È lunedì sera. Incontro Alessio dopo il lavoro per saperne di più sulla sua recente esperienza come redattore tecnico.
Io e Alessio ci siamo conosciuti all'inizio del 2017. Si è imbattuto in un post che ho scritto per InDesignSecrets e ha pensato che valesse la pena contattarmi.
"Ho notato che il post era firmato da un nome italiano. Ho fatto una ricerca su Google e ho trovato il tuo profilo LinkedIn. Non eri così lontano quindi ho pensato che valesse la pena fare due chiacchiere."
All'epoca, Alessio aveva difficoltà a gestire una quantità crescente di manuali utente prodotti in molte lingue.
"Stavo letteralmente lottando contro il tempo. Non avevo nemmeno finito un manuale che già avevo diverse altre richieste. Era un casino. E non riuscivo a vedere una via d'uscita! Eppure, la risposta era così semplice!"
Lavorare per Martini Srl come redattore tecnico
Nonostante la crisi economica, l'attività di Martini è cresciuta costantemente negli ultimi due anni. Sono conosciuti per la qualità delle loro soluzioni di packaging, e i loro clienti li raccomandano continuamente ad aziende in tutto il mondo.
Alessio mi racconta che ogni nuovo accordo include molte macchine. Ogni macchina è personalizzata per soddisfare le esigenze del cliente, quindi richiede un manuale utente dedicato. Tutti questi documenti devono essere nella lingua dell'utente.
"Stefano, mi sento molto responsabile per il mio lavoro. Se anche solo una macchina manca del suo manuale utente, l'intero impianto deve fermarsi. Riesci a immaginare cosa significherebbe? I miei documenti devono essere consegnati in tempo!"
Migliora l'uso di InDesign
Essendo un utente avanzato di Photoshop, per Alessio è stato naturale iniziare a usare InDesign.
Ovviamente, ha subito capito l'importanza di migliorare la sua conoscenza dello strumento e si è iscritto a un corso avanzato di InDesign.
"Ho anche iniziato a seguire molti blog, e ho cercato su Google script e consigli che potessero aumentare la mia produttività. InDesign è incredibilmente flessibile e anche molto potente. Basta usarlo nel modo giusto."
Standardizza i documenti
Usare InDesign perfettamente come fa Alessio però non bastava. Il carico di lavoro era troppo per un solo redattore tecnico (che è anche fotografo interno e grafico – ci siamo passati tutti).
"Esternalizzare in realtà non era una vera opzione. Perché poi dovevo occuparmi di guidare il fornitore e spiegargli i prodotti. Sapevo che dovevo o assumere qualcuno o migliorare i documenti."
Alessio mi spiega che le loro macchine hanno una base comune che personalizzano aggiungendo altre parti (le chiamano accessori).
"Quando aggiungiamo un accessorio, ovviamente devo adattare le istruzioni, ma le funzionalità restano le stesse. Quello che cambia di più è il controller. Quindi ho pensato di dividere il documento in due. Uno per la macchina. L'altro per il controller."
Ha poi creato un modello diverso per ogni "prodotto base" e ha introdotto l'uso del testo condizionale.
L'attività ha continuato a crescere
Gli sforzi di Alessio hanno dato subito i loro frutti. Era sempre perfettamente puntuale.
L'attività di Martini continuava a crescere, e con essa anche il numero di manuali utente. Alessio si ritrovava al punto di partenza, anche se aveva reso i suoi documenti perfetti e conosceva InDesign a memoria.
"Facevo straordinari, eppure ero costretto a modificare i documenti già tradotti perché semplicemente non c'era abbastanza tempo. Dovevo mettere note e note a piè di pagina qua e là nei miei documenti per ricordarmi alcune modifiche. Sono sicuro di avere ancora da qualche parte delle note di quel periodo che non ho mai applicato ad altri documenti."
Mi dice che si è reso conto della gravità del problema. Modificare documenti che non capisci può portarti a veri problemi. Sbagliare è facilissimo. Una sola nota o avvertenza può essere molto importante, e dimenticarsene può essere cruciale.
In Italia il produttore è legalmente responsabile di ciò che è scritto nel documento originale – non nella versione tradotta. Quindi, non avere un documento aggiornato in italiano ma solo in altre lingue (come il russo) significava che non aveva il controllo sulle informazioni scritte nel documento.
In un solo ordine, poteva avere versioni diverse degli stessi file. E modifica dopo modifica la complessità con cui aveva a che fare aumentava.
"Era una giungla di documenti!"
Attualmente ci sono più di 3000 macchine prodotte da Martini in funzione in tutto il mondo.
Cercando la soluzione giusta
"Ho capito che potevo migliorare il mio flusso di lavoro e tu sei apparso nel momento giusto. Il tuo post su InDesignSecrets mi ha convinto che potessi avere la risposta ai miei problemi."
Pensava di non conoscere abbastanza bene InDesign e di aver bisogno del mio aiuto per imparare altre funzionalità.
"Pensavo che la funzione Libro di InDesign potesse essere la soluzione. La conoscevo ma all'epoca non l’avevo mai usata, quindi non potevo davvero saperlo. E, ripensandoci, ora mi rendo conto che quella non era la risposta."
Standardizza il flusso di lavoro
Alessio mi dice che sapeva che il suo flusso di lavoro non andava bene, ma non si rendeva conto di quanta differenza potesse fare avere il controllo sulla traduzione dei suoi file.
"Mi fa risparmiare metà del mio tempo! Ora posso concentrarmi sulla qualità dei manuali utente."
Prima di contattarmi, Alessio aveva già fatto tutti i passi che poteva fare da solo. Se hai problemi di tempo, o problemi che ne derivano (come errori e documenti di bassa qualità), dovresti seguire anche tu il suo esempio.
Quello che non poteva fare da solo, purtroppo, era creare un flusso di lavoro efficiente perché non aveva gli strumenti per farlo.
Dice di aver capito che doveva lavorare sulla versione italiana dei suoi documenti e assicurarsi che tutti i contenuti fossero subito condivisi con le altre versioni tradotte, ma non sapeva come farlo in modo efficiente.
“Redokun mi rende la vita molto più semplice. Fa quello che deve fare. Non richiede manutenzione. Ti aiuta passo dopo passo. E più lo usi – più ti aiuta!”
Alessio non voleva assumere qualcun altro o esternalizzare la produzione dei documenti di Martini. Gli serviva uno strumento molto semplice che permettesse di creare facilmente il file tradotto aggiornato, senza cambiare il suo flusso di lavoro.
“Redokun mi permette di convertire i miei documenti InDesign da una lingua all’altra in un attimo. A volte non devo nemmeno passare alla traduzione perché il testo tradotto è già salvato in Redokun.”
Risultati
Alessio dice che Redokun è davvero facile da imparare. Gli sono bastati un paio di giorni per imparare lo strumento e altrettanti per essere completamente operativo.
Dopo questi primi 3 mesi, è riuscito a:
- dimezzare il tempo speso per far tradurre i documenti (Ha reinvestito questo tempo per migliorare la qualità dei documenti)
- ridurre notevolmente le spese di traduzione
- ridurre il tempo dedicato ad aggiornamenti e revisioni
“Ogni volta che un redattore tecnico menziona un problema legato alla traduzione di un documento, suggerisco subito di provare Redokun.”
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