Auch wenn wir in diesem Artikel ausführlich über die beste Übersetzungssoftware gesprochen haben, bleibt die Frage: Welches Fahrzeug wählst du aus so vielen Optionen?
Wenn du dich überfordert fühlst, schau dir einfach mal deinen aktuellen Workflow an und überlege, was verbessert werden könnte. Dann dürfte es dir leichter fallen, die passenden Lösungen zu finden.
Hier sind erstmal 11 nützliche Features, die Unternehmen bei einer Übersetzungssoftware beachten sollten – basierend auf häufigen Übersetzungsproblemen, die unsere Kunden erlebt haben.
Diese Features lassen sich im Allgemeinen in 5 Gruppen einteilen:
Übersicht
- Tools für computerunterstützte Übersetzung (CAT-Tools)
- Projektmanagement-Tools
- Zusammenarbeit
- Workflowautomatisierung
- Technische Probleme
Welche Übersetzungssoftware brauche ich eigentlich?
Der Begriff „Übersetzungssoftware" ist ziemlich weit gefasst. Wenn du aber ein globales Unternehmen oder Marketing-Team leitest, brauchst du mehr als nur eine einfache Übersetzungssoftware wie Google Translate.
Falls du noch keine Übersetzungssoftware nutzt – hier erfährst du, warum du darüber nachdenken solltest.
Du brauchst ein Programm, das mit deinen wachsenden Projekten mithalten kann, wenn dein Unternehmen in neue Märkte expandiert. Deshalb suchst du wahrscheinlich nach einem Übersetzungsmanagementsystem (TMS).
Diese Art von Übersetzungssoftware vereint drei Hauptfunktionen, die dir helfen, mehrere Projekte reibungsloser zu koordinieren und deine Sprachressourcen langfristig optimal zu nutzen. Das sind CAT (Computerunterstützte Übersetzung), Projektmanagement und Workflowautomatisierung.
Tools für computerunterstützte Übersetzung (CAT-Tools)
CAT (Computerunterstützte Übersetzung) bedeutet einfach, dass Computerhilfen im Übersetzungsprozess eingesetzt werden. Diese Hilfen sind Referenzphrasen und -sätze, die beim Übersetzen eines Textes als Vorschläge eingeblendet werden.
Egal ob du selbst oder jemand aus deinem Team übersetzt – niemand muss sich nur auf reine Gehirnleistung verlassen, um hochwertige Übersetzungen zu liefern. Das spart Zeit und Nerven bei jedem Projekt.
Übersetzungsvorschläge können aus verschiedenen Quellen stammen, zum Beispiel:
1. Translation Memorys
Translation Memorys sind Segmente von Texten, die du schon mal übersetzt und freigegeben hast. Die Software speichert jede Übersetzung automatisch in einer Datenbank und ruft sie ab, sobald du an ähnlichen Inhalten arbeitest.
Im Editor der Software kannst du auf die vorgeschlagenen Übersetzungen klicken, die meist neben den passenden Segmenten angezeigt werden, und sie bei Bedarf anpassen.
Dieses Feature spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass deine Sprache in allen Unternehmensdokumenten konsistent bleibt.
Egal ob du einen Katalog oder eine Präsentation übersetzt – die Markenstimme und spezielle Begriffe müssen immer gleich bleiben. Das klappt nicht, wenn dasselbe in drei verschiedenen Dokumenten unterschiedlich übersetzt wird.
Wenn du mehr wissen willst, schau dir unseren Artikel darüber an, wie Translation Memorys einen produktiveren, nachhaltigeren und skalierbaren Arbeitszyklus ermöglichen (mit vielen Grafiken, falls du darauf stehst).
2. Maschinelle Übersetzungs-Engines
Maschinelle Übersetzungen werden von künstlicher Intelligenz auf Basis bestimmter Algorithmen erstellt, wie in diesem Artikel erklärt. Sie sind zwar nicht immer perfekt, aber sie können dir helfen, sowohl bei einfachen als auch bei komplexen Inhalten schneller voranzukommen.
Sie können ein ganzes Dokument in Sekunden automatisch übersetzen, sodass du zumindest schon mal ein paar Referenzen hast und nicht bei null anfängst.
Bei einfachen Sätzen können maschinelle Übersetzungs-Engines Übersetzungen sogar so genau vorhersagen, dass du sie wortwörtlich übernehmen kannst.
Jedes Übersetzungsmanagementsystem bietet seine eigene Kombination aus maschinellen Übersetzungs-Engines, die meist von Drittanbietern wie Google Translate oder Baidu betrieben werden.
Ein wichtiger Punkt bei der Wahl deiner Übersetzungssoftware ist, ob die integrierten maschinellen Übersetzer die Sprachpaare unterstützen, die du regelmäßig brauchst.
Mehr dazu: Hier erfährst du mehr über die beste maschinelle Übersetzungssoftware auf dem Markt.
Projektmanagement-Tools
Dein Unternehmen zu lokalisieren bedeutet mehr als nur zu übersetzen. Als Teamleiter bist du vielleicht auch dafür zuständig, Aufgaben zu koordinieren, Dokumente und Memos zu verschicken und wichtige Deadlines im Blick zu behalten.
Deinen Workflow zu optimieren heißt in diesem Fall, einen effizienten Mechanismus zum Speichern und Teilen von Informationen zu schaffen.
Ein Übersetzungsmanagementsystem ist im Grunde ein Ökosystem, das alle Prozesse rund um die Lokalisierung unterstützt. Alles, was du brauchst, und alles, was du erledigen musst, kannst du direkt auf der Plattform machen.
Hier sind ein paar Projektmanagement-Features, auf die du bei einem Übersetzungstool achten solltest:
3. Benutzerverwaltung
Wahrscheinlich arbeiten mehrere Leute am selben Projekt – und manchmal sind auch externe Partner dabei, vor allem wenn du Freelancer oder Agenturen für die Übersetzung eines Dokuments engagierst.
Deine Übersetzungssoftware enthält vertrauliche Firmendaten und Sprachressourcen. Deshalb solltest du Nutzerrollen und Berechtigungen vergeben können, damit deine Daten nicht missbraucht werden.
Auf Redokun zum Beispiel haben Übersetzer bei der Arbeit mit der Software als Teil deines Teams Zugriff auf deine Translation Memorys, aber sie können sie nicht herunterladen und weiterverwenden.
Das mag wie ein kleiner Unterschied wirken, aber es hilft dabei, Rollenverteilungen klarer zu kommunizieren und gleichzeitig deine Daten vor Dritten zu schützen.
4. Fortschritts-Tracker
Wenn du mehrere Übersetzungsprojekte mit sich überschneidenden Zeitplänen laufen hast, kann es durch Informationsüberflutung passieren, dass du wichtige Meilensteine und Deadlines aus den Augen verlierst.
Die meisten Übersetzungsmanagementsysteme haben einen Fortschritts-Tracker, damit du den Fortschritt aller Projekte auf einen Blick sehen kannst. Es ist sicher ein grundlegendes Feature, aber essenziell für einen stressfreien Workflow.
Stell dir vor: Statt morgens erst in Planern oder im Google Kalender zu versinken, bleibst du einfach auf dem Laufenden, indem du dich in die Übersetzungssoftware einloggst.
5. Digitales Ablagesystem
Ordner sind einfach viel übersichtlicher als eine endlos lange Liste von Dokumenten.
Wenn du eine Software nutzt, um deine übersetzten Geschäftsdokumente zu speichern, ist es hilfreich, sie mit einem Ablagesystem organisieren zu können, das am besten zu deinem Workflow passt.
Vielleicht möchtest du Dokumente nach Marke, Sprache, Projektjahr oder verantwortlicher Person in Ordnern gruppieren. Ein Ablagesystem in deiner Übersetzungssoftware spart dir Zeit, weil du Dokumente viel einfacher finden und abrufen kannst.
Zusammenarbeit
Lokalisierung ist keine One-Man-Show. Deshalb erleichtern Kollaborations-Features in einer Übersetzungssoftware den Informationsfluss zwischen Teammitgliedern aus verschiedenen Abteilungen oder sogar Regionen.
6. Kollaborative Übersetzung
Vielleicht holst du dir mehrere Leute ins Boot, die an verschiedenen Sprachen für dasselbe Projekt arbeiten, oder du möchtest eine zweite Meinung zu einer Übersetzung einholen. Übersetzungsmanagementsysteme können dafür als Plattform dienen.
Statt mühsam E-Mail-Threads zu erstellen oder Google Docs einzurichten, kannst du Übersetzungen einfach direkt im Übersetzungsprogramm teilen und Bearbeitungen von deinen Kollegen anfordern.
Du brauchst nur die E-Mail-Adressen deiner Kollegen, um sie einzuladen, und schon kann jeder an der Übersetzung mitarbeiten (ohne zusätzliche Software herunterzuladen, wenn du ein cloudbasiertes System nutzt).
Falls du keine Ahnung hast, wo du einen Übersetzer findest – hier ist eine Liste mit über 40 Anlaufstellen, wo du einen finden kannst.
Workflowautomatisierung
Übersetzungssoftware mit Automatisierungs-Features reduziert lästige Handarbeit im Übersetzungsprozess. Sie kann dir helfen, Zeit bei einfachen, aber wiederkehrenden Aufgaben wie Copy and Paste von Informationen zu sparen – genauso wie bei komplexen Aufgaben, etwa eine Übersetzung für die Verteilung vorzubereiten.
Außerdem erfährst du hier, wie du deinen Übersetzungs-Workflow noch weiter verbessern kannst.
7. Übersetzungseditor
Ein Übersetzungseditor ist eine Oberfläche, auf der du dich ganz aufs Übersetzen konzentrieren kannst – mit den wichtigsten Tools direkt zur Hand. Bei cloudbasierter Übersetzungssoftware kann das auch ein Webeditor sein, auf den du überall online zugreifen kannst.
Die meisten Editoren teilen deinen Inhalt in kleinere Segmente auf, die übersetzt werden – so musst du das nicht selbst per Spreadsheet machen.
Manche zeigen sogar eine Vorschau an der Seite, während die Übersetzung läuft, damit der Übersetzer den Kontext versteht und sieht, wo ein Segment auf der Seite erscheint.
Du kannst dir im Übersetzungseditor auch deine sprachlichen Ressourcen wie deine Translation Memories oder Google Translate anzeigen lassen. Du musst nicht zwischen Tabs oder Programmen hin- und herspringen, um die Infos zu finden, die du brauchst – das sorgt dank Automatisierung für einen flüssigeren Übersetzungsprozess.
8. Vorübersetzung
Ein weiteres Automatisierungs-Feature ist die Vorübersetzung, bei der ganze Dokumente automatisch mit deinen Translation Memories, maschineller Übersetzung oder einer anderen Datenbank übersetzt werden, bevor du mit dem Projekt loslegst.
Wenn du ein 20-seitiges Dokument hast, das in Hunderte Segmente für die Übersetzung aufgeteilt wird, geht es viel schneller, das Dokument vorzuübersetzen, damit der Übersetzer direkt loslegen kann.
So verschwendest du keine Zeit mehr mit Copy and Paste von Übersetzungen aus anderen Quellen – Segment für Segment.
9. Dateiformatierung
Eine der größten Herausforderungen bei der Lokalisierung ist es, die Formatierung eines Dokuments nach der Übersetzung beizubehalten. Von fehlenden Schriftarten bis zu Abstandsproblemen – das übersetzte Dokument kann viele Fehler enthalten, die vor der Veröffentlichung noch geprüft und behoben werden müssen.
Deshalb solltest du eine Übersetzungssoftware wählen, die die Formatierung deiner Dateien automatisch beibehält – egal ob es sich um ein einfaches Word-Dokument, ein HTML-Dokument, eine PowerPoint-Präsentation oder sogar eine komplexe InDesign-Datei handelt.
Überleg dir, welche Dateiformate in deinem Unternehmen am häufigsten genutzt werden. Wähle dann ein Übersetzungsprogramm, das automatisiert eine saubere Kopie des übersetzten Dokuments erstellt, die du direkt nach Abschluss der Übersetzung herunterladen kannst.
Technische Probleme
Wenn es um die technischen Aspekte geht, können dir diese Übersetzungssoftware-Features dabei helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
10. Support
Support kann in verschiedenen Formen angeboten werden, um deine Fragen und Unsicherheiten beim Einsatz eines Übersetzungsmanagementsystems zu klären. Es gibt zum Beispiel:
- Live-Chat
- E-Mail-Support
- FAQ und Ressourcenbibliothek
Die Verfügbarkeit dieser Support-Tools zeigt dir, wie einfach du mit dem Dienstleister zusammenarbeiten kannst. Das kann für deinen Arbeitsablauf entscheidend sein, wenn du Probleme mit deiner Software bekommst.
Viele kostenlose Open-Source-Übersetzungsprogramme bieten kaum oder gar keinen Support oder reagieren langsamer auf deine Anfragen. Dein Unternehmen braucht Zugang zu einem reaktionsschnellen Support-Team, weil die Übersetzungssoftware ein fester Bestandteil deines Arbeitsalltags wird.
Deshalb solltest du nicht nur nach einer guten Software suchen – achte auch auf einen guten, zuverlässigen Service, der dazugehört!
Außerdem solltest du eine Übersetzungssoftware wählen, die einfach zu bedienen und zu verstehen ist. So brauchst du weniger Zeit und Aufwand, um dich mit der Oberfläche vertraut zu machen.
11. Datensicherheit
Alle Daten, die du auf einem Computer speicherst – erst recht in einer Übersetzungssoftware – sind Sicherheitsrisiken ausgesetzt.
Wenn du ein Übersetzungsmanagementsystem für den Unternehmenseinsatz suchst, solltest du dir selbstverständlich die Richtlinien und Maßnahmen der Software zur Datensicherheit ansehen – die findest du normalerweise auf einer Seite wie dieser.
Bevor du dich für ein bestimmtes Tool entscheidest, schau dir an, wie deine Unternehmensdaten gespeichert und verschlüsselt werden. Auch wenn keine Software 100%ige Datensicherheit garantieren kann, ist Transparenz immer die beste Strategie.
Wenn du Hilfe bei der Auswahl einer Übersetzungssoftware brauchst, die zu deinen Anforderungen passt – hier ist ein ausführlicher Leitfaden mit allen Fragen, die du dir und deinem Team stellen solltest, bevor du dich entscheidest.
Jetzt, wo wir die 11 wichtigsten Features eines Übersetzungstools vorgestellt haben, kannst du sie mit einer kostenlosen Testphase bei Redokun ausprobieren. Danke fürs Lesen!
Bis zum nächsten Mal,
Shu Ni
