Nous sommes un lundi soir. Je rencontre Alessio après le travail pour en savoir plus sur son expérience récente en tant que rédacteur technique.
Alessio et moi nous sommes rencontrés au début de l'année 2017. Il est tombé sur un post que j'ai écrit pour InDesignSecrets et il a pensé que ça valait le coup de me contacter.
« J'ai remarqué que le post était signé d'un nom italien. J'ai cherché sur Google et j'ai trouvé ton profil LinkedIn. Tu n'étais pas très loin, alors j'ai pensé que cela valait la peine de discuter. »
À cette époque, Alessio avait des difficultés à gérer un nombre croissant de manuels d'utilisation produits en de nombreuses langues.
« Je me battais littéralement contre le temps. Je n'avais même pas terminé un manuel que j'avais déjà plusieurs autres demandes. C'était le bazar. Et je ne voyais pas comment m'en sortir ! Et pourtant, la réponse était tellement simple ! »
Travailler pour Martini Srl en tant que rédacteur technique
Malgré la crise économique, l'activité de Martini a connu une croissance régulière ces dernières années. Ils sont reconnus pour la qualité de leurs solutions d'emballage et leurs clients les recommandent constamment aux entreprises du monde entier.
Alessio me dit que chaque nouveau contrat comprend de nombreuses machines. Chaque machine est personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques du client et nécessite donc un manuel d'utilisation particulier. Tous ces documents doivent être rédigés dans la langue de l'utilisateur.
« Stefano, je me sens très responsable de mon travail. Si le manuel d'utilisation d'une seule machine est manquant, c'est toute l'usine qui doit s'arrêter. Tu peux imaginer ce que cela signifie ? Mes documents doivent être livrés à temps ! »
Améliorer l'utilisation d'InDesign
En tant qu'utilisateur avancé de Photoshop, c'est tout naturellement qu'Alessio a commencé à utiliser InDesign.
Bien entendu, il a immédiatement compris l'importance d'améliorer sa connaissance de l'outil et s'est inscrit à un cours avancé sur InDesign.
« J'ai également commencé à suivre de nombreux blogs et à chercher sur Google des scripts et des astuces qui pouvaient améliorer ma productivité. InDesign est incroyablement flexible et aussi très puissant. Il suffit de bien l'utiliser. »
Standardiser les documents
Maîtriser parfaitement InDesign, comme le fait Alessio, ne suffisait cependant pas. La charge de travail était trop importante pour un seul rédacteur technique (également photographe interne et graphiste – nous sommes tous passés par là).
« Externaliser n'était pas vraiment une option. Car il me fallait alors guider le prestataire et lui expliquer les produits. Je savais que je devais soit embaucher quelqu'un, soit améliorer les documents. »
Alessio m'explique que leurs machines ont une base commune qu'ils personnalisent en y ajoutant d'autres pièces (qu'ils appellent des accessoires).
« Lorsque nous ajoutons un accessoire, je dois bien sûr adapter les instructions, mais les fonctionnalités sont toujours là. Ce qui change le plus, c'est le contrôleur. J'ai donc pensé à diviser le document en deux. Un pour la machine. L'autre pour le contrôleur. »
Il a ensuite créé un modèle différent pour chaque « produit de base » et a introduit l'utilisation du texte conditionnel.
L'entreprise a continué à croître
Les efforts d'Alessio ont immédiatement porté leurs fruits. Il était toujours parfaitement dans les délais.
Cependant, l'activité de Martini ne cessant de croître, le nombre de manuels d'utilisation s'est accru lui aussi. Alessio s'est retrouvé à la case départ alors qu'il avait rendu ses documents parfaits et qu'il connaissait InDesign par cœur.
« Je faisais des heures sup et pourtant, j'étais obligé de modifier les documents déjà traduits parce qu'il n'y avait tout simplement pas assez de temps. J'ai dû placer des notes et des notes de bas de page un peu partout dans mes documents pour me rappeler certaines modifications. Je suis sûr qu'il me reste quelque part des notes de cette époque que je n'ai pas appliquées aux autres documents. »
Il me dit avoir pris conscience de la gravité du problème. Modifier des documents que l'on ne comprend pas peut avoir de sérieuses conséquences. Il est extrêmement facile de faire des erreurs. Une simple note ou un seul avertissement peut être très important et l'oublier peut être crucial.
En Italie, le constructeur est légalement responsable de ce qui est écrit dans le document original – et non dans la version traduite. Donc, ne pas avoir un document à jour en italien mais dans d'autres langues (comme le russe) signifiait qu'il n'avait pas la main sur les informations écrites dans le document.
Dans une même commande, il pouvait se retrouver avec différentes versions des mêmes fichiers. Et mise à jour après mise à jour, la complexité à laquelle il était confronté augmentait.
« C'était une véritable jungle de documents ! »
Aujourd'hui, plus de 3 000 machines produites par Martini sont en service à travers le monde.
À la recherche de la bonne solution
« J'ai compris que je pouvais améliorer mon workflow et tu es apparu pile au bon moment. Ton post sur InDesignSecrets m'a convaincu que tu pouvais avoir la solution à mes galères. »
Il pensait qu'il ne connaissait pas suffisamment InDesign et qu'il avait besoin de mon aide pour découvrir d'autres fonctionnalités.
« J'ai pensé que les livres InDesign pourraient être la solution. Je les connaissais mais à l'époque, je ne les avais jamais utilisés, donc je ne pouvais pas vraiment savoir. Et, en y réfléchissant, je me rends compte maintenant que ce n'était pas la bonne solution. »
Standardiser le workflow
Alessio me dit qu'il savait que son workflow n'était pas au point, mais qu'il n'avait pas mesuré à quel point avoir le contrôle sur la traduction de ses fichiers pouvait faire la différence.
« Ça me fait gagner la moitié de mon temps ! Maintenant je peux me concentrer sur la qualité des manuels d'utilisation. »
Avant de me contacter, Alessio avait déjà fait tout ce qu'il pouvait faire seul. Si tu manques de temps ou que tu en subis les conséquences (erreurs, documents de mauvaise qualité), tu devrais suivre son exemple.
Ce qu'il ne pouvait pas faire tout seul, malheureusement, c'était créer un workflow efficace parce qu'il n'avait pas les outils pour ça.
Il dit qu'il a compris qu'il devait travailler sur la version italienne de ses documents et s'assurer que tout le contenu était partagé tout de suite avec les autres versions traduites, mais il ne savait pas comment s'y prendre efficacement.
« Redokun me simplifie grandement la vie. Il fait ce qu'il a à faire. Il ne nécessite aucun entretien. Il t'accompagne étape par étape. Et plus tu l'utilises, plus il t'aide ! »
Alessio ne voulait pas embaucher quelqu'un d'autre ni sous-traiter la production des documents de Martini. Il avait besoin d'un outil très simple qui lui permette de créer facilement un fichier traduit mis à jour, sans modifier son workflow.
« Redokun me permet de convertir mes documents InDesign d'une langue à une autre très rapidement. Parfois, je n'ai même pas besoin d'aller jusqu'à la traduction car le texte traduit est déjà enregistré dans Redokun. »
Les résultats
Alessio affirme qu'apprendre à se servir de Redokun est très facile. Il ne lui a fallu que quelques jours pour prendre l'outil en main, et quelques-uns de plus pour être complètement opérationnel.
Après ces 3 premiers mois, il a pu :
- réduire de moitié le temps consacré à la traduction des documents (il a réinvesti ce temps dans l'amélioration de la qualité des documents)
- réduire considérablement ses frais de traduction
- réduire le temps consacré aux mises à jour et aux révisions
« Chaque fois qu'un rédacteur technique mentionne un problème lié à la traduction d'un document, je lui suggère immédiatement d'essayer Redokun. »
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