Es war Montagabend. Ich traf mich nach der Arbeit mit Alessio, um mehr über seine jüngsten Erfahrungen als technischer Texter zu hören.
Alessio und ich hatten uns Anfang 2017 kennengelernt. Er war zufällig auf einen Beitrag gestoßen, den ich für InDesignSecrets geschrieben hatte, und fand, dass es sich lohnte, Kontakt aufzunehmen.
„Mir war der italienische Name des Autors aufgefallen. Ich habe ihn gegoogelt und dein LinkedIn-Profil gefunden. Du warst ja nicht so weit weg, also dachte ich, wir könnten uns mal unterhalten.“
Damals hatte Alessio Schwierigkeiten damit, die wachsende Zahl an Benutzerhandbüchern in zahlreichen Sprachen zu bewältigen.
„Es war echt ein Wettlauf mit der Zeit. Ich hatte noch nicht mal ein Handbuch fertig, bevor schon wieder die nächsten Anfragen auf meinem Tisch landeten. Das reinste Chaos. Und ich wusste einfach nicht mehr weiter! Und trotzdem, die Antwort war so einfach!“
Technischer Texter bei Martini Srl
Trotz der Wirtschaftskrise ist das Geschäft von Martini in den letzten Jahren stetig gewachsen. Sie sind für die Qualität ihrer Verpackungslösungen bekannt, und ihre Kunden empfehlen sie ständig an Unternehmen auf der ganzen Welt weiter.
Alessio erzählte mir, dass jedes neue Geschäft viele Maschinen umfasst. Jede Maschine ist speziell an die Anforderungen des Kunden angepasst, sodass auch das Handbuch eigens angefertigt werden muss. Außerdem müssen alle Unterlagen in der Sprache der Benutzer:innen verfasst sein.
„Stefano, ich trage eine große Verantwortung bei meiner Arbeit. Wenn für eine einzige Maschine das Handbuch fehlt, dann legt das den gesamten Betrieb still. Kannst du dir vorstellen, was das bedeuten würde? Die Unterlagen müssen einfach pünktlich fertig sein!“
InDesign besser nutzen
Als fortgeschrittener Photoshop-Nutzer lag es für Alessio nahe, auch mit InDesign zu arbeiten.
Natürlich erkannte er schnell, wie wichtig es war, sein Wissen über das Tool zu vertiefen, und meldete sich für einen InDesign-Kurs für Fortgeschrittene an.
„Ich fing auch an, viele Blogs zu lesen, und googelte nach Skripten und Tipps, um produktiver zu werden. InDesign ist total flexibel und kann echt was. Man muss es einfach richtig einsetzen.“
Dokumente standardisieren
Auch wenn Alessio InDesign perfekt beherrschte, reichte es einfach nicht. Das Arbeitspensum war zu hoch für einen einzigen technischen Texter (der sich intern auch noch um Fotos und das grafische Design kümmerte … ein Klassiker).
„Outsourcing war eigentlich keine Option. Denn dann hätte ich den Dienstleister anleiten und ihm die Produkte erklären müssen. Mir war klar: Ich musste entweder jemanden einstellen oder die Dokumente verbessern.“
Alessio erklärte mir, dass ihre Maschinen auf einer gemeinsamen Basis aufbauen, die sie durch zusätzliche Teile personalisieren – sogenannte Zubehörteile.
„Wenn wir eine Zusatzkomponente hinzufügen, muss ich natürlich die Anweisungen anpassen, aber die Funktionen bleiben bestehen. Am meisten ändert sich die Steuerungstechnik. Also habe ich mir überlegt, das Dokument in zwei Teile zu gliedern: einen für die Maschine und einen für die Steuerungstechnik."
Dann erstellte er für jedes „Basisprodukt" eine eigene Vorlage und führte bedingten Text ein.
Das Unternehmen wuchs weiter
Alessios Bemühungen machten sich direkt bezahlt. Er lieferte stets pünktlich ab.
Doch Martini wuchs weiter und damit auch die Anzahl der Handbücher. So stand Alessio wieder ganz am Anfang – obwohl er seine Dokumente perfekt aufbereitet hatte und InDesign in- und auswendig kannte.
„Ich habe Überstunden gemacht, und trotzdem musste ich die bereits übersetzten Dokumente bearbeiten, weil die Zeit einfach nicht gereicht hat. Ich musste hier und dort in meinen Dokumenten Notizen und Fußnoten einfügen, um mich an bestimmte Änderungen zu erinnern. Ich bin mir sicher, dass irgendwo noch Notizen aus der Zeit liegen, die ich nicht in die anderen Dokumente übertragen habe."
Er erzählte mir, dass ihm bewusst wurde, wie schwerwiegend das Problem war. Dokumente zu bearbeiten, die man nicht versteht, kann zu echten Problemen führen. Fehler passieren dabei extrem leicht. Eine einzige Notiz oder Warnung kann sehr wichtig sein. Wenn sie vergessen wird, kann das gravierende Folgen haben.
In Italien haftet der Hersteller für den Inhalt des Originaldokuments – nicht für die übersetzte Fassung. Wenn das Dokument nicht auf Italienisch, sondern nur in anderen Sprachen (wie Russisch) aktuell war, bedeutete das, dass er keine Kontrolle über die Informationen im Dokument hatte.
Bei einer einzigen Bestellung konnte es verschiedene Versionen derselben Dateien geben. Und mit jeder Überarbeitung nahm die Komplexität zu.
„Das war einfach das reinste Dokumentenchaos!"
Aktuell sind weltweit mehr als 3 000 von Martini hergestellte Maschinen in Betrieb.
Der Weg zur richtigen Lösung
„Mir wurde klar, dass ich meinen Workflow verbessern konnte, und du bist genau zum richtigen Zeitpunkt auf meinem Radar aufgetaucht. Dein Beitrag auf InDesignSecrets hat mich überzeugt, dass du vielleicht die Lösung für meine Probleme hast."
Er glaubte, sein Wissen in Sachen InDesign wäre noch ausbaufähig, und brauchte meine Hilfe, um andere Features kennenzulernen.
„Ich dachte, dass InDesign-Bücher die Lösung sein könnten. Ich kannte sie zwar, hatte sie aber noch nie benutzt und konnte es deshalb nicht wirklich einschätzen. Und wenn ich jetzt darüber nachdenke, wird mir klar, dass das nicht die Lösung gewesen wäre."
Ein standardisierter Workflow
Alessio war sich darüber im Klaren, dass sein Workflow nicht gut lief, wusste aber nicht, welchen Unterschied es machen könnte, die Kontrolle über die Übersetzung seiner Dateien zu haben.
„Es spart mir die Hälfte meiner Zeit! Jetzt kann ich mich auf die Qualität der Benutzerhandbücher konzentrieren."
Bevor er mich kontaktierte, hatte Alessio bereits alles getan, was er alleine tun konnte. Wenn auch du unter Zeitdruck stehst oder mit den Nebenwirkungen davon kämpfst (wie Fehler und qualitativ schwache Dokumente), solltest du es ihm gleichtun.
Was er alleine leider nicht machen konnte, war, einen effizienten Workflow zu erstellen, weil ihm die passenden Tools dafür fehlten.
Er sagt, ihm war klar, dass er in der italienischen Version seiner Dokumente arbeiten und dafür sorgen musste, dass alle Inhalte sofort in die anderen Sprachversionen übernommen werden – aber er wusste nicht, wie er das effizient umsetzen sollte.
„Redokun macht mein Leben viel einfacher. Es tut, was es soll. Es braucht keine Wartung. Es unterstützt dich Schritt für Schritt. Und je mehr du es nutzt, desto mehr hilft es dir!“
Alessio wollte weder jemanden einstellen noch die Erstellung der Martini-Dokumente auslagern. Er brauchte ein ganz einfaches Tool, mit dem er aktualisierte Übersetzungsdateien unkompliziert erstellen konnte, ohne seinen Workflow ändern zu müssen.
„Mit Redokun kann ich meine InDesign-Dokumente so schnell von einer Sprache in eine andere übertragen. Manchmal muss ich gar nicht erst übersetzen, weil der übersetzte Text bereits in Redokun gespeichert ist.“
Ergebnisse
Laut Alessio ist Redokun sehr leicht zu erlernen. Er brauchte nur ein paar Tage, um das Tool zu erlernen, und nach ein paar weiteren Tagen war er komplett startklar.
Nach den ersten drei Monaten konnte er:
- die Übersetzungszeit halbieren (die gewonnene Zeit investierte er in bessere Dokumentenqualität)
- die Übersetzungskosten deutlich senken
- den Zeitaufwand für Aktualisierungen und Korrekturen verringern
„Immer wenn ein technischer Redakteur Probleme bei der Dokumentübersetzung erwähnt, empfehle ich sofort, Redokun auszuprobieren.“
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