In diesem Guide decken wir versteckte Agenturkosten auf, geben praktische Tipps zum Kostensparen und stellen dir Tools vor, mit denen du einen kosteneffizienten Übersetzungsprozess aufsetzen kannst. Außerdem zeigen wir dir Fallstudien und Erfolgsgeschichten von Unternehmen, die ihre Übersetzungskosten um bis zu 80 % gesenkt haben.
Übersicht
Die versteckten Kosten beim Auslagern von Übersetzungen
6 Wege, wie du bei Übersetzungsagenturen Geld sparen kannst
Die versteckten Kosten beim Auslagern von Übersetzungen
Wenn du mit Übersetzungsagenturen arbeitest, ist der Angebotspreis nicht immer die ganze Wahrheit. Es gibt einige versteckte Kosten, die sich erheblich auf dein Budget auswirken können:
1. Wiederkehrende Inhalte, die mehrfach übersetzt und abgerechnet werden
Stell dir ein Unternehmen vor, das seine Produkthandbücher regelmäßig aktualisiert. Jedes Handbuch enthält vielleicht 30 % wiederkehrende Inhalte aus früheren Versionen, etwa Sicherheitshinweise oder Standardfunktionen. Viele Übersetzungsagenturen berechnen für diese wiederkehrenden Texte jedoch den vollen Preis.
Angenommen, du musst ein Handbuch mit 10.000 Wörtern übersetzen lassen, von denen 3.000 bereits in früheren Handbüchern vorkamen.
| Wortanzahl des Handbuchs | 10.000 Wörter |
|---|---|
| Wiederkehrende Inhalte aus früheren Handbüchern | 3.000 |
| Preis pro Wort | 0,22 $ / 0,20 € |
| Gesamtkosten für eine Sprachenkombination | 2.200 $ (10.000 x 0,22) / 2.000 € (10.000 x 0,20) |
| Kosten für wiederkehrende Inhalte bei einer Sprachenkombination | 660 $ (3.000 x 0,22) / 600 € (3.000 x 0,20) |
Wenn du dieses Handbuch vierteljährlich in 5 Sprachen aktualisierst, zahlst du jährlich 13.200 $ (oder 12.000 €) für Inhalte, die du bereits übersetzt hast!
Mit der Zeit kann das dein Übersetzungsbudget erheblich aufblähen – vor allem, wenn dein Unternehmen umfangreiche Dokumentationen häufig aktualisiert.
2. Die Zeit, die du für die Anpassung gelieferter Übersetzungen an deine Qualitätsstandards aufwendest
Übersetzungsagenturen verfügen nicht immer über das nötige Branchenwissen oder verstehen deine Markenstimme.
Deshalb müssen dein internes Team und deine Vertriebspartner oft zusätzliche Zeit und Ressourcen investieren, um die Übersetzungen zu prüfen, zu bearbeiten und an eure Standards anzupassen.
Wie Korena Xie, Leiterin der Assurance-Methodik bei Moore Global, uns erklärte:
„Wenn wir externe Übersetzer:innen beauftragen, müssen wir am Ende trotzdem noch die abschließende Prüfung übernehmen. Ich war an verschiedenen Projekten beteiligt, bei denen ich weiterhin Zeit aufwenden musste, um die Arbeit externer Übersetzer:innen zu prüfen. Dabei fallen mir Dinge auf, die korrigiert werden müssen, weil die Übersetzer:innen vielleicht keine Buchhalter:innen oder Wirtschaftsprüfer:innen sind und manche Begriffe in den Rechnungslegungs- oder Prüfungsstandards eine bestimmte Bedeutung haben.“
3. Die Zeit, die du für die manuelle Vorbereitung der zu übersetzenden Dateien aufwendest
Bevor du deine Inhalte an eine Übersetzungsagentur schickst, verbringst du oft viel Zeit mit der Vorbereitung der Dateien. Dieser Prozess kann mühsam und zeitaufwendig sein.
Dazu gehört typischerweise:
- Texte aus InDesign-Dateien in Word-Dokumente oder Excel-Tabellen übertragen
- PowerPoint-Präsentationen so formatieren, dass Text und Designelemente getrennt sind
- Kontextnotizen zu bestimmten Begriffen oder Formulierungen für Übersetzer:innen erstellen
- Styleguides und Glossare für jedes Projekt zusammenstellen
- Dateien für verschiedene Sprachen und Versionen organisieren und benennen.
Zum Vergleich: Die Vorbereitung eines 50-seitigen Produktkatalogs für die Übersetzung kann 3–4 Stunden dauern. Wenn du das für vierteljährliche Aktualisierungen in nur 5 Sprachen machst, verbringst du jedes Jahr 60–80 Stunden allein mit der Dateivorbereitung!
Pia Andresen, Marketing Coordinator bei EMS, hat Ähnliches erlebt:
„Wir waren gerade dabei, unsere zentrale Broschüre zu aktualisieren. Sie hat etwa 60 Seiten, und wir mussten sie in 15 Sprachen übersetzen, um unsere wichtigsten Märkte abzudecken. Also begann ich, den gesamten Text dieser 60-seitigen Broschüre in eine Excel-Datei zu kopieren. Da sagte ich: Das ist so zeitaufwendig; allein das Kopieren des gesamten Textes nach Excel wird mich Tage kosten. Uns war klar, dass wir eine bessere Lösung brauchen, weil ich in dieser Zeit so viele sinnvollere Dinge erledigen könnte.“
4. Die Zeit, die du für die Fortschrittsverfolgung aufwendest
Die Verwaltung mehrerer Übersetzungsprojekte in verschiedenen Sprachen kann einen erheblichen Teil deines Arbeitstags beanspruchen.
Dabei entsteht oft ein ständiger Strom bruchstückhafter Kommunikation:
- E-Mails verschicken, um den Status der Übersetzungen in den verschiedenen Sprachen zu erfragen.
- Fortschrittsgespräche mit den Projektmanager:innen der Agentur planen und daran teilnehmen.
- Anweisungen präzisieren oder Fragen zu Kontext und Terminologie beantworten.
- Prüfungen und Freigaben zwischen deinem internen Team und der Agentur koordinieren.
All diese Aufgaben summieren sich schnell und kosten dich Zeit, die du in strategischere Aufgaben zur Förderung des Unternehmenswachstums investieren könntest.
5. Längere Markteinführungszeiten
Agenturen brauchen Zeit, um die passenden Sprachexpert:innen und ausreichende Kapazitäten für dein Projekt zu finden, wodurch sich der Zeitplan verlängern kann. Das kann die Einführung deiner Produkte oder Kampagnen in neuen Märkten verzögern.
Bei dringenden Projekten verlangen Agenturen für Eilaufträge oft Aufschläge von 25 % bis 50 %. Du hast also die Wahl zwischen höheren Kosten und einem langsameren Markteintritt.
James Bauer, Technischer Redakteur, erklärte uns, dass dies während seiner Zeit bei Carlisle Fluid Technologies einer der Hauptgründe dafür war, Übersetzungsprojekte intern zu bearbeiten:
„Wir können nicht drei oder vier Wochen auf [die Übersetzungsagentur] warten, weil wir so viel Geld verlieren, wenn wir ein Produkt nicht ausliefern können.“
Sehen wir uns nun an, wie du deinen Übersetzungsprozess optimieren, Kosten senken und zugleich die Qualität sichern kannst – unabhängig davon, ob du weiterhin mit Agenturen arbeitest oder Übersetzungen intern erledigst.
6 Wege, wie du bei Übersetzungsagenturen Geld sparen kannst
1. Nutze Translation Memorys, um frühere Übersetzungen wiederzuverwenden und für neue Zwecke einzusetzen
Ein Translation Memory (TM) ist eine Funktion vieler Übersetzungsmanagement-Tools, darunter auch Redokun. Es funktioniert wie eine intelligente Datenbank, die sich jeden Satz merkt, den du je übersetzt hast. Es speichert diese Übersetzungen automatisch und schlägt sie vor, sobald in zukünftigen Projekten ähnliche Inhalte auftauchen. Du musst also nicht jedes Mal bei null anfangen.
So kannst du mit einem TM Geld sparen:
- Geringere Wortanzahl: Das TM erkennt wiederkehrende Inhalte in all deinen Projekten, sodass du nur für neue oder geänderte Texte zahlst.
- Schnellere Bearbeitung: Mit bereits übersetzten Segmenten können Übersetzer:innen schneller arbeiten.
- Mehr Konsistenz: Bereits freigegebene Übersetzungen sorgen dafür, dass deine Markenstimme in allen Inhalten einheitlich bleibt.
Chris Schmidt, Geschäftsführer bei WhizCut, hat das mit Redokun selbst erlebt. Nachdem er seine Übersetzungsdienstleister und Partner eingeladen hatte, ihre Dokumente direkt in Redokun zu übersetzen, senkte er seine Übersetzungskosten um 80 %. Er erklärt, wie sich die Vorteile eines Translation Memorys mit der Zeit verstärken:
„Es hilft uns bei den heutigen Übersetzungen und erleichtert zugleich jede zukünftige Übersetzung. Das ist für uns entscheidend. Ich weiß, dass wir für den nächsten Katalog immer weniger Zeit brauchen werden, je mehr Daten hinzukommen. Je mehr ich damit arbeite, desto besser funktioniert das Tool.“
In einem Fall erhielt Chris von Übersetzungsagenturen ein Angebot über 5.000 € für ein Projekt. Mithilfe des Translation Memorys und weiterer Funktionen von Redokun konnte er die Zahl der zu übersetzenden Wörter von 50.000 auf nur 10.000 reduzieren. Dadurch betrugen die Endkosten nur ein Fünftel des ursprünglichen Angebots, sodass WhizCut bei einem einzigen Projekt Tausende Euro sparte.
2. Beziehe interne Teammitglieder und externe Beteiligte in die Übersetzungen ein
Professionelle Übersetzer:innen bringen zwar sprachliches Fachwissen mit, doch dein internes Team kann eine bislang ungenutzte Ressource sein – besonders, wenn dein Unternehmen die Kosten im Griff behalten möchte. Deine Teammitglieder kennen deine Produkte, deine Branche und deine Markenstimme besser als alle anderen und sind deshalb eine wertvolle Unterstützung im Übersetzungsprozess.
Barbara Stivan, Marketing Managerin bei DEA System, erzielte gute Ergebnisse, indem sie lokale interne Mitarbeitende einbezog und Redokun als kollaboratives Übersetzungstool nutzte:
„Wir stellten fest, dass die Kosten [für Übersetzungsagenturen] sehr hoch waren, ihre Kenntnisse der technischen Sprache und der lokalen Redewendungen dagegen nicht besonders ausgeprägt. Deshalb brauchten wir Menschen, die in unserem Unternehmen arbeiteten, unsere Philosophie kannten und mit der Branche bestens vertraut waren.“
DEA System setzt inzwischen Mitarbeitende aus dem eigenen technischen Support für Übersetzungen ein, da sie sowohl die lokale Sprache als auch die Produkte des Unternehmens genau kennen. Überraschenderweise verbesserte dieser Ansatz nicht nur die Qualität, sondern dank der benutzerfreundlichen Oberfläche von Redokun auch die Stimmung im Team.
Barbara berichtet:
„Ein paar Monate später kamen die ersten E-Mails [von unseren Niederlassungen], in denen sie mir kurz gesagt haben, dass das Übersetzen jetzt sogar Spaß macht.“
3. Erstelle für jede Zielsprache ein Glossar, um Qualität und Konsistenz zu gewährleisten
Ein gut gepflegtes Glossar ist entscheidend für die Integrität deiner Marke und die Verständlichkeit all deiner übersetzten Inhalte. Es enthält wichtige Begriffe und Formulierungen sowie deren freigegebene Übersetzungen für die jeweilige Zielsprache.
Die integrierte Glossarfunktion von Redokun macht diesen Prozess besonders einfach. Während der Übersetzung hebt Redokun Glossarbegriffe automatisch hervor und schlägt sie vor, sobald sie im Text vorkommen. Mit dem Tool kannst du Begriffe einfach erstellen und verwalten, kontextspezifische Einträge mit Verwendungshinweisen ergänzen und für zusätzliche Flexibilität sogar Daten importieren und exportieren.
4. Reduziere den Zeitaufwand für Dateiverwaltung und Formatierung
Die Verwaltung von Übersetzungsmaterialien kann sehr zeitaufwendig sein, besonders wenn du mit verschiedenen Dateiformaten und Versionen arbeitest.
Mit Redokun kannst du Dokumente in verschiedenen Formaten wie InDesign, Word und PowerPoint ganz einfach hochladen. Das System extrahiert den zu übersetzenden Text automatisch und bewahrt dabei das ursprüngliche Layout. Dadurch entfallen das manuelle Extrahieren und Neuformatieren von Text, und du sparst viele Arbeitsstunden.
Außerdem kannst du mit der Revisionsfunktion von Redokun Änderungen und Aktualisierungen in all deinen Dokumenten nachverfolgen.
Wenn du ein übersetztes Dokument aktualisieren musst, lädst du einfach die neue Version hoch. Redokun hebt dann nur den geänderten Text zur Übersetzung hervor.
Durch eine effizientere Verwaltung deiner Übersetzungsmaterialien kannst du den Zeitaufwand für administrative Aufgaben deutlich reduzieren.
Kenni Andersen, Graphics Team Lead bei Rockfon, berichtet:
„Wir sparen jetzt zwischen 60 und 70 % unserer Zeit, weil die Vorbereitung der Datei kaum noch Aufwand verursacht. Danach geht auch das Hochladen der Dateien in Redokun viel schneller. Es dauert nur etwa ein Zehntel so lange wie die manuelle Vorgehensweise, bei der wir Dateien für den E-Mail-Versand erstellen und verschicken mussten.“
5. Automatisiere manuelle Aufgaben der Projektkoordination
Die Projektkoordination umfasst oft zahlreiche wiederkehrende Aufgaben, die viel wertvolle Zeit beanspruchen können. Durch ihre Automatisierung kannst du erheblich Zeit und Kosten sparen.
Redokun bietet verschiedene Automatisierungsfunktionen, mit denen du deinen Workflow optimieren kannst:
- Automatische Aufgabenzuweisung: Übersetzungsaufgaben werden anhand der Sprachenkombination automatisch bestimmten Teammitgliedern oder Übersetzungsdienstleistern zugewiesen.
- Benachrichtigungssystem: Du erhältst Hinweise auf wichtige Ereignisse wie abgeschlossene Aufgaben und kannst Übersetzer:innen automatisch benachrichtigen, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde.
- Fortschrittsverfolgung: Du siehst den Projektfortschritt für alle Sprachen auf einen Blick, ohne bei allen Übersetzer:innen einzeln nachfragen zu müssen.
- Kommunikation zu Projektdetails: Deine Übersetzer:innen können dich oder andere Teammitglieder direkt in Redokun auf Fragen zu bestimmten Übersetzungen aufmerksam machen.
Indem du diese Koordinationsaufgaben automatisierst, kannst du den Zeit- und Kostenaufwand für das Projektmanagement reduzieren und für eine reibungslosere Kommunikation im Übersetzungsteam sorgen.
6. Nutze ein Übersetzungsmanagementsystem, um Aufgaben zu verwalten und gemeinsam zu bearbeiten
Ein Übersetzungsmanagementsystem (TMS) wie Redokun vereint all diese Sparstrategien auf einer effizienten Plattform. Als zentrale Anlaufstelle für deinen gesamten Übersetzungsprozess reduziert es manuelle Aufgaben und gewährleistet Konsistenz und Qualität.
Wenn du deine Übersetzungskosten im Griff behalten und zugleich mit dem wachsenden Inhaltsbedarf Schritt halten möchtest, lies unseren Leitfaden „Wie du Übersetzungskosten kontrollierst, wenn dein Content-Bedarf wächst“. Dort erfährst du, wie Redokun dich unterstützen kann.
Nutze das Arbeitsblatt zur Übersetzungsbudgetplanung, um deine Einsparungen zu maximieren
Nachdem du nun Strategien zur Senkung deiner Übersetzungskosten kennengelernt hast, kannst du mit unserem Arbeitsblatt zur Übersetzungsbudgetplanung den nächsten Schritt machen. Mit diesen Tools kannst du deine aktuellen Ausgaben einfach aufschlüsseln und potenzielle zukünftige Einsparungen für Stakeholder anschaulich darstellen.
Arbeitsblatt zur Übersetzungsbudgetplanung
Unser Arbeitsblatt zur Übersetzungsbudgetplanung verschafft dir einen klaren Überblick über deine Übersetzungsausgaben und hilft dir bei der vorausschauenden Planung. Damit kannst du:
- Deine festen und variablen Kosten wie Softwaregebühren und Übersetzungsstunden aufschlüsseln.
- Abschätzen, wie häufig du Übersetzungen benötigst, und die damit verbundenen Kosten berechnen.
- Potenzielle Einsparmöglichkeiten erkennen, etwa durch die Wiederverwendung von Übersetzungen oder die Automatisierung der Dateivorbereitung.
- Dein Budget im Zeitverlauf verfolgen und deine geplanten mit den tatsächlichen Kosten vergleichen, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
Spare noch heute Zeit und Geld bei Übersetzungen
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