Qu'est-ce qu'un système de gestion des traductions ?
Un système de gestion de la traduction (TMS) est une plateforme centralisée que tu peux utiliser pour gérer, automatiser et mettre en œuvre tes projets multilingues.
L'idée principale est d'éliminer les processus manuels fastidieux auxquels les entreprises peuvent être confrontées lorsqu'elles traduisent leurs actifs pour les marchés internationaux.
Certaines équipes hésitent encore à adopter un système de gestion de la traduction et ce pour deux raisons :
- Elles craignent que l'intégration d'un nouvel outil dans leur workflows soit difficile.
- Elles se sentent plus en sécurité avec les opérations manuelles qui leur sont familières.
Si tes collègues. ou toi-même partagez ces mêmes préoccupations, permets-moi de présenter les caractéristiques fondamentales que les entreprises devraient rechercher dans un système de gestion de la traduction, afin que tu ne te retrouves pas avec un système inutilement complexe et difficile à mettre en œuvre.
Tu as besoin d'aide pour transformer ton workflow de localisation ? Télécharge ici notre guide facile sur les systèmes de gestion de traduction pour les entreprises :
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Fonctionnalités du système de gestion des traductions pour les entreprises
1. Des outils de gestion de projet
Les outils de gestion de traduction efficaces permettent aux chefs de projet de mener leurs tâches et processus quotidiens à bien sans avoir à basculer entre différentes plateformes.
Les besoins des entreprises sont tous différents mais tu devrais pouvoir utiliser ton TMS pour :
- organiser tes fichiers et tes projets afin de pouvoir les retrouver facilement par la suite
- assigner et inviter des personnes spécifiques à traduire des documents en particulier
- avertir automatiquement les membres de ton équipe des nouveaux projets ou des modifications apportées aux documents
- gérer les autorisations pour les projets et les bases de données de traduction
2. Des outils de traduction assistée par ordinateur (CAT : Computer-Assisted Translation)
Un système de gestion de la traduction idéal doit disposer d'une bonne sélection d'outils de CAT, qui aident les personnes en charge de la traduction du contenu.
Qu'il s'agisse d'une personne de ton entreprise ou d'un collaborateur externe, ils peuvent généralement accéder facilement à ces outils sur l'éditeur de traduction.
Ils sont disponibles sur la plupart des plateformes de gestion de la traduction et se regroupent ces puissantes fonctionnalités :
2.1 Traduction automatique
Tu peux utiliser les moteurs de traduction automatique intégrés pour pré-traduire instantanément un document entier ou recevoir des suggestions de traduction pour un segment difficile.
C'est un peu comme le remplissage automatique pour la traduction, mais il est bien sûr amélioré par l'intervention humaine - soit le/la rédacteur/rédactrice, soit le/la traducteur/traductrice qui travaille sur le projet.
Tu verras que les différents systèmes de gestion de la traduction offrent une combinaison différente de moteurs de traduction automatique (généralement fournis par un tiers). Et ce dont ton entreprise a besoin dépend des paires de langues que tu souhaites traduire.
Pour en savoir plus, voici un article que nous avons écrit sur les meilleurs logiciels de traduction automatique pour les entreprises.
2.2 Mémoire de traduction
Une base de données de mémoire de traduction stocke automatiquement toutes tes traductions approuvées et suggère leur utilisation lorsque tu traduis un nouveau contenu.
Tes documents commerciaux et tes supports marketing contiennent très probablement des phrases et des expressions que l'on retrouve très souvent. L'utilisation d'une mémoire de traduction te permet donc de ne pas perdre de temps, d'énergie ni d'argent à traduire quelque chose qui l'a déjà été.
2.3 Mise en page automatique des fichiers
Lorsque tu traduis des brochures, des manuels ou d'autres documents qui doivent respecter un format spécifique, il est utile de disposer d'un outil qui conserve automatiquement les styles et la mise en page de ton fichier après la traduction.
Cela t'évite d'avoir à corriger le fichier toi-même ou à l'envoyer au designer - ce qui allonge tes délais de mise sur le marché.
3. Un nombre suffisant de paires de langues
Une autre caractéristique essentielle des systèmes de gestion des traductions est de savoir s'ils prennent en charge les paires de langues souhaitées. Et cela a beaucoup à voir avec les fournisseurs de traduction automatique disponibles sur chaque plateforme.
Par exemple, si ton workflow implique régulièrement des traductions de l'anglais vers l'espagnol et du français vers l'allemand, la plateforme que tu choisis doit proposer des fournisseurs de traduction automatique qui prennent en charge les deux paires de langues.
Ensuite, ton équipe pourra profiter pleinement des avantages des traductions automatiques rapides au moment de la traduction.
Si tu as des projets d'expansion, tu peux aussi te procurer un système de gestion de la traduction qui prend en charge un large éventail de paires de langues que tu pourras utiliser selon les besoin de ton entreprise.
4. La sécurité des données
Tu verras que la plupart des meilleurs outils de gestion des traductions sont basés sur le cloud. Lorsque les actifs de ton entreprise vont sur le cloud, il va sans dire que la sécurité des données est une nécessité.
Il est toujours bon de consulter le site web du fournisseur de services et de trouver la page qui détaille ses politiques de sécurité.
Cette page indique généralement comment tes données seront collectées, cryptées et stockées. Comme tu vas être amené.e à uploader une grande partie de ton contenu confidentiel et protégé par des droits d'auteur sur le système, la transparence de la part du fournisseur de services est essentielle.
5. Une assistance rapide et fiable
Comme tous les autres outils de ton workflow, les systèmes de gestion des traductions peuvent parfois nécessiter maintenance et dépannage. Si tu rencontres des problèmes, un plan de backup solide implique d'avoir accès à une bonne équipe d'assistance.
Ces équipes fournissent généralement une assistance en répondant aux questions sur le fonctionnement du logiciel et en mettant en place des correctifs en cas de problème dans le système.
Cependant, n'oublie pas qu'il existe différentes formes d'assistance, du courriel au chat, et que toutes ne sont pas en temps réel. Cela peut entraver ta progression lors de situations urgentes.
Par conséquent, tu as non seulement besoin d'un système de gestion des traductions qui t'offre une assistance tout au long de ton abonnement, mais également d'un système qui puisse répondre à tes demandes dans les meilleurs délais.
Les fonctionnalités « moins essentielles » qu'il est néanmoins intéressant d'avoir
1. Une marketplace de traduction intégrée
C'est particulièrement vrai si tes équipes internes s'occupent des traductions, ou si tu as déjà des traducteurs ou des agences favoris dans tes contacts.
De plus, tu peux toujours inviter des traducteurs/trices provenant de marketplaces externes à travailler avec toi en utilisant ton TMS.
2. Une vaste bibliothèque de moteurs de traduction automatique
Chaque fournisseur de services de traduction automatique a ses points forts, mais cela ne veut pas dire que tu as besoin de tous ces éléments dans ton arsenal.
Tu peux en générale bien fonctionner avec un ou deux de ces éléments. Il n'est donc pas nécessaire de choisir un système de gestion de la traduction qui offre une vaste bibliothèque de moteurs de traduction automatique.
3. Des éditeurs de traduction très sophistiqués
Tu peux en principe renoncer à ce type d'outils de traduction parce qu'ils ont tendance à être difficiles à apprendre pour le commun des mortels qui n'a peut-être même pas besoin de toutes ses fonctionnalités.
À moins que tu ne sois un.e traducteur/trice professionnel.le dont le workflow implique d'autres technologies nécessitant un éditeur de texte plus sophistiqué.
Pourquoi les fonctionnalités du système de gestion de traduction sont-elles importantes ?
Si tu diriges une petite ou une grande entreprise dont l'objectif est d'entrer en contact avec les gens à l'échelle internationale, voici 5 raisons pour lesquelles tu devrais adopter un système de gestion des traductions.
1. Simplifier ton workflow de localisation
La localisation implique de passer par une série de tâches avant de pouvoir livrer la copie finale au public cible. Et pour chaque nouvel actif devant être traduit pour le marché, le cycle se réinitialise.
Du moins, c'est ainsi que l'on procédait avant l'avènement des systèmes de gestion de la traduction.
Constituer l'équipe, traduire le contenu, puis préparer la traduction pour la distribution… C'est un processus systématique devant lequel les gens sont souvent freinés face au nombre d'opérations manuelles qu'ils doivent effectuer.
Les systèmes de gestion des traductions aident à créer un cycle plus efficace en regroupant toutes les tâches et les membres de l'équipe sur une seule plateforme et en stockant les informations clés (tes traductions) pour une utilisation continue.
Découvre comment améliorer ton workflow.
2. Améliorer la communication avec les équipes internes et externes
Si tu fais partie d'une entreprise internationale, les membres de ton équipe sont probablement dispersés à travers le monde.
Pour les équipes hybrides composées de collaborateurs internes et externes, le meilleur mode de communication ne réside pas toujours dans une combinaison de courriels et de chats. Pourquoi ?
Lorsque plusieurs groupes de personnes travaillent sur différents projets, tu dois créer des canaux de communication distincts pour chaque groupe. Cette situation peut rapidement devenir incontrôlable lorsque le chef de projet supervise un nombre croissant de projets, de documents et de personnes.
Des fils de discussion interminables, des retours d'information tardifs, plusieurs versions d'une même pièce jointe, et ainsi de suite - ces problèmes peuvent facilement entraîner confusion, erreurs et retards.
Cependant, ils pourraient tout aussi bien être traités par un système de gestion de traduction, qui fournit une plateforme centralisée pour gérer, traduire et collaborer, le tout avec un objectif de communication plus fluide.
3. Maintenir une qualité de traduction élevée
La cohérence est l'une des clés pour maintenir la qualité de traduction de tes actifs commerciaux. Pour montrer leur expertise et leur professionnalisme, les entreprises devraient s'efforcer:
- d'utiliser de façon cohérente la terminologie propre à leur secteur d'activité
- d'utiliser les mêmes traductions (ou au moins des traductions similaires) pour les slogans, les accroches et autres textes que l'on retrouve partout
Tu peux atteindre ces objectifs en utilisant les mémoires de traduction disponibles sur la plupart des systèmes de gestion de la traduction.
4. Être plus productif grâce aux fonctions d'automatisation
Les fonctions d'automatisation des systèmes de gestion de traduction sont multiples. Chaque fois que tu crées un nouveau projet, tu peux constituer une équipe rapidement car ton TMS les informe automatiquement de leurs nouvelles tâches.
Lorsque tu travailles sur le contenu lui-même, tu peux générer des traductions instantanément en utilisant à la fois les mémoires de traduction et la traduction automatique.
Enfin, lorsque tu as terminé un projet, tu peux télécharger le document traduit qui a été automatiquement mis en page pour respecter les styles du document original.
En clair, tu peux améliorer le temps nécessaire à ton équipe pour passer d'une étape de localisation à une autre en utilisant un TMS.
Lorsque tu disposes d'un logiciel de gestion des traductions qui convient parfaitement à ton équipe, tu consacreras moins de temps aux projets répétitifs et aux méthodes de traductiontraditionnelles.
De plus, avec un programme facile à prendre en main, tu passeras moins de temps à former et guider ton équipe ou d'autres collaborateurs avec le fonctionnement de l'interface, de sorte les niveaux de productivité ne baisseront pas.
Tu peux bénéficier de tous ces avantages si tu disposes du bon logiciel de gestion des traductions. Si ces TMS sont capables d'offrit tous ces avantages, c'est grâce aux fonctionnalités et aux outils intégrés qu'ils contiennent.
5. Gagner du temps et de l'argent
En fin de compte, l'adoption d'un nouvel outil se résume à faire le meilleur usage possible de tes ressources. Le temps passé à chercher des informations à utiliser dans de nouveaux projets et l'argent dépensé pour traduire des textes répétitifs ne sont évidemment pas ce que l'on peut appeler une meilleure utilisation des ressources.
Un système de gestion des traductions est le remède idéal pour les entreprises qui cherchent à s'affranchir :
- des coûts de traduction inutiles
- des répertoires massifs et désorganisés de contacts et de feuilles de calcul
- d'allers-retours par emails avec de multiples destinataires et personnes en copie
Prêt.e à adopter un système de gestion des traductions ?
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Alternatively, you can also check out this article on how to choose a translation management system where we talk about:
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Tu peux également consulter cet article sur comment choisir un système de gestion des traductions dans lequel nous évoquons :
- les éléments à prendre en compte avant de s'engager dans un outil ;
- les signes indiquant que ton équipe n'utilise peut-être pas le bon outil
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