In den letzten zwei Jahren habe ich viel über die Reibung geschrieben, die Übersetzungen ausbremst.
Versteckte Geschwindigkeitsprobleme. Engpässe, die durch den Quellinhalt entstehen. Der Spagat zwischen Schnelligkeit und gleichbleibender Qualität.
Das sind echte Probleme. Aber beim Schreiben darüber ist mir ein Punkt aufgefallen, der wichtig, aber oft unterschätzt wird.
Der Großteil dieser Reibung kommt nicht von schlechten Gewohnheiten oder unklaren Prozessen. Sie kommt von etwas Strukturellem: Übersetzung hat in den meisten Marketingteams kein richtiges Zuhause.
Kein fester Ort. Keine gemeinsame Umgebung. Nur eine lose Sammlung von E-Mail-Threads, geteilten Laufwerken, Tabellen und institutionellem Wissen, das in den Köpfen der Leute steckt.
Wenn ich das Marketingmanagern erzähle, nicken sie oft. Sie erkennen das Problem sofort. Was schwerer zu erkennen ist: Wie viel das Ganze sie eigentlich kostet.
So managen die meisten Teams heute Übersetzungen
Stell dir ein typisches Übersetzungsprojekt bei einem mittelständischen Fertigungsunternehmen vor.
Ein Produktkatalog muss aktualisiert werden. Der Marketingmanager schickt die Dateien per E-Mail an einen Übersetzer oder eine Agentur. Eine Woche später kommen die übersetzten Dateien zurück. Feedback geht per E-Mail hin und her. Jemand aus dem Designteam bekommt die finale Version und baut den Inhalt in InDesign ein. Dann passiert das Ganze nochmal für die nächste Sprache. Und dann nochmal sechs Monate später, wenn der Katalog wieder überarbeitet werden muss.
Bei jedem Schritt geht wichtige Information im Prozess verloren:
- Welche Terminologie wurde letztes Jahr für diesen Markt freigegeben?
- Welche Hinweise zum Tonfall haben wir dem Übersetzer gegeben?
- Welche Version der Datei ist eigentlich die finale?
- Welches Feedback hat der Reviewer hinterlassen und wurde es übernommen?
- Wer ist der richtige Ansprechpartner bei der Agentur und woran arbeitet er oder sie gerade?
Keine dieser Informationen verschwindet absichtlich. Sie hat einfach keinen festen Platz. Deshalb ist sie überall verstreut: in Posteingängen, in Chatverläufen, in jemandes Gedächtnis oder in einer Ordnerstruktur, die vor zwei Jahren noch Sinn gemacht hat.
Das Ergebnis: Jedes Projekt fühlt sich schwieriger an, als es eigentlich sein müsste. Nicht weil die Arbeit selbst schwer ist, sondern weil so viel Zeit darauf geht, den Kontext wiederherzustellen, der eigentlich schon da sein sollte.
Koordination ist der unsichtbare Kostenfaktor
Wenn Marketingteams ihre Übersetzungsausgaben prüfen, schauen sie normalerweise auf die offensichtlichen Posten: Agenturhonorare, Preise pro Wort, Software-Abos, Designstunden.
Was selten berücksichtigt wird, sind die Koordinationskosten.
Jemand muss die Dateien verschicken, dem Übersetzer wegen Updates hinterherlaufen, das Glossar, das schon vor drei Monaten geteilt wurde, nochmal schicken, prüfen, welche Dokumentversion die finale ist, und die nächste Person im Projekt einweisen. Davon taucht nichts auf einer Rechnung auf. Aber all das kostet Zeit. Und der Zeitaufwand summiert sich mit jeder neuen Sprache, jedem neuen Markt, jedem neuen Projekt.
Ich sehe das inzwischen so: Die Tool-Kosten für Übersetzungen, wie Software-Abos, Agenturhonorare und so weiter, sind sichtbar. Die Koordinationskosten sind es selten.
Und weil sie unsichtbar sind, werden sie nie direkt angegangen. Stattdessen wird das von den Leuten aufgefangen, die die Arbeit machen – sie investieren einfach stillschweigend mehr Stunden, als sie eigentlich sollten, und das für Dinge, die keine Übersetzung sind.
Wie „kein Zuhause" in der Praxis wirklich aussieht
Ich will da ganz konkret sein, weil ich glaube, dass man das Problem leicht unterschätzt.
Wenn Übersetzung kein zentrales Zuhause hat, passieren ein paar Dinge immer wieder:
- Institutionelles Wissen geht einfach verloren. Wenn ein Übersetzer geht, eine Agenturbeziehung endet oder ein Teammitglied weiterzieht, dann verschwinden die freigegebene Terminologie, die Tonalitätsentscheidungen, die marktspezifischen Festlegungen… – alles geht mit ihnen. Das nächste Projekt startet wieder bei null – und oft ein bisschen anders als das letzte.
- Das Onboarding dauert immer lange. Einen neuen Übersetzer oder Reviewer ins Projekt zu holen, heißt: Briefing-Calls, weitergeleitete E-Mail-Threads und Dokumente, die hin und her geschickt werden, nur um Kontext zu schaffen, der eigentlich schon an einem Ort sein sollte.
- Wachstum sorgt für Chaos. Eine neue Sprache oder einen neuen Markt hinzuzufügen, bedeutet nicht einfach nur ein bisschen mehr Arbeit. Der Koordinationsaufwand vervielfacht sich dadurch. Mehr Leute, mehr Dateien, mehr Kanäle – und mehr Chancen, dass irgendwas durchrutscht.
- Konsistenz geht still und leise verloren. Ohne ein gemeinsames Zuhause für freigegebene Übersetzungen und Terminologie wird dasselbe Produkt in Deutschland ein bisschen anders beschrieben als in Frankreich. Der gleiche Sicherheitshinweis kommt in deiner Dokumentenbibliothek in drei verschiedenen Varianten vor. Das hat niemand so geplant. Es ist einfach passiert – langsam, über Dutzende von Projekten hinweg.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist der Normalfall für Marketingteams, die Übersetzung ohne einen zentralen Workspace managen.
Warum ich das Wort „Workspace" benutze
Bei Redokun habe ich angefangen, mehr über Übersetzungs-Workspaces zu sprechen, statt über Übersetzungsmanagementsysteme oder Übersetzungs-Workflows. Und dieser Unterschied ist wichtiger, als man denkt.
Ein Prozess, der nur Dateien weiterleitet, behandelt Übersetzung als Transaktion: Dateien gehen hinein und Ergebnisse kommen zurück. Ein Übersetzungsmanagementsystem kann auch gemeinsames Wissen über Translation Memory, Terminologieressourcen und den Projektverlauf bewahren. Der Unterschied liegt zwischen einem transaktionalen Prozess und einem dauerhaften gemeinsamen Arbeitsbereich.
Ein Workspace ist etwas, von dem aus dein Team arbeitet. Da leben die Dokumente, da wird das Glossar gepflegt, da hinterlassen Übersetzer Kommentare und Manager ihre Briefings, da ist die Historie jedes Projekts für alle zugänglich, die sie brauchen. Es ist keine Pipeline. Es ist eine Umgebung.
Der Grund, warum dieser Unterschied wichtig ist: Das Problem der meisten Teams ist keine Pipeline-Frage. Sie bekommen Dateien meistens schon von A nach B. Das Problem ist, dass dazwischen nichts erhalten bleibt. Der Kontext, die Entscheidungen, die freigegebene Sprache… – nichts davon sammelt sich an. Jedes Projekt startet fast wieder bei null.
Ein Workspace löst das Problem. Nicht durch mehr Prozesse, sondern indem die Arbeit einen festen Platz bekommt.
Der kumulierte Wert eines zentralen Workspaces
Was viel zu selten angesprochen wird: Wie sehr der Wert eines Übersetzungs-Workspaces mit der Zeit wächst.
Das erste Projekt, das du durch einen zentralen Workspace laufen lässt, sieht erstmal aus wie jedes andere Projekt. Du übersetzt den Inhalt, prüfst ihn, gibst ihn frei. Der Unterschied: Alles, was du bestätigt hast, bleibt erhalten – jedes Segment, jede Terminologie-Entscheidung, jedes Feedback vom Reviewer.
Das zweite Projekt geht schon etwas schneller, weil ein Teil des Inhalts dem entspricht, was du schon freigegeben hast.
Beim fünften Projekt hast du schon eine wachsende Bibliothek mit freigegebenen Übersetzungen, ein Glossar, das echte Entscheidungen von echten Reviewern widerspiegelt, und ein Team, das nicht jedes Mal wieder von vorne gebrieft werden muss.
Der Aufwand, der die meisten Übersetzungsprojekte ausmacht, wird weniger. Weniger Briefings, weniger Hin-und-her-Schicken, weniger Versionschaos, weniger Inkonsistenzen zum Managen. Nicht schlagartig, aber stetig – Projekt für Projekt.
Das ist der Zinseszinseffekt. Der Workspace wird immer wertvoller, je mehr du ihn nutzt, weil das Gelernte nie verloren geht.
Eine Frage, über die man mal in Ruhe nachdenken sollte
Wenn du die Übersetzungen für dein Team koordinierst, hier eine Frage, über die du mal nachdenken solltest:
„Wenn morgen drei Leute aus deinem Team gehen würden, inklusive der Person, die eure Übersetzungsprojekte koordiniert, wo würde deine Organisation ihr Übersetzungswissen finden?"
Wenn die ehrliche Antwort lautet: „in E-Mails, auf geteilten Laufwerken und in ihren Köpfen“, ist das ein Zeichen dafür, dass Übersetzungen in deiner Organisation keinen festen Platz haben.
Das ist das eigentliche Problem. Die Probleme mit der Geschwindigkeit, die Qualitätsschwankungen, die erneut übersetzten Inhalte, der ganze Koordinationsaufwand – das sind alles nur Symptome.
Der Übersetzung einen zentralen Platz zu geben, löst nicht über Nacht alle Probleme. Aber es sorgt dafür, dass die Ergebnisse und das Wissen aus deiner Arbeit dauerhaft erhalten bleiben und aufeinander aufbauen können – und das verändert den Verlauf jedes weiteren Projekts.
