Nous sommes un lundi soir. Je rencontre Alessio après le travail pour en savoir plus sur son expérience récente en tant que rédacteur technique.
Alessio et moi nous sommes rencontrés au début de l'année 2017. Il était tombé sur un article que j'avais écrit pour InDesignSecrets et avait pensé que cela valait la peine d'entrer en contact.
« J’ai remarqué que le message était signé par un nom italien. Je l'ai cherché sur Google et je suis tombé sur ton profil LinkedIn. Tu n'étais pas très loin, alors j'ai pensé que cela valait la peine de discuter. »
À cette époque, Alessio avait des difficultés à gérer un nombre croissant de manuels d'utilisation produits dans de nombreuses langues.
« Je me battais littéralement contre le temps. Je n'avais même pas terminé un manuel que j'avais déjà plusieurs autres demandes. C'était le bazar. Et je ne voyais pas comment m'en sortir ! Et pourtant, la réponse était très simple !»
Travailler pour Martini Srl en tant que rédacteur technique
algré la crise économique, l’activité de Martini a connu une croissance constante ces dernières années. Ils sont reconnus pour la qualité de leurs solutions d’emballage et leurs clients les recommandent constamment aux entreprises du monde entier.
Alessio me dit que chaque nouveau contrat implique de nombreuses machines. Chaque machine est personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques du client et nécessite donc un manuel d'utilisation particulier. Tous ces documents doivent être délivrés dans la langue de l'utilisateur.
“Stefano, je me sens responsable du travail que je délivre. Si le manuel d'utilisation d'une seule machine est manquant, c'est toute l'usine qui doit s'arrêter. Tu peux imaginer ce que cela signifie ? Mes documents doivent être livrés à temps ! »
Améliorer l'utilisation d'InDesign
En tant qu'utilisateur avancé de Photoshop, c'est tout naturellement qu'Alessio a commencé à utiliser InDesign.
Bien entendu, il a immédiatement compris l'importance d'améliorer sa connaissance de l'outil et s'est inscrit à un cours avancé sur InDesign.
« J’ai également commencé à suivre de nombreux blogs et à rechercher sur Google des scripts et des conseils susceptibles d’augmenter ma productivité. InDesign est incroyablement flexible et également très puissant. Il faut juste l’utiliser correctement. »
Standardiser les documents
Avoir une utilisation parfaite d'InDesign comme celle d'Alessio n'était cependant pas suffisant. La charge de travail était trop importante pour un seul rédacteur technique (également photographe interne et graphiste – nous sommes tous passés par là).
« Externaliser n’était pas vraiment une option. Car il me fallait alors guider le prestataire et de lui expliquer les produits. Je savais que je devais soit embaucher quelqu’un, soit améliorer les documents. »
Alessio m'explique que leurs machines ont une base commune qu'ils personnalisent en y ajoutant d'autres pièces (qu'ils appellent des accessoires).
« Lorsque nous ajoutons un accessoire, je dois bien sûr adapter les instructions, mais les fonctionnalités sont toujours présentes. Ce qui change le plus, c'est le contrôleur. J'ai donc pensé à diviser le document en deux. Un pour la machine. L'autre pour le contrôleur. »
Il a ensuite créé un modèle différent pour chaque « produit de base » et a introduit l’utilisation du texte conditionnel.
L'entreprise a continué à croître
Les efforts d’Alessio ont immédiatement porté leurs fruits. Il était toujours parfaitement dans les délais.
Cependant, l'activité de Martini ne cessant de croître, le nombre de manuels d'utilisation s'est accru lui aussi. Alessio s'est retrouvé à la case départ alors qu'il avait rendu ses documents parfaits et qu'il connaissait InDesign par cœur.
« Je faisais des heures supplémentaires et pourtant, j'étais obligé de modifier moi-même les documents déjà traduits car les délais étaient trop courts. J'ai dû placer des notes et des notes de bas de page ici et là parmi mes documents pour me rappeler certaines modifications. Je suis sûr d’avoir des notes quelque part de cette époque que je n’ai pas appliquées à d’autres documents. »
Il m'a dit qu'il se rendait bien compte de l'ampleur du problème. Modifier des documents que l'on ne comprend pas peut avoir de sérieuses conséquences. Il est extrêmement facile de faire des erreurs. Une simple note ou un seul avertissement peut être très important et l’oublier peut être crucial.
En Italie, le constructeur est légalement responsable de ce qui est écrit dans le document original – et non dans la version traduite. Ainsi, ne pas avoir de document mis à jour en italien mais dans d’autres langues (comme le russe) signifiait qu' il n'avait aucun contrôle sur les informations écrites dans le document.
Dans une même commande, il pourrait avoir différentes versions des mêmes fichiers. Et mise à jour après mise à jour, la complexité à laquelle il était confronté augmentait.
« C'était une véritable jungle de documents ! »
Actuellement, il existe plus de 3 000 machines opérationnelles produites par Martini dans le monde.
À la recherche de la bonne solution
« J'ai compris que je pouvais améliorer mon workflow et tu es apparu sur mon radar au bon moment. Ton article sur InDesignSecrets m'a convaincu que tu pourrais avoir la réponse à mes problèmes. »
Il pensait qu'il ne connaissait pas suffisamment InDesign et qu'il avait besoin de mon aide pour découvrir d'autres fonctionnalités.
« J’ai pensé que les livres sur InDesign pourraient être la solution. Je les connaissais mais à l'époque, je ne les avais jamais utilisés, donc je ne pouvais pas vraiment dire. Et, en y réfléchissant, je réalise maintenant que ce n’était pas la bonne solution. »
Standardiser le workflow
Alessio me dit qu'il savait que son flux de travail n'était pas correct, mais qu'il n'avait pas réalisé à quel point avoir le contrôle sur la traduction de ses fichiers pouvait faire la différence.
« Ces tâches me prennent 50 % de moins que précédemment ! Maintenant, je peux me concentrer sur la qualité des manuels d’utilisation. »
Avant de me contacter, Alessio a déjà entrepris toutes les démarches qu'il pouvait faire seul. Si tu rencontres des problèmes de temps ou des problèmes corollaires à tes problèmes de temps (comme des erreurs et des documents de mauvaise qualité), tu devrais suivre ses pas.
Ce qu’il ne pouvait pas réaliser tout seul, malheureusement, c’était créer un workflow efficace car il n'avait pas les outils pour le faire.
Il dit avoir compris qu'il devait travailler sur la version italienne de ses documents et s'assurer que tout le contenu était immédiatement partagé avec les autres versions traduites, mais il ne savait pas comment le faire efficacement.
« Redokun me simplifie grandement la vie. Il fait ce qu'il a à faire. Il ne nécessite aucun entretien. Il t'accompagne étape par étape. Et plus tu l’utilises, plus il t'aide ! »
Alessio ne voulait pas embaucher quelqu'un d'autre ni sous-traiter la production des documents de Martini. Il avait besoin d’un outil très simple qui lui permette de créer facilement un fichier traduit mis à jour, sans modifier son workflow.
« Redokun me permet de convertir mes documents InDesign d'une langue à une autre très rapidement. Parfois, je n'ai même pas besoin d'aller jusqu'à la traduction car le texte traduit est déjà enregistré dans Redokun. »
Les résultats
Alessio affirme qu'apprendre à se servir de Redokun est très facile. Il ne lui a fallu que quelques jours pour comprendre l'outil et quelques jours de plus pour être complètement opérationnel.
Après 3 mois d'utilisation, il a pu :
- réduire de moitié le temps consacré à la traduction des documents (il a réinvesti ce temps dans l'amélioration de la qualité des documents)
- réduire considérablement ses frais de traduction
- réduire le temps consacré aux mises à jour et aux révisions
« Chaque fois qu'un rédacteur technique mentionne un problème lié à la traduction d'un document, je lui suggère immédiatement d'essayer Redokun. »
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