Probablemente te suscribiste a este blog justamente porque te costó esta misma tarea.
El primer paso que deberías dar es preparar tu documento de InDesign para facilitar su traducción: resumí algunos consejos en este post para InDesignSecrets y escribí este artículo sobre los 10 errores más comunes al crear documentos de InDesign en varios idiomas.
Solo después de leer estos dos artículos deberías buscar las herramientas adecuadas.
Es cierto: siempre puedes enviar tu documento de InDesign a tus traductores y esperar a que te lo devuelvan en todos los idiomas requeridos. Pero eso podría ser tan poco práctico como subcontratar todo el diseño de tus documentos.
Analicé los pros y contras de esta opción en este otro post. Deberías echarle un vistazo antes de seguir leyendo.
Aprender a usar las herramientas adecuadas
Como profesionales, siempre estamos buscando maneras de mejorar nuestra productividad. Vemos las tareas que nos llevan demasiado tiempo y buscamos formas de simplificarlas.
Durante años he estado probando muchas soluciones diferentes porque quería crear un flujo de trabajo sencillo y acelerar la creación y edición de catálogos y manuales de usuario.
El flujo de trabajo correcto y las herramientas adecuadas tienen un gran impacto en tu productividad. Por ejemplo, nunca me retraso al crear un catálogo (aprende a hacer uno con esta guía detallada) porque tengo un flujo de trabajo probado y he aprendido a usar las herramientas que necesito. Una de mis funcionalidades favoritas de InDesign es la combinación de datos (échale un ojo a este tutorial muy sencillo, especialmente si nunca has oído hablar de ella).
Por supuesto, durante este proceso de aprendizaje, cometí tantos errores que casi me asombra que nunca me hayan despedido.
En este post comparto contigo mi experiencia —y mis errores— para que puedas mejorar tu productividad y evitar riesgos.
A propósito de esto, yo recientemente escribí un documento con todo lo que hay que saber para trabajar con archivos de InDesign que deban traducirse. Puedes descargarlo haciendo clic en el banner de abajo:
40 consejos para optimizar archivos de InDesign para la traducción
1. Copiar y pegar
Muchos usuarios de InDesign —especialmente quienes dependen de compañeros o traductores internos para obtener el texto traducido— siguen copiando y pegando frases de archivos de Word o Excel a InDesign y viceversa.
Normalmente crean un documento de Word con dos columnas. En la primera, copian el texto en el idioma de origen, mientras que la segunda es para que el traductor la llene con el texto traducido.
Cuando les devuelven el documento de Word, copian y pegan el texto traducido en el lugar del texto original dentro del documento de InDesign.
Si estás en este grupo, deberías saber que no me preocupa el tiempo que lleva. Invertir tiempo está bien si el resultado es genial. Lo que sí me preocupa es si realmente estás logrando la calidad que quieres.
¡Una tarea tan repetitiva como copiar y pegar frases de un documento a otro tiene un alto riesgo de error!
¿Alguna vez has encontrado un manual de usuario o un catálogo con una frase sin traducir? ¿O con la misma frase repetida dos veces seguidas?
Esos son solo un par de ejemplos de los errores que pueden producirse. Y créeme, si prestas atención a los documentos que leas de ahora en adelante, vas a ver que esos errores no son tan raros.
Copiar y pegar lleva mucho tiempo, es caro y poco preciso.
2. Usar scripts
Esta es la razón por la que dije antes que todavía me asombra que nunca me hayan despedido.
Yo lo he hecho. Una vez tuve que trabajar hasta muy tarde (alrededor de las 11 de la noche) durante una semana para arreglar el desastre de un script mal escrito. Otras veces, tuve que dedicar largas sesiones a copiar y pegar porque algunas partes no estaban traducidas.
Me encantan los scripts. Me encantan tanto que probablemente hice la lista más completa de scripts de InDesign de toda la web.
Sin embargo, traducir un documento no es una tarea sencilla que se pueda resolver con un script: es un flujo de trabajo. Se compone de muchas tareas y en él participan muchas personas.
InDesign es tan potente y sus archivos son tan complejos y ricos en funcionalidades que un script difícilmente puede abarcarlas todas.
Además, el desarrollador no tiene acceso a ningún dato para entender el rendimiento del script o dónde falla.
En los pocos casos que mencioné, algunas partes de mis manuales de usuario no se exportaron. El texto que envié a mis traductores estaba incompleto. Y cuando importé el texto, esa parte se quedó fuera.
Además, el índice no se tradujo en la configuración. Así que, cuando actualicé el índice, los encabezados se quedaron en italiano.
Por suerte, fui yo quien tuvo estos problemas, y no mis traductores. Tenía una forma de salir del lío en el que yo mismo me había metido.
Los scripts son geniales para muchas cosas. Pero puedes encontrarte con problemas que no puedes resolver o que ni siquiera entiendes.
3. Plugins
Los plugins son geniales y pueden realizar tareas que los scripts no pueden. Echa un vistazo a esta lista de más de 40 de los mejores plugins y utilidades de InDesign para hacerte una idea de lo que pueden hacer.
Por desgracia, les faltan algunas funcionalidades básicas que quieres tener al traducir un archivo (como memorias de traducción, importación y exportación de MT, funcionalidades básicas de colaboración, etc.). Además, podrían abandonarse y podrían dejar de funcionar con una nueva versión de InDesign.
Este último punto es bastante importante si consideras con qué frecuencia Adobe actualiza la suite CC.
Si te encuentras con un problema, el desarrollador no tiene acceso a tu sistema ni a tus archivos, así que darte soporte puede ser muy complicado y llevar mucho tiempo.
4. InCopy
InCopy es otra herramienta común que se usa mal en proyectos multilingües de InDesign.
Al ser una herramienta para redactores y no una herramienta de traducción, carece de funcionalidades básicas, por lo que puede resultar incómoda, desordenada e imprecisa al trabajar en un proyecto de traducción.
No se señalan las frases sin traducir, así que podrías pasar por alto algunas partes. No puedes marcar una traducción como borrador. Y no admite memorias de traducción (esto tiene un gran impacto en los plazos y costes de traducción).
InCopy también requiere bastante capacitación para empezar a usarlo y debe instalarse en cada estación de trabajo.
Las funcionalidades que necesitas
Foto de Glenn Carstens-Peters en Unsplash
MT - Memorias de traducción
La memoria de traducción es una base de datos que guarda texto traducido previamente.
La memoria de traducción es una herramienta poderosa. Te permite trabajar más rápido y te ahorra dinero al reducir la cantidad de trabajo que los traductores tienen que hacer.
Y lo más importante, mejora la calidad y la coherencia de las traducciones al garantizar que uses las mismas traducciones en tus proyectos.
Importación / exportación de MT
Importar traducciones existentes (MT) es obligatorio. Te permite mantener la coherencia de los documentos ya traducidos y agiliza la integración de la nueva herramienta en tu flujo de trabajo.
Exportación de MT
La exportación de MT es una funcionalidad imprescindible. Puede que decidas cambiar de herramienta o contratar una nueva agencia de traducción, así que querrás ser dueño de tus MT y tener control sobre ellas. Asegúrate de que las herramientas que usas admitan el estándar TMX para que puedas trabajar fácilmente con otros.
Soporte
Cuando trabajas en un proyecto multilingüe, los plazos siempre son ajustados.
Si usas una herramienta para acelerar tu proceso, quieres asegurarte de que la empresa que la proporciona ofrezca un servicio de soporte excelente.
Cómo manejar actualizaciones y cambios de contenido
Las actualizaciones y cambios de última hora pasan. Trabajar con un solo documento está bien, pero deberías tener en cuenta que, al traducir un archivo, lo multiplicas por el número de idiomas de destino.
Si tienes 2 documentos traducidos a 10 idiomas, entonces tienes 20 documentos que actualizar. ¿Cuánto tiempo te llevaría modificar las partes que comparten?
Asegúrate de que la herramienta que usas te permita actualizar rápidamente las versiones en todos los idiomas sin tener que volver a traducir todo el documento.
Este fue uno de los primeros problemas que abordamos en Redokun.
Ahora mismo, actualizar un documento ya traducido lleva un par de segundos con Redokun: Subir una nueva revisión - Redokun.
