Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de la traduction ?
Un logiciel de gestion de la traduction, ou translation management system (TMS), est une plateforme que les gens utilisent pour gérer et automatiser leur workflow de localisation. Il donne un coup de pouce significatif à tes projets multilingues en rendant les données de traduction plus immédiatement accessibles.
Rappelle-toi qu'il n'existe pas un outil de traduction unique capable de répondre à tous les types de besoins, mais le bon outil - adapté à tes besoins - peut te permettre d'accélérer les choses. À ce titre, il y a 3 éléments à prendre en compte avant de trouver celui qui correspondra aux besoins de ton entreprise.
Avant de choisir un système de gestion des traductions, il te faut :
1. Définir les objectifs de ton entreprise
En dressant la liste de tes objectifs commerciaux, tu pourras réduire le nombre de logiciels de gestion de la traduction en fonction des fonctionnalités dont tu as besoin. Jette un coup d'œil à ce filtre pratique que nous avons créé ici et qui te permet justement de réaliser cela !
Si tu es un.e traducteur/traductrice souhaitant travailler de manière plus productive sur les projets de tes clients habituels, un simple outil de traduction assistée par ordinateur, ou CAT tool, pourrait faire l'affaire.
Si tu diriges une entreprise internationale de quelque envergure que ce soit, tu peux examiner ton workflow actuel et identifier les domaines qui te ralentissent. Mieux encore, fais participer tes collègues ou tes partenaires pour obtenir une perspective plus complète !
Voici quelques exemples de ce que d'autres personnes cherchent à améliorer à propos de leur workflow en utilisant un TMS (Translation Management System ou Système de gestion de la tradution) :
- Automatiser la plupart des processus de localisation
- Consacrer moins de temps aux tâches administratives répétitives
- Passer moins de temps à rechercher des données relatives à la traduction (par exemple, des phrases couramment utilisées, des glossaires)
- Créer des traductions de meilleure qualité sans dépassement de budget
- Réduire les communications inutiles par e-mail en échangeant directement sur la plateforme de traduction
- Simplifier le processus de mise à jour des documents qui déjà traduits mais nécessitant quelques révisions
- Établir un pôle interne de contenu traduit, réutilisable et évolutif en fonction de la croissance de l'entreprise
- Mener à bien des projets complexes plus rapidement
Ces exemples ne s'appliquent peut-être pas à tout le monde, mais l'idée générale reste la même : comprendre les objectifs que tu poursuis en te procurant un logiciel de gestion de la traduction t'aidera à trouver des solutions concrètes à des problèmes réels.
2. Vérifie les besoins de ton équipe
Qui mieux que les membres de ton équipe avec qui tu travailles en étroite collaboration et toi-même pour comprendre les besoins de votre projet ?
Si tu as commencé tes recherches pour trouver le bon logiciel pour ton entreprise, tu as peut-être remarqué qu'ils ont tous leurs propres caractéristiques, conçues à des fins différentes.
En général, tu peux différencier les systèmes de gestion de la traduction (ou TMS pour Translation Management System) sur le marché actuel en fonction des points suivants :
a) Le nombre de paires de langues visées
Certains moteurs de traduction automatique intégrés dans le TMS sont plus performants que d'autres pour la traduction de certaines paires de langues.
b) Le type de documents à traduire
Certaines entreprises souhaitent uniquement traduire des sites Internet, tandis que d'autres ont principalement besoin de traduire des documents. Quelle que soit la catégorie à laquelle tu appartiens, il existe des systèmes de gestion de la traduction spécialisés dans la traduction de l'un ou l'autre type de contenu.Si tu es curieux/curieuse, voici comment on peut traduire des documents Word , des feuilles Excel et des présentations Powerpoint.
c) Le nombre de documents ou de plateformes que tu dois traduire dans un délai donné
Les formules d'abonnement à un TMS varient généralement en fonction du nombre maximum de mots ou de pages que tu peux traduire mensuellement.
d) Le temps de traitement et d'intégration
Tout d'abord, le logiciel est-il en lui-même rapide et efficace ? Deuxièmement, sera-t-il facile pour ton équipe et toi d'apprendre à utiliser le logiciel ? As-tu le temps nécessaire pour les former à l'utilisation d'un système sophistiqué mais complexe ?
e) La qualité de la traduction
La traduction est-elle précise, cohérente et conforme à l'identité de la marque sur l'ensemble du contenu de ton entreprise ?
f) Le prix de la traduction
Traduis-tu beaucoup de fichiers dont le contenu est similaire ou fréquemment répété ? Si c'est le cas, il te serait moins coûteux de réutiliser ou de modifier une traduction déjà réalisée et payée.
En répondant aux questions ci-dessus, tu peux déjà réduire le nombre d'options qui s'offre à toi, ce qui nous amène à l'étape suivante.
3. S'inscrire pour une démonstration ou un essai
Maintenant que le nombre d'options potentielles est restreint, le moyen le plus efficace de prendre ta décision est d'utiliser réellement les logiciels.
Idéalement, tu ne veux pas d'un outil qui t'aide ponctuellement , mais plutôt d'un écosystème sur lequel tu puisses compter quotidiennement. Alors familiarise-toi avec l'interface utilisateur, identifie ce que tu aimes ou n'aimes pas, et échange avec l'équipe d'assistance.
La plupart des systèmes de gestion de la traduction proposent un essai gratuit. (D'ailleurs, nous le proposons nous-mêmes)
Tu ne sais pas par où commencer la transformation de ton workflow de localisation ? Télécharge ici notre guide facile sur les systèmes de gestion de traduction pour les entreprises :
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Les caractéristique d'un bon logiciel de gestion de la traduction
Tu trouveras des variations dans les fonctionnalités proposées par les différents TMS, mais il y a, selon moi, plusieurs caractéristiques qui sont importantes pour toute personne utilisant professionnellement un logiciel de traduction.
1. Une communication facile et rapide
Diriger une entreprise internationale signifie souvent avoir des collaborateurs internes ou externes dans le monde entier. Lorsqu'il y a de nouveaux projets à réaliser ou des modifications à apporter à un projet en cours, à quelle vitesse es-tu capable de communiquer avec eux ?
Un bon TMS permet une communication facile et rapide grâce à des fonctionnalités telles que :
- des options permettant d'inviter et de gérer qui peut accéder à quels documents
- l'édition collaborative des traductions en temps réel
- des contrôles de branchement et de version
Ces fonctionnalités réduisent drastiquement la quantité d'emails envoyés et le nombre de personnes à mettre en CC ou en BCC dans les fils de discussion. On les trouve généralement dans les systèmes de gestion de la traduction basés sur le cloud.
2. Des traductions plus intelligentes
Aujourd'hui, se lancer dans un nouveau projet de traduction ne signifie pas partir de zéro sur un fichier Word ou une feuille de calcul Excel vierges.
De nombreux logiciels de gestion des traductions proposent un éditeur ou une interface de traduction. En les utilisant, tu peux avoir accès à toute une gamme de puissants outils de traduction assistée par ordinateur et bénéficier ainsi d'un gain de productivité. Ces outils sont les suivants :
a) La traduction automatique
De nombreux TMS intègrent des moteurs de traduction automatique, qui peuvent être utilisés pour prétraduire instantanément de gros volumes de contenu, avant d'être affinés par un.e traducteur/traductrice ou un.e éditeur/éditrice.
Le choix des moteurs de traduction automatique varie d'un fournisseur à l'autre. Découvre quels sont les meilleurs moteurs de traduction pour les entreprises en 2025 ici.
b) Les mémoires de traduction
Elles constituent une base de données que tu peux utiliser pour stocker des traductions approuvées et réutiliser pour des segments similaires ou correspondants dans des projets à venir. Découvre notre article complet sur les mémoires de traduction ici.
c) La mise en page automatique des fichiers
Consacre moins de temps à corriger la mise en page de tes fichiers après les avoir traduits. Le logiciel de traduction conservera la mise en page initiale et générera un document traduit que tu pourras télécharger et utiliser.
3. Des traductions plus rapides à moindre coût
Les logiciels de gestion de la traduction devraient idéalement rendre tes projets de traduction plus accessibles et te permettre de les achever plus facilement. Pour cela, ils recyclent les traductions passées, ce qui peut effectivement te faire gagner du temps mais aussi de l'argent.
4. Une mise en oeuvre simple et une grande facilité d'utilisation
J'ai vu des systèmes de gestion des traductions trop complexes ou difficiles à utiliser, en particulier pour les débutants. Il est facile de perdre un temps précieux à essayer de naviguer dans le système et ses fonctionnalités et finir par réaliser toi-même une grande partie du travail manuellement.
Dans de nombreux cas, un système de gestion des traductions facile à utiliser vaut mieux qu'un système doté de toutes les fonctionnalités, mais compliqué à mettre en œuvre pour une équipe dont les niveaux de compétences varient.
5. La protection des données et les mesures de sécurité
Lorsque tu traduis des documents professionnels confidentiels et protégés par des droits d'auteur, tu as besoin d'une plateforme de gestion des traductions qui protège tes données.
En plus de vérifier les politiques de sécurité des données d'un fournisseur, tu peux aussi choisir un logiciel de gestion de la traduction basé sur le cloud comme Redokun pour t'assurer de ne pas perdre tes données si ton ordinateur venait à tomber en panne.
6. Un système d'assistance fiable
Une bonne équipe d'assistance sera ta première ligne de défense contre les pépins logiciels, les erreurs ou autres problèmes techniques. Cependant, chez certains fournisseurs de logiciels de traduction, il peut être difficile de les contacter. Parfois même, ces services sont inexistants.
Par conséquent, avant de t'engager avec un TMS, tu dois vérifier qu'il est bien entretenu par des développeurs. Tu peux t'en assurer en vérifiant si leur blog et leurs pages de ressources sont mis à jour, ou poser des questions via les bons canaux et voir s'ils sont réactifs.
Les signes qui indiquent que tu n'utilises peut-être pas le bon logiciel
L'utilisation d'un logiciel de traduction est généralement une bonne solution pour les entreprises qui cherchent à établir un workflow plus automatisé et dynamique. Toutefois, si tu n'arrives pas à tirer pleinement parti des avantages d'un système de gestion des traductions, cela pourrait indiquer que tu n'utilises pas le bon système.
En réalité, ce sont des milliards d'heures qui sont gaspillées chaque année en raison de mauvais choix de logiciel, ce qui a un impact considérable sur d'autres aspects de ton entreprise, tels que la satisfaction et la fidélisation des employés.
Du point de vue d'un chef de projet de traduction, voici 3 signes qui indiquent que ton système de gestion des traductions ne crée pas le workflow le plus propice pour ton équipe et toi :
1. Tu passes la plupart de ton temps à naviguer dans le logiciel et à consulter le guide d'utilisation.
La raison principales pour laquelle les gens souscrivent à un logiciel de traduction est d'obtenir des résultats plus rapidement. Cependant, si tu te retrouves à passer beaucoup de temps à apprendre le fonctionnement de la plateforme, c'est autant de temps qui ne sera pas consacré à la réalisation de tes projets.
Personnellement, chaque fois que j'achète un nouveau logiciel, j'essaie de me rappeler que : ce n'est pas parce qu'un outil logiciel possède toutes les fonctions auxquelles je peux penser que j'ai besoin de chacune d'entre elles.
L'essentiel est de savoir ce dont tu as besoin et de t'en tenir à un outil facile à mettre en œuvre.
2. Tu dois constamment réviser ce que le système produit.
L'un des principaux problèmes que les systèmes de gestion des traductions permettent de résoudre est la nécessité de corriger manuellement les documents traduits dont le formatage et la mise en page s'écartent des originaux.
Il peut y avoir deux raisons au fait que la production de ton TMS requière toujours une intervention manuelle importante de ta part. Soit le TMS n'est pas le meilleur choix pour conserver une mise en page complexe, soit les documents originaux uploadés dans le TMS ne sont pas optimisés pour la traduction.
Consulte cette ressource gratuite que nous avons écrite sur la façon d'optimiser les documents Word en vue de leur traduction. Nous avons également un e-book similaire sur l'optimisation des documents InDesign que tu peux télécharger ici .
3. Tu rencontres des problèmes lorsque tu effectues une tâche fréquente.
Une chose que j'ai apprise en préparant du contenu amené à circuler sur le marché est qu'il faut anticiper les révisions de contenu de dernière minute qui ne manqueront pas d'arriver. Cela peut entraîner un chaos encore plus grand dans le contexte des projets de traduction, en particulier lorsque tu traduis le même texte dans plusieurs langues différentes.
Certains systèmes de gestion des traductions ne sont pas conçus pour gérer les révisions. Chaque fois que tu mets à jour un document, il doit être uploadé en tant que nouveau projet et tu dois renvoyer les invitations à tes traducteurs/traductrices qui ont peut-être déjà bien avancé dans la traduction de l'ancien fichier.
Par conséquent, si les modifications de dernière minute sont fréquentes dans ton travail de traduction, choisis un logiciel de traduction doté de fonctions de révision plus intelligentes et plus intuitives.
Résumé
Un système de gestion des traductions est idéal pour les petites et grandes entreprises qui prévoient d'étendre leurs activités à l'étranger et qui auront une grande quantité de contenu à traduire et à commercialiser.
Il est tout aussi important de savoir comment choisir le bon logiciel de traduction pour ton entreprise, car un mauvais choix pourrait être contre-productif. Tout au long du processus de sélection, tu dois :
- connaître les besoins de ton équipe
- réduire tes choix en fonction de ces besoins
- tester les choix restants si possible
Pour t'aider dans ta recherche de la bonne solution de traduction, nous aimerions t'inviter à essayer Redokun gratuitement et à expérimenter toutes les fonctionnalités mentionnées dans la section précédente.
Tu veux en savoir encore plus - voici une liste avec les meilleurs TMS du marché, des explications détaillées sur les fonctionnalités de gestion des traductions, et même les avantages qui découlent de l'utilisation d'unTMS.
