È una sera di lunedì. Incontro Alessio dopo il lavoro per scoprire di più sulla sua recente esperienza come scrittore tecnico.
Alessio ed io ci siamo conosciuti all'inizio del 2017. Ha trovato un post che avevo scritto per InDesignSecrets e ha pensato che valesse la pena mettersi in contatto.
“Ho notato che il post era firmato da un nome italiano. Ho fatto una ricerca su Google e ho trovato il tuo profilo LinkedIn. Non eri così lontano, quindi ho pensato che fosse utile fare due chiacchiere.”
A quel tempo, Alessio aveva problemi con la gestione di un numero crescente di manuali utente prodotti in molte lingue.
“Stavo letteralmente combattendo con il tempo. Non avevo nemmeno finito un manuale che avevo già diverse altre richieste. Era un disastro. E non riuscivo a vedere una via d'uscita! Eppure, la risposta era così semplice!”
Lavorare per Martini SRL come scrittore tecnico
Nonostante la crisi economica, il business di Martini è cresciuto costantemente negli ultimi anni. Sono noti per la qualità delle loro soluzioni di imballaggio e i loro clienti li raccomandano costantemente a imprese in tutto il mondo.
Alessio mi racconta che ogni nuovo affare comprende molte macchine. Ogni macchina è personalizzata per soddisfare le esigenze del cliente e richiede un manuale utente dedicato. Tutti questi documenti devono essere nella lingua dell'utente.
“Stefano, mi sento molto responsabile per il mio lavoro. Se una singola macchina manca del suo manuale utente, l'intero impianto deve fermarsi. Puoi immaginare cosa significherebbe? I miei documenti devono essere consegnati in tempo!”
Migliorare l'uso di InDesign
Essendo un utente avanzato di Photoshop, per Alessio è stato naturale iniziare a utilizzare InDesign.
Ovviamente, ha subito riconosciuto l'importanza di migliorare la sua conoscenza dello strumento e si è iscritto a un corso avanzato di InDesign.
“Ho anche iniziato a seguire molti blog e a cercare script e suggerimenti che potessero aumentare la mia produttività. InDesign è incredibilmente flessibile e potente. Basta saperlo usare nel modo giusto.”
Standardizzare i documenti
Utilizzare InDesign alla perfezione come fa Alessio non era però sufficiente. Il carico di lavoro era troppo per un singolo scrittore tecnico (che è anche fotografo e graphic designer interno – lo sappiamo tutti).
“Esternalizzare non era realmente una scelta. Perché avrei dovuto occuparmi di guidare il fornitore e spiegare loro i prodotti. Sapevo che dovevo o assumere qualcuno o migliorare i documenti.”
Alessio mi spiega che le loro macchine hanno una base comune che personalizzano aggiungendo altre parti (le chiamano accessori).
“Quando aggiungiamo un accessorio, naturalmente, devo adattare le istruzioni, ma le funzionalità rimangono le stesse. Quello che cambia di più è il controller. Così ho pensato di dividere il documento in due: uno per la macchina e l’altro per il controller.”
Ha poi creato un template diverso per ogni “prodotto base” e ha introdotto l’uso del testo condizionale.
Il business continuava a crescere
Gli sforzi di Alessio hanno dato risultati immediati. Era sempre perfettamente puntuale.
Tuttavia, il business di Martini continuava a crescere, e con esso anche il numero di manuali utente. Alessio si è ritrovato di nuovo al punto di partenza, nonostante avesse reso i suoi documenti perfetti e conoscesse InDesign a menadito.
“Lavoravo ore extra eppure, ero costretto a modificare i documenti già tradotti perché semplicemente non c’era abbastanza tempo. Dovevo mettere note e note a piè di pagina qua e là nei miei documenti per ricordarmi alcune modifiche. Sono sicuro di avere alcune note da quel periodo che non ho applicato ad altri documenti.
Mi racconta che ha realizzato la gravità del problema. Modificare documenti che non comprendi può portare a veri e propri problemi. Fare errori è estremamente facile. Una singola nota o avviso potrebbe essere molto importante e dimenticarlo potrebbe essere cruciale.
In Italia il produttore è legalmente responsabile di quanto scritto nel documento originale, non nella versione tradotta. Quindi, non avere un documento aggiornato in italiano ma in altre lingue (come il russo) significava che non aveva controllo sulle informazioni scritte nel documento.
In un singolo ordine, poteva avere diverse versioni degli stessi file. E modifica dopo modifica, la complessità con cui si confrontava aumentava.
“Era una giungla di documenti!”
Attualmente ci sono più di 3000 macchine in funzione in tutto il mondo prodotte da Martini.
Cercando la soluzione giusta
“Ho capito che potevo migliorare il mio flusso di lavoro e tu sei apparso nel mio radar al momento giusto. Il tuo post su InDesignSecrets mi ha convinto che potresti avere la risposta ai miei problemi.
Pensavo di non sapere abbastanza su InDesign e che avessi bisogno del mio aiuto per imparare altre funzionalità.
“Pensavo che i libri su InDesign potessero essere la soluzione. Ne sapevo qualcosa, ma a quel tempo non li avevo mai utilizzati, quindi non potevo dirlo con certezza. E, pensando a posteriori, mi rendo conto ora che quella non era la risposta.”
Standardizzare il flusso di lavoro
Alessio mi racconta che sapeva che il suo flusso di lavoro non era ottimale, ma non si rendeva conto di quanto potesse fare la differenza avere il controllo sulla traduzione dei suoi file.
“Risparmio metà del mio tempo! Ora posso concentrarmi sulla qualità dei manuali utente.”
Prima di contattarmi, Alessio aveva già intrapreso tutti i passi che poteva fare da solo. Se hai problemi di tempo o problemi collaterali (come errori e documenti di bassa qualità), dovresti seguire i suoi stessi passi.
Ciò che non poteva fare da solo, sfortunatamente, era creare un flusso di lavoro efficiente perché non aveva gli strumenti per farlo.
Dice di aver capito che doveva lavorare sulla versione italiana dei suoi documenti e assicurarsi che tutto il contenuto fosse immediatamente condiviso con le altre versioni tradotte, ma non sapeva come farlo in modo efficiente.
“Redokun semplifica molto la mia vita. Fa ciò che deve fare. Non richiede manutenzione. Ti guida passo dopo passo. E più lo usi – più ti aiuta!”
Alessio non voleva assumere qualcun altro o esternalizzare la produzione dei documenti di Martini. Aveva bisogno di uno strumento molto semplice che permettesse la creazione rapida del file tradotto aggiornato, senza cambiare il suo flusso di lavoro.
“Redokun mi permette di convertire i miei documenti InDesign da una lingua all’altra così rapidamente. A volte non devo nemmeno andare in traduzione perché il testo tradotto è già salvato in Redokun.”
I Risultati
Alessio dice che Redokun è molto facile da imparare. Gli sono bastati solo un paio di giorni per apprendere lo strumento e qualche giorno in più per essere completamente operativo.
Dopo questi primi 3 mesi, è riuscito a:
- ridurre della metà il tempo necessario per ottenere i documenti tradotti (ha reinvestito questo tempo per aumentare la qualità dei documenti)
- ridurre significativamente le spese per la traduzione
- diminuire il tempo speso per aggiornamenti e revisioni
“Ogni volta che un tecnico menziona un problema legato alla traduzione di un documento, suggerisco immediatamente di provare Redokun.”
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