In questa guida ti sveleremo i costi nascosti delle agenzie, condivideremo strategie pratiche per ridurre le spese e ti presenteremo strumenti utili per impostare un processo di traduzione efficiente in termini di costi. In più, troverai casi studio e storie di successo di aziende che hanno ridotto i costi di traduzione fino all’80%.
Panoramica
I costi nascosti dell’esternalizzazione delle traduzioni
6 modi per risparmiare sulle agenzie di traduzione
Modello per la pianificazione del budget
I costi nascosti dell’esternalizzazione delle traduzioni
Quando lavori con le agenzie di traduzione, il prezzo indicato nel preventivo non è sempre quello finale. Ci sono diversi costi nascosti che possono incidere notevolmente sul tuo budget:
1. Contenuti ricorrenti tradotti e fatturati più volte
Pensa a un’azienda che aggiorna regolarmente i propri manuali di prodotto. Ogni manuale potrebbe contenere il 30% di contenuti ripresi dalle versioni precedenti, come istruzioni di sicurezza o funzionalità standard. Tuttavia, molte agenzie applicano la tariffa piena anche a questi testi già tradotti.
Supponiamo, ad esempio, che tu debba tradurre un manuale di 10.000 parole, 3.000 delle quali sono già presenti nei manuali precedenti.
| Numero di parole del manuale | 10.000 parole |
|---|---|
| Contenuti ripetuti dai manuali precedenti | 3.000 |
| Tariffa per parola | $0,22 / €0,20 |
| Costo totale per una coppia linguistica | $2.200 (10.000 x 0,22) / €2.000 (10.000 x 0,20) |
| Costo dei contenuti ripetuti per una coppia linguistica | $660 (3.000 x 0,22) / €600 (3.000 x 0,20) |
Se aggiorni questo manuale ogni trimestre in 5 lingue, spendi $13.200 (o €12.000) all’anno per contenuti che hai già tradotto!
Col tempo, questo può far lievitare parecchio il tuo budget di traduzione, soprattutto se hai molta documentazione e aggiornamenti frequenti.
2. Il tempo che dedichi alla revisione dei materiali consegnati per adeguarli agli standard di qualità
Le agenzie potrebbero non avere competenze specifiche nel tuo settore o non comprendere il tono di voce del tuo brand.
Di conseguenza, il tuo team interno e i distributori devono spesso dedicare altro tempo e risorse a rivedere e modificare il lavoro dell’agenzia, per assicurarsi che sia in linea con i tuoi standard.
Come ci ha raccontato Korena Xie, responsabile della metodologia di assurance presso Moore Global:
“Se ci affidiamo a traduttori esterni, alla fine tocca comunque a noi fare il controllo finale. Ho partecipato a diversi progetti in cui ho dovuto comunque dedicare tempo alla revisione del lavoro del traduttore esterno. Individuo quindi gli aspetti da correggere, perché i traduttori potrebbero non essere commercialisti o revisori e alcuni termini potrebbero avere un significato specifico nei principi contabili o di revisione.”
3. Il tempo che dedichi alla preparazione manuale dei file da consegnare per la traduzione
Prima di inviare i contenuti a un’agenzia, spesso dedichi molto tempo alla preparazione dei file. Questo processo può essere noioso e richiedere molto tempo.
Di solito comporta:
- Estrarre il testo dai file InDesign e trasferirlo in documenti Word o fogli Excel
- Formattare le presentazioni PowerPoint per separare il testo dagli elementi grafici
- Creare note contestuali per i traduttori su termini o frasi specifiche
- Preparare guide di stile e glossari per ogni progetto
- Organizzare e nominare i file per più lingue e versioni.
Per darti un’idea, preparare per la traduzione un catalogo di prodotto di 50 pagine può richiedere 3-4 ore. Se lo fai per aggiornamenti trimestrali in appena 5 lingue, sono 60-80 ore all’anno dedicate solo alla preparazione dei file!
Pia Andresen, Marketing Coordinator presso EMS, ha raccontato un’esperienza simile:
“Stavamo aggiornando il nostro opuscolo principale. È di circa 60 pagine e dovevamo tradurlo in 15 lingue per coprire i nostri mercati principali. Così ho iniziato a copiare e incollare in un file Excel tutto il testo di questo opuscolo di 60 pagine. E mi sono detta: ci vuole davvero troppo tempo; impiegherò giorni solo per copiare e incollare tutto il testo in Excel. Sapevamo di dover trovare una soluzione migliore, perché nello stesso tempo avrei potuto fare tante altre cose più utili.”
4. Il tempo che passi a monitorare l’avanzamento dei progetti
Gestire più progetti di traduzione in lingue diverse può portarti via una bella fetta della giornata lavorativa.
Questo spesso comporta un flusso continuo di comunicazioni frammentate:
- Inviare email per controllare lo stato delle traduzioni nelle diverse lingue.
- Organizzare e partecipare a call di aggiornamento con i project manager delle agenzie.
- Chiarire le istruzioni o rispondere a domande sul contesto o sulla terminologia.
- Coordinare il tuo team interno e l’agenzia per le revisioni e le approvazioni.
Tutte queste attività si accumulano in fretta, sottraendoti tempo che potresti dedicare ad attività più strategiche per favorire la crescita della tua azienda.
5. Tempi di immissione sul mercato più lunghi
Le agenzie hanno bisogno di tempo per trovare i linguisti giusti e assicurarsi la disponibilità necessaria per il tuo progetto, con il rischio di allungare le tempistiche. Questo può ritardare il lancio dei tuoi prodotti o delle tue campagne nei nuovi mercati.
Per i progetti urgenti, le agenzie applicano spesso tariffe maggiorate, a volte dal 25% al 50% in più. Ti ritrovi così a dover scegliere tra costi più alti e un ingresso più lento sul mercato.
James Bauer, redattore tecnico, ci ha raccontato che questo è stato uno dei motivi principali per cui, durante il periodo trascorso presso Carlisle Fluid Technologies, l’azienda ha deciso di gestire internamente i progetti di traduzione:
"Non possiamo aspettare [l’agenzia di traduzione] per tre o quattro settimane, perché perdiamo un sacco di soldi quando non possiamo spedire un prodotto."
Ora vediamo come puoi semplificare il processo di traduzione, ridurre i costi e mantenere la qualità, sia che tu scelga di continuare a rivolgerti alle agenzie, sia che decida di gestire tutto internamente.
6 modi per risparmiare sulle agenzie di traduzione
1. Usa le memorie di traduzione per riutilizzare e adattare le traduzioni precedenti
La memoria di traduzione (MT) è una funzione presente in molti strumenti di gestione delle traduzioni, tra cui Redokun. Funziona come un database intelligente che ricorda ogni frase che hai tradotto. Salva automaticamente le traduzioni e le suggerisce quando nei progetti futuri compaiono contenuti simili. In questo modo non devi ripartire da zero ogni volta.
Ecco come la MT può farti risparmiare:
- Riduzione del numero di parole: la MT individua i contenuti ripetuti in tutti i tuoi progetti, così paghi solo il testo nuovo o modificato.
- Consegne più rapide: i traduttori possono lavorare più velocemente grazie ai segmenti già tradotti.
- Maggiore coerenza: usare traduzioni già approvate garantisce un tono di voce coerente per il brand in tutti i contenuti.
Chris Schmidt, direttore generale di WhizCut, l’ha sperimentato in prima persona con Redokun. Dopo aver invitato i propri fornitori di servizi di traduzione e partner a tradurre i documenti di WhizCut su Redokun, ha ridotto i costi di traduzione dell’80%. Chris spiega i vantaggi cumulativi dell’uso della memoria di traduzione:
"Ci aiuta con le traduzioni di oggi, ma rende anche più semplice ogni traduzione futura. Per noi è questo l’aspetto fondamentale. So che il prossimo catalogo richiederà sempre meno tempo man mano che inseriremo nuovi dati. Più lo uso, meglio funziona lo strumento."
In un caso, Chris ha ricevuto dalle agenzie di traduzione un preventivo di 5.000 € per un progetto. Usando la memoria di traduzione di Redokun e altre funzionalità, è riuscito a ridurre da 50.000 a sole 10.000 le parole da tradurre. Il costo finale è stato così pari ad appena un quinto del preventivo iniziale, facendo risparmiare a WhizCut migliaia di euro su un solo progetto.
2. Coinvolgi il team interno e gli stakeholder esterni nelle traduzioni
È vero che i traduttori professionisti apportano competenze linguistiche, ma il tuo team interno può essere una risorsa ancora poco sfruttata, soprattutto se la tua azienda vuole tenere sotto controllo i costi. I membri del team conoscono i tuoi prodotti, il settore e il tono di voce del brand meglio di chiunque altro e possono quindi offrire un contributo prezioso al processo di traduzione.
Barbara Stivan, Marketing Manager di DEA System, ha ottenuto ottimi risultati coinvolgendo il personale delle sedi locali e usando Redokun come strumento collaborativo di traduzione:
"Ci siamo resi conto che i costi [delle agenzie di traduzione] erano molto alti, mentre la loro conoscenza del linguaggio tecnico e delle espressioni idiomatiche locali non era altrettanto approfondita. Avevamo quindi bisogno di persone che lavorassero nella nostra azienda, conoscessero la nostra filosofia e avessero una buona conoscenza del settore."
DEA System ora si affida al proprio personale di supporto tecnico per le traduzioni, perché conosce a fondo sia la lingua locale sia i prodotti dell’azienda. Sorprendentemente, questo approccio non solo ha migliorato la qualità, ma ha anche risollevato il morale del team, grazie all’interfaccia intuitiva di Redokun.
Barbara racconta:
"Dopo un paio di mesi hanno iniziato ad arrivare email [dalle nostre filiali] in cui, in sostanza, mi dicevano che ormai tradurre era diventato persino divertente."
3. Crea un glossario per ogni lingua di destinazione per garantire qualità e coerenza
Un glossario ben curato è fondamentale per preservare l’integrità del brand e garantire la chiarezza di tutti i contenuti tradotti. È un elenco di termini e frasi importanti, con le relative traduzioni approvate per ogni lingua di destinazione.
La funzione di glossario integrata in Redokun rende questo processo semplicissimo. Mentre i traduttori lavorano, Redokun evidenzia e suggerisce automaticamente i termini del glossario ogni volta che compaiono nel testo. Lo strumento permette di creare e gestire facilmente i termini, offre voci specifiche per il contesto con note d’uso e supporta anche l’importazione e l’esportazione, per una maggiore flessibilità.
4. Riduci il tempo dedicato alla gestione dei file e all’impaginazione
Gestire i materiali da tradurre può richiedere molto tempo, soprattutto quando si lavora con diversi formati e versioni dei file.
Con Redokun puoi caricare facilmente documenti in vari formati, tra cui InDesign, Word e PowerPoint. Il sistema estrae automaticamente il testo da tradurre preservando l’impaginazione originale. Non devi quindi estrarre e reimpaginare manualmente il testo, risparmiando ore di lavoro.
Inoltre, la funzione di revisione di Redokun ti permette di tenere traccia delle modifiche e degli aggiornamenti in tutti i tuoi documenti.
Quando devi aggiornare un documento tradotto, ti basta caricare la nuova versione: Redokun evidenzierà solo il testo modificato da tradurre.
Snellendo la gestione dei materiali, puoi ridurre notevolmente il tempo dedicato alle attività amministrative.
Kenni Andersen, responsabile del team grafico presso Rockfon, afferma:
"Adesso risparmiamo tra il 60 e il 70% del nostro tempo, perché l’intero processo di preparazione del file richiede pochissimo. Inoltre, caricare i file su Redokun è molto più veloce. Ci vuole circa un decimo del tempo necessario per farlo manualmente, preparando e inviando i file via email."
5. Automatizza le attività manuali legate al coordinamento dei progetti
Il coordinamento dei progetti spesso comporta numerose attività ripetitive che possono portare via tempo prezioso. Automatizzarle può consentire un notevole risparmio di tempo e denaro.
Redokun offre diverse funzioni di automazione per semplificare il tuo flusso di lavoro:
- Assegnazione automatica degli incarichi: assegna automaticamente gli incarichi di traduzione a membri specifici del team o fornitori di servizi in base alle coppie linguistiche.
- Sistema di notifiche: ricevi avvisi per eventi importanti, come il completamento degli incarichi, e invia notifiche automatiche ai traduttori quando viene loro assegnato un incarico.
- Monitoraggio dell’avanzamento: controlla a colpo d’occhio lo stato di avanzamento del progetto in tutte le lingue, senza dover contattare manualmente ogni traduttore.
- Comunicazione sui dettagli del progetto: i traduttori possono contattare te o altri membri del team direttamente in Redokun per porre domande su traduzioni specifiche.
Automatizzando queste attività di coordinamento, puoi ridurre il tempo e il denaro dedicati alla gestione dei progetti e garantire una comunicazione più fluida all’interno del team di traduzione.
6. Usa un sistema di gestione delle traduzioni per gestire gli incarichi e collaborare
Un sistema di gestione delle traduzioni (TMS) come Redokun riunisce tutte queste strategie di risparmio in un’unica piattaforma efficiente. Funge da centro di controllo per l’intero processo di traduzione, riducendo le attività manuali e preservando coerenza e qualità.
Se cerchi un modo per controllare i costi di traduzione e al tempo stesso far fronte alla crescente richiesta di contenuti, leggi la nostra guida, Come controllare i costi di traduzione mentre cresce la richiesta di contenuti, per scoprire come Redokun può aiutarti.
Usa il foglio di pianificazione del budget per massimizzare il risparmio
Ora che abbiamo presentato alcune strategie per ridurre i costi di traduzione, puoi fare il passo successivo usando il nostro foglio di pianificazione del budget. Questi strumenti consentono di ricostruire facilmente le spese attuali e mostrare agli stakeholder i possibili risparmi futuri.
Foglio di pianificazione del budget di traduzione
Il nostro foglio di pianificazione del budget di traduzione è pensato per offrirti una panoramica chiara delle spese di traduzione e aiutarti a pianificare in anticipo. Ti permette di:
- Suddividere i costi fissi e variabili, come i costi dei software e le ore di lavoro dei traduttori.
- Stimare la frequenza con cui avrai bisogno di traduzioni e calcolare i relativi costi.
- Individuare possibili opportunità di risparmio, come il riutilizzo delle traduzioni o l’automazione della preparazione dei file.
- Monitorare il budget nel tempo, confrontando i costi pianificati con le spese effettive per evitare sforamenti.
Inizia oggi stesso a risparmiare tempo e denaro sulle traduzioni
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