Comment DEA System a gagné des semaines sur ses délais de traduction grâce à Redokun

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Avant Redokun , la traduction d’un article pouvait prendre jusqu’à une semaine et demie. Désormais, en un seul post plutôt que dans une micro brochure, en trois jours, nous avons tout.

Barbara Stivan

Marketing Manager

À propos de DEA System

DEA System fournit des technologies pour l'automatisation des portails dans le monde entier.

Fondée en 1993 en Italie, DEA System a toujours eu une vision multinationale. Après avoir multiplié par deux sa présence continentale en 2012, l’entreprise exploite désormais 13 filiales à travers 9 pays européens.

L’entreprise est basée en Europe mais son rayonnement est mondial. Des entreprises de plus de 100 pays utilisent les automatismes DEA, reconnus pour leur technologie de haute qualité et leur facilité d'installation. Leurs produits sont même livrés avec des applications qui aident les clients à gérer les portails automatiques à distance à l’aide d’appareils intelligents.

Cependant, ce succès mondial s’accompagne de quelques défis.

Pour s'internationaliser, il faut localiser.

L'un des défis consiste à s'assurer que tes produits et ton matériel marketing trouvent un écho auprès des clients des différents marchés cibles. Ce n’est pas une tâche simple, notamment lorsque :

Tes efforts de localisation portent sur de nombreuses langues différentes.
Tu consacres la majeure partie de ton temps à des tâches subalternes qui entravent ta créativité, ta productivité et ta croissance.

Sans un système centralisé pour gérer et coordonner les tâches, le processus de localisation peut être carrément déroutant.

C’était exactement le problème auquel était confrontée Barbara Stivan, Corporate Marketing Coordinator chez DEA System. Par conséquent, lorsqu’elle a proposé d’adopter Redokun comme outil de traduction, elle n'a pas eu de mal à convaincre les membres de son équipe à distance.

Les succursales étaient aussi frustrées que nous car c’était vraiment le bazar ; elles savaient qu’elles avaient besoin du matériel de vente dans la langue locale, mais elles n’avaient jamais le temps, elles n’avaient jamais l’envie, elles ne pouvaient jamais les traduire… Bref, je n’ai rencontré aucune résistance de leur part.

Nous avons discuté avec Barbara pour savoir comment l'utilisation de Redokun a aidé son équipe à produire du contenu localisé à grande échelle sans dépasser les budgets ni sacrifier la qualité (et même en s'amusant !).

Le défi

Problems: Translations never on time, frustrating manual process, lack of accountability

Trouver un système structuré de traductions pour générer des résultats à grande échelle.

Dans le cadre de sa stratégie de localisation, DEA System traduit du contenu marketing comme des publications sur les réseaux sociaux, des vidéos, des brochures et des pages d'accueil en sept langues différentes.

Avant que DEA System ne commence à utiliser Redokun, l'entreprise connaissait de nombreux problèmes dans sa gestion des traductions.

Personne ne savait vraiment quoi faire. La productivité, la qualité du travail et moral de l'équipe en pâtissaient. À mesure que l’équipe de localisation s’est agrandie avec du personnel à distance, le workflow s'est complexifié.

Barbara nous raconte que c’est à ce moment-là qu’elle a compris qu’il leur fallait gérer les opérations du bureau « d’une manière complètement différente ».

Tout d’abord, nous n’avons jamais reçu les traductions à temps, donc les supports promotionnels ou le contenu social arrivaient toujours en retard.

Deuxièmement, le personnel de nos succursales était réticent à nous aider dans cette tâche, car il ne savait jamais vraiment ce qu’il était censé faire. Faire des traductions en mettant des notes sur un PDF est frustrant et ne contribue pas au développement de la créativité personnelle

Et troisièmement, il était toujours très difficile de retrouver qui était chargé de réaliser les traductions.

DEA System a alors tenté de confier ses traductions à un prestataire externe. Mais ce n’était pas non plus la meilleure solution.

Nous nous sommes rendu compte que le coût était très élevé et que le niveau de connaissance du langage technique et des idiomes locaux, lui, n’était pas si élevé. Nous avions donc besoin de personnes travaillant au sein de notre entreprise, connaissant notre philosophie et notre secteur.

Aujourd'hui, c'est l'équipe d'assistance technique de DEA System en Espagne qui se charge des traductions pour ce marché. Non seulement l'équipe maîtrise bien la langue locale, et connaît de plus parfaitement l’entreprise et ses clients.

Si l'équipe s'en était tenue à un workflow manuel, l'intégration d'un personnel d'assistance sans expérience en traduction aurait été une tâche difficile. Même pour les traducteurs professionnels, il est difficile de gérer du contenu réparti sur plusieurs formats de fichiers que l'on ne connaît pas forcément tous. Après tout, les traducteurs sont des traducteurs, pas des designers.

La mise en page est un autre élément important

nous dit Barbara.

Recevoir un PDF rempli de notes et devoir ensuite le remodeler manuellement et tout. Nous gérons sept langues, c'était un calvaire.

En tant qu'entreprise évoluant dans le domaine de l'automatisation, DEA System savait qu'elle devait trouver un moyen de :

Gérer les tâches manuelles.
Rationaliser le processus de traduction.
Optimiser les délais de traduction.
Régénérer les mises en page originales.

En bref, ils avaient besoin d'un système de gestion de traduction pour rassembler leur équipe et leurs processus de localisation sur une seule plateforme.

La solution

Redokun: un système structuré, une productivité de traduction multipliée par 3, une satisfaction au travail de 100 %

Solution: A structured system, 3x translation productivity, 100% job satisfaction

Ayant appris que DEA System était à la recherche d'un outil de traduction, un contact professionnel leur a recommandé Redokun. Barbara avait déjà découvert Redokun dans sa recherche d'un logiciel pour résoudre ses problèmes, et c'était le coup de pouce final dont elle avait besoin pour le présenter à ses managers.

À ce stade, dit-elle, son travail consistait à leur faire comprendre à quel point ils pouvaient rationaliser les processus et combien ils pourraient être plus réactifs dans la production de contenu grâce à Redokun.

Après une période d’essai réussie, DEA System a adopté Redokun. Ce qui s’est avéré être un bon choix.

Quelques mois plus tard, j'ai commencé à recevoir des e-mails de l'assistance [de nos filiales], dans lesquels les collaborateurs me disaient que traduire était désormais devenu amusant."

Barbara nous le raconte.

Ils savaient ce qu'ils avaient à faire. C'est-à-dire qu'il n'y a plus de « je t'envoie le PDF » ou « je t'envoie un Word »… sans savoir à quoi s'attendre. Maintenant, ils disposent d'un système structuré.

Au moment de prendre la décision finale, Barbara nous dit que trois éléments ont permis à Redokun de se démarquer des autres solutions envisagées :

Sa plateforme uniquement en ligne.
Sa facilité d'utilisation.
Des messages efficaces qui parlent leur langue et connaissent leurs problèmes.

L'interface conviviale de Redokun a simplifié l'intégration de nouveaux employés et leur a permis de se mettre à traduire en seulement quelques minutes. Comme tout ce qu'ils avaient à faire était de se concentrer sur la traduction du texte, l'utilisation de Redokun a permis aux employés de DEA System de travailler plus rapidement et mieux.

Avant Redokun , la traduction d’un article pouvait prendre jusqu’à une semaine et demie. Désormais, en un seul post plutôt que dans une micro brochure, en trois jours, nous avons tout.

D’autre part, les aperçus de page et la possibilité de visualiser le document donnent à la « personne qui traduisait une idée gmobale de ce à quoi elle participe ». En outre, chaque équipe s’est davantage impliquée dans la production de contenu pour son marché et a acquis davantage confiance en sa capacité à bien performer.

DEA System a découvert que Redokun était la solution optimale pour les workflow hybrides car tout le monde se retrouve sur la même longueur d'onde. Peu importe que leur équipe soit dispersée, ils disposent désormais d’un système rationalisé où chacun sait exactement ce qu’il a à faire.

Vous nous avez fourni un système que nous pouvons facilement partager avec des personnes qui ne travaillent pas physiquement à nos côtés, de sorte qu'il est devenu une méthode universelle. Vous nous avez aidé à optimiser notre temps. Et cela nous a aidé à donner aux personnes chargées des traductions les moyens de faire du bon travail.

Le résultat final, selon Barbara, est le suivant : « des collègues heureux, des délais respectés, un contenu approprié et en phase avec le langage du marché cible ».

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