En esta guía, descubriremos los costes ocultos de las agencias, compartiremos estrategias prácticas para reducir gastos y te presentaremos herramientas para establecer un proceso de traducción eficiente en costes. Además, incluiremos casos de estudio e historias de éxito de empresas que han reducido sus costes de traducción hasta en un 80%.
Resumen
Los costes ocultos de externalizar traducciones
6 formas de ahorrar dinero en agencias de traducción
Calculadora de ahorro en traducciones y hoja de planificación del presupuesto de traducción
Los costes ocultos de externalizar traducciones
Cuando trabajas con agencias de traducción, el precio que te dan no siempre lo dice todo. Hay varios costes ocultos que pueden afectar mucho a tu presupuesto:
1. Contenido repetitivo que se traduce y se cobra varias veces
Piensa en una empresa que actualiza regularmente sus manuales de producto. Cada manual puede tener un 30% de contenido repetido de versiones anteriores, como instrucciones de seguridad o características estándar. Sin embargo, muchas agencias cobran la tarifa completa por este texto repetido.
Por ejemplo, imagina que tienes que traducir un manual de 10.000 palabras con 3.000 palabras repetidas de tus manuales anteriores.
| Recuento de palabras del manual | 10.000 palabras |
|---|---|
| Contenido repetido de manuales anteriores | 3,000 |
| Tarifa por palabra | 0,22 $ / 0,20 € |
| Coste total para una combinación de idiomas | 2.200 $ (10.000 x 0,22) / 2.000 € (10.000 x 0,20) |
| Coste del contenido repetido para una combinación de idiomas | 660 $ (3.000 x 0,22) / 600 € (3.000 x 0,20) |
Si actualizas este manual cada trimestre en 5 idiomas, ¡estás pagando 13.200 $ (o 12.000 €) al año por contenido que ya has traducido!
Con el tiempo, esto puede inflar mucho tu presupuesto de traducción, especialmente si tu empresa tiene mucha documentación y actualizaciones frecuentes.
2. El tiempo que dedicas a revisar entregables para que cumplan los estándares de calidad
Puede que las agencias no siempre tengan el conocimiento del sector que necesitas ni entiendan la voz de la marca.
Esto suele hacer que tu equipo interno y los distribuidores tengan que dedicar más tiempo y recursos a revisar y editar su trabajo para asegurarse de que cumple con tus estándares.
Como nos contó Korena Xie, directora de metodología de aseguramiento en Moore Global:
“Si contratamos traductores externos, igual nos toca hacer la revisión final. He estado en varios proyectos donde igual tengo que dedicar tiempo a revisar el trabajo del traductor externo. Así que detecto cosas que hay que corregir porque puede que no sean contables o auditores, y algunos términos pueden tener un significado específico en las normas contables o de auditoría.”
3. El tiempo que dedicas a preparar manualmente los archivos antes de enviarlos a traducir
Antes de enviar tu contenido a una agencia, normalmente dedicas bastante tiempo a preparar los archivos. Este proceso puede ser tedioso y llevar mucho tiempo.
Normalmente implica:
- Extraer el texto de archivos de InDesign y pasarlo a documentos de Word u hojas de cálculo de Excel
- Dar formato a presentaciones de PowerPoint para separar el texto de los elementos de diseño
- Crear notas de contexto para los traductores sobre términos o frases concretas
- Compilar guías de estilo y glosarios para cada proyecto
- Organizar y nombrar archivos para varios idiomas y versiones.
Para que te hagas una idea, preparar un catálogo de producto de 50 páginas para traducir puede llevarte entre 3 y 4 horas. Si haces esto para actualizaciones trimestrales en solo 5 idiomas, ¡son entre 60 y 80 horas al año solo preparando archivos!
Pia Andresen, coordinadora de marketing en EMS, compartió una experiencia parecida:
“Estábamos actualizando nuestro folleto principal. Tiene unas 60 páginas y necesitábamos traducirlo a 15 idiomas para cubrir nuestros principales mercados. Así que empecé a copiar y pegar todo el texto de este folleto de 60 páginas en un archivo de Excel. Y dije: esto lleva muchísimo tiempo; me va a costar días solo copiar y pegar todo el texto en Excel. Sabíamos que teníamos que encontrar una solución mejor, porque en ese tiempo podría hacer muchas cosas más útiles.”
4. El tiempo que dedicas a hacer un seguimiento del progreso
Gestionar varios proyectos de traducción en diferentes idiomas puede consumir una parte importante de tu jornada laboral.
Esto suele implicar un flujo constante de comunicación fragmentada:
- Enviar correos para comprobar el estado de las traducciones a otros idiomas.
- Programar llamadas de seguimiento con los gestores de proyectos de la agencia y asistir a ellas.
- Aclarar instrucciones o responder preguntas sobre el contexto o la terminología.
- Coordinar las revisiones y aprobaciones entre tu equipo interno y la agencia.
Todas estas tareas se acumulan rápido y te quitan tiempo que podrías dedicar a tareas más estratégicas para impulsar el crecimiento de tu empresa.
5. Mayor tiempo de comercialización
Las agencias necesitan tiempo para encontrar los lingüistas adecuados y asegurar la capacidad necesaria para tu proyecto, lo que puede alargar los plazos. Esto puede retrasar el lanzamiento de tus productos o campañas en nuevos mercados.
En los proyectos urgentes, las agencias suelen cobrar tarifas con recargo por trabajar con plazos más cortos, a veces entre un 25 % y un 50 % más. Así, acabas teniendo que elegir entre costes más altos y una entrada al mercado más lenta.
James Bauer, redactor técnico, nos contó que este fue uno de los principales motivos para gestionar sus proyectos de traducción internamente durante su etapa en Carlisle Fluid Technologies:
"No podemos esperar a [la agencia de traducción] durante tres o cuatro semanas por la cantidad de dinero que perdemos cuando no podemos enviar un producto."
Ahora, hablemos de cómo puedes agilizar tu proceso de traducción, reducir costes y mantener la calidad, ya sea que sigas con agencias o lo gestiones internamente.
6 formas de ahorrar dinero en agencias de traducción
1. Usa memorias de traducción para reutilizar y aprovechar traducciones anteriores
La memoria de traducción (MT) es una funcionalidad que se encuentra en muchas herramientas de gestión de traducciones, entre ellas Redokun. Funciona como una base de datos inteligente que recuerda cada frase que hayas traducido alguna vez. Guarda automáticamente esas traducciones y las sugiere cuando aparece contenido similar en futuros proyectos. Esto significa que no empiezas desde cero cada vez.
Así es como la MT puede ahorrarte dinero:
- Reducción del recuento de palabras: la MT identifica contenido repetido en todos tus proyectos, así que solo pagas por el texto nuevo o modificado.
- Entrega más rápida: los traductores pueden trabajar más rápido con segmentos ya traducidos.
- Mayor coherencia: usar traducciones previamente aprobadas garantiza que la voz de la marca sea coherente en todo el contenido.
Chris Schmidt, director general en WhizCut, vivió esto de primera mano con Redokun. Después de invitar a sus proveedores de servicios de traducción y socios a traducir sus documentos dentro de Redokun, redujo sus costes de traducción en un 80%. Él explica los beneficios acumulativos de usar la memoria de traducción:
"Ayuda con las traducciones de hoy, pero hace que cada traducción futura sea más fácil. Esta es la clave para nosotros. Sé que el próximo catálogo que hagamos nos llevará cada vez menos tiempo cuantos más datos incorporemos. Cuanto más la uso, mejor funciona la herramienta."
En una ocasión, las agencias de traducción le presupuestaron a Chris 5.000 € por un proyecto. Al usar la memoria de traducción y otras funcionalidades de Redokun, pudo reducir de 50.000 a solo 10.000 el número de palabras que necesitaban traducción. Como resultado, el coste final fue solo una quinta parte del presupuesto original, lo que supuso un ahorro de miles de euros para WhizCut en un solo proyecto.
2. Involucra a los miembros del equipo interno y a las partes interesadas externas en las traducciones
Aunque es cierto que los traductores profesionales aportan experiencia lingüística, tu equipo interno puede ser un recurso sin explotar, especialmente para empresas que buscan controlar los costes. Conocen tus productos, el sector y la voz de la marca mejor que nadie, lo que los convierte en un recurso valioso en el proceso de traducción.
Barbara Stivan, directora de marketing en DEA System, obtuvo buenos resultados al involucrar al personal interno local y utilizar Redokun como herramienta de traducción colaborativa:
"Nos dimos cuenta de que el coste [de las agencias de traducción] era muy alto y su nivel de conocimiento del lenguaje técnico y de las expresiones idiomáticas locales no era tan alto. Así que necesitábamos personas que trabajaran en nuestra empresa, conocieran nuestra filosofía y conocieran bien el sector."
DEA System ahora recurre a su personal de soporte técnico para las traducciones, ya que conoce a fondo tanto el idioma local como los productos de la empresa. Sorprendentemente, este enfoque no solo mejoró la calidad, sino que también elevó la moral del equipo, gracias a la interfaz fácil de usar de Redokun.
Barbara comenta:
"Un par de meses después, empezaron a llegar correos [de nuestras sucursales] en los que me decían, en resumen, que ahora traducir también se había vuelto divertido."
3. Crea un glosario para cada idioma de destino para asegurar la calidad y la coherencia
Un glosario bien mantenido es clave para la integridad de la marca y la claridad en todo tu contenido traducido. Es una lista de términos y frases importantes con sus traducciones aprobadas para cada idioma de destino.
La función de glosario integrada en Redokun hace que este proceso sea súper fácil. Mientras los traductores trabajan, Redokun resalta y sugiere automáticamente los términos del glosario cada vez que aparecen en el texto. La herramienta facilita la creación y gestión de términos, incluye entradas específicas para cada contexto con notas de uso e incluso permite importar y exportar para ofrecer mayor flexibilidad.
4. Reduce el tiempo dedicado a gestionar archivos y darles formato
Gestionar los recursos de traducción puede llevar mucho tiempo, sobre todo cuando tienes que manejar varios formatos y versiones de archivos.
Con Redokun, puedes subir documentos fácilmente en varios formatos, como InDesign, Word y PowerPoint. El sistema extrae automáticamente el texto para la traducción y mantiene el formato original. Esto elimina la necesidad de extraer el texto manualmente y volver a darle formato, lo que ahorra horas de trabajo.
Además, la función de revisión de Redokun te permite hacer un seguimiento de los cambios y actualizaciones en todos tus documentos.
Cuando necesites actualizar un documento traducido, solo tienes que subir la nueva versión y Redokun resaltará solo el texto modificado para traducirlo.
Al optimizar la gestión de recursos, puedes reducir mucho el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Kenni Andersen, líder del equipo de elementos gráficos en Rockfon, dice que:
"Ahora ahorramos entre un 60 y un 70 % de nuestro tiempo porque el proceso completo de preparar el archivo no lleva mucho tiempo. Y después de eso, subir los archivos a Redokun es mucho más rápido. Lleva aproximadamente una décima parte del tiempo que se tarda en hacerlo manualmente, creando y enviando archivos por correo."
5. Automatiza las tareas manuales relacionadas con la coordinación de proyectos
La coordinación de proyectos suele implicar muchas tareas repetitivas que pueden consumir tiempo valioso. Automatizar estas tareas puede ahorrarte mucho tiempo y dinero.
Redokun ofrece varias funcionalidades de automatización para agilizar tu flujo de trabajo:
- Asignación automática de tareas: Asigna automáticamente tareas de traducción a miembros específicos del equipo o proveedores según las combinaciones de idiomas.
- Sistema de notificaciones: recibe alertas sobre eventos importantes, como la finalización de tareas, y envía notificaciones automáticas a los traductores cuando se les asigna una tarea.
- Seguimiento del progreso: consulta el progreso del proyecto en todos los idiomas de un vistazo, sin tener que preguntar a cada traductor por separado.
- Comunicación sobre detalles del proyecto: Tus traductores pueden contactarte a ti o a otros miembros del equipo dentro de Redokun con preguntas sobre traducciones específicas.
Al automatizar estas tareas de coordinación, puedes reducir el tiempo y el dinero que gastas en la gestión de proyectos y asegurar una comunicación más fluida en tu equipo de traducción.
6. Usa un sistema de gestión de traducciones para gestionar las tareas y colaborar en ellas
Un sistema de gestión de traducciones (TMS) como Redokun reúne todas estas estrategias de ahorro en una sola plataforma eficiente. Centraliza la gestión de todo tu proceso de traducción, reduce las tareas manuales y mantiene la coherencia y la calidad.
Si buscas formas de controlar los costes de traducción mientras respondes a unas necesidades de contenido cada vez mayores, échale un ojo a nuestro próximo seminario web, Cómo controlar los costes de traducción a medida que crece la demanda de contenido, para ver cómo Redokun puede ayudarte.
Usa la hoja de planificación del presupuesto para maximizar tus ahorros
Ahora que ya te mostramos estrategias para reducir los costes de traducción, puedes dar el siguiente paso usando nuestra hoja de planificación del presupuesto de traducción. Estas herramientas te facilitan ver tus gastos actuales y visualizar posibles ahorros futuros para las partes interesadas.
Hoja de planificación del presupuesto de traducción
Nuestra hoja de planificación del presupuesto de traducción está pensada para darte una visión clara de tus gastos de traducción y ayudarte a planificar con antelación. Te permite:
- Desglosar tus costes fijos y variables, como las tarifas de software y las horas de los traductores.
- Estimar con qué frecuencia vas a necesitar traducciones y calcular los costes asociados.
- Identificar posibles oportunidades de ahorro, como reutilizar traducciones o automatizar la preparación de archivos.
- Hacer un seguimiento de tu presupuesto a lo largo del tiempo, comparando los costes previstos con los gastos reales para evitar superar el presupuesto.
Empieza a ahorrar tiempo y dinero en traducciones hoy mismo
¿Listo para tomar el control de tus costes de traducción? ¡Regístrate para una prueba gratis de Redokun hoy mismo!
