Cos'è un software per la gestione delle traduzioni?
Un software di gestione di traduzioni, o translation management system (TMS), è una piattaforma che le persone utilizzano per gestire e automatizzare il loro flusso di lavoro di localizzazione. Offre una spinta significativa ai tuoi progetti multilingue rendendo i dati di traduzione più accessibili e immediati.
Ricorda che non esiste un unico strumento di traduzione che soddisfi tutti i tipi di esigenze, ma quello giusto può velocizzare le cose per te. Per questo motivo, ci sono 3 aspetti da considerare prima di trovarne uno adatto alle tue esigenze.
Prima di scegliere un software per la gestione delle traduzioni...
1. Definire gli obiettivi aziendali
Elencando i tuoi obiettivi aziendali, sarai in grado di restringere il campo dei software di gestione delle traduzioni in base alle caratteristiche di cui hai bisogno. Date un'occhiata a a questo filtro che abbiamo creato qui e che fa proprio questo!
Se sei un traduttore che vuole lavorare in modo più produttivo sui progetti dei tuoi clienti abituali, un semplice strumento di traduzione assistita, o CAT tool, potrebbe fare al caso tuo.
Se gestisci un'azienda globale di qualsiasi dimensione, potresti dare un'occhiata al tuo attuale flusso di lavoro e identificare le aree che potrebbero rallentarti. Meglio ancora se coinvolgi i tuoi colleghi o partner per avere una prospettiva più completa!
Ecco alcuni esempi di ciò che altre persone cercano di migliorare nel loro flusso di lavoro utilizzando un TMS:
- Automatizzare la maggior parte dei processi di localizzazione
- Dedicare meno tempo a pratiche ripetitive
- Trascorri meno tempo a cercare dati relativi alla traduzione (ad es. frasi comuni, glossari).
- Creare traduzioni di qualità migliore senza sforare il budget
- Ridurre le comunicazioni via e-mail, collaborando direttamente sulla piattaforma di traduzione
- Semplifica l'aggiornamento dei documenti già in fase di traduzione ma che necessitano di revisioni.
- Creare un hub interno di contenuti per la traduzione che sia riutilizzabile e scalabile in base alla crescita dell'azienda
- Completare più velocemente progetti complessi
Questi esempi possono non essere validi per tutti, ma l'idea generale rimane la stessa: capire quali sono i tuoi obiettivi per ottenere un software di gestione delle traduzioni ti aiuta a trovare soluzioni realistiche per problemi reali.
2. Verifica le esigenze del tuo team
Chi può comprendere le tue esigenze meglio di te e dei membri del tuo team che lavorano a stretto contatto con te?
Se hai iniziato la tua ricerca del software giusto per la tua azienda, avrai notato che tutti hanno delle caratteristiche distintive pensate per diversi scopi.
In generale, è possibile distinguere i sistemi di gestione delle traduzioni (TMS) presenti oggi sul mercato in base a:
a) La quantità di coppie di lingue a cui si mira
Alcuni motori di traduzione automatica inclusi nel TMS sono più efficaci nel tradurre determinate coppie di lingue rispetto ad altre.
b) Il tipo di documenti da tradurre
Alcune aziende vogliono tradurre solo siti web, mentre altre vogliono tradurre soprattutto documenti. Qualunque sia la categoria a cui appartieni, esistono sistemi di gestione delle traduzioni specializzati in uno o nell'altro caso.
Se sei curioso, ecco come tradurre documenti Word, fogli Excel e presentazioni Powerpoint.
c) Il numero di documenti o piattaforme che devi tradurre in un determinato periodo di tempo
I livelli di abbonamento per TMS variano solitamente in base alla quantità massima di parole o pagine che puoi tradurre mensilmente
d) Il tempo di elaborazione e di onboarding
Prima di tutto, il software è veloce ed efficiente? In secondo luogo, sarà facile per te e per il tuo team imparare a usare il software? Hai tempo per formarli nell'uso di un sistema sofisticato ma complesso?
e) La qualità dell'output di traduzione
La traduzione è accurata, coerente e in linea con il brand in tutti i contenuti aziendali?
f) Il prezzo della traduzione
Traduci molti file con contenuti simili o ripetuti? Se è così, di solito è più conveniente riutilizzare o riproporre la traduzione che hai già pagato in precedenza.
Rispondendo alle domande precedenti, puoi già restringere il campo ad alcune opzioni, il che ci porta al passo successivo.
3. Iscriviti a una demo o a una prova
Ora che ti rimangono solo poche opzioni, il modo più efficace per capire quale sia la migliore è provare effettivamente il software.
Idealmente, non vuoi uno strumento che sia solo abbastanza utile, ma piuttosto un ecosistema su cui puoi fare affidamento ogni giorno. Quindi familiarizza con l'interfaccia, individua ciò che ti piace o non ti piace e parla con il team di assistenza.
Sarai felice di sapere che la maggior parte dei sistemi di gestione delle traduzioni offre una prova gratuita. (A proposito, lo facciamo anche noi)
Non sai come iniziare a trasformare il tuo flusso di lavoro di localizzazione? Scarica qui la nostra semplice guida aziendale ai sistemi di gestione di traduzioni:
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Cosa serve in un buon software di gestione di traduzioni
Anche se le funzionalità dei diversi TMS variano, ci sono diverse caratteristiche che ritengo importanti per chiunque utilizzi un software di traduzione per lavoro.
1. Comunicazione facile e veloce
Gestire un'azienda globale significa spesso avere collaboratori interni o esterni da tutto il mondo. Quando ci sono nuovi progetti da realizzare o modifiche a quelli in corso, quanto velocemente riesci a comunicare con loro?
Una comunicazione facile e veloce può essere ottenuta con un buon TMS grazie a funzionalità quali
- opzioni per invitare e gestire chi può accedere a quali documenti
- editing collaborativo in tempo reale delle traduzioni
- branching e controlli di versione
Queste funzioni riducono drasticamente la quantità di e-mail inviate e di persone che devono essere messe in CC o BCC nelle discussioni. Questi si trovano comunemente nei sistemi di gestione delle traduzioni basati sul cloud.
2. Traduzioni più intelligenti
Iniziare un nuovo progetto di traduzione non significa partire da zero da un file Word vuoto o da un foglio Excel.
Molti software di gestione di traduzioni forniscono un editor o un'interfaccia di traduzione. Utilizzandolo, puoi accedere a una serie di potenti strumenti di traduzione assistita e ottenere un aumento nella produttività. Questi strumenti includono:
a) Traduzione automatica
Molti TMS dispongono di motori di traduzione automatica integrati, che possono essere utilizzati per pre-tradurre istantaneamente grandi volumi di contenuti, per poi essere ulteriormente revisionati da un traduttore o da un editor.
La scelta dei motori di traduzione automatica varia da un fornitore all'altro. Scopri quali sono i migliori per le aziende nel 2021 Qui.
b) Memoria di traduzione
Un database che puoi utilizzare per archiviare traduzioni approvate e riutilizzare segmenti simili o corrispondenti nei progetti futuri. Leggi il nostro articolo completo sulle memorie di traduzione qui.
c) Formattazione automatica dei file
Non dovrai più preoccuparti di correggere la formattazione delle tue risorse dopo averle tradotte. Il software di traduzione manterrà il layout e genererà un documento tradotto che potrai scaricare e utilizzare.
3. Traduzioni più veloci a costi inferiori
I software di gestione di traduzioni dovrebbero idealmente rendere i tuoi progetti di traduzione più accessibili e più veloci da portare a termine. Per farlo, riutilizzano le traduzioni precedenti, il che può far risparmiare non solo tempo ma anche denaro.
4. Facile da usare e da implementare
Ho visto alcuni sistemi di gestione delle traduzioni troppo complessi o confusi da usare, soprattutto per i principianti. Potresti facilmente perdere tempo prezioso cercando di orientarti nel sistema e nelle sue funzioni e finire per svolgere la maggior parte del lavoro manualmente.
In molti casi, un sistema di gestione delle traduzioni facile da usare è meglio di uno con tutte le funzionalità avanzate ma complicato da implementare per un team con livelli di competenza diversi.
5. Protezione dei dati e misure di sicurezza
Quando traduci beni aziendali riservati e protetti da copyright, hai bisogno di una piattaforma di gestione delle traduzioni che protegga i tuoi dati.
Oltre a verificare le politiche di sicurezza dei dati di un fornitore, potresti scegliere un software di gestione delle traduzioni basato sul cloud come Redokun per assicurarti di non perdere i tuoi dati in caso di guasti al computer.
6. Un sistema di assistenza affidabile
Un buon team di assistenza sarà la tua prima linea di difesa contro i malfunzionamenti del software, gli errori o altri problemi tecnici. Tuttavia, potrebbe essere difficile contattarli quando si tratta di alcuni fornitori di software di traduzione, e altre volte potrebbero addirittura essere inesistenti.
Pertanto, prima di scegliere un TMS, è necessario verificare se è ben mantenuto dagli sviluppatori. Puoi farlo controllando se il loro blog e le pagine delle risorse vengono aggiornati, oppure facendo delle domande attraverso i canali giusti per vedere quanto sono reattivi.
Segni che potresti usare il software sbagliato
L'utilizzo di un software di traduzione è generalmente una buona soluzione per le aziende che desiderano stabilire un flusso di lavoro più automatizzato e dinamico. Tuttavia, se non riesci a cogliere appieno i vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione delle traduzioni, potrebbe essere che tu stia usando quello sbagliato.
Infatti, ogni anno miliardi di ore vengono sprecate a causa di una scelta sbagliata del software e questo ha un impatto notevole su altri aspetti della tua azienda, come la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.
Dal punto di vista di un project manager di traduzioni, ecco 3 segnali che indicano che il tuo sistema di gestione delle traduzioni non sta creando il flusso di lavoro più efficace per te e il tuo team
1. Trascorri la maggior parte del tempo a navigare il software e a consultare le linee guida.
Il motivo per cui le persone si iscrivono a un software di traduzioni è quello di fare le cose più in fretta. Tuttavia, se ti ritrovi a dedicare molto tempo a imparare come funziona la piattaforma, rischi di perdere tempo prezioso che potresti dedicare al completamento dei tuoi progetti.
Personalmente, ogni volta che acquisto un nuovo software, cerco di ricordarmelo: Solo perché uno strumento software ha tutte le caratteristiche che mi vengono in mente, non significa che mi servano tutte.
Il punto fondamentale è sapere di cosa hai bisogno e scegliere uno strumento facile da implementare.
2. È necessario rivedere costantemente ciò che il sistema produce.
Uno dei problemi principali che i sistemi di gestione di traduzioni affrontano è quello di dover correggere manualmente i documenti tradotti dove la formattazione e il layout si discostano dagli originali.
Se l'output del tuo TMS richiede ancora un intervento manuale significativo da parte tua, le ragioni possono essere due. O il TMS non è la scelta migliore per mantenere una formattazione complessa, oppure i documenti originali caricati nel TMS non sono ottimizzati per la traduzione.
Consulta su questa risorsa gratuita che abbiamo scritto su come ottimizzare i documenti Word per la traduzione. Abbiamo anche un e-book simile su come ottimizzare i documenti InDesign che puoi scaricare qui.
3. Si incontrano problemi quando si fanno cose di routine.
Una cosa che ho imparato preparando contenuti per la distribuzione sul mercato è anticipare le revisioni dell'ultimo minuto che inevitabilmente arriveranno. Questo può causare ancora più caos nel contesto di progetti di traduzione, soprattutto quando si tratta di tradurre lo stesso testo in più lingue.
Alcuni sistemi di gestione delle traduzioni non sono progettati per gestire le revisioni. Ogni volta che aggiorni un documento, questo deve essere caricato come un nuovo progetto e devi inviare nuovamente gli inviti ai tuoi traduttori che potrebbero essere già a metà strada con il vecchio file.
Quindi, se le modifiche dell'ultimo minuto fanno parte della tua routine di traduzione, scegli un software di traduzione con funzioni di revisione più intelligenti e intuitive.
Riepilogo
Un sistema di gestione delle traduzioni è l'ideale per le piccole e grandi aziende che hanno in programma di espandere la propria attività all'estero e che devono tradurre e commercializzare una grande quantità di contenuti.
Sapere come scegliere il software di traduzioni più adatto alla tua azienda è altrettanto importante perché una scelta sbagliata potrebbe essere controproducente. Durante il processo di selezione, dovresti:
- conoscere le esigenze del tuo team
- restringere le scelte in base a queste esigenze
- provare le scelte rimanenti, se possibile
Per aiutarti nella ricerca della soluzione di traduzione più adatta a te, ti invitiamo a provare gratuitamente Redokun e sperimentare tutte le funzionalità di cui ho parlato nella sezione precedente.
Per saperne di più, ecco un elenco con i migliori TMS sul mercato, una spiegazione dettagliata delle funzioni di gestione delle traduzionie anche i vantaggi che derivano dall'utilizzo di uno di essi.
