vraiment de super programmes. »

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