Wahrscheinlich hast du diesen Blog abonniert, weil genau diese Aufgabe für dich eine Herausforderung war.
Der erste Schritt sollte sein, dein InDesign-Dokument übersetzungsfreundlich zu gestalten – ein paar Tipps dazu habe ich in diesem Beitrag für InDesignSecrets zusammengefasst und außerdem diesen Inhalt über die 10 häufigsten Fehler beim Erstellen von InDesign-Dokumenten in mehreren Sprachen geschrieben.
Erst nachdem du diese beiden Artikel gelesen hast, solltest du dich nach den passenden Tools umschauen.
Stimmt – du kannst dein InDesign-Dokument immer an deine Übersetzer:innen schicken und darauf warten, dass es dir in allen benötigten Sprachen zurückgeschickt wird. Aber das kann genauso umständlich sein, wie das komplette Design deiner Dokumente auszulagern.
Die Vor- und Nachteile dieser Option habe ich in diesem anderen Beitrag zusammengetragen. Schau ihn dir am besten an, bevor du weiterliest.
Die richtigen Tools kennenlernen
Als Profis suchen wir immer nach Möglichkeiten, unsere Produktivität zu steigern. Wir schauen uns die Aufgaben an, die zu viel Zeit kosten, und suchen nach Wegen, sie zu vereinfachen.
Seit Jahren probiere ich viele verschiedene Lösungen aus, weil ich einen einfachen Workflow schaffen und die Erstellung sowie Bearbeitung von Katalogen und Handbüchern beschleunigen wollte.
Der richtige Workflow und die passenden Tools haben einen riesigen Einfluss auf deine Produktivität. Zum Beispiel bin ich beim Erstellen eines Katalogs nie zu spät dran (wie das geht, erfährst du in diesem ausführlichen Guide), weil ich einen erprobten Workflow habe und die nötigen Tools kenne. Eines meiner Lieblings-Features in InDesign ist die Datenzusammenführung (schau dir dieses super einfache Tutorial an, besonders wenn du davon noch nie gehört hast).
Klar, während dieses Lernprozesses habe ich so viele Fehler gemacht, dass ich fast überrascht bin, dass ich nie gefeuert wurde.
In diesem Beitrag teile ich meine Erfahrungen – und meine Fehler – damit du deine Produktivität steigern kannst, ohne Risiken einzugehen.
Foto von NeONBRAND auf Unsplash
In diesem Zusammenhang habe ich kürzlich ein Dokument geschrieben, in dem alles steht, was du wissen musst, wenn du an InDesign-Dateien arbeitest, die übersetzt werden sollen. Du kannst es herunterladen, indem du auf das Banner unten klickst:
40 Tipps zur Optimierung von InDesign-Dateien für die Übersetzung
1. Copy / Paste
Viele InDesign-Nutzer:innen – vor allem diejenigen, die sich bei der Erstellung des übersetzten Textes auf Kolleg:innen oder interne Übersetzer:innen verlassen – kopieren und fügen immer noch Sätze zwischen Word-/Excel-Dateien und InDesign hin und her.
Sie erstellen meistens ein Word-Dokument mit zwei Spalten. In die erste Spalte kommt die Ausgangssprache, die zweite ist für den Übersetzer oder die Übersetzerin, um den übersetzten Text einzutragen.
Wenn sie das Word-Dokument zurückbekommen, kopieren und fügen sie den übersetzten Text anstelle des Originaltexts ins InDesign-Dokument ein.
Falls du zu dieser Gruppe gehörst, solltest du wissen, dass mir die aufgewendete Zeit gar nicht so wichtig ist. Zeit zu investieren ist okay, wenn das Ergebnis stimmt. Meine Sorge ist eher, ob du wirklich die gewünschte Qualität erreichst.
So eine wiederholende Aufgabe wie das Kopieren/Einfügen von Sätzen von einem Dokument ins andere birgt ein hohes Fehlerrisiko!
Hast du schon mal ein Handbuch oder einen Katalog gesehen, in dem ein Satz nicht übersetzt war? Oder wo derselbe Satz zweimal hintereinander vorkam?
Das sind nur ein paar Beispiele für Fehler, die passieren können. Und glaub mir, wenn du ab jetzt auf die Dokumente achtest, die du liest, wirst du sehen, dass solche Fehler gar nicht so selten sind.
Copy / Paste ist zeitaufwendig, teuer und ungenau.
2. Skripte verwenden
Das ist der Grund, warum ich oben gesagt habe, dass ich immer noch überrascht bin, nie gefeuert worden zu sein.
Das habe ich auch schon gemacht. Einmal musste ich eine Woche lang bis spät in die Nacht (so um 23 Uhr) arbeiten, um das Chaos eines schlecht geschriebenen Skripts zu beheben. Manchmal musste ich auch stundenlang Copy-Paste machen, weil einige Teile nicht übersetzt waren.
Ich liebe Skripte. Ich liebe sie so sehr, dass ich wahrscheinlich die vollständigste Liste von InDesign-Skripten im ganzen Web erstellt habe.
Aber die Übersetzung eines Dokuments ist keine einfache Aufgabe, die man mit einem Skript erledigen kann – es ist ein Workflow. Es besteht aus vielen Aufgaben, und viele Leute sind daran beteiligt.
InDesign ist so mächtig und die Dateien sind so komplex und voller Features – da kann ein Skript kaum alles abdecken.
Außerdem hat der Entwickler keinen Zugriff auf irgendwelche Daten um zu verstehen, wie das Skript funktioniert oder wo es scheitert.
In den wenigen Fällen, die ich erwähnt habe, wurden einige Teile meiner Handbücher nicht exportiert. Der Text, den ich an meine Übersetzer:innen geschickt habe, war unvollständig. Und als ich den Text importiert habe, hat genau dieser Teil gefehlt.
Außerdem wurde das Inhaltsverzeichnis in den Einstellungen nicht übersetzt. Also, als ich das Inhaltsverzeichnis aktualisiert habe, blieben die Überschriften auf Italienisch.
Zum Glück war ich es, der diese Probleme hatte, und nicht meine Übersetzer. Ich hatte einen Ausweg aus dem Schlamassel, in den ich mich selbst gebracht hatte.
Skripte sind für viele Dinge echt super. Aber manchmal stehst du vor Problemen, die du nicht lösen kannst oder gar nicht verstehst.
3. Plugins
Plugins sind klasse und können Aufgaben lösen, die Skripte nicht schaffen. Schau dir diese Liste der besten 40+ InDesign-Plugins und Tools an, um zu sehen, was alles möglich ist.
Leider fehlen ihnen aber einige grundlegende Features, die du beim Übersetzen einer Datei brauchst (wie Translation Memorys, Import/Export von TMs, grundlegende Kollaborations-Features usw.), sie könnten eingestellt werden und mit einer neuen InDesign-Version nicht mehr funktionieren.
Gerade dieser Punkt ist wichtig, wenn man bedenkt, wie oft Adobe die CC Suite aktualisiert.
Wenn du ein Problem hast, hat der Entwickler keinen Zugriff auf dein System und deine Dateien, also kann der Support echt schwierig und zeitaufwendig sein.
4. InCopy
InCopy ist ein weiteres Tool, das oft falsch in InDesign-Mehrsprachenprojekten eingesetzt wird.
Da es ein Tool für Texter ist und kein Übersetzungstool, fehlen ihm grundlegende Features, die es bei Übersetzungsprojekten unpraktisch, chaotisch und ungenau machen.
Nicht übersetzte Sätze werden nicht gekennzeichnet, sodass du einige Teile übersehen könntest. Du kannst eine Übersetzung nicht als Entwurf markieren. Und es gibt keinen Support für Translation Memorys (das wirkt sich stark auf Übersetzungszeit und Kosten aus).
InCopy braucht außerdem einiges an Einarbeitung und muss auf jedem Arbeitsplatz installiert werden.
Die Funktionen, die du brauchst
Foto von Glenn Carstens-Peters auf Unsplash
TM – Translation Memorys
Translation Memory ist eine Datenbank, die bereits übersetzte Texte speichert.
Translation Memory ist ein mächtiges Tool. Es macht dich schneller und spart dir Geld, indem es die Arbeit für die Übersetzer reduziert.
Und am wichtigsten: Es erhöht die Übersetzungsqualität und Konsistenz, weil du immer die gleichen Übersetzungen in deinen Projekten verwendest.
TM Import / Export
Das Importieren vorhandener Übersetzungen (TM) ist Pflicht. So kannst du die Konsistenz bereits übersetzter Dokumente beibehalten und die Integration des neuen Tools in deinen Workflow beschleunigen.
TM Export
Der Export von TMs ist ein absolutes Muss. Vielleicht willst du mal das Tool wechseln oder eine neue Übersetzungsagentur beauftragen – dann solltest du deine TMs besitzen und die Kontrolle darüber haben. Stell sicher, dass die Tools, die du nutzt, den TMX-Standard unterstützen, damit du problemlos mit anderen zusammenarbeiten kannst.
Support
Bei mehrsprachigen Projekten sind die Deadlines immer knapp.
Wenn du ein Tool nutzt, um deinen Prozess zu beschleunigen, willst du sicher sein, dass der Anbieter auch guten Support bietet.
Umgang mit Updates und Inhaltsänderungen
Aktualisierungen in letzter Minute und Änderungen kommen vor. Ein einzelnes Dokument zu bearbeiten ist okay, aber beim Übersetzen multiplizierst du es mit der Anzahl der Zielsprachen.
Wenn du 2 Dokumente in 10 Sprachen übersetzt hast, hast du 20 Dokumente zu aktualisieren. Wie lange würde es dauern, eine Änderung an den gemeinsamen Teilen vorzunehmen?
Stell sicher, dass dein Tool es dir ermöglicht, alle verschiedenen Sprachen schnell zu aktualisieren ohne das ganze Dokument nochmal übersetzen zu müssen.
Das war eines der ersten Probleme, die wir bei Redokun gelöst haben.
Im Moment dauert das Aktualisieren eines bereits übersetzten Dokuments mit Redokun nur ein paar Sekunden: Neue Revision hochladen – Redokun.
