Content-Marketing- und Lokalisierungsteams sind mithilfe eines Software-Tools effizienter geworden, das als Translation Management System bekannt ist. Allerdings stellst du vielleicht fest, dass nicht alle begeistert davon sind, ihre Übersetzungsprozesse zu modernisieren und zu automatisieren.
Und das basiert meistens auf dem Irrglauben, dass der manuelle Übersetzungs-Workflow bessere Qualität zu geringeren Kosten liefern kann. In diesem Artikel erkläre ich, warum die manuelle Methode nicht nachhaltig ist, und gebe dir Tipps, wie du deinen Übersetzungs-Workflow für globalen Erfolg verbessern kannst.
Überblick
- Probleme mit dem manuellen Übersetzungs-Workflow
- Die beste Methode, um deinen geschäftlichen Übersetzungs-Workflow zu verbessern
- Ein Blick hinter die Kulissen des Redokun Übersetzungs-Workflows
Welche Probleme gibt es beim manuellen Übersetzungs-Workflow?
Der Übersetzungs-Workflow besteht aus mehr als nur dem Übersetzen des Textes.
Im Content-Marketing findet Übersetzung nie isoliert statt – nicht, wenn man sich an Markenrichtlinien und branchenspezifische Terminologie halten muss, damit die Sprache konsistent bleibt.
Deshalb gibt es im Allgemeinen fünf Phasen in einem Übersetzungs-Workflow, wie hier dargestellt:
Deinen Übersetzungs-Workflow zu verbessern heißt, die manuellen Arbeitsschritte in allen fünf Phasen zu reduzieren. Sonst können Manager, Übersetzer und Prüfer Schwierigkeiten haben, wichtige Projektdetails miteinander zu teilen und schnell umzusetzen – was oft zu einer längeren Markteinführungszeit führt.
Hier sind die fünf größten Probleme beim Einsatz eines manuellen Übersetzungs-Workflows.
1. Es kostet viel Zeit
Es ist zwar ein gutes Gefühl, Inhalte und Projekte mit Spreadsheets zu verwalten, wenn alles klappt – aber du wirst merken, dass du die meiste Zeit für Folgendes aufwendest:
- das Kopieren und Einfügen großer Mengen an Informationen in Spreadsheets
- das Organisieren dieser Spreadsheets nach bestimmten Projekten und Sprachen
- das Suchen nach Informationen in diesen Spreadsheets
Diese Aufgaben erledigst du, damit deine Übersetzer immer die passenden Materialien und Referenzen haben, die ihnen Kontext für ihren aktuellen und nächsten Übersetzungsauftrag geben.
Diese Materialien zu dokumentieren braucht zwar nicht viel „Köpfchen“, kostet bei manueller Arbeit aber besonders viel Zeit. Zeit, die du sonst für die eigentliche Übersetzung nutzen könntest.
2. Es ist schwer, den Fortschritt der Projekte zu verfolgen
Jedes Übersetzungsprojekt teilt sich meistens in kleinere Teams auf, die für verschiedene Sprachpaare zuständig sind. Deshalb stehen Manager vor der anstrengenden Aufgabe, alle Beteiligten und genutzten Kommunikationsplattformen zu koordinieren und im Blick zu behalten.
Wenn die Lösung hier noch ein weiteres Spreadsheet ist, besteht dein ganzer Workflow nur noch aus Spreadsheets – und das kann ein riesiger Zeitfresser sein.
3. Zusammenarbeit wird erschwert
In einem manuellen Workflow läuft die Kommunikation meistens über viele E-Mail-Threads, die von einem Manager erstellt und verwaltet werden.
Der Wechsel von einer Übersetzungsphase zur nächsten kann bedeuten, einen neuen E-Mail-Thread zu starten und alle relevanten Infos an die nächste Person weiterzuleiten.
Deshalb kann es Managern schwerfallen, ein Projekt voranzubringen – besonders, wenn externe Übersetzer oder Agenturen mit im Spiel sind. Gleichzeitig wissen Teammitglieder möglicherweise nicht sofort, an wen sie sich bei Fragen wenden sollen.
4. Es wird teuer
Wenn Missverständnisse auftreten oder ein Projekt wegen wiederholter manueller Abläufe ins Stocken gerät, verlierst du Zeit und Geld.
Außerdem macht der manuelle Übersetzungs-Workflow es schwer, auf frühere Arbeiten in neuen Projekten zurückzugreifen – deshalb können deine Übersetzer mehr Stunden für neue Inhalte brauchen, weil sie immer wieder von vorne anfangen müssen.
Wenn das neue Dokument wiederkehrende Texte enthält, die nicht automatisch gespeichert wurden, zahlst du im Grunde dafür, dass die gleichen Segmente nochmal übersetzt werden.
5. Es ist nicht für zukünftige Anforderungen skalierbar.
Wenn ein Workflow jetzt schon mühsam umzusetzen ist, bricht er zusammen, sobald dein Content-Bedarf wächst. Du müsstest mehr Leute in deinen Workflow einbinden und entsprechend mehr Briefings und Spreadsheets vorbereiten.
Ohne Automatisierungstools hättest du aber noch weniger Zeit, um jede Phase des Übersetzungsprozesses umzusetzen.
Jetzt, wo wir die ganze Liste an Problemen im Übersetzungs-Workflow durchgegangen sind, lass uns zur wichtigeren Frage kommen…
Wie kann ich meinen geschäftlichen Übersetzungs-Workflow verbessern?
Die effektivste Lösung ist, sich ein Translation Management System (TMS) wie Redokun zu holen. Das ist eine Art Software, die verschiedene Tools, Ressourcen und die Kommunikation an einem Ort zusammenführt, damit sich der gesamte Übersetzungsprozess nahtloser und stimmiger anfühlt.
Falls du mit TMS nicht vertraut bist, besteht diese Strategie zur Verbesserung deines Übersetzungs-Workflows aus drei Teilen:
- Als Erstes liste alle Rollen in deinem Übersetzungs-Workflow auf, wie zum Beispiel Projektmanager, Übersetzer, Lektor, Entwickler usw.
- Dann identifiziere alle Inhaltstypen und Formate, die du für internationale Zielgruppen übersetzen wirst, wie Dokumente, Websites, Untertitel usw.
- Und schließlich wähle ein passendes Translation Management System anhand der Anforderungen, die du in den ersten beiden Schritten festgelegt hast.
Ein Blick hinter die Kulissen des Redokun Übersetzungs-Workflows
Wie sieht also ein TMS-gestützter Übersetzungs-Workflow aus? Auch wenn die genauen Features je nach gewähltem TMS variieren, ist der Hauptvorteil immer Ressourcenoptimierung – egal ob Zeit, Geld oder Energie.
Um das zu verdeutlichen: Hier siehst du alle Möglichkeiten, wie dein Team vom Redokun Übersetzungs-Workflow profitieren kann.
1. Neue Projekte schnell einrichten und ihren Fortschritt an einem Ort verfolgen
Mit Redokun werden all deine Projekte und die dazugehörigen Sprachpaare an einem virtuellen Ort gesammelt. Deine Manager können sie nach Belieben in Ordner organisieren und bei Bedarf neue Sprachen und Personen zu jedem Projekt hinzufügen.
2. Mit dem Übersetzen beginnen, sobald der Inhalt in Redokun hochgeladen wurde
Ein neues Projekt zu starten ist ganz einfach: Lade deine Dateien in Redokun hoch und lade die Teammitglieder per E-Mail ein, auf der Plattform zu übersetzen.
Redokun unterstützt eine große Auswahl an Dateiformaten wie InDesign, Word, Excel, PowerPoint und HTML. So musst du den Inhalt nicht mehr manuell in saubere Segmente auf einem Spreadsheet aufteilen, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, wenn du den Inhalt an deine Übersetzer weitergibst.
Hier findest du einige Anleitungen zum Übersetzen von Word-Dokumenten, Excel-Spreadsheets und PowerPoint-Präsentationen.
3. Hybride Workflows ganz einfach verwalten
Musst du neue Rollen zu einem bestimmten Projekt hinzufügen, wie einen Lektor, Korrektor oder sogar einen Partner? Das kannst du auch mit Redokun machen, denn die Einladungsfunktion ist nicht nur auf Übersetzer beschränkt.
Jeder Mitwirkende, den du zur Plattform einlädst, hat nur Zugriff auf die spezifischen Dokumente, die du ihm zuweist. Das sorgt für eine zusätzliche Sicherheitsebene, wenn Dritte an der Übersetzung beteiligt sind.
4. Nutze computerunterstützte Übersetzungs-Tools für mehr Qualität und Konsistenz
Ein TMS bietet deinen Übersetzern außerdem einen optimalen Übersetzungsarbeitsplatz, an dem sie computerunterstützte Übersetzungs-Tools (CAT-Tools) zur Verfügung haben, die ihnen während der Arbeit wichtige Übersetzungsressourcen liefern.
Zu diesen CAT-Tools zählen die integrierten maschinellen Übersetzungs-Engines, nämlich Google Translate und DeepL. Sie können hilfreiche Vorschläge machen, wenn ein Übersetzer bei einem schwierigen Segment nicht weiterkommt.
Tatsächlich kannst du mit solchen Tools ein Dokument auch komplett vorübersetzen, sodass du dich mehr auf das Nachbearbeiten konzentrieren kannst, statt von vorne zu übersetzen.
5. Alle freigegebenen Übersetzungen automatisch für die Zukunft speichern
Jede abgeschlossene und freigegebene Übersetzung ist ein wertvolles Asset – deshalb speichert Redokun sie alle in einer integrierten Datenbank, dem sogenannten Translation Memory.
Deine Übersetzer können ganz einfach auf diese Assets zugreifen, die beim Übersetzen eines neuen Dokuments auf Redokun als Vorschläge erscheinen. Du musst nicht mehr herumfragen oder selbst in den Archiven danach suchen.
So kannst du tatsächlich weniger Geld für Übersetzungen ausgeben. Selbst wenn die Software keine 100%ige Übereinstimmung aus bisheriger Arbeit findet, kann auch ein Teiltreffer deinen Übersetzern helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Hier erfährst du mehr darüber, wie Translation-Memory-Software funktioniert.
6. Dokumentüberarbeitungen während eines Projekts umsetzen, ohne Verwirrung zu stiften
Redokun macht es ganz einfach, deine Übersetzer zu informieren, wenn dein Ausgangstext aktualisiert wird – selbst wenn sie schon mit der Übersetzung begonnen haben.
Lade einfach die neueste Version deines Dokuments zu Redokun hoch, und deine Teammitglieder können sehen, welche Segmente sich geändert haben und im Übersetzungseditor bearbeitet werden müssen.
7. Übersetzte Inhalte schneller auf den Markt bringen
Nach der Übersetzung musst du kaum noch Zeit aufwenden, um das übersetzte Dokument für die Veröffentlichung vorzubereiten. Redokun kann Stile und Formatierung deiner Originaldatei automatisch in die übersetzte Version übernehmen.
Wenn du also an Dokumenten arbeitest, bei denen das Layout entscheidend ist – wie zum Beispiel bei Broschüren –, müssen deine Designer die übersetzte Version nur noch prüfen, statt sie selbst zusammenzustellen.
Fazit
Zusammengefasst: Du kannst einen effizienteren Übersetzungs-Workflow schaffen, indem du ein Translation Management System wie Redokun nutzt. Dein Team kann in folgenden Bereichen produktiver arbeiten:
- Austausch wichtiger Projektdetails untereinander
- Schnellere und genauere Übersetzung von Inhalten mit integrierten Ressourcen (die neuesten Übersetzungsstatistiken zeigen eine Produktivitätssteigerung von 60 % bei der Nutzung von Übersetzungssoftware)
Wenn du mit deinem Team ein TMS ausprobieren möchtest, teste Redokun kostenlos – noch heute!
Und wie immer: Danke fürs Lesen!
Shu Ni
