Una herramienta de gestión de la localización (también conocida como sistema de gestión de traducciones (TMS)) te ahorra tanto tiempo y dinero que se paga sola. Las empresas que usan software de traducción han visto un aumento del 60% en la productividad y casi un 90% de reducción en los costes.
Esta guía incluye consejos y recomendaciones para montar un proceso de localización exitoso. Un responsable de localización puede tener un papel clave aquí, coordinando los esfuerzos y asegurando la adecuación cultural y contextual. Si tienes dudas, esto también te ayudará a decidir si un sistema de gestión de traducciones (TMS) es una buena inversión para tu negocio (spoiler: ¡lo es!).
Resumen
- ¿Qué es la gestión de la localización?
- ~¿Por qué es importante la gestión de la localización?
- ~¿Qué hace un responsable de proyectos de localización?
- ~¿Cómo es el proceso de gestión de la localización?
- Problemas comunes de localización (y cómo solucionarlos)
- Cuatro buenas prácticas para la gestión de proyectos de localización (+ herramientas para triunfar)
- Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de la localización?
La gestión de la localización es la forma en que tu empresa planifica e implementa proyectos de traducción. Es la ejecución de tu estrategia de localización.
Bueno, decimos proyectos de traducción. Pero traducir el texto es solo uno de varios pasos en tu flujo de trabajo de localización.
Los profesionales de la localización tienen un papel clave en este proceso, asumiendo nuevas responsabilidades y adquiriendo nuevas habilidades para gestionar con éxito todo el proceso de localización.
Como ya sabemos, la traducción es la transferencia del significado de un texto de un idioma a otro. La localización, en cambio, consiste en adaptar todo el recorrido del comprador como si lo hubieras diseñado pensando en el público objetivo.
Si se hace bien, el cliente no debería notar que el contenido fue escrito originalmente en otro idioma.
Y si quieres clientes recurrentes que hablen maravillas de tus productos o servicios a otros (¿quién no?), el recorrido del comprador no termina tras la primera venta.
Eso significa que te enfrentas a un proceso de localización continuo cuya lista de tareas aumenta a medida que crece tu negocio. A menudo, estas tareas incluirán:
- Traducir materiales de marketing, documentos legales y aplicaciones
- Asegurar que la web admita monedas, unidades y formatos locales
- Ofrecer atención al cliente en el idioma local
- Cumplir con las leyes y normativas locales
- Presupuestar y asignar recursos según los KPI locales
Una buena gestión de la localización asegura que tu equipo complete sus tareas con altos estándares de calidad, a tiempo y dentro del presupuesto.
Además, si quieres saber más sobre cómo adaptar tus campañas de marketing a otros mercados, aquí tienes una guía detallada de localización de marketing.
¿Por qué es importante la gestión de la localización?
Las últimas investigaciones muestran que el 75% de los consumidores tienen más probabilidades de comprar productos en webs en su idioma nativo.
La misma cantidad de personas tiene más probabilidades de volver a comprar a la misma marca si pueden acceder a un servicio de atención al cliente en el idioma local. Es decir, 3 de cada 4 personas. No es un porcentaje pequeño, para nada.
Y a medida que crece la demanda de contenido localizado, las empresas están respondiendo. El tamaño de la industria de servicios lingüísticos se ha duplicado en una década, con un impresionante crecimiento de 5 mil millones de dólares en solo dos años.
Esto demuestra que empresas como la tuya quieren ampliar sus iniciativas de localización para centrarse en públicos internacionales. Y no solo eso, quieren hacerlo bien.
Los profesionales de la localización tienen un papel clave en este proceso, adaptándose a nuevas responsabilidades y desarrollando nuevas habilidades a medida que avanza la tecnología de localización. Su colaboración es esencial para crear estrategias efectivas y gestionar con éxito todo el proceso de localización.
Para triunfar con la localización, necesitas que el proceso fluya sin problemas de principio a fin. Con una gestión de la localización efectiva respaldada por las herramientas de software adecuadas, tu empresa puede
- Ahorrar en costes de traducción
- Mejorar el tiempo de comercialización
- Reducir errores e inconsistencias en los textos
- Aumentar la productividad
- Comunicarse mejor
💡 Puedes lograr todo esto y más con un sistema de gestión de traducciones como Redokun.
Una plataforma de localización te permite centrarte en otras tareas, más allá de las interminables hojas de cálculo y los hilos de correo electrónico. Te ayuda a ahorrar tiempo automatizando tareas rutinarias desde la creación de contenido hasta la publicación. El rendimiento de tu equipo y tu resultado económico mejoran gracias a esto.
Al fin y al cabo, los responsables de proyectos de localización son personas con muchos talentos que puedes aprovechar mejor para crear valor en tu negocio.
¿Qué hace un responsable de proyectos de localización?
Como en cualquier conjunto de actividades empresariales, necesitas a alguien que gestione el proceso de localización. En la mayoría de las empresas, esa responsabilidad recae en los responsables de proyectos de localización. Supervisan cada paso del flujo de trabajo cuando las empresas adaptan sus productos y contenidos para públicos internacionales.
Como responsable de proyectos de localización o responsable de país, tus tareas diarias pueden incluir:
- Contratar a traductores o recurrir a proveedores de servicios lingüísticos.
- Crear y actualizar una guía de estilo para traductores.
- Consultar con especialistas de localización en el país.
- Revisar la calidad de las traducciones.
- Encargar cambios en los productos y la presentación para adaptarlos a las especificaciones locales.
- Hacer seguimiento del progreso de tareas individuales o de todo el proyecto.
- Informar al equipo de contabilidad sobre los gastos.
- Anticipar posibles retrasos y problemas.
- Buscar soluciones a esos retrasos y problemas.
El responsable del proyecto es el nexo que mantiene unido todo el proyecto de localización. Con una lista tan larga de tareas y responsabilidades, hace falta una variedad de habilidades. Y como traductor que ha trabajado con algunos responsables de proyectos de localización, te puedo decir que realmente son personas muy capacitadas.
Los responsables de proyectos de localización exitosos necesitan conciencia cultural para gestionar a las partes interesadas de todo el mundo en distintos husos horarios. Serán:
- Excelentes comunicadores.
- Con conocimientos tecnológicos y familiarizados con las herramientas TAO.
- Personas que resuelven problemas con flexibilidad.
- Líderes con confianza en sí mismos al frente de equipos multifuncionales.
- Con experiencia en traducción (o que sepan otro idioma).
💡 Cuando cuentan con las soluciones tecnológicas adecuadas, los responsables de proyectos de localización rinden mejor. Eso significa que tienes que saber distinguir la TA (traducción automática) de la MT (memoria de traducción).
¿Cómo es el proceso de gestión de localización?
En una empresa que no se apoya en la tecnología, un proceso manual de gestión de la localización podría ser así:
- Organizar los archivos y carpetas según proyectos y idiomas específicos.
- Copiar el texto de los archivos originales y pegarlo en archivos optimizados para la traducción (es decir, hojas de cálculo)
Además de esto, Pawel Borsuk de Enbio menciona que:
"Al copiar y pegar, es bastante fácil cometer errores. Tienes que estar muy atento a lo que copias, lo que pegas y dónde lo pegas. La probabilidad de cometer un gran error al confundir las líneas es enorme."
- Enviar los archivos a tus traductores y/o especialistas en localización.
- Recibir el contenido traducido, que luego envías a revisores y correctores de pruebas.
- Lo más probable es que envíes algunos recordatorios por correo electrónico a los miembros de tu equipo cuando se acerquen los plazos.
- Revisar la calidad de la traducción y devolverla para correcciones.
- Pegar las traducciones aprobadas de nuevo en la maquetación original para preparar la publicación.
- Enviar versiones actualizadas del contenido en el idioma de origen.
Como resultado, tu equipo de localización está entablando amistades para toda la vida con las hojas de cálculo, los hilos de correo electrónico, Ctrl+C, Ctrl+V y Ctrl+F. Es caro, lleva mucho tiempo y es estresante para todos los involucrados.
Un sistema de gestión de traducciones (TMS) es clave para gestionar tu proceso de localización con facilidad. Te evita arrancarte los pelos cuando tu equipo de marketing manda una nueva versión de una carta de ventas que ya está traducida al 80% en 6 idiomas diferentes.
Como menciona Pawel Borsuk:
"Simplemente me olvidé del dolor de cabeza que era gestionar 30 idiomas. Con Redokun, tengo una solución y estoy seguro de que la próxima vez que tenga que hacer algo, el problema ya estará resuelto."
¿Cómo empiezas siquiera a resaltar los cambios, enviárselos a tus traductores y luego volver a pasar por el proceso de revisión de QA?
Yo he sido el traductor al otro lado de ese correo electrónico. Dediqué muchísimo tiempo valioso a intentar averiguar exactamente qué partes habían cambiado en un documento. Con un sistema de gestión de traducciones (TMS), podría haber encontrado y traducido las frases nuevas en segundos.
💡 Lee sobre cómo un sistema de gestión de traducciones (TMS) ayuda al flujo de trabajo de traducción de tu empresa: Cómo crear un mejor flujo de trabajo de traducción para tu empresa
Problemas comunes de localización (y cómo ayuda un TMS)
Un proyecto de localización consta de muchos elementos que pueden ser difíciles de gestionar. Por eso contactamos a responsables de localización para identificar los problemas recurrentes que muchos de ellos enfrentan, y cómo adoptar un sistema de gestión de traducciones (TMS) ayudó a resolverlos. Colaborar con profesionales de localización capacitados es clave para gestionar estos retos de manera efectiva, ya que aportan nuevas responsabilidades y habilidades al equipo.
Además de los siguientes cuatro problemas, aquí tienes un recurso específico para ayudarte a resolver los problemas de localización más comunes.
1. Las tareas manuales llevan mucho tiempo.
Si necesitas saber una sola cosa sobre la gestión efectiva de la localización, es esta: mantente bien lejos de las hojas de cálculo.
Pia Andresen, coordinadora de marketing de EMS, nos cuenta cuánto tiempo consumía su flujo de trabajo manual en Excel y lo propenso que era a los errores:
"Estábamos actualizando nuestro folleto principal. Tiene unas 60 páginas y necesitábamos traducirlo a 15 idiomas para cubrir nuestros principales mercados. Así que empecé a copiar y pegar todo el texto de este folleto de 60 páginas en un archivo de Excel. Y dije: esto lleva muchísimo tiempo; me llevará días solo copiar y pegar todo el texto en Excel."
Con un sistema de gestión de traducciones, puedes subir archivos e invitar a los traductores a trabajar desde su navegador. El Web Editor de Redokun les permite completar la traducción y entregarla a tiempo sin ninguna confusión.
Incluso te permite hacer cambios de último minuto en los documentos mientras las traducciones están en curso. Por ejemplo, cuando los responsables suben una nueva versión de un documento original a Redokun, el sistema avisa a los traductores de cualquier contenido recién añadido para que puedan traducir esas partes —y solo esas partes— de inmediato.
Por si fuera poco, la función integrada de memoria de traducción puede ayudarles a trabajar mucho más rápido mientras traducen en Redokun. Esto es una base de datos de todas las traducciones que has aprobado antes y que se pueden reutilizar en el proyecto actual. Esto significa traducciones más coherentes entre documentos con contenido repetitivo, muchos menos errores y muchos menos dolores de cabeza.
Además, los motores de traducción automática de Google Translate y DeepL también están integrados en Redokun, así que puedes generar fácilmente más sugerencias para frases que no hayas traducido antes.
2. Un flujo de trabajo ineficiente dificulta el seguimiento del progreso.
Otra desventaja de gestionar tus proyectos de localización con hojas de cálculo es que el seguimiento del progreso se vuelve una pesadilla.
Max Benz, fundador y CEO de BankingGeek, dice que:
“Antes de adoptar un software de gestión de la localización, nuestra productividad se resentía por varias ineficiencias en nuestro flujo de trabajo. [....] A menudo perdíamos de vista el panorama general al tratar con traducciones individuales, lo que llevaba a duplicar trabajo y a generar incoherencias entre nuestras distintas versiones lingüísticas.*
La mayoría de los sistemas de gestión de traducciones, incluido Redokun, tienen una función integrada de seguimiento del progreso que te permite ver el estado global del proyecto de un vistazo.
También puedes ver cuánto han avanzado tus traductores en sus tareas sin tener que pedir actualizaciones una y otra vez por correo electrónico.
3. Es un reto comunicarse y colaborar con equipos remotos.
Una de las características clave de los proyectos de localización es que se gestionan de forma remota, probablemente el 90% del tiempo. Si alguna vez has intentado encontrar un traductor de noruego en Boston, sabes por qué.
Aunque eso no es un obstáculo en sí, puede hacer que la comunicación sea complicada.
Nikita Agarwal, responsable de crecimiento de Milestone Localization, nos cuenta que:
"Un sistema de gestión de traducciones (TMS) une a todo el mundo. Reduce la cantidad de correos y mensajes enviados en al menos un 80%. Hay menos malentendidos y los proyectos se terminan a tiempo. Tener un solo lugar donde tus responsables de proyectos, traductores, correctores de pruebas y editores de todo el mundo puedan trabajar se traduce en mejoras increíbles en productividad y calidad."
Krittin Kalra, fundador de Writecream, añade que:
"[Las herramientas de gestión de la localización] han facilitado mi trabajo como responsable de proyectos de localización. También me han facilitado trabajar con un equipo remoto. He podido ahorrar tiempo, dinero y recursos al no tener que depender de tareas que consumen mucho tiempo como la edición manual y la revisión de calidad."
Si tienes algún comentario sobre el trabajo mientras se está realizando, Redokun te permite etiquetar fácilmente a la persona correspondiente en la página. Esa persona puede responder y aplicar los cambios necesarios.
Se acabaron los correos innecesarios y la espera de respuestas mientras cambias de pestaña.
4. Preparar documentos para su publicación requiere mucho esfuerzo.
Así que la traducción ya está hecha. ¿Lo difícil ya pasó, verdad?
No del todo, porque ahora tienes que ajustar la maquetación y los elementos de diseño de tus contenidos para adaptarlos al idioma de destino.
El equipo de marketing de Pfannenberg usa Redokun para traducir material de marketing para sus mercados objetivo.
Antes, se pasaban semanas introduciendo la nueva traducción en los archivos antiguos. Una vez que implementaron la solución, su tiempo de comercialización pasó de varias semanas a ser casi inmediato.
Esto es lo que su responsable de marketing, Ambra Lazzari, comentó para nuestro estudio de caso:
"A menudo traducimos nuestro material de marketing a 4-6 idiomas. Antes, una sola persona se encargaba de volver a introducir las traducciones en InDesign, lo que le llevaba 2-3 semanas por idioma, uno tras otro. Ahora es casi inmediato y podemos gestionar varios idiomas al mismo tiempo."
¿Te preguntas cómo es posible? En cuanto la traducción está lista, Redokun genera un documento que mantiene el estilo y el formato del original. Solo tienes que hacer clic en el botón de descarga y listo.
En vez de pasar semanas ajustando el diseño, tienes acceso inmediato a un documento que está más o menos listo para publicar.
No solo reduce tu tiempo de comercialización, sino que también les facilita la vida a tus traductores y diseñadores. Más importante aún, te da más tiempo para centrarte en prácticas de gestión de la localización en las que puedes aprovechar mejor tus habilidades.
Cuatro buenas prácticas para la gestión de proyectos de localización (+ herramientas para triunfar)
Entonces, ¿en qué consiste una gestión efectiva de la localización? Aquí te contamos las mejores prácticas para estructurar el proceso de localización y maximizar tus posibilidades de éxito.
1. Desarrolla tus procesos de creación de contenido pensando en la localización
La simplicidad es clave para un flujo de trabajo de traducción ágil. Para desarrollar un proceso de creación de contenido que puedas extender a muchos idiomas, céntrate en:
- Integrar los equipos de localización y marketing: Siempre deberías involucrar a tu equipo de localización en las primeras etapas de planificación de las campañas de marketing. Eso te ayudará a eliminar de raíz cualquier parte de tu contenido que pueda ser ofensiva para públicos de otros países.
- Mensajes universales que se traducen bien: Los modismos y los coloquialismos no son fáciles de traducir. Lo mismo pasa con los anuncios que se centran en referencias culturales y tendencias locales. Si se usan bien, son excelentes formas de captar la atención de tu público objetivo, pero reduce su uso al mínimo para ahorrar tiempo y esfuerzo en el proceso de traducción.
- Lenguaje directo: Cuando tu texto es claro y conciso, es mucho más fácil trasladar el significado al idioma de destino. Regla #1 para una traducción de contenido más rápida y económica: no compliques las cosas más de lo necesario.
💡 Usa herramientas como Quillbot, Grammarly o Hemingway para escribir textos más legibles (y por lo tanto más fáciles de traducir).
2. Sé claro sobre el alcance del proyecto y las expectativas
Para cualquier tipo de proyecto empresarial, es importante tener objetivos claros, un plan para lograrlos y buenos sistemas de comunicación. Esto es aún más importante para la localización, porque:
- Muchos proyectos de localización son remotos.
- Los proyectos se reparten entre equipos distintos para cada combinación de idiomas.
- Los equipos están formados por personas de diferentes culturas y orígenes lingüísticos.
Todos estos factores hacen que sea más probable que haya malentendidos y problemas de comunicación.
La complejidad de muchos proyectos de localización hace que sea difícil evitar por completo los problemas de comunicación. Pero puedes minimizarlos si tienes un alcance bien definido y estableces objetivos basados en KPI.
Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo entiendan:
- El alcance del proyecto, incluidos los volúmenes de contenido y el cronograma.
- Roles y responsabilidades.
- Las prioridades de los KPI para cada etapa del proyecto.
- Expectativas de productividad.
- Procedimientos de evaluación del desempeño.
- Revisiones de QA y procesos de edición.
- Los canales compartidos para comunicarse sobre los procesos anteriores.
💡 Es probable que tu equipo ya esté usando herramientas de comunicación y gestión de proyectos como Slack, Microsoft Teams, Notion, Trello y Jira. Para tareas y proyectos específicos, consulta las funcionalidades de comunicación integradas en el sistema de gestión de traducciones que hayas elegido.
3. Gestiona los factores de riesgo mediante revisiones exhaustivas de aseguramiento de la calidad (QA)
La gestión de riesgos es clave para crear un flujo de trabajo de localización efectivo. Si anticipas posibles problemas y tienes procedimientos listos para afrontarlos antes de que ocurran, puedes evitar:
- Errores costosos (como incluir elementos que sean culturalmente ofensivos).
- Retrasos en el tiempo de comercialización.
- Daños a la reputación de tu marca.
Para reducir riesgos, apuesta fuerte por las pruebas de aseguramiento de la calidad (QA) en la localización. Tanto contratar consultores culturales como contratar personal de pruebas beta de tu mercado objetivo son excelentes formas de asegurarte de que tus esfuerzos de localización van por buen camino.
Sin embargo, una de las mejores cosas que puedes hacer es dedicar esfuerzo a tu guía de estilo y a tu glosario de traducción. Si tienes una fuente única de verdad desde el principio, tus lingüistas lo tendrán mucho más fácil para adaptar el texto usando la terminología correcta.
Esto es lo que Soeren Eberhardt de Microsoft comenta sobre establecer estándares claros desde el principio para facilitar el trabajo:
"… siempre puedes empezar con muy pocos términos. Puedes tener un glosario sencillo. No necesitas una solución con una base de datos enorme, pero lo bueno es que hay muchísimas herramientas en el sector lingüístico."
💡 La memoria de traducción es una funcionalidad que guarda automáticamente las traducciones previamente aprobadas de tus proyectos. Cuando traduzcas nuevos documentos, los segmentos similares o coincidentes aparecerán como sugerencias para que tus lingüistas los usen en sus tareas actuales. No solo aumenta la productividad, sino que también te ayuda a mantener una voz coherente en tus mensajes de marketing.
4. Optimiza tu flujo de trabajo de localización con la automatización
La automatización puede ser una palabra de moda para algunos puestos, pero no para este.
Los sistemas de gestión de traducciones ayudan a las empresas a automatizar esas tareas tediosas que nadie quiere hacer.
¿No preferirías dedicar más tiempo a los entregables y la gestión de partes interesadas en vez de quedarte atascado actualizando hojas de cálculo?
En vez de perderte en el pozo sin fondo de tu bandeja de entrada al enviar tareas a más de 20 traductores, podrías simplemente:
- Subir el archivo al TMS.
- Enviar invitaciones a los traductores de cada idioma de destino con un solo clic.
- Hacer seguimiento del progreso de todo el proyecto en un solo panel.
- Comunicarte rápidamente con los traductores para que siempre estén alineados.
- Generar documentos traducidos que mantengan el formato y los estilos originales.
La herramienta que te recomendaríamos aquí no es ninguna sorpresa, la verdad.
Redokun ayuda a tu equipo a trabajar de forma más inteligente
La gestión de la localización resulta abrumadora si no cuentas con las herramientas de automatización adecuadas para apoyar tu trabajo diario. Y cuando la gestión parece un caos, todo el equipo de localización se siente igual. Si este es tu caso, Redokun es una solución que puedes probar con tu equipo hoy mismo.
Nuestra plataforma online combina tecnología de traducción avanzada con una interfaz sencilla y fácil de usar a la que puedes acceder desde cualquier lugar. Solo necesitas un navegador y conexión a internet.
Con Redokun, tu equipo puede:
- Subir y traducir una gran variedad de formatos de archivo, desde Word hasta PowerPoint e InDesign.
- Aprovechar recursos integrados como la memoria de traducción, las revisiones rápidas y la traducción automática para trabajar más rápido (sin sacrificar la calidad).
- Integrar todos tus procesos de localización en un solo espacio de trabajo para mejorar la productividad y la comunicación.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de la localización?
La gestión de la localización es el proceso de planificar e implementar proyectos de traducción (la ejecución de tu estrategia de localización).
¿Cuál es el papel de un responsable de localización?
El responsable de localización es la figura principal en un equipo encargado de cerrar las brechas lingüísticas y culturales para empresas que se expanden a mercados internacionales.
¿Qué son las estrategias de localización?
La estrategia de localización es un enfoque de mercado único que una empresa adopta para abordar los hábitos de compra, los comportamientos de los clientes y las diferencias culturales en cada país en el que opera.
